Životopisy neúspěšných uchazečů o zaměstnání

Související předpisy:

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, ani jiný zákon nestanoví zaměstnavateli povinnost informovat uchazeče o zaměstnání, že nebyl úspěšný. Stejně tak žádný zákon nestanoví povinnost vracet neúspěšnému uchazeči zaslaný životopis zpět, ani jej případně informovat o jeho likvidaci.

Zaměstnavatelé se však musí řídit zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Tento zákon obsahuje ustanovení § 5 odst. 1 písm. e), které říká, že uchovávat osobní údaje lze pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. V případě zaslání osobních údajů uchazeče o zaměstnání je účelem výběr zaměstnance v daném konkrétním výběrovém řízení. K takovému zpracování není třeba souhlasu subjektu údajů, a to s ohledem na ustanovení § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož správce (tedy zaměstnavatel) může zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat, jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. V případě náboru zaměstnanců se jedná právě o takový případ. Obecně bývá pravidlem, že zaměstnavatel hledající nové pracovní síly dá tuto skutečnost najevo veřejným sdělením, nejčastěji v podobě nabídkového inzerátu, který bývá zveřejněn v denním tisku a také na různých specializovaných informačních stránkách na internetu. Zveřejňovány bývají většinou pouze základní požadavky na pracovní místo, požadován bývá strukturovaný životopis a sdělení kvalifikačních předpokladů a je ponecháno na uchazeči, jaké údaje o sobě v požadovaných dokumentech skutečně uvede.

Není tedy třeba, aby zaměstnavatel takové údaje zpracovával s „formalizovaným“ souhlasem subjektů údajů, uchazečů o zaměstnání. Je při tom zřejmé, že uchazeči jsou seznámeni s účelem (prostřednictvím zveřejněných informací) o účelu, k němuž poskytují své osobní údaje, a komu. Je jim znám i rozsah údajů, neboť na základě rámcové informace je poskytují sami o své vůli a v rozsahu často i větším, než je požadováno. Mohou do značné míry také dovodit, na jak dlouhou dobu je poskytují (do doby, než bude vybrán vhodný uchazeč), a jsou s těmito skutečnostmi srozuměni.

To tedy také znamená, že v okamžiku, kdy je vybrán vhodný uchazeč a je s ním uzavřena pracovní smlouva, pominul důvod, pro který byly shromážděny osobní údaje všech ostatních uchazečů. V tomto okamžiku končí oprávnění zaměstnavatele dále zpracovávat tyto osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, tedy si je ponechat pro nějaké potenciální budoucí využití, neboť žádná z ostatních výjimek v ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů není aplikovatelná. Je tedy povinen buď zaslané nabídky (životopisy a případné další písemnosti) neúspěšným uchazečům vrátit, anebo je zlikvidovat. Pokud si však zaměstnavatel bude chtít pro potřeby dalšího využití zaslané osobní údaje ponechat, může tak učinit jen se souhlasem dotčených osob. Takový souhlas pak musí beze zbytku splňovat podmínky, které pro tento úkon stanoví § 4 písm. n) ve spojení s § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů.

Účel tohoto využití pak musí být nově stanoven, např. jako databáze potenciálních zaměstnanců, kteří sice obecně splňují představy vhodnosti pracovního uplatnění, avšak není pro ně v daném okamžiku volné místo, jež se však v budoucnu uvolnit může.