Naše poradna

Využití cloud computingu pro zpracování osobních údajů je možné, je však nutné respektovat pravidla nastavená zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Přestože je objednatel služby jako zákazník svým způsobem ve slabším postavení, z hlediska zákona o ochraně osobních údajů je tím, kdo je za zpracování odpovědný. Je totiž správcem osobních údajů tak, jak jej chápe § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je správcem každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Uživatel je tedy tím, kdo se rozhodne využívat cloud computing z důvodu a za účelem, které sám určí. Uživatel je pak povinen dodržovat veškeré povinnosti, které pro něj vyplývají zákona, což v případě cloud computingu nebývá jednoduché. Poskytovatel cloudových služeb je pak často „pouhým“ zpracovatelem osobních údajů.

Jednou ze základních povinností, kterou zákon o ochraně osobních údajů stanoví v § 6, je povinnost uzavřít se zpracovatelem, tedy poskytovatelem cloudu, smlouvu o zpracování osobních údajů. Tato smlouva musí mít písemnou formu a musí v ní být zejména výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

S ohledem na specifika poskytované služby by uživatel měl požadovat, aby do smlouvy byla zapracována i další ustanovení, např. i ustanovení regulující vstup třetích osob do zpracování.

Uživatel by měl také analyzovat dopady řešení využití cloud computingu (analýza rizik) a zajistit adekvátní opatření na své straně (např. šifrování dat) tak, aby si uzavřením smluvních vztahů s případným poskytovatelem služeb cloud computingu ošetřil veškeré podmínky zpracování (zajištění odpovídající úrovně zabezpečení; odpovědnost poskytovatele služeb/zpracovatele za jeho případná selhání s dopady do oblasti ochrany osobních údajů, garantování nevratné likvidace údajů apod.).

Zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou je možné pouze se souhlasem subjektu údajů - „nezákazníků“. Žádost o souhlas nesmí pojmově vykazovat znaky obchodního sdělení ve smyslu § 2 písm. f) zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů. Zároveň platí, že žádost o poskytnutí souhlasu nesmí být na stejnou adresu rozesílána opakovaně, což by ostatně bylo proti smyslu zákona - adresát není povinen dávat najevo svůj nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení.

Velmi často se správci osobních údajů ptají, zda mohou získat souhlas se zasíláním obchodních sdělení elektronickou cestou. Zprávy (žádosti o souhlas se zasíláním obchodních sdělení) zasílané potencionálním zákazníkům prostřednictvím elektronické pošty obsahově směřují k podpoře služeb a mají za cíl podporu podnikatelské činnosti, podporu prodeje zboží a poskytování služeb, a to přestože je tak činěno formou žádosti o udělení souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. Tímto způsobem správce šíří povědomí o své značce a svých službách a fakticky tak podporuje svoji podnikatelskou činnost. Princip pro zasílání obchodních sdělení je, ve vztahu k adresátům, kteří nejsou zákazníky, založen na aktivním vyhledání podnikatele, resp. jeho služby, a následném vyslovení souhlasu s dalším informováním o jeho zboží a službách, a nikoliv na tom, že podnikatel bude sám oslovovat adresáty s žádostí o souhlas a takto bude fakticky šířit povědomí o své značce a image.

Zákon č. 480/2004 Sb. požaduje získání souhlasu s využitím adresy elektronické pošty (případně jiných elektronických prostředků) ještě před tím, než je jakékoli obchodní sdělení zasláno. V takovém případě je tedy třeba volit formulaci prvního oslovení tak, aby neobsahovala nabídku konkrétních produktů či služeb, ale pouze žádost o souhlas se zasíláním obchodních sdělení určitého typu tak, aby zpráva pojmově nevykazovala znaky obchodního sdělení ve smyslu § 2 písm. f) zákona č. 480/2004 Sb.

V dotazu uvedené nařízení vlády uvádí, že:

Pracovního volno bude tzv. placené, tedy včetně náhrady mzdy (platu), pokud:

Zaměstnanec není povinen zvolit si za svého registrujícího praktického lékaře lékaře, který je ve smluvním vztahu jako lékař pracovně-lékařských služeb a sídlí nejblíže pracovišti zaměstnance. Zaměstnanec má právo svobodné volby lékaře. Zaměstnavatel musí tedy respektovat, že registrujícího lékaře navštěvuje v místě svého bydliště, jde také o nejbližší zdravotnické zařízení ve smyslu nařízení vlády. I kdyby se zaměstnanec nechal vyšetřit v jiném než nejbližším zdravotnickém zařízení, musel by mu zaměstnavatel stejně tuto dobu omluvit a poskytnout mu pracovní volno na nezbytně nutnou dobu. Jen náhrada mzdy nebo platu zaměstnanci přísluší v tomto případě nejvýše za dobu, kterou by strávil vyšetřením v nejbližším zdravotnickém zařízení, a částečně půjde proto o překážku v práci, která je neplacená.

Má-li zaměstnanec na specializovaný úkon zvoleného lékaře, je nutno zkoumat, jestli je v okolí pracoviště (bydliště) jiné „nejbližší“ zdravotnické zařízení, tj. takové, které je smluvním zařízením, je nejblíže a současně je schopno požadovanou zdravotní službu v odpovídající odbornosti a v odpovídajícím čase poskytnout:

Tuto překážku v práci může uplatnit zaměstnanec, který nemůže pracovat, poněvadž musí:

V průběhu jednoho ošetřování je možné, aby se dvě osoby (např. otec a matka) jednou vystřídaly.

Jako nový případ potřeby ošetřování se posuzuje případ, kdy mezi dvěma onemocněními netrvá potřeba ošetřování alespoň jeden kalendářní den. Tedy ošetřující například nastoupí alespoň na jeden den do práce nebo má mezi dny ošetřování den dovolenou.

Během ošetřování má zaměstnanec nárok na ošetřovné, které se poskytuje od prvního dne potřeby ošetřování (péče) po dobu 9 kalendářních dnů.

Vzhledem k § 15 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), který uvádí, že povinnost zachovávat mlčenlivost se nevztahuje na informační povinnost podle zvláštních zákonů, nelze se dovolávat povinnosti mlčenlivosti podle zákona o ochraně osobních údajů tam, kde některý zvláštní zákon informační povinnost stanoví. V takových případech pak je nutno tuto informační povinnost v mezích ustanovení příslušných zákonů, které ji stanoví, plnit. Jedná se především o oznamovací povinnost podle trestního zákona a podle trestního řádu. Povinnost mlčenlivosti stanovenou zákona o ochraně osobních údajů nelze vzhledem k dikci zákona použít jako „výmluvu“ v případě nesplnění takové informační povinnosti. Na druhou stranu ani v případě, kdy žádost o informace podá Policie ČR, není možné vyhovět vždy.

Rozsah požadovaných údajů musí odpovídat potřebám plnění konkrétního úkolu Policie ČR. Způsob předávání údajů musí umožňovat uchovávání identifikačních údajů o útvaru Policie ČR nebo o policistovi, který o poskytnutí informací žádal, a o účelu, k němuž bylo o poskytnutí informací žádáno, a to nejméně po dobu pěti let.

Evidencí se v případě zaměstnavatele rozumí především osobní spisy a účetní dokumentace. Tyto evidence však obsahují osobní údaje ve velkém rozsahu. Policii proto nebudou automaticky předávány všechny osobní údaje, jimiž personalista disponuje, ale je třeba dbát, aby byly předány pouze ty údaje, které jsou potřebné pro plnění konkrétního úkolu policie.

Žádosti o předávání osobních údajů Policii ČR by v žádném případě neměly být vyřizovány na základě neověřeného telefonického dotazu. Vždy by měly být policií podávány pouze v písemné formě a měly by být správcem nebo zpracovatelem uchovávány včetně odpovědi příslušného správce nebo zpracovatele osobních údajů. V případě osobního jednání s policistou je třeba, aby správce nebo zpracovatel obdržel kopii úředního protokolu. Jen při splnění těchto podmínek může správce či zpracovatel dostát zákonnému požadavku, jehož obsahem je prokázat, kdy, komu a za jakým účelem předal osobní údaje zpracovávané v příslušné evidenci.

Z § 106 odst. 4 písm. e) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), vyplývá, že zaměstnanec je povinen jednak nepožívat alkoholické nápoje:

Zákaz požívat alkoholické nápoje je tedy v zákoníku práce vymezen časově - v pracovní době vždy bez ohledu na to, zda je zaměstnanec na pracovišti, nebo není. Zaměstnanec má zákaz požívat alkoholické nápoje například i na pracovní cestě. Na pracovišti je zakázáno požívat alkoholické nápoje i mimo pracovní dobu. Požívání alkoholických nápojů je v rozporu se zákoníkem práce i na různých oslavách, které se konají na pracovištích, a to i po pracovní době, a jedná se o závažné porušování povinností se všemi možnými důsledky. Vedoucí zaměstnanci by proto měli, i ve vlastním zájmu, pořádání oslav na pracovištích i po pracovní době, kde je podáván alkohol, zakázat a dodržování zákazu kontrolovat a vyžadovat.

Zároveň je zakázáno vstupovat pod vlivem alkoholických nápojů na pracoviště zaměstnavatele.

Ze shora uvedeného zákazu obsahuje zákoník práce dvě výjimky - zákaz požívání alkoholických nápojů se nevztahuje na zaměstnance, kteří pracují v nepříznivých mikroklimatických podmínkách, pokud požívají pivo se sníženým obsahem alkoholu (např. sklárny, hutě), a na zaměstnance, u nichž požívání těchto nápojů je součástí plnění pracovních úkolů (spíše než o požívání se jedná ochutnávky degustátorů při výrobě nápojů či obchodu s nimi) nebo je s plněním těchto úkolů obvykle spojeno (např. v rámci slavnostních přípitků v mezinárodním obchodě, diplomacii apod.).

Skončení pracovního poměru automaticky neznamená, že by zaměstnavatel měl osobní spis, mzdovou složku a další údaje zaměstnance, vyjma povinně uchovávaných dokumentů, neprodleně zlikvidovat. Kromě vedení mzdové a personální agendy je totiž dalším oprávněným účelem uchování dokumentů možnost zaměstnavatele efektivně se bránit v případném sporu se zaměstnancem, např. o určení neplatnosti výpovědi nebo povinnosti zaplatit zaměstnanci práci přesčas.

Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší než tři roky, neboť promlčecí lhůta je podle § 629 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, tříletá. Podle § 630 občanského zákoníku si strany mohou pro některé právní situace sjednat kratší nebo delší promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, nejméně však v trvání jednoho roku a nejdéle v trvání 15 let. Je-li kratší nebo delší lhůta ujednána v neprospěch slabší strany, nepřihlíží se k ujednání. Nepřihlíží se ani k ujednání kratší promlčecí lhůty, jde-li o právo na plnění vyplývající z újmy na svobodě, životě nebo zdraví nebo o právo vzniklé z úmyslného porušení povinnosti.

Výše uvedené ale neznamená, že by mohl být osobní spis uchováván po tuto dobu v celém rozsahu. Zaměstnavatel by měl při skončení pracovněprávního vztahu zlikvidovat ty dokumenty (údaje), které by pro případný spor nepotřeboval. Je zjevné, že mezi uchovávané dokumenty nepatří např. životopis nebo různá osvědčení, která zaměstnanec zaměstnavateli předložil v době trvání pracovního poměru a která po jeho skončení pro zaměstnavatele ztratila relevanci. Takové dokumenty by měly být zaměstnanci vráceny anebo prokazatelně zlikvidovány, neboť jen tak bude u posledně zmíněných dokumentů naplněn § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, tedy, že správce (zaměstnavatel) je povinen uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.