Skončí "šuplíkové" účetnictví obcí?

Vydáno: 16 minut čtení

Článek se věnuje narůstající potřebě zajištění informačních toků na obcích k odstranění „šuplíkového“ účetnictví. „Šuplíkové“ účetnictví je termín pro situace, kdy podstatné informace k účetním případům jsou založeny ve skříních, šuplících, v aktovkách, ale nedostanou se k účetním, aby je správně zaúčtovaly a zobrazily ve výkazech. S účetní reformou již nestačí jen účtovat o příjmech a výdajích, je potřeba zajistit úplnost účetnictví, střednědobého plánování ve vztahu k budoucím pohledávkám a závazkům právně smluveným a zajistit evidenci potenciálních pohledávek a závazků.

Skončí „šuplíkové“ účetnictví obcí?
Ing.
Ivana
Schneiderová
č. osvč. KAČR 1840
 
1. Potřeba zlepšení informačních toků na obcích
Často je na obcích systém, že účetní nebo ekonomové se o určité skutečnosti dozví až při nutnosti úhrady nebo při přijetí platby a následně je dohledáváno, čeho se peněžní tok týká. V některých případech se dokonce dozví v účtárně o pohybu majetku (včetně prodejů) až při inventurách. Lze se setkat i s tím, že nejsou předávány např. směnné smlouvy k proúčtování, protože se jedná „jen o směnu majetku“ bez vlivu na finanční toky, tudíž není potřeba ekonomickým pracovníkům tyto smlouvy předávat. Jenže účetnictví je i o majetku a tato smlouva má vliv například i na přiznání k dani z příjmů. Rovněž často nebývají včas předávány do účtáren smlouvy o zápočtech pohledávek a závazků, a dále např. dohody o narovnání (máme z praxe příklad, kdy se tato dohoda týkala vydání majetku v hodnotě 20 mil. Kč a nebylo o tomto včas účtováno). V účetnictví nebývají také podchyceny závazky ze soudních sporů (nyní je máme evidovat buď jako rezervy v rozvaze nebo jako podmíněné závazky v podrozvaze).
Opomíjeny v účetnictví bývají závazky z odvodů a vratek dotací, podmíněné závazky nebo pohledávky z ručení a zástav ve prospěch jiných osob nebo jako přijatá zajištění, závazky nebo pohledávky ze smluv o sdružení.
U menších obcí také dochází k úplné ztrátě historických informací. Asi nejhorší případ, který znám z vyprávění, se stal v době, kdy obce vedly své závazky jen v pomocných sešitech - v operativní evidenci a účtovaly jen o příjmu a výdaji proti účtům 217 a 218. Došlo k tomu, že nový starosta chtěl i novou paní účetní. Nebylo provedeno řádné předání dokumentace a obec až za několik let zjistila, že měla významnou půjčku, kterou nesplácela a úroky dosáhly hodnoty půjčky (3 + 3 mil. Kč), což jak sami víte je pro obec hodně velkou částkou, na kterou šetří i několik let.
Nedostatečné informační toky však mohou mít dopady na pokuty a odvodů. Jedná se o rizikovou oblast.
Pozdní informace účtárně má za následek neúplnost účetnictví, případně i nesprávnost účetnictví (není účtováno k okamžiku uskutečnění účetního případu). Jen upozorňujeme, že za tyto nedostatky může být uložena pokuta do výše 3 % aktiv. U obcí, kde se majetek pohybuje řádově v 10 mil. Kč až miliardách Kč (u velkých měst) by se mohlo jednat o milionové pokuty. Může dojít i k negativním daňovým dopadům (nevyužití daňové optimalizace, vyměření doplatků, penále).
Přitom je nepochopitelné, proč k těmto chybám v informačních tocích dochází.
Je přeci velmi jednoduché zajistit, když podepíše pan starosta nebo pověřená osoba na úřadu smlouvu, aby ji předala účtárně k účetní nebo mimoúčetní evidenci. Zároveň zajistit ar