Dotazy a odpovědi: Pracovní právo a podnikání

Je nepochybné, že informace o těhotenství zaměstnankyně je osobním údajem ve smyslu § 4 písm. a)¹⁾ zákona o ochraně osobních údajů. Je také nepochybné, že je to údaj, resp. informace, pro zaměstnavatele poměrně podstatný. Na jednu stranu zákon zakazuje, aby zaměstnavatel zjišťoval informace týkající se případného těhotenství zaměstnankyně, na druhou stranu mu zákony ve vztahu k takové zaměstnankyni ukládají řadu povinností. Hledání rovnováhy mezi těmito povinnostmi nemusí být vždy jednoduché.

I když se nedá říci, že by se jednalo o osobní údaj o zdravotním stavu, neboť těhotenství není choroba, přesto se jedná o údaj, který je svým způsobem citlivým údajem ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů ²⁾ . Citlivé osobní údaje jsou zvláštní kategorií osobních údajů a jejich zpracovávání je s to do značné míry zasáhnout do osobní integrity zaměstnance. Proto je zpracování citlivých osobních údajů regulováno v § 9 zákona o ochraně osobních údajů, které má z hlediska jiných právních úprav obecnou povahu. Z hlediska tématu je klíčový § 9 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, kde je stanoveno, že zpracování citlivých osobních údajů je možné, jen jestliže je zpracování nezbytné pro dodržení povinností a práv správce odpovědného za zpracování v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti, stanovené zvláštním zákonem. Takovým zvláštním zákonem je bezpochyby zejména zákoník práce. Ten věnuje, na rozdíl od předchozí právní úpravy, pozornost i zpracování citlivých osobních údajů, a to v § 316 odst. 4 zákoníku práce, i když výčet údajů tam uvedených se zcela nekryje s výčtem citlivých osobních údajů (resp. výčet není úplný), jak je stanoví zákon o ochraně osobních údajů, a naopak uvádí takové údaje, které dle definice § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů citlivými osobními údaji nejsou.

Citované ustanovení zakazuje („zaměstnavatel nesmí“) vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem. Nesmí tak vyžadovat informace zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti. Je přitom zřejmé, že se jedná o výčet a zákaz není absolutní pro všechny výše uvedené údaje a naopak, vzhledem k dovětku, bude nezbytné respektovat i obecnou právní úpravu podle zákona o ochraně osobních údajů. Absolutní zákaz (který je vzhledem k výše uvedenému vlastně jen relativní) se týká jen údajů (zákoník práce používá slovo „informace“) o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách a hnutích a konečně o příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti. Zákoník práce tak připouští, že informace o těhotenství, majetkových poměrech a trestní bezúhonnosti může zaměstnavatel vyžadovat, avšak jen v případě, jestliže je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví tento zákon nebo zvláštní právní předpis. Tyto informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob.

Z uvedeného vyplývá, že zaměstnavatel se při výběru vhodného uchazeče, resp. uchazečky o zaměstnání nesmí ptát na plánované či již existující, ale dosud ne na pohled patrné těhotenství. To ale neplatí absolutně. Je-li požadavek přiměřený, prokáže-li zaměstnavatel potřebnost údaje, může vznést i dotaz směrem k těhotenství.

Pokud by smluvní partner skutečně disponoval souhlasy jednotlivých uživatelů e-mailových adres se zasíláním obchodních sdělení na tyto adresy, tak by šlo pouze o souhlasy udělené tomuto smluvnímu partnerovi, nikoliv však nějakému předem neurčitému subjektu. Souhlasy adresátů k zasílání obchodních sdělení byste proto museli disponovat i vy. Jedinou výjimkou by byla situace, kdy nebudete v pozici samostatného správce osobních údajů, ale bude v pozici zpracovatele ve smyslu § 4 písm. k) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je zpracovatelem každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona. Pokud budete v pozici zpracovatele, musíte uzavřít se správcem smlouvu podle § 6 zákona o ochraně osobních údajů. Smlouva musí mít písemnou formu. Musí v ní být zejména výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

Vzhledem k ustanovení, které uvádí, že povinnost zachovávat mlčenlivost se nevztahuje na informační povinnost podle zvláštních zákonů, nelze se dovolávat povinnosti mlčenlivosti podle zákona o ochraně osobních údajů tam, kde některý zvláštní zákon informační povinnost stanoví. V takových případech pak je nutno tuto informační povinnost v mezích ustanovení příslušných zákonů, které ji stanoví, plnit. Jedná se především o oznamovací povinnost podle trestního zákona a podle trestního řádu. Povinnost mlčenlivosti stanovenou podle zákona o ochraně osobních údajů nelze vzhledem k dikci zákona použít jako „výmluvu“ v případě nesplnění takové informační povinnosti. Na druhou stranu ani v případě, kdy žádost o informace podá Policie České republiky (Policie ČR), není možné vyhovět vždy, neboť ani práva policie nejsou bezbřehá.

Při odpovědi na otázku, zda a v jakém rozsahu je personalista povinen vyhovět žádosti Policie ČR, je třeba vycházet z § 18 a § 66 zákona č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o Policii ČR“). Podle § 18 uvedeného zákona je policista v rozsahu potřebném pro splnění konkrétního úkolu policie oprávněn požadovat od orgánů a osob uvedených v § 14³⁾ věcnou a osobní pomoc, zejména potřebné podklady a informace včetně osobních údajů. Tyto orgány a osoby jsou povinny požadovanou pomoc poskytnout; nemusí tak učinit, brání-li jim v tom zákonná nebo státem uznaná povinnost mlčenlivosti, anebo plnění jiné zákonné povinnosti. Fyzická osoba tak nemusí dále učinit, pokud by poskytnutím pomoci vystavila vážnému ohrožení sebe nebo osobu blízkou. Podle § 66 odst. 1 zákona o Policii ČR může policie v rozsahu potřebném pro plnění konkrétního úkolu žádat od správce evidence nebo zpracovatele poskytnutí informací z evidence, provozované na základě jiného právního předpisu. Správce evidence nebo zpracovatel poskytne informace bezplatně, nestanoví-li jiný právní předpis jinak. Správce evidence nebo zpracovatel jsou povinni žádosti bez zbytečného odkladu vyhovět, nestanoví-li jiný právní předpis pro poskytnutí informací policii jiný režim.

Rozsah požadovaných údajů musí odpovídat potřebám plnění konkrétního úkolu Policie ČR. Způsob předávání údajů musí umožňovat uchovávání identifikačních údajů o útvaru Policie ČR nebo o policistovi, který o poskytnutí informací žádal, a o účelu, k němuž bylo o poskytnutí informací žádáno, a to nejméně po dobu pěti let.⁴⁾

Evidencí se v případě zaměstnavatele rozumí především osobní spisy a účetní dokumentace. Tyto evidence však obsahují osobní údaje ve velkém rozsahu. Policii proto nebudou automaticky předávány všechny osobní údaje, jimiž personalista disponuje, ale je třeba dbát na to, aby byly předány pouze ty údaje, které jsou potřebné pro plnění konkrétního úkolu policie.

V případě, že bude personalista předávat osobní údaje na základě výše zmíněných ustanovení, bude postupovat podle § 5 odst. 2 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je možné zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce. K tomu, aby si správce osobních údajů mohl být jist, že může údaje zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů, musí své (i zamýšlené) zpracování podrobit testu souladu s právní úpravou a z ní dovodit, zda souhlas ke zpracování je nebo není třeba. V citovaném § 66 odst. 3 zákona o Policii ČR stanovená povinnost vyhovět této žádosti bez zbytečného odkladu a ve vyžádané formě však neznamená, že by se tak mohlo stát způsobem, který by byl neověřený a neumožňoval by uchování výše zmíněných identifikačních údajů o útvaru Policie nebo policistovi, který o předání údajů požádal.

Z uvedených ustanovení vyplývá, že žádosti o předávání osobních údajů Policii České republiky by v žádném případě neměly být vyřizovány na základě neověřeného telefonického dotazu. Vždy by měly být policií podávány pouze v písemné formě a měly by být správcem nebo zpracovatelem uchovávány včetně odpovědi příslušného správce nebo zpracovatele osobních údajů. V případě osobního jednání s policistou je třeba, aby správce nebo zpracovatel obdržel kopii úředního protokolu. Jen při splnění těchto podmínek může správce či zpracovatel dostát zákonnému požadavku, jehož obsahem je prokázat, kdy, komu a za jakým účelem předal osobní údaje zpracovávané v příslušné evidenci.

E-shop bude kromě e-mailového kontaktu také nepochybně disponovat fakturačními údaji, mezi něž patří i jméno, příjmení, adresa atd. E-shop může takovéto osobní údaje klientů zpracovávat bez souhlasu těchto klientů, neboť se na něj vztahuje výjimka uvedená v § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, podle níž může správce zpracovávat osobní údaje subjektu údajů bez souhlasu, jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. Na e-shopy bude dopadat situace, kdy „smluvní iniciativu“ vyvine subjekt údajů sám a pro přípravu smlouvy poskytne druhé smluvní straně (správci) takové osobní údaje, aby smlouva mohla být vůbec uzavřena nebo případně změněna. I zde tedy platí, že subjekt údajů je plně informován, jaké osobní údaje poskytl, jakému správci, pro jaký účel (plnění smlouvy) a na jak dlouho, tedy minimálně po dobu od poskytnutí údajů po ukončení smluvního vztahu, pokud nějaký jiný právní předpis nestanoví dobu delší. Takovým předpisem by mohl být například zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů nebo zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Zákon o ochraně osobních údajů je v určité své části veřejnoprávním předpisem, vztah mezi správcem a subjektem údajů je typickým soukromoprávním vztahem. Jak poskytnutí, tak odvolání souhlasu jsou klasickými jednostrannými právními úkony. Z toho vyplývá, že odvolat souhlas je možné. Na úrovni Evropské unie není pochyb o tom, že udělený souhlas lze vždy odvolat. Například podle stanoviska pracovní skupiny zřízené podle čl. 29 směrnice 95/46/ES (WP 164) platí, že: „V zásadě lze souhlas pokládat za nedostatečný, pokud jej není možné účinně vzít zpět.“ nebo „Možnost vzít souhlas zpět, která je ve směrnici 95/46/ES obsažena implicitně, je upravena v několika ustanoveních směrnice o soukromí a elektronických komunikacích.“ S ohledem na nutnost eurokonformního výkladu je pak třeba otázku odvolatelnosti souhlasu uděleného podle zákona č. 101/2000 Sb. vykládat ve smyslu příslušných ustanovení směrnice 95/46/ES.

Správce, v tomto případě majitel kamerového systému se záznamem, je mimo jiné povinen zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny [§ 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů], a nemůže je používat v žádném případě k jinému účelu. Zpracovávat k jinému účelu lze osobní údaje, jen pokud k tomu dal subjekt údajů souhlas. Účelem zpracování osobních údajů kamerovým systémem bude velmi pravděpodobně ochrana jeho majetku, což jistě nelze zajistit zveřejněním fotografií.

Pokud dojde k ohrožení nebo ničení majetku, lze podat podnět příslušným orgánům (orgánům činným v trestním řízení, přestupkovým orgánům), a nikoli nahrazovat jejich působnost. Pro úplnost je možné v souvislosti s pořizováním obrazových či zvukových záznamů zmínit také zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, dle kterého lze podobu člověka a obrazové a zvukové záznamy, týkající se soukromí člověka pořídit nebo použít jen s jeho svolením (§ 85 a § 86) a bez svolení jen ve vymezených případech (zejména § 88 a § 89).

Systém založený na otiscích prstů může fungovat na dvou principech. Prvním z nich je identifikace, druhým autentizace. Pojem „identifikace“ znamená, vycházeje z obecného významu, zjišťování totožnosti, rozeznávání, resp. rozlišování v procesu vnímání, kdežto autentizace znamená ověřování pravosti, přičemž autentický znamená původní, pravý, hodnověrný. Z hlediska dikce zákona o ochraně osobních údajů se musí jednat o možnost identifikace, resp. autentizace přímé. Mezi oběma způsoby ověřování, resp. zjišťování totožnosti je zásadní rozdíl z hlediska zpracování biometrických údajů.

Hlediskem je, zda je použitý systém založen na autentizaci (verifikaci) fyzické osoby, nebo na identifikaci subjektu údajů v databázi, v níž jsou uchovávány osobní (biometrické) údaje i dalších subjektů údajů. Autentizační (verifikační) systém pouze ověřuje totožnost fyzické osoby porovnáním údajů 1: 1. Při identifikaci systém rozpoznává jednotlivce odlišením od ostatních osob, tedy výběrem jednoho z „n“ možných případů. Plné biometrické údaje nebo biometrické šablony tedy mohou být uchovávány buď pouze v paměti biometrického zařízení, nebo v centrální databázi, případně u některých systémů na optických nebo čipových kartách, které uživatelům umožňují nosit je při sobě jako identifikační prostředek.

Jinak řečeno, první systém identifikace spočívá v tom, že zaměstnavatel sejme zaměstnanci otisk prstu (popřít některé markanty, které budou dostatečné pro ztotožnění) a vytvoří databázi, v níž budou tyto otisky uloženy. Po příchodu na pracoviště zaměstnanec přiloží prst ke čtečce a ta provede přiřazení prstu k reálně existujícímu, uloženému údaji, kterým disponuje zaměstnavatel. Při využití systému autentizace nejsou uchovávány otisky prstů zaměstnanců v databázi, ale jsou přeneseny například na kartu, která umožňuje zaměstnanci vstup na pracoviště. Po přiložení takové karty ke čtečce je pouze ověřena platnost a autentičnost karty, nedochází tedy k párování otisků.

Formy evidence pracovní doby zákoník práce nestanovuje a záleží výhradně na rozhodnutí zaměstnavatele, jaký způsob evidence zvolí. Může se jednat o jakýkoliv způsob, podmínkou je pouze to, aby byl zvolený způsob průkazný a vypovídal o tom, zda zaměstnanec odpracoval stanovenou týdenní nebo dohodnutou pracovní dobu, zda konal práci přesčas a v jakém rozsahu atd. Zaměstnavatel musí způsob vedení evidence zvolit tak, aby byl na základě výzvy kontrolního orgánu, kterým bude převážně inspekce práce, schopen doložit zákonem uloženou povinnost vést evidenci podle jednotlivých odpracovaných dob, tak jak to uvádí shora uvedený § 96 zákoníku práce. Zaměstnavatel může vést evidenci písemně, ale i elektronickým způsobem.

K základním pravidlům patří:

V takovém případě je důležité, o jakého zaměstnance se jedná. Pokud by se jednalo o zaměstnance, který vykonává činnost, při níž by mohl ohrozit život nebo zdraví svoje nebo dalších osob nebo poškodit majetek, například řidič, jeřábník atd., hledí se na něj v případě, že zkoušku odmítne, ze zákona, jako by pod vlivem alkoholu byl.

Tato skutečnost vyplývá z § 16 zákona č. 379/2005 Sb., o opatřeních k ochraně před škodami působenými tabákovými výrobky, alkoholem a jinými návykovými látkami a o změně souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který říká, že „osoba, která vykonává činnost, při níž by mohla ohrozit život nebo zdraví svoje nebo dalších osob nebo poškodit majetek, nesmí požívat alkoholické nápoje nebo užívat jiné návykové látky při výkonu této činnosti nebo před jejím vykonáváním.“ Taková osoba je povinna se podrobit orientačnímu vyšetření a odbornému lékařskému vyšetření, zjišťujícímu obsah alkoholu, pokud se lze důvodně domnívat, že vykonává činnosti podle odst. 1 pod vlivem alkoholu, a dále osoba, u které je důvodné podezření, že přivodila jinému újmu na zdraví v souvislosti s požitím alkoholického nápoje (obdobné je stanoveno ve vztahu k vlivu návykových látek). Vyzvat osobu ke splnění povinnosti podrobit se takovému vyšetření je oprávněn příslušník Policie ČR, příslušník Vojenské policie, příslušník Vězeňské služby ČR, zaměstnavatel, její ošetřující lékař, strážník obecní policie nebo osoby pověřené kontrolou osob, které vykonávají činnost, při níž by mohly ohrozit život nebo zdraví svoje anebo dalších osob nebo poškodit majetek. Odmítne-li uvedená osoba podrobit se takovému vyšetření, hledí se na ni, jako by byla pod vlivem alkoholu (nebo jiné návykové látky).

U ostatních zaměstnanců by se jednalo o porušení povinnosti podrobit se na pokyn oprávněného vedoucího zaměstnance, písemně určeného zaměstnavatelem, zjištění, zda není pod vlivem alkoholu (tj. povinnosti vyplývající z právních předpisů).