Kopie rodného listu dítěte pro uplatnění daňového zvýhodnění na dítě

Související předpisy:

Podle § 5 odst. 2 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), může správce zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce.

Podle § 147 odst. 1 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Podle § 35c odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, má poplatník (fyzická osoba) nárok na daňové zvýhodnění na vyživované dítě žijící s ním v domácnosti. Podle § 38j odst. 2 písm. d) téhož zákona jsou plátci daně (zaměstnavatelé) povinni vést pro poplatníky (zaměstnance) mzdové listy, které musí pro účely daně obsahovat mimo jiné jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje daňové zvýhodnění (dítěte).

Z výše uvedeného vyplývá, že postup, kdy zaměstnavatel eviduje rodné číslo a uvedené osobní údaje dítěte zaměstnance v souvislosti s evidencí daně z příjmu ze závislé činnosti fyzické osoby, je v souladu s uvedenými právními předpisy.

Podle § 81 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, se za veřejnou listinu považuje listina, která osvědčuje skutečnosti o narození, uzavření manželství, úmrtí a osobním stavu, pokud byla vydána matričním úřadem, soudem nebo jiným státním orgánem České republiky v mezích jeho pravomoci, nebo listina, která byla zvláštním právním předpisem za veřejnou listinu prohlášena, anebo listina, která se za veřejnou považuje podle zvláštního právního předpisu nebo podle mezinárodní smlouvy.

Na rozdíl od občanského průkazu a cestovního dokladu není pořizování kopií rodného listu upraveno zvláštním zákonem. Ze znění § 29 zákona č. 301/2000 Sb., však vyplývá, že rodný list obsahuje i osobní údaje a rodná čísla obou rodičů a osobní údaje matrikáře, tedy údaje z pohledu účelu zpracování nadbytečné. Jejich zpracování zaměstnavatelem je proto v rozporu s ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, podle kterého je zaměstnavatel v postavení správce povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu a podle našeho právního názoru i s ustanovením § 316 odst. 4 zákoníku práce, podle kterého nesmí zaměstnavatel vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem uvedeným v § 3 větě druhé.

Za účelem ověření přesnosti pro účel zpracování nezbytných osobních údajů má správce možnost do rodného listu jakožto veřejné listiny nahlédnout.