Náhrada nutných vedlejších výdajů

Tedy jednou ze základních cestovních náhrad je i náhrada nutných vedlejších výdajů. Tato náhrada je určena na krytí skutečně nutných výdajů, které vzniknou zaměstnanci při pracovní cestě v souvislosti s výkonem práce, a nejsou pokryty žádnou výslovně stanovenou náhradou. Zásadní podmínkou pro poskytování všech náhrad cestovních výdajů, a tedy i náhrady nutných vedlejších výdajů, je ta skutečnost, že vzniklý výdaj musí vzniknout při plnění pracovních úkolů, tj. v souvislosti s výkonem práce. Takto je to jasně stanoveno v § 151 shora citovaného zákoníku práce. Zde je přímo a výslovně stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak (a to není), náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této části, tj. sedmé části zákoníku práce. Nutno zdůraznit, že většina zaměstnanců odmítá právě tuto základní podmínku akceptovat.

Konkrétní právní úprava této náhrady je obsažena v § 164 zákoníku práce, kde je stanoveno, že zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to do výše, kterou zaměstnavateli prokáže. Současně je dále stanoveno, že nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. K tomuto zákonnému textu je však nutné uvést několik důležitých aplikačních poznámek, a to proto, že zaměstnanci si většinou citované znění převádí do praxe naprosto nepřípustným způsobem.

V první větě citovaného ustanovení je znovu zdůrazněna jednak podmínka vzniku náhrady v přímé souvislosti s pracovní cestou, tedy plněním pracovních úkolů, a současně další podmínka, a to podmínka prokazatelnosti vzniklých výdajů. Každý takový výdaj, který bude zaměstnanec vyúčtovávat po návratu z pracovní cesty, tedy požadovat uhradit, musí být schopen zaměstnavateli prokázat. Sice není stanoven přesný konkrétní způsob prokazatelnosti, je to povinnost pro zaměstnance a záleží na něm, jak si s tímto požadavkem poradí. Každý zaměstnanec by si měl vždy uvědomit, že je na pracovní cestě, a tedy pokud bude chtít zaměstnavateli jakýkoliv výdaj vyúčtovávat, že má povinnost jeho vznik prokázat a tedy si vyžadovat příslušné účty nebo obdobné doklady. Jedná se obvykle např. o výdaj za parkování vozidla na hlídaném parkovišti, výdaj za úschovu zavazadel, výdaj za veřejné toalety apod.

Druhá věta citovaného ustanovení pak řeší komplikovanou situaci, kdy zaměstnanec není schopen, a třeba i ne vlastní vinou, vzniklý výdaj prokázat. Zákon i s touto situací počítá a stanoví, že "nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat..." přizná mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty - pozor však na to, že předmětná formulace znamená, že zaměstnanec nemůže prokázat vzniklý výdaj „z objektivních důvodů“, nikoliv proto, jak si mnozí zaměstnanci představují, že třeba doklad ztratili nebo si zapomněli vzít nebo vyžádat apod. Je pravda, že v textu zákona to není takto výslovně formulováno, ale k tomu došlo tak, že toto ustanovení přímo souvisí s ustanovením § 185 zákoníku práce, kde shodná formulace má obecnou rovinu. V tomto ustanovení je totiž jasně stanoveno, požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů, a zaměstnanec je neprokáže, může mu zaměstnavatel poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám (rozuměj pracovní cesty), pokud tento zákon nestanoví jinak (a jinak stanoví pouze v § 158 odst. 3). V této souvislosti je třeba uvést, že výslovné vyjádření, že neprokázání výdajů je akceptovatelné pouze z objektivních důvodů, bylo přímo a výslovně vyjádřeno již při prvním uvedení do zákonného textu a vypustila ho tehdy Legislativní rada vlády s tím, že jsou to nadbytečná slova, protože kdyby se to vykládalo právě tak, že text "nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat..." si bude určovat zaměstnanec nebo zaměstnavatel podle vlastního uvážení, došlo by v konečném efektu k likvidaci celé právní úpravy, neboť při takovéto aplikaci předmětné formulace už by nebylo třeba žádného jiného ustanovení. A vzhledem k tomu, že § 185 je zahrnutý do společných ustanovení, je nepochybná souvislost mezi tímto ustanovením a také § 164 téhož zákoníku práce.

Další neopomenutelnou často se vyskytující nejasnost a chybu v poskytování cestovních náhrad představuje vztah poskytování předmětné náhrady nutných vedlejších výdajů a kapesného při zahraničních pracovních cestách podle § 180 citovaného zákoníku práce. V této souvislosti je nutné také zdůraznit, že každá z obou zmíněných náhrad je zcela samostatná a nelze je zaměňovat.

Náhrada nutných vedlejších výdajů je přímo jmenovaná jako jedna ze speciálních náhrad v § 156 odst. 1 a kapesné v § 180 zákoníku práce.

Ve zmíněném § 180 je stanoveno, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40% zahraničního stravného poskytnutého zaměstnanci podle § 170 odst. 3 a § 179 zákoníku práce. Z toho je zřejmé, že kapesné lze poskytovat jen při zahraničních pracovních cestách a počítá se vždy z té částky zahraničního stravného, která je přiznávána podle doby trvání zahraniční pracovní cesty, tj. fakticky podle doby pobytu v zahraničí. Je vhodné si uvědomit, že kapesné je cestovní náhrada, na kterou zaměstnanci nevzniká nárok, ale kterou může zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout. Kapesné tedy představuje (dobrovolně přiznávanou) náhradu. Kapesné je; přiznáváno na blíže nespecifikované výdaje osobního charakteru, které samozřejmě souvisí s pracovní cestou, tj. výkonem práce, a nejsou nahrazovány jinou cestovní náhradou. Z kapesného by si hradil zaměstnanec např. výdaje na kulturní nebo sportovní vyžití, výdaje na upomínkové předměty nebo drobné dárky, výdaje za veřejné toalety, apod. Pokud je kapesné poskytované do výše stanovené v citovaném § 180, tj. do výše 40% zahraničního stravného, jde o standardní cestovní náhradu, která nepodléhá dani z příjmu ani odvodům na zákonné pojištění a politiku zaměstnanosti. Pozor na to, že kapesné vyúčtovává zaměstnanec pouze jako přiznanou částku a nemusí přesně a konkrétně specifikovat na co kapesné použil - pokrývá výdaje osobního charakteru.

Pro úplnost je vhodné ještě dodat, že zaměstnavatel, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce (tj. v podstatě zaměstnavatel v podnikatelské sféře), může svým zaměstnancům předmětné kapesné libovolně navyšovat (tedy překračovat limit 40% stanovený v § 180), ale částka, o kterou převýší maximum stanovené v zákoně, tj. v § 180, se pak musí připočítat u zaměstnance k jeho základu pro výpočet daně z příjmů fyzických osob a na straně zaměstnavatele je tato částka zpojistnitelná.

Z uvedeného tedy vyplývá následující souvztažnost. Jestliže je zaměstnanec vyslán svým zaměstnavatelem na zahraniční pracovní cestu a není mu přiznáno kapesné, vyúčtovává výdaje osobního charakteru vzniklé v souvislosti s výkonem práce jako nutné vedlejší výdaje - jedná se např. o výdaje za veřejné toalety, výdaje za použití koupelny, apod. Pokud je mu však přiznáno kapesné, pak takovéto výdaje je povinen si hradit z kapesného. Při tuzemských pracovních cestách, při kterých se kapesné nepřiznává, vyúčtovává zaměstnanec výdaje osobního charakteru vzniklé v souvislosti s výkonem práce vždy jako nutný vedlejší výdaj.