V minulém čísle 8 časopisu Daně a právo v praxi jsme se věnovali problematice poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách (tuzemských i zahraničních) a v tomto vydání přinášíme jeho pokračování.
Jak přiznávat stravné a kapesné – dokončení
JUDr.
Marie
Salačová
Mnohem více změn doznala předmětnou novelou právní úprava zahraničního stravného.
Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře zůstává i do budoucna v § 170 odst. 2 věty první zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), možnost sjednat nebo určit před vysláním jejich zaměstnance(ů) na zahraniční pracovní cestu snížit mu (jim) zahraniční stravné obecně až o 25 % (ze základní sazby) a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby až o 50 %. Pokud k tomuto postupu zaměstnavatel přistoupí, stane se předmětná snížená sazba u tohoto zaměstnavatele základní sazbou zahraničního stravného (ze které se všechno počítá). Tento postup však nikdy nemůže i nadále uplatnit zaměstnavatel v rozpočtové sféře.
Zcela nově jsou v § 170 odst. 3 ZP stanovena pro zahraniční pracovní cesty jednotlivá časová pásma s příslušnou výší zahraničního stravného. Nově je stanoveno, že zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky (tedy fakticky pobytu v zahraničí) trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin, trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, přísluší zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na tuzemské stravné, tj. podle § 163 nebo § 176. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje a tyto minuty (od 1 do 59 minut) se i nadále podle § 170 odst. 4 věty druhé ZP započítávají do doby rozhodné pro poskytování tuzemského stravného a podobně nově i hodiny pobytu v zahraničí od 1 do 5 hodin v případě, kdy zaměstnanci vzniká právo na tuzemské stravné. V tomto ustanovení je totiž jasně stanoveno, že doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného podle § 163. Praktické případy však již prokázaly, že aplikace § 170 odst. 4 druhé věty, vzhledem k obecné formulaci, bude třeba uplatnit i pro situace, jak je již shora naznačeno, kdy při zahraniční pracovní cestě nevznikne zaměstnanci nárok na zahraniční stravné při delším pobytu v zahraničí, protože mu vznikne nárok na tuzemské stravné, tj. při druhé variantě pro poskytování zahraničního stravného ve výši jedné třetiny základní sazby zahraničního stravného. Každé časové pásmo je samostatné a nelze je kombinovat dohromady, jak vykládají někteří lektoři na přednáškách.
Stručněji formulováno jsou nová časová pásma pro zahraniční pracovní cesty podle doby pobytu v zahraničí v kalendářním dni pro určení výše zahraničního stravného následující:
+---+-------------------------------------------------------------+---------------------------------------+ | 1 | déle než 18 hodin | základní sazba zahraničního stravného | | 2 | déle než 12 hodin a nejvýše 18 hodin | 2/3 základní sazby | | 3 | alespoň 1 hodina a nejvýše 12 hodin nebo déle než 5 hodin, | 1/3 základní sazby | | | pokud vznikne zaměstnanci za cestu po ČR právo | | | | na tuzemské stravné | | | 4 | méně než 1 hodina | zahraniční stravné se neposkytuje | +---+-------------------------------------------------------------+---------------------------------------+
Na rozdíl od podnikatelské sféry, rozpočtová sféra, tj. její zaměstnavatelé, musí vždy poskytnout svým zaměstnancům zahraniční stravné s respektováním základní sazby zahraničního stravného, protože v § 179 odst. 1 ZP je jednoznačně stanoveno, že při poskytování zahraničního stravného se § 170 odst. 2 věty první nepoužije a zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného prováděcím právním předpisem, tj. příslušnou vyhláškou Ministerstva financí - pozor ve vazbě na § 170 odst. 3, tedy ve výši podle doby pobytu v zahraničí! Zaměstnavatelům v rozpočtové sféře zůstala i nadále podle § 179 odst. 2 ZP možnost limitované zvýšení zahraničního stravného, a to do výše nepřesahující 15 % (tedy maximálně o 15 %) základní sazbu zahraničního stravného vymezeným zaměstnancům, kterými jsou pouze vedoucí organizačních složek státu a jejich zástupci a statutární orgány a jejich zástupci.
Také pro zahraniční pracovní cesty, obdobně jako pro tuzemské pracovní cesty, je upraveno snížení (krácení) tohoto stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla během zahraniční pracovní cesty zaměstnancům. Nová úprava je plně adekvátní nové úpravě pro tuzemské stravné - pro podnikatelskou sféru je také ponecháno stanovené rozpětí v procentech pro snižování a pro rozpočtovou sféru pevná procenta.
I pro zahraniční pracovní cesty platí, že bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné:
*
v podnikatelské sféře ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:
a)
70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
b)
35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
c)
25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
*
v rozpočtové sféře snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:
a)
70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
b)
35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
c)
25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
K tomu je ještě pro rozpočtovou sféru výslovně stanoveno v novém odstavci 4, že zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla a během zahraniční pracovní cesty, která trvá 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.
Pro podnikatelskou sféru je pak v § 170 odst. 5 ZP ještě přesně stanoveno, že nesjedná-li zaměstnavatel nižší hodnotu snížení zahraničního stravného, nebo ji neurčí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o nejvyšší hodnotu stanovenou ve větě první a tím se rozumí podle Ministerstva práce a sociálních věcí nejvyšší procentuální hodnoty stanovené pro jednotlivá časová pásma. I toto znamená pro zaměstnance nepochybně nepříjemné zpřísnění. Výsledek bude pro zaměstnance shodný bez ohledu na to, jestli zaměstnavatel bude podle formulace jednat záměrně nebo také třeba z nedbalosti.
Pro snadnější pochopení uvádím praktické příklady.
Příklad 1
Zaměstnanec je vyslán na třídenní zahraniční pracovní cestu do Rakouska do Vídně:
Varianta 1
Odjezd z Brna v 10.00 hodin a překročení česko-rakouských hranic v 11.30 hodin, návrat třetí den a překročení rakouskočeské hranice v 16.00 hodin; příjezd do Brna v 17.30 hodin. Jaký je nárok na stravné?
Řešení
Zaměstnanci přísluší stravné v následující výši: 1. den - tuzemské stravné nepřísluší, protože cesta na hraniční přechod trvala pouze 1 a 1/2 hodiny, přísluší zahraniční stravné za dobu trvání zahraniční pracovní cesty (fakticky pobytu v zahraničí) 12 a 1/2 hodiny, tj. v pásmu déle než 12 hodin a nejvýše 18 hodin, tedy ve výši 2/3 základní sazby stanovené pro Rakousko, tj. v roce 2012 v částce 45 EUR, tedy ve výši 30 EUR; 2. den - pobyt v Rakousku - stravné 45 EUR; 3. den - opět zahraniční stravné ve shodném časovém pásmu jako první den, tj. ve výši 30 EUR.
Varianta 2
Odjezd z Chebu v 11.30 hodin a překročení česko-rakouských hranic v 17.15 hodin, návrat třetí den a překročení rakouskočeských hranic ve 12.30 hodin; příjezd do Chebu v 18.45 hodin.
Řešení
Zaměstnanci přísluší stravné v následující výši: 1. den - přísluší tuzemské stravné podle § 163 odst. 1 písm. a) nebo § 176 odst. 1 písm. a) a zahraniční stravné v časovém pásmu alespoň 1 hodina a nejvýše 12 hodin pobytu v zahraničí, tj. ve výši 1/3 základní sazby, tedy v částce 15 EUR, protože pobyt v zahraničí při nároku na tuzemské stravné byl delší než 5 hodin (§ 170 odst. 3 ZP); 2. den - pobyt v Rakousku - stravné 45 EUR; 3. den - zahraniční stravné v časovém pásmu déle než 12 nejvýše 18 hodin, tj. ve výši 2/3 základní sazby, tedy 30 EUR a opět tuzemské stravné jako první den.
Příklad 2
Zaměstnanec je vyslán na jednodenní zahraniční pracovní cestu do Německa k předání určitého materiálu a to tak, že z místa východiska pracovní cesty pojede na česko-německou hranici 3 hodiny, z hranic do místa přechodného pracoviště mu cesta bude trvat 2 hodiny a taktéž zpět na německo-českou státní hranici a do místa ukončení této pracovní cesty dojede po 3 a 1/2 hodinách.
Řešení
Zaměstnanci přísluší pouze tuzemské stravné, protože při této zahraniční pracovní cestě vzniká zaměstnanci nárok (právo) na tuzemské stravné za dobu překonávání vzdáleností po území České republiky - za dobu 3 a 3 a 1/2 hodin, tedy za 6 a 1/2 hodiny, nelze mu přiznat zahraniční stravné, protože jeho doba strávená mimo území České republiky netrvala déle než 5 hodin, podle § 170 odst. 3; ke zmíněným 6 a 1/2 hodinám je však třeba přičíst podle § 170 odst. 4 druhé věty ještě uvedené 4 hodiny pobytu v zahraničí, za které nepřísluší zaměstnanci zahraniční stravné - k tomu dochází proto, že text § 170 odst. 4 druhé věty zákoníku práce je skutečně obecně formulován a nelze ho tedy přehlížet i při kombinaci s § 170 odst. 3 v úplném rozsahu (přesněji řečeno u všech zahraničních pracovních cest, při kterých se zahraniční stravné neposkytuje).
V daném případě bude tedy zaměstnanci příslušet stravné podle § 163 odst. 1 nebo § 176 odst. 1 za celou dobu trvání zahraniční pracovní cesty, tj. za dobu 10 a 1/2 hodiny.
Další významná změna se týká aplikace § 163 odst. 4 ZP. Jedná se konkrétně o to, že pro výhodnější počítání stravného při pracovních cestách, které spadají do 2 kalendářních dnů (tj. do doby od 0.00 hodin jednoho kalendářního dne do 24.00 hodin druhého kalendářního dne) nelze již od 1. 1. 2012 do předmětné doby (tedy zmíněných 2 kalendářních dnů) zahrnovat případný pobyt v zahraničí (jak to připouštělo od 1. 1. 2007 Ministerstvo práce a sociálních věcí). Tato změna vyplývá z novelizovaného znění § 166 odst. 1 ZP (úprava cestovních náhrad při zahraničních pracovní cestě), kde je nově stanoveno, že zaměstnavatel je povinen za podmínek dále stanovených poskytnout zaměstnanci stravné ve výši a za podmínek stanovených v § 163 s výjimkou odstavce 4. Tato formulační změna tedy prakticky znamená, že § 163 odst. 4 ZP platí pouze a výhradně pro tuzemské pracovní cesty.
Příklad 3
Obchodní zástupce odjede na pracovní cestu 3. 5. 2012 v 7.00 hodin ze sídla firmy na Moravu, kde zůstane do druhého dne. Do sídla firmy se vrátí dne 4. 5. 2012 v 16.00 hodin. Pracovní cesta trvá celkem 33 hodin. Obdrží za každý den pracovní cesty 151 Kč (protože pracovní cesta trvala déle než 18 hodin) nebo obdrží za první den 96 Kč (pracovní cesta v daném dni trvala 17 hodin) a za druhý den také 96 Kč (v daném dni trvala cesta 16 hodin)? Předpokládám, že zaměstnavatel nezajistil žádnou bezplatnou stravu, tzn. nedojde ke krácení stravného.
Řešení
Z formulace dotazu je zřejmé, že se jedná o zaměstnavatele v podnikatelské sféře (tj. zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce), neboť se uvádí, že jde o zaměstnance firmy. Podmínky pro poskytování tuzemského stravného pro podnikatelskou sféru upravuje § 163 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů. Výši tohoto stravného pro kalendářní rok 2012 pak stanoví v dolním limitu vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí č. 429/2011 Sb. Obecně platí zásada, že každá pracovní cesta se posuzuje zvlášť a samostatně a v rámci několika denních pracovních cest každý kalendářní den zvlášť a samostatně. K tomu pak platí výjimka stanovená v § 163 odst. 4 shora citovaného zákoníku práce.
Podle zmíněného § 163 odst. 1 zákoníku práce platí, že za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné nejméně ve výši:
a)
64 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b)
96 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c)
151 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
K takto stanovenému stravnému platí výjimka stanovená právě v § 163 odst. 4 zákoníku práce, kde je jasně a přesně stanoveno, že při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. V citovaném ustanovení uvedená pracovní cesta spadající do 2 kalendářních dnů, představuje pracovní cestu konanou v časovém úseku od 0.00 hodin jednoho kalendářního dne do 24.00 hodin druhého kalendářního dne.
Z uvedeného tedy vyplývá, že pokud se jedná o dvoudenní tuzemské pracovní cesty, je třeba uplatnit dvojí výpočet stravného - jednak oddělené počítání za každý kalendářní den samostatně podle zmíněného § 163 odst. 1 nebo neoddělené počítání právě podle zmíněného § 163 odst. 4 a zaměstnanci bude příslušet stravné v té výši, která bude pro něho výhodnější.
Způsob výpočtu stravného – počítáno s nejnižšími limity
Oddělené počítání:
*
1. den - 3. 5. 2012 - počátek pracovní cesty odjezdem v 7.00 hodin - pracovní cesta trvá v tomto kalendářním dni 17 hodin (od 7.00 hod. do 24.00 hod.), tj. v časovém pásmu déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin - zaměstnanci přísluší stravné ve výši 96 Kč;
*
2. den - 4. 5. 2012 - konec pracovní cesty příjezdem v 16.00 hodin - pracovní cesta trvá v tomto kalendářním dni 16 hodin (od 0.00 hod. do 16.00 hod.), tj. také v časovém pásmu déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin - zaměstnanci přísluší stravné ve výši také 96 Kč.
Celkem za oba dny, tedy předmětnou pracovní cestu přísluší zaměstnanci při odděleném počítání stravného celkové stravné ve výši 96 Kč + 96 Kč = 192 Kč.
Neoddělené počítání:
*
zaměstnanec zahájil pracovní cestu první den odjezdem v 7.00 hodin a ukončil ji druhý den příjezdem v 16.00 hodin - tato pracovní cesta tedy trvala celkem 33 hodin (17 + 16 hodin) - při neodděleném počítání stravného přísluší zaměstnanci za prvních 24 hodin stravné ve výši 151 Kč a zbytek hodin trvání pracovní cesty činí 9 hodin (33 - 24 hodin), tj. časové pásmo 5 až 12 hodin, kdy zaměstnanci přísluší stravné ve výši 64 Kč - zaměstnanci tedy přísluší celkem při neodděleném počítání stravné ve výši 151 Kč + 64 Kč = 215 Kč.
Z uvedeného je zřejmé, že v daném případě je pro zaměstnance výhodnější neoddělené počítání stravného a dosažení jeho výše v částce 215 Kč.
Poskytování kapesného
S poskytováním zahraničního stravného při zahraničních pracovních cestách úzce souvisí poskytování kapesného, neboť kapesné se počítá právě z poskytovaného zahraničního stravného, a to podle § 180 ZP. S ohledem na skutečnost, že zmíněné ustanovení § 180 nedoznalo žádné formulační změny, bude postup výpočtu kapesného po novele shodný jako před novelou. Prakticky to znamená, že kapesné se bude i nadále počítat ze skutečně vzniklého nároku na zahraniční stravné, tj. z výše zahraničního stravného přiznávaného podle § 170 odst. 3 a § 179 - to současně znamená, že se bude počítat ze zahraničního stravného před případným snižováním (krácením) z důvodu poskytnutí bezplatného jídla (stravné se snižuje z důvodu bezplatného jídla, protože zaměstnanec obdrží právě jídlo „in natura“ a kdyby se stravné nekrátilo, dostal by zaměstnanec bezplatně jídlo a pak by na toto jídlo obdržel ještě finanční částku ve stravném). V této souvislosti je třeba také zdůraznit, že časová pásma stanovená v § 170 odst. 3 ZP jsou platná jak pro podnikatelskou sféru, tak sféru rozpočtovou. Na věci nemění nic ani skutečnost, že zaměstnanec z důvodu bezplatně poskytnutých jídel v průběhu pracovní cesty, neobdrží žádné stravné - kapesné se za takové situace bude počítat z té výše zahraničního stravného, která by byla zaměstnanci poskytnuta, kdyby mu nebyla poskytována bezplatná jídla. Kapesné nelze nikdy krátit, k tomu neexistuje žádné zákonné ustanovení, a kdyby se mělo kapesné počítat ze sníženého (kráceného) stravného, snižovalo by se automaticky i kapesné. Výklady tohoto směru jsou nepřípustné. Mimoto zákony se nemají vykládat, nýbrž číst a aplikovat.
Příklad 4
Zaměstnanec firmy je vyslán na dvoudenní zahraniční pracovní cestu do Německa. První den zahraniční pracovní cesta (pobyt v zahraničí trvá 14 hodin a v tento den byl zaměstnanci poskytnut bezplatně oběd a večeře a druhý den trvala zahraniční pracovní cesta (pobyt v zahraničí) 10 hodin a zaměstnanci byla poskytnuta bezplatně snídaně. Kapesné bylo zaměstnanci přiznáno ve výši 30 % a současně mu bylo oznámeno před pracovní cestou snížení (krácení) stravného z důvodu bezplatného stravování tak, že za každé bezplatné jídlo bude zahraniční stravné kráceno o nejvyšší stanovená procenta v jednotlivých časových pásmech, jak je stanoveno v § 170 odst. 5 zákoníku práce.
Řešení a výpočet
1. den - pracovní cesta trvala 14 hodin, tj. II. časové pásmo - pobyt v zahraničí trval v časovém rozpětí déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin; zahraniční stravné náleží ve výši 2/3 základní sazby zahraničního stravného stanovené příslušnou vyhláškou pro Německo, tedy z 45 EUR; zaměstnanci však byla poskytnuta 2 bezplatná jídla (oběd a večeře) a proto mu bude stravné sníženo (kráceno) o 70 % (2 x 35 %) podle § 170 odst. 5 písm. b) ZP, tj.: 2/3 ze 45 EUR - 70 % = 30 - 70 % ze 30 = 30 - 21 = 9 EUR.
Zaměstnanci přísluší za tento den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši 9 EUR. K tomu je přiznáno kapesné ve výši 30 % podle § 180 ZP a to je nutno počítat ze zahraničního stravného před snížením (krácením), tedy ze zahraničního stravného 30 EUR, na které by zaměstnanci vznikl nárok, kdyby mu nebylo toto stravné sníženo z důvodu poskytnutí bezplatných jídel; kapesné ve výši 30 % tedy činí v tomto případě za tento den zahraniční pracovní cesty (30 % z 30 EUR = 9 EUR) 9 EUR.
Za tento 1. den zahraniční pracovní cesty přísluší zaměstnanci tedy zahraniční stravné ve výši 9 EUR a kapesné též ve výši 9 EUR - celkem 18 EUR.
2. den - pracovní cesta trvala 10 hodin, tj. I. časové pásmo - pobyt v zahraničí trval v časovém rozpětí 12 hodin a méně, avšak alespoň jednu hodinu; zahraniční stravné náleží ve výši 1/3 základní sazby zahraničního stravného, tedy z 45 EUR; zaměstnanci však bylo poskytnuto 1 bezplatné jídlo (snídaně) a proto mu bude stravné sníženo (kráceno) o 70 % podle § 170 odst. 5 písm. a) ZP, tj.:
1/3 ze 45 EUR - 70 % = 15 - 70 % z 15 = 15 - 10,5 = 4,5 EUR.
K tomu je přiznáno kapesné ve výši 30 % podle § 180 ZP a to je nutno počítat ze zahraničního stravného před krácením, tedy ze zahraničního stravného 15 EUR, na které by zaměstnanci vznikl nárok, kdyby mu nebylo toto stravné sníženo z důvodu poskytnutí bezplatného jídla (snídaně).
Kapesné ve výši 30 % tedy činí v tomto případě za tento den zahraniční pracovní cesty (30 % z 15 EUR = 5 EUR) 5 EUR. Za tento 2. den zahraniční pracovní cesty přísluší zaměstnanci tedy zahraniční stravné ve výši 4,5 EUR a kapesné ve výši 5 EUR - celkem 9,5 EUR.
Za tuto zahraniční pracovní cestu přísluší zaměstnanci celkem stravné v částce 13,5 EUR (9 + 4,5) a kapesné 14 EUR (9 + 5), dohromady 27,5 EUR.