Založení účetní agendy a zpracování pokladních dokladů v účetním softwaru, 2. část

Založení účetní agendy určité firmy je první činnost, kterou je třeba provést v případě zakoupení nového účetního softwaru nebo v případě založení účetní agendy pro nově vzniklou firmu. Jestliže pro vedení účetnictví používáme programy v operačním systému windows, je založení agendy poměrně jednoduchou akcí, vedenou příslušným programem posloupností logických příkazů, které realizujeme pomocí levého tlačítka myši.

V rámci programu je třeba nejprve otevřít soubor firem (může mít označení FIRMA, nebo jiný podobný název a lze jej najít po otevření programu v jeho hlavní nabídce ), kliknutím na tlačítka PŘIDAT nebo NOVÁ se nabídne soubor formulářů, na kterých se provede identifikace firmy.

To znamená, zapíší se hlavní údaje o firmě:

Ostatní zadávané údaje mají význam informační - jedná se např. o přednastavení elektronického podpisu, loga firmy nebo o nastavení parametrů pro zálohování.

Při založení nové firmy je podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, nutné, aby ke dni zápisu firmy do obchodního rejstříku byly a sestavena V rámci modulu podvojné účetnictví je možné definovat počáteční stavy jednotlivých účtů účtové osnovy. Zadání stavů je možné upřesnit pro zvolené středisko, nebo pro celou firmu sumárně. Tlačítko Kontrola provede porovnání součtů počátků na stranách má dáti a dal. V seznamu je možné využít rychlého vyhledání účtu pouhým stiskem numerické klávesy.

Tato procedura zobrazí seznam předkontací podvojného účetnictví. Programy zpravidla nabízí seznamy nejpoužívanějších předkontací. Do tohoto seznamu je možné nadefinovat nové předkontace. Každá položka předkontace obsahuje klíč předkontace, dále pak účty stran má dáti a dal. Po zadání popisu účetní operace je možné definovat rozšířené kontování dokladu, kterými jsou účty DPH (snížená a základní sazba), dále pak zaokrouhlení a odečtené zálohy.

Pod touto volbou se nachází základní modul pro kontaci všech účetních dokladů, které tvoří obraty na jednotlivých syntetických a analytických účtech. Zápisy do účetního deníku pořizují programy automaticky při zpracování prvotních dokladů v jednotlivých knihách (Pokladna, Banka, Pohledávky, Závazky, Interní doklady, Fakturace, Skladové příjemky a Skladové výdejky). Volba slouží nejen k prohlížení, filtraci, tisku ale také k opravám a rozúčtování dokladů.

Z této evidence jsou následně generovány výstupní sestavy účetnictví - např. rozvaha, výsledovka, hlavní kniha.

Potvrzením volby se zobrazí řádkový seznam všech zápisů v deníku, ve kterém programy v operačním systému windows umožňují pohyb:

V rámci seznamu účetního deníku je možné provést přetřídění zaúčtovaných účetních případů podle položek uvedených v záhlaví sestavy účetního deníku. (např. dvojklikem myši v záhlaví sloupce).

Doklad účetního deníku je obvykle tvořen následujícími položkami:

Při práci v seznamu položek účetního deníku je možné:

V nabídce programů v sestavě účetního deníku lze nastavit parametry (zpravidla kliknutím na tlačítko ), které např. definují strukturu účtové osnovy (výnosové, nákladové účty atp.) nebo formát výkazů (ve zkráceném rozsahu, v plném rozsahu, pro příspěvkové, nevýdělečné organizace). Výběr položek v účetním deníku lze provést pomocí filtru. Programy v tomto případě nabídnou formulář, ve kterém uživatel nadefinuje specifické podmínky výběru - např. účty strany MD nebo Dal od č. účtu 301 do č. účtu 324, nebo může být výběr proveden podle č. dokladu, podle datumu, firmy, textu dokladu atp.

Na účtu 211-Pokladna se evidují peníze v hotovosti, šeky přijaté místo peněz v hotovosti, poukázky k zúčtování, Odděleně od korun českých se evidují valuty, šeky a poukázky k zaúčtování v cizích měnách.

Účet 261-Peníze na cestě slouží k překlenutí časového nesouladu mezi účtováním v pokladně a příjmem bankovního výpisu. Dále se tento účet používá při převodu mezi bankovními účty, mezi bankovními účty a úvěrovými účty a k evidenci směnek na cestě. Je zařazen do skupiny tzv. technicko-kalkulačních účtů, na konci roku musí být vyrovnán (strana MÁ DÁTI = straně DAL).

V účetních programech se účtování pokladních operací uskutečňuje v modulu Podvojné účetnictví v nabídce Ještě před tím, než začne účtování příjmových a výdajových pokladních dokladů je třeba v některých programech provést tyto přípravné práce:

Volba nebo slouží k evidenci příjmových a výdajových pokladních dokladů, a to jak obecných bez další vazby na evidenci DPH, tak i s rozpisem DPH. Pokladní doklady mohou být navíc úhradami dokladů prvotní evidence. Doklady je možné evidovat v libovolném počtu samostatných pokladních deníků, v různých číselných řadách. Údaje evidované v seznamu pokladních dokladů slouží jako zdroj dat pro tvorbu výkazu DPH a příslušné rekapitulace DPH dokladů.

Veškeré údaje pokladního dokladu se zapisují pouze na záhlaví dokladu, doklad nemá žádné položky. Doklad umožňuje evidovat příjmový nebo výdajový doklad bez vazby na DPH, s vazbou na DPH, úhradu jedné pohledávky, nebo závazku z evidence interních dokladů, faktur přijatých nebo vystavených dle typu pokladního dokladu - příjmový nebo výdajový.

Doklad je tvořen následujícími položkami:

Doklad podléhající evidenci DPH obsahuje navíc následující položky:

Údaje pokladního dokladu jsou primárně pořízeny na položkách pokladního dokladu, hlavička pokladního dokladu pouze upřesňuje a doplňuje údaje pokladního dokladu. Platí pravidlo, že údaje hlavičky pokladního dokladu jako členění DPH, Středisko, Zakázka, Činnost jsou automaticky i položkové údaje, pokud nejsou na položce zadány jinak. To znamená, že prázdný údaj na položce např. pro středisko nemusí být zadán v případě, že je zadán na hlavičce. Členění DPH je povinný údaj hlavičky v případě daňového dokladu.

Postup práce v účetním programu:

Formulář se seznamem dokladů nabízí navíc standardní tlačítka pro a dokladu. V účetních programech je možné založit neomezený počet nezávislých pokladních deníků a poté zvolit zobrazení dokladů pouze pro zvolený deník. Tlačítkem lze omezit zobrazení pro zápisy podle zadaných podmínek.