Vyúčtování pracovních cest

Základní platná právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách (a to tuzemských i zahraničních) zaměstnanců je v podstatě obsažena v sedmé části zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“). V úvodu nepochybně musíme připomenout přísné ustanovení § 346c zmíněného zákoníku práce. V tomto ustanovení je totiž přesně a důrazně stanoveno, že zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Toto řešení přinesla novela zákoníku práce s účinností od 1. 1. 2012 a zejména zaměstnavatelům tím zkomplikovala poskytování cestovních náhrad.

Konkrétně se jedná o to, že Ministerstvo práce a sociálních věcí k uvedenému datu vypustilo z platného zákonného textu do konce roku 2011 z § 27 definici neplatného právního úkonu, která zněla tak, že neplatným právním úkonem se rozumí úkon, kterým se zaměstnanec předem vzdává svých práv. Slovo „předem“ bylo přitom velmi důležité, protože když byla tato definice aplikována na poskytování náhrad cestovních výdajů, prakticky to znamenalo, že zaměstnanci se nemohli vzdávat cestovních náhrad z pracovních cest předem, tj. před pracovní cestou, ale nic nebránilo tomu, aby se jich vzdávali potom, tj. po návratu z pracovní cesty. V praxi často zaměstnanci vůbec cestovní náhrady ze svých pracovních cest nevyúčtovávali (nevyplňovali cestovní příkazy) a zaměstnavatelé je nevypláceli (neposkytovali). Do konce roku 2011 se v takové situaci nic nestalo. Dříve i nyní je v této záležitosti situace stejná, zaměstnanci by raději chtěli stravenku místo toho, aby museli vyplňovat cestovní příkaz. Takové řešení však není možné, protože stravenka představuje ze strany zaměstnavatele vůči zaměstnancům pouze (dobrovolné) plnění, ale stravné z pracovní cesty představuje od samého počátku plnění (povinné). A podstata spočívá právě v tom, že plnění nelze nahrazovat plněním fakultativním, a proto musí všichni zaměstnanci cestovní náhrady vyúčtovávat a zaměstnavatelé proplácet. Stejně jako stravenka se chová také stravovací paušál. Rozhodující změna však spočívá v tom, že Ministerstvo práce a sociálních věcí vsunulo od 1. 1. 2012 novelou do textu zákoníku práce právě nové ustanovení § 346c jednoznačného znění, které podstatu předchozího řešení změnilo. Toto nové ustanovení prakticky znamená, že jestliže zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu (tj. k plnění pracovních úkolů do jiného místa než je jeho dohodnuté místo výkonu práce v jeho pracovní smlouvě), vzniká mu současně povinnost zabezpečit (zajistit), aby zaměstnanec pracovní cestu ve stanovené době vyúčtoval (tj. předložil zaměstnavateli patřičné písemné doklady a vyúčtování) a zaměstnavatel je povinen takovou pracovní cestu zaměstnance ve stanovené době vypořádat (tj. proplatit). Pokud zaměstnavatel pracovní cestu zaměstnanci nevypořádá, bude takové jednání každá kontrola hodnotit jako nezákonné krácení zákonného nároku zaměstnance. Celá zákonná právní úprava zákoníku práce je totiž založena na tom, že jestliže zaměstnanec splní podmínky stanovené v příslušných ustanoveních upravujících jednotlivé druhy náhrad, musí je dostat, protože jsou nárokové. Navíc bude situace hodnocena ještě jako porušování obecně platného právního předpisu, tj. zákoníku práce. Postihy pro zaměstnavatele stanoví zákon o státní inspekci č. 251/2005 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Další okolností, která může mít vliv na vypočet cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců, je otázka, zda zaměstnanec musí do vyúčtování uvádět také počátek a konec pracovního výkonu. Řešení se nachází v § 210 zákoníku práce. V tomto ustanovení je totiž stanoveno, že doba strávená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do směny, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí; jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda ušla, přísluší mu náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. Z této zákonné formulace je zřejmé, že je zde uzákoněn rozdílný postup k řešení pro zaměstnance, kteří pobírají pravidelný měsíční plat, a pro zaměstnance, kteří jsou odměňováni zvláštním způsobem (tj. např. hodinovou mzdou nebo podílovou mzdou nebo úkolovou mzdou atd.). U zaměstnanců, kteří jsou odměňováni měsíční mzdou, není třeba počátek a konec pracovního výkonu uvádět, protože u nich není významné, zda na pracovní cestě během stanovené směny pracují nebo nikoliv (např. třeba cestují), neboť na konci kalendářního měsíce dostanou vždy dohodnutý měsíční plat. Naopak ale u zaměstnanců, kteří jsou odměňováni zvláštním způsobem, musí být počátek a konec pracovního výkonu uváděn, protože těmto zaměstnancům náleží při pracovní cestě za dobu, kdy během směny vykonávají něco jiného než je v jejich pracovní smlouvě sjednáno jako druh práce nebo nevykonávají nic (např. cestují, tedy sedí v dopravním prostředku a hledí pouze z okna apod.), náleží náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku.

Další otázky se často týkají poskytování záloh na cestovní náhrady a vyúčtování cestovních náhrad z pracovních cest zaměstnanců. Požadavky v tomto směru zhruba upravuje § 183 zákoníku práce. V odstavci 1 tohoto ustanovení je stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Praxe tuto formulaci většinou přenesla do reality tak, že zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům na jejich pracovní cesty zálohu pouze tehdy, pokud ji požadují. Při tuzemských pracovních cestách obvykle nebývají žádné problémy. Poněkud složitější je však situace při zahraničních pracovních cestách. V odstavci 2 předmětného ustanovení je výslovně stanoveno, že při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Často se v praxi přehlíží skutečnost, že zálohu na zahraniční pracovní cestu představuje i zapůjčení platební karty zaměstnavatele. Mohou se dohodnout i na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v provádějícím právním předpisu vydaném podle § 189 stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Z uvedeného vyplývá, že ale musí být vždy splněny zmíněné podmínky. Současně je k tomu ještě stanoveno, že pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Neměly by tedy být v rámci poskytování záloh zaměstnavatelem zaměstnancům při jejich pracovních cestách žádné problémy. Vždy je možné dojít k dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. K tomu se vztahuje otázka, která se objevuje stále častěji: zda je možné v rámci platného zákoníku práce používat ze strany zaměstnanců při jejich tuzemských i zahraničních pracovních cestách jejich soukromé platební karty. V této záležitosti došlo podle platného zákoníku práce od 1. 1. 2007 k výrazné změně. Totiž od tohoto data mohou zaměstnanci používat při všech svých pracovních cestách (tj. tuzemských i zahraničních) svoje soukromé platební karty. Rozdíl spočívá v tom, že před účinností zákoníku práce nemohli používat zaměstnanci svoje soukromé platební karty při zahraničních pracovních cestách, bylo to možné pouze při jejich tuzemských pracovních cestách. Bylo tomu tak proto, že v minulé právní úpravě bylo výslovně stanoveno, že zaměstnavatel byl povinen zaměstnanci poskytnout při zahraniční pracovní cestě zálohu (proto nebylo možné využívat soukromé platební karty). Vzhledem k tomu, že žádné takové omezující ustanovení se v platném zákoníku práce nenachází, mohou zaměstnanci používat při všech svých pracovních cestách svoje soukromé platební karty. K tomu je však nutno ještě zdůraznit, že pokud se zaměstnanec rozhodne použít při své pracovní cestě svoji soukromou platební kartu, pak musí počítat s tím, že musí k vyúčtování této pracovní cesty také připojit výpis ze svého konta.

S vyúčtováním pracovních cest zaměstnanců jsou výrazně spjaty i zákonem stanovené povinné lhůty. Tyto lhůty jsou jednoznačně stanoveny v § 183 odst. 3 a odst. 5 zákoníku práce, a to shodně pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zde je přesně pro zaměstnance stanoveno, že jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Pro zaměstnavatele je pak formulace taková, že nedohodnou-li se smluvní strany na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva. Toto zákonné znění je mimořádně významné v tom, že platný zákoník práce tím poprvé uzákoňuje v podstatě dvě lhůty. Na prvním místě je lhůta dohodnutá mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a teprve na druhém místě je vymezená lhůta 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. Pokud bude docházet mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem ke zmíněné dohodě, je nezbytné, aby tato dohoda byla písemná, a to s ohledem na § 143 odst.1 zákoníku práce. Zde je tato povinnost stanovena výslovně v závěru první věty. Je zde přímá formulace, že na základě dohody se zaměstnancem je zaměstnavatel povinen při výplatě mzdy nebo platu, popřípadě jiných peněžitých plnění ve prospěch zaměstnance po provedení případných srážek ze mzdy nebo platu podle tohoto zákona nebo zvláštního právního předpisu zaplatit částku určenou zaměstnancem na svůj náklad a nebezpečí na jeden platební účet určený zaměstnancem, a to nejpozději v pravidelném termínu výplaty mzdy nebo platu, pokud se zaměstnancem písemně nesjedná pozdější termín. Z důvodu snadnějšího pochopení je připojen i praktický vzor.

Připojený vzor počítá s dohodnutou lhůtou jednoho měsíce, což se jeví jako nejjednodušší a nejpraktičtější.

Další důležitou okolností v rámci vyúčtovávání cestovních náhrad zaměstnanců z jejich pracovních cest je to, že na jeden tiskopis cestovního příkazu (zpravidla se bude jednat o tiskopis formátu A4), může vyúčtovat jeden zaměstnanec i několik svých pracovních cest, pokud bude tiskopis stačit. V žádném případě však nemůže na jeden tiskopis vyúčtovat ani jednu, ani několik pracovních cest několik zaměstnanců společně.

Poněkud složitější je právní úprava při vyúčtování záloh a výdajů při zahraničních pracovních cestách, přesněji řečeno při vyúčtování v jednotlivých měnách, které byly zaměstnancem použity. Nikdy totiž není možné přesně odhadnout potřebnou výši zálohy ani vzniklé výdaje k příslušné pracovní cestě; v § 183 odst. 4 zákoníku práce je zmíněný problém částečně upřesněn. Zde je stanoveno, že částka, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Z uvedeného je zřejmé, že zaměstnanec nemá možnost volby měny, kterou má zaměstnavateli vracet v případě, že dostal vyšší zálohu. Má povinnost vrátit nejdříve zbytek té měny, kterou obdržel na pracovní cestu, pokud ji směnil celou nebo její část v zahraničí, pak tuto směněnou část, a teprve když spotřeboval zálohu, pak v české měně. Není možné připustit, aby si zaměstnanec ponechal případné zbytky z vyšších přiznaných záloh v cizí měně a vyrovnání se zaměstnavatelem prováděl v české měně. Takové řešení by stavělo zaměstnavatele do role banky. Je však pravda, že je tento postup ze strany zaměstnance často požadován. Pokud ale v rámci vyúčtování zahraniční pracovní cesty má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli volně nesměnitelnou měnu, zaměstnavatel ji musí přijmout, i když mu ji žádná banka nevezme zpět (a podobně i drobné kovové mince), protože zaměstnanec pracovní cestu nekonal ze svého popudu. Zaměstnavatel pak musí tyto měny (částky) použít pouze jako součást záloh na další pracovní cestu do příslušných států, tedy navíc mimo přiznávané měny stanovené příslušnou vyhláškou Ministerstva financí, a v rámci podmínek pracovní cesty určit zaměstnanci, že při pracovní cestě má povinnost přednostně platit těmito měnami; teprve až je spotřebuje, může používat přiznanou volně směnitelnou měnu. Naopak pokud má zaměstnanec přiznanou nižší zálohu, než bylo třeba, je dáno v témže ustanovení, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Z toho vyplývá, že jestliže bude zaměstnanec požadovat doplatek v cizí měně, měl by mu zaměstnavatel vyhovět. Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a kurzy uvedené v § 183 odst. 2 zákoníku práce. Všichni zaměstnanci by měli mít vždy na paměti, že by při zahraničních pracovních cestách, pokud je to možné, neměli při platbách používat společně se zálohami svoje soukromé finanční prostředky, protože tato okolnost pak v závěru komplikuje samotné vyúčtování pracovní cesty.

Další významnou okolností je zaokrouhlování částek v české měně pro vypořádání tohoto vyúčtování. Platná právní úprava zákoníku práce je shodná pro zaměstnance i zaměstnavatele a je obsažena jednoznačně v jeho § 183 odst. 3 a odst. 5 poslední věty. Zde je totiž výslovně stanoveno pro zaměstnance v odstavci 3, že částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru, a pro zaměstnavatele v odstavci 5, že částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Pozor však na to, že toto zaokrouhlení platí vždy až pro poslední konečnou částku k vypořádání. Není přípustné (možné) zaokrouhlovat jakékoliv mezivýpočty (např. samostatně stravné nebo jízdní výdaje apod.). Stejně tak platí, že pokud bude zaměstnanec vyúčtovávat na jednom tiskopisu několik pracovních cest, musí zaokrouhlit každou pracovní cestu samostatně a teprve potom sčítat vyúčtování jednotlivých pracovních cest, které pak již samozřejmě nebude třeba zaokrouhlovat, protože byly už zaokrouhlené jednotlivé sčítané částky.

Zákoník práce počítá i s tím, že zaměstnanec bude muset vyjet na pracovní cestu nečekaně a rychle, a tedy ho zaměstnavatel nestačí ani vybavit zálohou. V takovém případě je třeba postupovat podle § 184, kde je stanoveno, že při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně postupuje podle § 183 (jak je shora vysvětleno) s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Další komplikace může nastat v případě, kdy se u zaměstnance v průběhu jeho pracovní cesty objeví nejrůznější nečekané události a nepříjemnosti. Zákoník práce však počítá i s takovou situací a ve svém § 186 výslovně stanoví, že zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady. Zaměstnavatel pak na základě informací od zaměstnance rozhodne o dalším průběhu pracovní cesty.

Poslední nejasnost se nachází v aplikaci ustanovení § 185 zákoníku práce. Zde je totiž stanoveno, že požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů a zaměstnanec je neprokáže, může mu zaměstnavatel poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud tento zákon nestanoví jinak (mimo § 158 odst. 3). V těchto případech se však musí vždy jednat o neprokázání z objektivních důvodů, protože rozsah poskytnutí náhrad v těchto případech určuje zaměstnavatel. To fakticky znamená, že kdyby se nepožadovala objektivnost předmětných důvodů, zaměstnavatel by mohl rozhodovat pouze podle vlastního uvážení bez ohledu na stanovené podmínky pro jednotlivé náhrady a tím anulovat celou platnou právní úpravu. Vychází se vždy z toho, že základní cestovní náhrady jsou stanoveny v § 156 odst. 1 zákoníku práce a v odstavci 1 každého ustanovení upravujícího jednotlivou náhradu je výslovně stanovena podmínka prokázání jejího výdaje. Navzdory tomu se někdy stává, že zaměstnanci v průběhu pracovní cesty vzniknou určité výdaje, které není schopen prokázat. Znovu je však nutno zdůraznit, že v takových případech, pokud zaměstnanec bude požadovat náhradu, musí vždy jít o neprokázání vzniklých výdajů z objektivních důvodů. To prakticky znamená, že v žádném případě nemůže být objektivním důvodem např. ztráta potřebných dokladů nebo jejich zaviněný nedostatek. Vychází se totiž z toho, že všichni zaměstnanci jsou zletilí a svéprávní, takže by měli být schopni pohlídat si všechny požadované doklady; pokud to nedokážou, náhradu nedostanou. Zmíněné ustanovení § 185 bylo zapracováno do zákoníku práce proto, že i přes veškeré úsilí dodržet především uváděnou podmínku prokazatelnosti vzniklých výdajů může nastat u zaměstnance situace, při které není schopen svou vinou prokázat vzniklý výdaj – např. automat na parkovišti aut nevydává doklad o zaplacení parkovného, v některých státech není možné získat od taxikáře doklad o zaplacení apod. V takových případech se nepochybně jedná skutečně o objektivní důvod, pro který zaměstnanec nemůže vlastní vinou prokázat vzniklý výdaj, a zaměstnavatel bude postupovat podle vlastního uvážení. Pozor však na to, že zaměstnanec nebude psát zaměstnavateli žádné čestné prohlášení (pro to není v zákoníku práce stanoveno žádné oprávnění, zákoník práce čestné prohlášení nezná), nýbrž připraví krátkou zprávu z pracovní cesty, kde stručně popíše a vysvětlí vzniklou situaci, jak k výdaji došlo. V rámci této problematiky vydalo Ministerstvo práce a sociálních věcí pouze stanovisko pro případ ztráty jízdenky, protože tu nelze získat duplicitní. Rozhodlo, že zaměstnavatel může uhradit zaměstnanci ztracenou jízdenku jen zcela výjimečně a mimořádně, tj. maximálně jednou za rok nebo za dva. Ostatní ztracené doklady, které lze získat duplicitně a zaměstnanec je chce vyúčtovávat, tj. chce je mít uhrazené, si musí na vlastní náklady opatřit duplicitně, jinak samozřejmě k jejich úhradě nemůže dojít.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 7-8/2021.