Pracovní právo

Jestliže provádíte na základě smlouvy zpracování mezd pro jiné firmy, jste z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), v postavení zpracovatele [ve smyslu ustanovení § 4 písm. k) téhož zákona], na kterého se oznamovací povinnost podle ustanovení § 16 nevztahuje. Oznámení je totiž povinen podat pouze správce, který jako jediný má k dispozici souhrnné poznatky o připravovaném zpracování osobních údajů. V mnoha případech správce nezákonně požaduje od „svých“ zpracovatelů osvědčení o registraci svého vlastního zpracování, k jehož ucelené přípravě je však kompetentní výlučně správce, který za něj také primárně odpovídá, a to včetně provedení oznámení za účelem registrace zpracování nebo registrace změny již evidovaného zpracování.

Plnění oznamovací povinnosti dopadá pouze na správce proto, že z definice pojmu „správce“ a pojmu „zpracovatel“, které jsou zakotveny v ustanovení § 4 zákona o ochraně osobních údajů, vyplývá, že pro zpracování osobních údajů je určující postavení správce. Jen on totiž určuje účel a prostředky zpracování a případně může, a sice následně, pověřit zpracováním osobních údajů jiný subjekt, tj. zpracovatele. Zpracovatel bez zmocnění správcem nebo zvláštním zákonem nemůže zpracovávat osobní údaje a například nemůže sám ani stanovit účel zpracování. Zpracovatel může začít osobní údaje zpracovávat nejen až poté, kdy je k tomu správcem pověřen či zmocněn a případně poté, kdy je mezi správcem a zpracovatelem uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů podle ustanovení § 6 zákona o ochraně osobních údajů, ale s ohledem na oznamovací povinnost správce, až potom, kdy bude zpracování osobních údajů Úřadem zaregistrováno.

Na zpracování mezd se kromě toho vztahuje výjimka z oznamovací podle § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, jako na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Registraci proto nepodléhají ani správci, tedy firmy, pro které mzdy jejich zaměstnanců zpracováváte. Smlouva mezi správcem a zpracovatelem však musí splňovat náležitosti podle § 6 zákona o ochraně osobních údajů: „Pokud zmocnění nevyplývá z právního předpisu, musí správce se zpracovatelem uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů. Smlouva musí mít písemnou formu. Musí v ní být zejména výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.“