Účetní uzávěrka a závěrka při zpracování účetnictví prostřednictvím účetních softwarů

Pro sestavení účetní uzávěrky a závěrky a splnění následných povinností souvisejících s účetní závěrkou jsou pro účetní jednotky závazné tyto právní dokumenty:

Na konci účetního období je třeba zajistit, aby konečné zůstatky na rozvahových účtech věrně zobrazovaly stav majetku a jeho zdrojů a aby byl výsledek hospodaření vyčíslen ve správné výši. V účetní jednotce se provádí následující činnosti:

Účetní uzávěrka je proces uzavírání výsledkových a rozvahových účtů, který směřuje ke zpřesnění účetnictví a zajišťuje splnění zásady věrného a poctivého obrazu účetnictví. Při uzávěrce výsledkových účtů se konečné stavy nákladových účtů přeúčtují na vrub příslušného účtu v účtové skupině 71 - Účet zisků a ztrát a konečné stavy výnosových účtů ve prospěch tohoto účtu. Na účtu zisků a ztrát se pak zjistí účetní výsledek hospodaření za účetní období, tj. poměřením vynaložených nákladů a dosažených výnosů se určí, zda bylo za dané účetní období dosaženo zisku nebo zda vznikla ztráta. U rozvahových účtů přeúčtuje účetní jednotka konečné zůstatky účtů aktiv na vrbu účtu v účtové skupině 70 - Účty rozvažné a konečné zůstatky pasiv ve prospěch tohoto účtu. Poslední účetní zápis daného účetního období je přeúčtování výsledného zůstatku účtu v účtově skupině 71 - Účet zisků a ztrát. Pokud vyjde výsledek hospodaření jako ztráta, účtuje ho účetní jednotka na vrub účtu v účtové skupině 70 - Účty rozvažné. V případě, že by vyšel zisk, zaúčtuje ho ve prospěch tohoto účtu. Tím je dosaženo rovnosti stran MD a D a účetní jednotka tímto uzavřela účetnictví daného účetního období. Údaje z účtu v účtové skupině 70 - Účty rozvažné a z účtu v účtové skupině 71 - Účet zisků a ztrát účetní jednotka využije při sestavení účetní závěrky.

Účetní závěrka je tvořena účetními výkazy - rozvahou, výkazem zisku a ztráty a přílohou. Může dále obsahovat i přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu. Řádná účetní závěrka se sestavuje k poslednímu dni účetního období- k rozvahovému dni.

Rozvaha je základním účetním výkazem. Ostatní účetní výkazy vznikly historicky oddělením z rozvahy pro účely podrobnějšího zjišťování. Vzájemným pojítkem rozvahy a výsledovky je hospodářský výsledek (zisk nebo ztráta). Pojítkem rozvahy a přehledu o peněžních tocích je bilance příjmů a výdajů.

Podstatou podnikání je neustálý koloběh, neboli obrat vložených prostředků, tj. kapitálu. Má-li být podnikání ziskové, musí každá obrátka přinést více, než jsme do ní vložili. Během této obrátky se vložené prostředky různým způsobem a na různou dobu postupně přeměňují do několika forem. Tato přeměna tvoří podstatu tzv. reprodukčního (resp. provozního) cyklu podniku. Tento reprodukční cyklus musí být na druhé straně finančně kryt, ať už prostředky vlastními nebo cizími (vypůjčenými). Podstatou rozvahy je zachycení stavu tohoto koloběhu prostředků v určitém okamžiku. Rozvaha zachycuje stav majetku v podniku (aktiv) na jedné straně a zdrojů jeho krytí na straně druhé (pasiv) k určitému datu v peněžním vyjádření.

Základní rovnice rozvahy je: součet aktiv = součtu pasiv.

 +---------------------------------------------+------------------------------+----------------+ |                                             |       Běžné účetní období    | Minulé účetní  | |                                             |                              | období         | |                   AKTIVA                    +---------+----------+---------+----------------+ |                                             | Brutto  |  Korekce |  Netto  |     Netto      | |                                             |   1     |     2    |    3    |       4        | +-----+---------------------------------------+---------+----------+---------+----------------+ |     | AKTIVA CELKEM                         |         |          |         |                | +-----+---------------------------------------+---------+----------+---------+----------------+ | A.  | Pohledávky za upsaný vlastní 
kapitál
  |         |          |         |                | | B.  | Dlouhodobý majetek                    |         |          |         |                | |     | I. Dlouhodobý nehmotný majetek        |         |          |         |                | |     | II. Dlouhodobý hmotný majetek         |         |          |         |                | |     | III. Dlouhodobý finanční majetek      |         |          |         |                | +-----+---------------------------------------+---------+----------+---------+----------------+ | C.  | Oběžná aktiva                         |         |          |         |                | |     | I. Zásoby                             |         |          |         |                | |     | II. Dlouhodobé pohledávky             |         |          |         |                | |     | III. Krátkodobé pohledávky            |         |          |         |                | |     | IV. Krátkodobý finanční majetek       |         |          |         |                | +-----+---------------------------------------+---------+----------+---------+----------------+ | D.  | Ostatní aktiva                        |         |          |         |                | |     | I. Časové rozlišení                   |         |          |         |                        | +-----+---------------------------------------+---------+----------+---------+----------------+  +------------------------------------------------+-----------------+-----------------+ |                                                | Stav v běžném   | Stav v minulém  | |                       PASIVA                   | účetním období  | účetním období  | |                                                |       5         |        6        | +-----+------------------------------------------+-----------------+-----------------+ |     | PASIVA CELKEM                            |                 |                 | +-----+------------------------------------------+-----------------+-----------------+ | A.  | Vlastní 
kapitál
                          |                 |                 | |     | I. Základní 
kapitál
                      |                 |                 | |     | II. Kapitálové fondy                     |                 |                 | |     | III. Fondy ze zisku                      |                 |                 | |     | IV. Výsledek hospodaření z minulých let  |                 |                 | |     | V. Výsledek hospodaření běžného období   |                 |                 | +-----+------------------------------------------+-----------------+-----------------+ | B.  | Cizí zdroje                              |                 |                 | |     | I. Rezervy                               |                 |                 | |     | II. Dlouhodobé závazky                   |                 |                 | |     | III. Krátkodobé závazky                  |                 |                 | |     | IV. Bankovní úvěry a výpomoci            |                 |                 | +-----+------------------------------------------+-----------------+-----------------+ | C.  | Ostatní pasiva (přechodné účty)          |                 |                 | |     | I. Časové rozlišení                      |                 |                 | +-----+------------------------------------------+-----------------+-----------------+ 

Celkem jsou pro aktiva k dispozici čtyři sloupce:

(sloupec 1) uvádí aktiva v ocenění, které je stanoveno pro jednotlivé položky zákonem, tj. zejména v pořizovacích cenách.

(sloupec 2) obsahuje peněžní částky se záporným znaménkem a plní dvě funkce:

Opravné položky se vytvářejí k:

Odlišná pravidla pro vyjádření změn v ocenění majetku platí pro technické zhodnocení (rekonstrukci, modernizaci) dlouhodobého hmotného majetku, jímž se zvyšuje pořizovací cena tohoto majetku, pro kapitálové účasti podniku a dále pro investiční společnosti a investiční fondy.

(sloupec 3) je rozdílem brutto stavu a korekce.

(sloupec 4) obsahuje tutéž informaci jako sloupec 3 pro předchozí účetní období.

Ke dluhům se v českém účetnictví opravné položky netvoří. Pokud při inventarizaci výše závazku přesahuje jeho ocenění (např. narostly úroky z prodlení nebo penále), vyjádříme to přímo jako zvýšení závazků (a současně náklad).

Nevýhodou rozvahy je statický charakter, rozvaha je sestavována k určitému okamžiku. V okamžiku, kdy analyzujeme, už je stav majetku, závazků a vlastního kapitálu jiný.

Rozvaha je jako jedna z nejdůležitějších výstupních sestav podvojného účetnictví součástí účetních programů v podobě formuláře, v mnohých programech i v podobě textového výstupu.

Postup zpracování rozvahy v účetním programu Ekonom je následující:

V hlavní nabídce programu se v modulu zvolí nabídka kde se nacházejí všechny výstupní sestavy včetně rozvahy. Pomocí tlačítka je možné opravit hodnoty automaticky generované účetním programem na základě zápisů na rozvahové účty v průběhu účetního období. Je nutné si uvědomit, že číslo bude zadáno do tohoto pole v Kč, ale zobrazovat se bude v tis. Kč. Tla čítko vyvolá tabulku sloužící k datumovému ohraničení výpočtu a zúžení zdrojových informací pomocí rozlišení na střediska, zakázky nebo činnosti. Při výpočtu jsou automaticky dopočítány také hodnoty do sloupečku minulé období, které vycházejí z počá tečních stavů, jež byly zadány ručně nebo dopočítány automaticky při závěrce. Tlačítko "77s/c"vyvolá tisk for muláře výkazu nebo textového výstupu (tj. seznamu jednotlivých položek rozvahy s podrobným rozpisem účtů).

Výkaz zisku a ztráty slouží ke zjišťování výše, způsobu tvorby a složek hospodářského výsledku.

Samotnou podstatu výkazu je možné vyjádřit vztahem: výnosy (tržby) - náklady = hospodářský výsledek (zisk/ztráta).

Výkaz zisku a ztráty má v českém účetnictví vertikální stupňovitou podobu, kdy se zjišťuje hospodářský výsledek odděleně za činnost provozní, finanční a mimořádnou.

V souvislosti s tvorbou výkazu zisku a ztráty je důleži té dodržování akruálního principu, tj. věcné a časové shody nákladů s výnosy.

Hospodářský výsledek se zjišťuje porovnáváním nákladů a výnosů, které jsou vztaženy k danému časovému intervalu, nikoliv k prodávaným produktům (výkonům). V opačném případě by totiž mohlo docházet k tomu, že výnosy by se vázaly k jiným výkonům než k těm, na něž byly v běžném období vynaloženy náklady. Jde zejména o tyto situace:

Ve výkazu zisku a ztráty se tyto situace zobrazí v položce a

Kromě věcné shody nákladů a výnosů je pro zachycení věrného obrazu třeba dodržet i časovou shodu nákladů a výnosů s daným obdobím. Jako výnosy či náklady se tedy neuznávají všechny v tomto období uskutečněné transakce, ale pouze ty, které se k tomuto období vážou. Je třeba připomenout, že rezervy (tj. pravděpodobné budoucí závazky) se zahrnují do nákladů a snižují tak zisk. Přechodná aktiva, která vznikají spotřebou aktiv v běžném období, s nímž však nesouvisejí, se projeví jako Náklady příštích období. Přechodná aktiva, která představují prokazatelný nárok podniku na příjem, který se neuskutečnil v běžném období, ale souvisí s ním, se zachytí jako Příjem příštích období. Přechodná pasiva jsou obdobně zachycena jako Výnosy příštích období (přijaté příjmy související s příštím obdobím) a Výdaje příštích období (budoucí závazek související věcně s běžným obdobím). Kromě toho je třeba si spojitosti s časem připomenout i u položky Odpisy, která představuje náklady vyjadřující opotřebení investičního majetku.

Výkaz zisku a ztráty umožňuje sledovat tvorbu výsledku hospodaření, podává přehled o nákladech a výnosech za jednotlivé činnosti a slouží pro hodnocení schopnosti firmy zhodnocovat vložený . Náklady se člení podle nákladových druhů (podle původu nákladů, tedy co bylo spotřebováno - např. materiál, mzdy, odpisy) a podle účelu (na co byly náklady vynaloženy, např. výroba, zásobování, prodej). Základním principem vykázání nákladů je jejich souvislost s konkrétními výnosy. Výsledek hospodaření zjištěný ve výkazu zisku a ztráty (tj. ve výsledovce) se pak převede do rozvahy, kde tvoří samostatnou položku vlastního kapitálu.

+---------------------------------------------------------------------------+---------------------------------+ | | Skutečnost v účetním období | | Položky výkazu zisku a ztráty +---------------+-----------------+ | | sledovaném | minulém | +--------+-----+------------------------------------------------------------+---------------+-----------------+ | I. | | Tržby za prodej zboží | | | | | A. | Náklady vynaložené na prodej zboží | | | | | + | Obchodní marže | | | | II. | | Výkony | | | | | B. | Výkonová spotřeba | | | | | + | Přidaná hodnota | | | | | C. | Osobní náklady | | | | | D. | Daně a poplatky | | | | | E. | Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku | | | | III. | | Tržby z prodeje dlouhodobého majetku a materiálu | | | | | F. | Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku | | | | | G. | Změna stavu rezerv a opravných položek v provozní oblasti | | | | | | a komplexních nákladů příštích období | | | | IV. | | Ostatní provozní výnosy (smluvní pokuty a úroky | | | | | | z prodlení, výnosy z odepsaných pohledávek | | | | | | aj. provozní výnosy) | | | | | H. | Ostatní provozní náklady | | | | V. | | Převod provozních výnosů | | | | | I. | Převod provozních nákladů | | | | * | | Provozní výsledek hospodaření | | | | VI. | | Tržby z prodeje cenných papírů a podílů | | | | | J. | Prodané cenné papíry a podíly | | | | VII. | | Výnosy z dlouhodobého finančního majetku | | | | VIII. | | Výnosy z krátkodobého finančního majetku | | | | | K. | Náklady z finančního majetku | | | | IX. | | Výnosy z přecenění cenných papírů a derivátů | | | | | L. | Náklady z přecenění cenných papírů a derivátů | | | | | M. | Změna stavu rezerv a opravných položek | | | | | | ve finanční oblasti | | | | X. | | Výnosové úroky | | | | | N. | Nákladové úroky | | | | XI. | | Ostatní finanční výnosy | | | | | O. | Ostatní finanční náklady | | | | XII. | | Převod finančních výnosů | | | | | P. | Převod finančních nákladů | | | | * | | Finanční výsledek hospodaření | | | | | Q. | Daň z příjmů za běžnou činnost | | | | ** | | Výsledek hospodaření za běžnou činnost | | | | XIII. | | Mimořádné výnosy | | | | | R. | Mimořádné náklady | | | | | S. | Daň z příjmů z mimořádné činnosti | | | | * | | Mimořádný výsledek hospodaření | | | | | T. | Převod podílu na výsledku hospodaření společníkům | | | | *** | | Výsledek hospodaření za účetní období | | | | **** | | Výsledek hospodaření před zdaněním | | | +--------+-----+------------------------------------------------------------+---------------+-----------------+

jsou následující. Po zaokrouhlení na celé tis. Kč musí být v souladu především výše uvedené základní rovnosti i hlavní součtové řádky. Účetní jednotky vyplňují rozvahu a výkaz zisku a ztráty ve všech řádcích, v případě nevyplněného řádku se tento řádek neproškrtává, nevpisují se nuly ani jiná znaménka. Účetní jednotky nesmí rozdělovat řádky na horní a dolní polovinu nebo vpisovat číselné údaje mezi řádky či do textu.

Výkaz zisku a ztráty jako výkaz vypovídající o hospodářském výsledku firmy za zvolené období může být podobně jako rozvaha tištěn v textovém provedení nebo jako formulář.

Postup zpracování výkazu zisku a ztráty v programu Ekonom je podobný jako v případě sestavení rozvahy.

V hlavním menu programu se zvolí modul následně nabídka Typ výkazu je možné vybrat v pozici účetního deníku pomocí tlačítka Tlačítko umožní zadat hodnoty minulého období v Kč. Ve výkazu pak budou zobrazeny v tis. Kč. Při následném provedení výpočtu budou hodnoty minulého období zachovány. Tlačítko zobrazí okno pro zadání datumového ohraničení, zvolení střediska, zakázky a činnosti. Dále je možné využít funkci pro výpočet pouze daňového a nikoliv účetního hospodářského výsledku. Tak se zajistí přehled o předběžném výsledku ke zdanění. Tento výsledek je také součástí celkového přehledu účetnictví. Tlačítko nabízí podobu formuláře nebo podobu textovou.

Při vstupu do části programu nazvané a následném výběru rozvahy nebo výkazu zisku a ztráty je nutné si uvědomit, že hodnoty, které se po vstupu zobrazí, jsou zachovány z posledního provedeného výpočtu a nejsou tudíž aktuální. Při posledním výpočtu také mohlo dojít k tomu, že hodnoty byly vypočteny pouze zúženým výběrem zdrojových informací, tedy jinými slovy s omezením jen pro určité středisko, zakázku nebo činnost, anebo zcela odlišné období. Proto se vždy musí provést výpočet a kontrola nastavení výpočtu, zda všechny podmínky skutečně odpovídají žádaným výsledkům.

Účetní program Ekonom sestaví veškeré účetní výkazy, které firma potřebuje, velmi přehledně. Všechny účetní výkazy se nacházejí ve výstupních sestavách. Je třeba připomenout, že výkazy je možné v tomto programu sestavit kdykoliv, není třeba čekat na konec účetního období. Před samotným vytvořením účetních výkazů je nutné zadat období, za které se budou ukazatelé sledovat, a pokud je vedeno zakázkové či střediskové účetnictví, je potřeba definovat i tyto údaje. Výhodou je, že se všechny podkladové údaje nacházejí pod jedním tlačítkem V parametrech tisku je možno nadefinovat právní formu účetní jednotky, předmět podnikání a osobu odpovědnou za účetní závěrku. Tyto údaje se objeví na vytištěných sestavách, tudíž se už nemusí do výkazů při účetní závěrce vyplňovat.

Program Money sestaví veškeré účetní výkazy, které jsou součástí účetní závěrky účetního období. Z hlavní nabídky se zvolí modul následně nabídka kde se nacházejí všechny tiskové sestavy, které tento program nabízí. Ohledně účetních výkazů je zde výběr ze dvou možností. Buď se zvolí pak program sestaví a vytiskne všechny účetní výkazy podle námi zadaných hodnot najednou, nebo se zvolí pouze nebo Program pak sestaví pouze jednotlivé výkazy.

Z nabídky se zvolí a program nabídne Zde je možnost vybrat si takové tiskové sestavy, které účetní jednotka chce vytisknout nebo exportovat. Je možné si vybrat z programem nabídnutých sestav, nebo zvolit i jiné sestavy ze seznamu pomocí volby Nabídnuté sestavy tvoří rozvaha v plném nebo zjednodušeném rozsahu, výkaz zisku a ztráty v plném nebo zjednodušeném rozsahu a cash flow. Klepnutím na tlačítko v rámci objeví tabulka, kde je možné zadat časové období, ze kterého budou data načtena. Pokud nebude zapnut přepínač budou načtena účetní data bez omezení. V opačném případě se musí zadat interval dat (je možné zadat jen jednu hodnotu intervalu). Pokud se zapne přepínač načtou se data z minulých účetních let bez omezení nastaveného intervalu.

Klepnutím na tlačítko je možné se dostat do další části ve které se nabídne tabulka, kde je možné vytisknout účetní výkazy pouze pro vybraná střediska, zakázky či činnosti. Pokud není zapnut žádný z těchto přepínačů (pro střediska, zakázky nebo činnosti), budou účetní výkazy vytištěny v celém rozsahu. V opačném případě se musí zadat střediska, zakázky nebo činnosti, pro která má být tisk omezen. Po klepnutí myší na tlačítko se objeví tabulka Zde je možné zadat datum sestavení účetních výkazů a datum schválení valnou hromadou. Po klepnutí na tlačítko lze dostat na tabulku Tato nabídka umožňuje nastavení různých potřebných požadavků pro tisk (zaokrouhlení výsledných hodnot na tisíce, vytisknutí jen nenulových řádků a upravení hodnot před tiskem). Po stisknutí tlačítka objeví tabulka Zde je možné zvolit vytisknutí nebo exportování účetních výkazů do souboru. V případě exportu je nutné nastavit vlastnosti souboru, do kterého se budou sestavy exportovat. Pro dokončení exportu je potřebné zvolit tlačítko Zobrazí se tabulka kde je možné nastavit formuláře pro jednotlivé sestavy. Sestavu lze vytisknout.

Sestavení účetních výkazů v programu Money je velice jednoduché. Tento program umožňuje sestavení výkazů podle vlastní definice uživatele (pro svého zřizovatele, banku, zahraničního partnera nebo pro potřeby firemního controllingu). Program dobře provádí všemi kroky, které vedou ke zhotovení účetních výkazů. Kromě archivace tiskových sestav ve formátu PDF a ZLP nebo zaslání účetních výkazů e-mailem, tento program také nabízí i funkci exportu tiskových sestav do formátu CSV a XML. Díky téhle funkci je možné vybrané účetní výkazy převádět např. do Exce-lu a dále zpracovávat.

Důležitou, povinně vytvářenou součástí účetní závěrky je příloha k účetním výkazům. Příloha informuje uživatele o všech detailech a podrobnostech finanční a majetkové situace podniku, které nelze vyčíst nebo odvodit z rozvahy či výkazu zisku a ztráty. Účetní jednotka může přílohu sestavit popisným způsobem, formou tabulek nebo kombinovaně, což se v praxi používá nejčastěji. Příloha obsahuje obecné údaje o účetní jednotce, informace o použitých účetních metodách, obecných účetních zásadách a způsobech oceňování, doplňující informace k rozvaze a výkazu zisku a ztráty.

Výkaz o peněžních tocích (cash flow) doplňuje rozvahu a výsledovku o další údaje: o informaci o pohybu peněžních prostředků a o "reálnosti" dosaženého hospodářského výsledku. Zatímco v rozvaze se porovnávají aktiva a pasiva, u výsledovky náklady a výnosy, ve výkazu o peněžních tocích se porovnávají příjmy a výdaje. Tento výkaz tedy abstrahuje od principu akruálního účetnictví, které přiřazuje náklady k výkonům, se kterými tyto náklady věcně a časově souvisejí. Projevem tohoto principu je např. účtování rezerv, opravných položek, časového rozlišení, odpisů investičního majetku apod.

Výkaz o peněžních tocích má relativně krátkou historii. Začal se používat zhruba od 70-80. let (zejména v USA) a stal se postupně plnohodnotnou součástí zveřejňovaných účetních závěrek. Sestavení výkazu lze provést buď přímou metodou, nebo některou z metod nepřímých.

spočívá v zásadě ve vyčlenění operací s peněžními prostředky (tj. příjmů a výdajů) ze souboru všech hospodářských operací a jejich samostatné sledování. Toto sledování lze rovněž provést dodatečně, např. analýzou účtů peněžních prostředků (pokladna, běžný účet) vedených v hlavní knize účetnictví. Tato řešení jsou však pro praktické použití zbytečně náročná, proto se volí některá z nepřímých metod.

spočívají buď v odvození z rozvahových a výsledkových operací (resp. položek), které mají vztah k peněžním prostředkům, nebo v úpravě hospodářského výsledku o další položky.

Přehled o peněžních tocích v účetních programech je k nalezení v modulu Zpracování tohoto přehledu je založeno na stejném principu jako zpracování rozvahy a výsledovky.

Informuje o příčinách zvýšení nebo snížení jednotlivých složek vlastního kapitálu během běžného účetního období a srovnává tyto údaje s minulým účetním obdobím.

Účetní výkazy slouží především potřebám finančního řízení podniku. Každý podnikatel musí sledovat stav a strukturu svého majetku a jeho krytí zdroji. Právě v tom spočívá umění finančního řízení- zvolit co nejvhodnější strukturu majetku zajišťující dlouhodobé i krátkodobé cíle podniku a optimální způsob krytí. Zásada opatrnosti při vypracování účetních výkazů vyžaduje součinnost managementu a účetních specialistů při rozumném odhadu rizik možných ztrát, které by se neměly přenášet do budoucnosti. Pokud jde o výkaz zisku a ztráty, výnosy se nesmějí nadhodnocovat a náklady podhodnocovat. Zásada opatrnosti se realizuje především tvorbou rezerv a opravných položek.