Problémy s vyplňováním cestovního příkazu

Obecně známe formuláře cestovních příkazů, zejména pro tuzemské pracovní cesty, jsou poměrně dosti vyhovující, protože obsahují všechny nejdůležitější zákonem požadované podmínky, které má povinnost zaměstnavatel vysílající svého zaměstnance na pracovní cestu určit před zahájením pracovní cesty. Tyto podmínky jsou vykázané na první straně předmětného cestovního příkazu a nutno zdůraznit, že tyto podmínky jsou rozhodující a jim musí korespondovat vyúčtování na druhé straně cestovního příkazu. Pro úplnost je třeba připomenout, že veškeré podmínky pracovních cest zaměstnanců, tedy tuzemských i zahraničních, určuje vždy sám zaměstnavatel, a to podle § 153 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnanec není oprávněn svévolně na zaměstnavatelem určených podmínkách cokoliv změnit, a pokud tak učiní, všechny důsledky „padají“ na jeho hlavu a stávají se jeho soukromou záležitostí. Zaměstnavatel nemůže nést odpovědnost za něco, co nerozhodl.

Pro úplnost je určitě vhodné dodat, že žádné tiskopisy cestovních příkazů nejsou stanoveny obecně závazným platným právním předpisem, a nejsou tudíž obecně závazné. Z toho je pak zřejmé, že si každý zaměstnavatel může vyhotovit svoje tiskopisy pro vyúčtování pracovních cest svých zaměstnanců (počítačově, upravit si formulář podle vlastní představy apod.), ale s tím, že vždy musí tyto tiskopisy obsahovat všechny požadavky platné právní úpravy, tj. požadavky shora citovaného zákoníku práce.

Problémy s vyplňováním cestovních příkazů se objevují ve dvou rovinách - buď se projevují nepřesností (nepřesně určenými podmínkami pracovní cesty), nebo naopak zbytečnou nadbytečností.

Ve shora zmíněném ustanovení § 153 odst. 1 je přesně stanoveno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnanců. Odstavec 2 téhož ustanovení pak ještě stanoví, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. Každý zaměstnanec by si však v této souvislosti měl uvědomit, že písemný cestovní příkaz je pro něj jediný faktický důkaz toho, že byl vyslán na pracovní cestu pro případné potřebné důkazní řízení v budoucnosti (pro případ vzniku nečekaných vážných komplikací u zaměstnance v průběhu pracovní cesty).

Zaměstnance vysílá na pracovní cestu pověřený vedoucí pracovník a ten má také povinnost určit co nejpřesněji konkrétní podmínky každé pracovní cesty vysílaného zaměstnance a stvrdit tyto skutečnosti svým podpisem a také uvedením data na první straně cestovního příkazu. To tedy prakticky znamená, že určení počátku pracovní cesty bude zahrnovat místo (místo zahájení), datum a konkrétní hodinu výjezdu a obdobně i konec (místo ukončení) pracovní cesty, tedy také místo, datum a hodinu příjezdu. Zaměstnavatel má povinnost určit přesně a jasně také účel pracovní cesty (pouhé konstatování „pracovní cesta“ je neakceptovatelné) - např. konkrétní školení nebo sjednání obchodního kontraktu apod. Obdobně přesně je zaměstnavatel povinen určit způsob dopravy neboli konkrétní dopravní prostředek, který má zaměstnanec použít (např. rychlík Pendolino I. tř. nebo autobus nebo vlastní silniční motorové vozidlo za náhradu jízdného autobusem atd.). Pozor na to, že pokud zaměstnanec svévolně změní způsob dopravy nelze mu poskytnout žádný jízdní výdaj, i když pracovní cestu vykoná, protože zaměstnavatel nemůže nést odpovědnost za něco, co nerozhodl. Zaměstnavatel může rozhodnout i o omezení výše ceny za ubytování, ale v takovém případě musí současně rozhodnout, jak má zaměstnanec postupovat v případě, když v místě přechodného pracoviště vymezené ubytování nesežene.

Naposledy je třeba upozornit na velmi často diskutovanou otázku, zda je nutno u všech zaměstnanců vysílaných na pracovní cesty, vyplňovat do jejich cestovních příkazů také „počátek a konec pracovního výkonu“. Tento údaj je v poslední době diskutován ze všech stran jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli, ovšem často bez potřebného zdůvodnění. Bohužel je třeba konstatovat, že tato otázka není často jasná ani kontrolním pracovníkům. Podstatu problému představuje ustanovení § 210 shora citovaného zákoníku práce.

V tomto ustanovení je stanoveno, že doba strávená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí. Jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda nebo plat ušla, přísluší mu náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.

Formulaci citovaného ustanovení je třeba chápat tak, že je nezbytné rozlišovat zaměstnance vysílané na pracovní cesty do dvou skupin:

Údaj o počátku a konce pracovního výkonu nemá žádný význam pro zaměstnance odměňované měsíční mzdou, a proto u těchto zaměstnanců není třeba tento údaj vyplňovat. Jedná se totiž o to, že není třeba sledovat, co tito zaměstnanci v průběhu pracovní cesty konají v pracovní době, tedy zda konají druh práce, který mají sjednaný ve své pracovní smlouvě jako druh práce (podle § 34 odst. 1 písm. a) zákoníku práce], nebo konají jinou práci nebo žádnou práci, protože třeba např. cestují, neboť oni vždy dostanou na konci měsíce svoji sjednanou měsíční mzdu.

Složitější je předmětný problém u druhé skupiny zaměstnanců, to znamená těch, kteří jsou odměňováni zvláštním způsobem. U těchto zaměstnanců je nezbytné předmětný údaj vyplňovat, a to velmi pečlivě, protože pro ně platí, že doba ve stanovené pracovní době, po kterou v průběhu pracovní cesty konají jiný druh práce, než který mají sjednaný ve své pracovní smlouvě, nebo nekonají nic, se považují automaticky za překážku v práci na straně zaměstnavatele a zaměstnancům za tuto dobu náleží náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku, což jim musí být vypočteno a zaplaceno. Jak je stanoveno ve shora citované druhé větě § 210 zákoníku práce.