Outsourcing - výhody, nevýhody a rizika z pohledu malých a středních podniků

Jak již bylo naznačeno v úvodu, pro označení externího využití služeb nelze v češtině nalézt jednotný výraz, proto i u nás je využíván anglický termín outsourcing, což je zkratka Obecně můžeme outsourcing charakterizovat jako činnost, při které společnost deleguje určité své interní aktivity na externí, specializovanou firmu (servisní organizaci) a nevykonává je tedy vlastními silami. Tato firma je obvykle nezávislá na firmě, pro kterou se daná činnost zabezpečuje. Pro představu se v našem českém prostředí může jednat o účetní firmu, která sídlí ve stejném městě jako její . Základní charakteristikou je většinou malá vzdálenost a osobní znalost, přičemž obvykle probíhá neformální, i když standardizovaná komunikace.

Často zaměňovaným, ale souvisejícím pojmem s outsourcingem je Zatímco outsourcing vyjadřuje přesun určitých aktivit na externí společnost v rámci domácího trhu, tedy stejné země, tak offshoring je přesun aktivit na poskytovatele v zahraničí. Již se však nerozlišuje, zda se jedná o propojenou nebo nezávislou firmu.

Třetím pojmem, který je třeba v této souvislosti zmínit, jsou takzvaná pro která je často používán anglický výraz „shared services“. Na rozdíl od outsourcingu jsou tato centra zakládána v rámci daného podniku, a to buď ve formě společného podnikání, nebo je založena samostatná dceřiná společnost, do níž je daná činnost přesunuta. Nejedná se tedy již o přesun na nezávislou třetí firmu, ale o vyčlenění činností na specializovanou jednotku v rámci skupiny firem. Podněty pro zřízení servisního centra (platí i pro offshoring) jsou různé. Většinou se jedná o využití kvalifikované, ale levnější pracovní síly či jiných, nejčastěji daňových úlev a zvýhodnění. Ať již nazýváme převedení provádění určitých vnitrofiremních činností a procesů jakkoliv, důležité je uvědomit si nejen hlavní výhody, ale i nevýhody a možná rizika.

Jedním z hlavních důvodů pro využití outsourcingu jsou ekonomické úspory, a to nejen v podobě úspory peněžních prostředků, ale také úspory času. Pokud se společnost rozhodne jej využít v plném rozsahu, vyhne se tak nutnosti jednorázově investovat nemalé prostředky do nákupu hardwaru, specializovaného softwaru a licencí a s tím spojené implementace systémů a zdlouhavého zaškolení zaměstnanců. Malá a středně velká společnost se tak naopak může dostat k aplikacím, které by si sama jinak nemohla dovolit. Dodavatelská společnost navíc zajišťuje pravidelnou údržbu a upgrade. Pravidelné měsíční platby tedy zahrnují veškeré náklady s tím spojené a vedlejší náklady by se neměly vyskytnout. Pro menší společnosti může outsourcing znamenat úsporu v mzdových nákladech, kdy nemusí průběžně zajišťovat kvalifikaci (natož při změně zákonů) a zabezpečovat zastupitelnost zaměstnance. Rozsah ekonomických úspor je u jednotlivých společností individuální a měl by být před využitím outsourcingu zvážen. Vedle těchto vyčíslitelných přínosů existují i různé přínosy, jež se složitě kvantifikují. Jedná se zpravidla o zefektivnění vnitropodnikových procesů, uvědomění si různých možných rizik zažitých postupů a podobně. Obzvláště zřetelné je to u offshorovaných činností či činností postoupených na centrum sdílených služeb. Bez násilné standardizace není využívání těchto služeb zpravidla vůbec možné. Na druhou stranu vítězem bývá zlepšení vnitřního kontrolního prostředí a systému společnosti.

Mezi rizika patří především snížení a někdy až ztráta kontroly nad danou oblastí, která je zajišťována outsourcingem. Proto by si měla společnost dobře rozmyslet, na kterou oblast outsourcing využije, a k tomu dostatečně přesně upravit konkretizující podmínky (kdo a jakou činnost bude provádět, kdy, kde ...). Těžko se dohlíží také na kvalifikaci pracovníků pracujících v dodavatelské firmě (o jejich fluktuaci nemluvě), proto je vhodné předávat do outsourcingu především rutinní činnosti. Komplikované účetní případy, a ty se vyskytnou s ohledem na různorodost reálného života vždy, je potřeba řešit s danou firmou nejlépe osobně.

U velkých nadnárodních, ať již offshorových či centralizovaných sdílených služeb, z pohledu malých a středních podniků je situace horší. Podcenit nelze také možný únik informací a případně samotné odborné či časové selhání dodavatelské firmy. Většinu těchto rizik lze výběrem kvalitní a spolehlivé outsourcingové společnosti. Kvalitní dodavatelská firma by měla být schopna zaručit plnou funkčnost a odbornost služeb, ale ani nejlepší outsourcingová společnost nemůže převzít plnou odpovědnost např. za řádné vedení účetnictví.

Proto určitě nebude na tomto místě na škodu ujistit se, jak to vypadá s odpovědností za vedení účetnictví v případě využívání jak outsourcingu, tak i offshoringu či centra sdílených služeb. Povinnost zajištění řádného vedení účetnictví je jednou ze základních povinností jednatele.

Žádné zákonné ustanovení neuvádí, že by účetnictví musel vést jednatel osobně, ale přesto by se v praxi mohla tato situace vyskytnout. Reálně se tato varianta u běžné obchodní či výrobní firmy nedoporučuje. Pro splnění této povinnosti jednatele je naprosto dostačující zabezpečení vedení účetnictví třetí osobou, ať se jedná o vlastního zaměstnance či externí osobu. Pověřit vedením účetnictví externí osobu, ať fyzickou či právnickou, umožňuje ustanovení § 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“). Každé z nich však musí poskytnout informace a vytvořit podmínky potřebné pro vedení řádné evidence, ale ani toto neznamená absolutní zbavení se odpovědnosti za řádné vedení účetnictví.

I když se v běžné praxi od jednatelů nevyžadují odborné znalosti, své odpovědnosti za škodu způsobenou porušením zákonné povinnosti se zprostí pouze v případě, že prokáže zajištění dostačujících potřebných podmínek a poskytnutí úplných informací pro řádné vedení účetnictví. Vážnost odpovědnosti jednatele za účetnictví podtrhuje i ustanovení § 18 odst. 2 ZU - podpis statutárního orgánu je jedna z podmínek pro uznání účetní závěrky jako sestavené, a to bez ohledu na to, kdo ji sestavoval.

Pro ujištění jednatele o správnosti vedení účetnictví třetí osobou, i přes poskytnutí jeho potřebné součinnosti, může sloužit mimo jiné ověření účetní závěrky auditorem. Audit účetní jednotky, která využívá outsourcing účetních služeb, z auditorského pohledu upravuje Mezinárodní auditorský standard (ISA) 402 - Zvažované skutečnosti týkající se účetní jednotky využívající služeb servisní organizace. Cílem auditora by mělo být seznámení se s povahou a rozsahem služeb poskytovaných servisní organizací a s jejich dopadem do interního kontrolního systému auditované účetní jednotky. Je totiž potřeba v dostatečné míře odhalit možná rizika a následně upřesnit postup auditu tak, aby byla tato rizika vhodně zohledněna. Nutnou součástí auditu je také definování vztahu mezi účetní jednotkou a servisní organizací, především zmapování smluvních podmínek upravujících činnost outsourcingu.

Nedostatečně nebo nevhodně upravená smlouva mezi účetní jednotkou a servisní organizací může vést k znevýhodnění účetní jednotky. Snahou by proto mělo být posouzení, zda příslušná smlouva dostatečně chrání práva a zájmy účetní jednotky, především by mělo být posouzeno, zda jsou data dobře chráněna a zda účetní jednotka není na outsourcingu plně závislá.

Informace o kvalitě, rozsahu, spolehlivosti a vůbec povaze poskytovaných služeb lze získat z celé řady zdrojů, jakými jsou například uživatelské manuály, přehledy o systémech, smlouvy mezi účetní jednotkou a servisní organizací, zprávy interních či externích auditorů a regulačních orgánů. Efektivitu a řádnost vedení účetnictví lze získat také od auditorů jiné účetní jednotky, která využívá služeb servisní organizace. Ta sama různá stanoviska a audity svých vnitřních procesů zpravidla na vyžádání poskytuje.

Nejčastějším případem outsourcovaných činností vůbec je oblast Již jen z povahy věci se jedná o oblast, která je úzce specializovaná, a u malých firem je téměř nemožné provádět všechny úkony vlastními zdroji. Samozřejmě záleží na rozsahu a specializovanosti prováděných činností, zdali jsou servisní organizací pro společnost vyvíjeny elektronické aplikace šité na míru a podobně.

Obrázek je možno si udělat již ze základní smlouvy, kde jsou či naopak nejsou řešena autorská práva a přístup k používaným softwarům, jak je prováděno zajištění a ochrana dat, jejich zálohování a obnova v případě výpadku proudu či systému, jak fungují odsouhlasovací a kontrolní postupy apod. O ujednání o odpovědnosti při zjištění chyby a nedostatku, opožděném provedení IT zásahů či vůbec dispozici uživatelských příruček nemluvě. Takovýchto důležitých oblastí v tomto případě je opravdu hodně a člověk si jednotlivá rizika uvědomí, až když nefungují určité činnosti či programy. V této oblasti platí víc než v jiné, že důležitá je kontrola a vzájemná koordinace požadavků a prováděných činností.

I když se tato oblast může zdát příliš sofistikovaná, přece jenom i zde platí zdravý selský rozum. Například nedílnou součástí rozhodování o využití sdílených či outsourcovaných služeb by měla být základní otázka, zda došlo v minulých letech k odhalení nějakých chyb, jak byly zjištěny a opraveny a jaká byla následně přijata opatření pro jejich zamezení.

Dalším řešeným aspektem může být problém s úplností dokladů, což může být u malé firmy větší problém než u firmy větší. Navíc, když je využíván offshoring či centrum sdílených služeb je umístěno v zahraničí, mohou nastávat triviální chyby a omyly typu záměny domácí měny za měnu například sousedního státu. Na druhou stranu právě tyto společnosti mají propracovány různé interní kontroly, které takovéto chyby mohou odhalit.

Z pohledu malé a střední firmy se jeví jako nejvýhodnější outsourcing před offshoringem či centrem sdílených služeb. Důvody jsou jednoduché. Outsourcingová firma zná lépe danou účetní jednotku. Komunikace bývá přímá, rychlejší a zároveň neformální. V případě nesouladu informací a podkladů reaguje rychleji a problémy jsou obvykle řešeny do samého konce. Rutinních operací bývá (jak absolutně, tak poměrově) zpravidla v porovnání s velkými společnostmi méně. Naopak řešení neobvyklých či specifických účetních případů je vhodnější za účasti outsourcingového partnera, než přímo v účetní jednotce.

Navíc při dobrém nastavení procesů, předávání informací a provádění kontrol může být zajištěno flexibilní a operativní řízení. I když tato stránka spolupráce může ze začátku přinášet mnoho nepříjemných změn (například změna zažitých postupů a podobně), přesto tím lze vylepšit a zefektivnit oběh dokladů a informací, a tím i prvků interního kontrolního prostředí. A to platí nejen pro outsourcing, ale i offshoring a sdílení služeb. U offshoringu a někdy u centra sdílených služeb hrozí při primární orientaci účetnictví na IFRS či US GAAP dané skupiny ztráta důležitých detailů a specifik národní účetní legislativy. Zpravidla je pak lokální účetnictví zajišťováno pomocí převodových můstků apod. Ne všechny rozdíly musí být odhaleny. Mohou být však důležité pro výpočet daně z příjmů právnických osob či stanovení správného výsledku hospodaření pro účely výplaty podílů na zisku.

I když se zdá, že závěr jednoznačně vyznívá ve prospěch outsourcingu, záleží vždy na konkrétních okolnostech.

Věříme, že výše uvedené informace jsou dostatečné k utvoření vlastního kvalifikovaného názoru pro úspěšné rozhodování o outsourcingu.