O paušalizaci cestovních náhrad zaměstnanců při jejich pracovních cestách (tuzemských i zahraničních) se snaží většina jejich zaměstnavatelů. Je to pochopitelné, protože paušalizace vždy znamená zjednodušení poskytování náhrad. Podstatným problémem v této souvislosti však vždy zůstává splnění stanovených podmínek pro tento právní úkon.
Paušalizace cestovních náhrad
JUDr.
Marie
Salačová
Platnou právní úpravu předmětného právního úkonu představuje ustanovení § 182 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“). V tomto ustanovení je přesně stanoveno, že při sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady, popřípadě při jejich stanovení vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením, se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně je jednoznačně stanoveno, že se určí též způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Nepochybně pro jistotu zaměstnanců je také stanoveno, že na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen předložit mu k nahlédnutí doklady, na jejichž základě byla paušální částka určena.
Citované ustanovení je zřejmě poměrně stručně formulované, avšak navzdory tomu bezpochyby vyjadřuje velmi jasně požadavky pro výpočet předmětného paušálu. Zákonné znění shora zmíněného § 182 ZP je nutno správně chápat a aplikovat.
Především je třeba zdůraznit, že paušální částky (paušály) lze v případě potřeby počítat pouze jako měsíční nebo denní částky. Skutečnost, že zmíněné paušální částky musí být určovány (počítány) na základě průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, znamená, že tato formulace prakticky vyjadřuje, že výdaje zaměstnanců nesmí vykazovat velké rozdíly. Předmětné paušální částky mohou být počítány pouze pro výdaje při pracovních cestách do stejných míst nebo ve výjimečných specifických případech do určitého přesně vymezeného okruhu míst. Pokud se týká zmíněného specifického okruhu míst, jedná se např. o stavbu na určitém limitovaném prostoru, kam se pravidelně sjíždí určitý počet zaměstnanců. Protože se jedná o přesně limitovaný prostor, výdaje zaměstnanců jsou zhruba stejné nebo velmi podobné po celou dobu stavby. Dalším podobným případem mohou být zaměstnanci na železnici, kteří vyjíždějí na pracovní cesty z určitého pevného místa pravidelně např. lokomotivní čety nebo průvodčí atd. Samozřejmě, že další důležitý bod pro výpočet paušálu představuje výše cestovních náhrad (která je vždy stanovena příslušnými vyhláškami, tj. příslušnou vyhláškou Ministerstva financí a příslušnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí). Posledním nezbytným údajem pro stanovení paušálu jsou očekávané průměrné výdaje těchto zaměstnanců.
Nutno podotknout, že počítání předmětných paušálů není vůbec jednoduchá věc, ale kdo k tomu přistoupí, je nesporné, že si ušetří do budoucna práci, protože když spočítá paušál, skončí pro zaměstnance pravidelné vyplňování jednotlivých cestovních příkazů. Ale jeden problém to přece jen má, protože spočítaný paušál musí zaměstnavatel v určitých časových obdobích sledovat a kontrolovat v tom smyslu, zda se nezměnily podmínky, za kterých byl paušál počítán, a pokud by zaměstnavatel zjistil, že se zmíněné podmínky změnily, má povinnost předmětný paušál přepočítat a upravit nově vzniklým podmínkám.
Příklad
Jako příklad vhodně poslouží cestovní náhrady přiznávané stavebním dělníkům na stavbě většího komplexu, která potrvá delší dobu (několik měsíců, případně let).
V této situaci může nastat několik možností:
1.
první skupinu budou tvořit jednotliví zaměstnanci, kteří denně dojíždějí na stavbu;
2.
druhou skupinu mohou představovat zaměstnanci z větších vzdáleností a proto na stavbě zůstávají celý týden, tj. přijedou v pondělí a domů se vracejí v pátek – tomu je také přizpůsobena délka směn v jednotlivých dnech, a to tak, v pondělí budou začínat např. v 10.00 hodin, aby stačili všichni včas dojet, v úterý, ve středu a ve čtvrtek budou směny delší a v pátek opět kratší (budou končit např. ve 12.00 hodin), aby se zaměstnanci domů dostali v přijatelné době, tímto způsobem by byla také zachována stanovená pracovní doba;
3.
třetí skupinu budou prezentovat zaměstnanci s dvoutýdenním turnusem, to znamená, že zaměstnanci budou zůstávat na stavbě od pondělí prvního týdnu do čtvrtka druhého s volnem 4 dnů do konce druhého týdne, samozřejmě, že i v tomto systému je třeba upravit délku směn v jednotlivých dnech jako u druhé skupiny, aby byla dodržena stanovená pracovní doba.
Z uvedeného tedy vyplývá nejpraktičtější nastavení následujících paušálů:
1.
u první skupiny bude zřejmě nejvýhodnější denní paušál, který bude zahrnovat stravné podle doby trvání denní pracovní cesty a náhradu jízdních výdajů za každou cestu;
2.
u druhé skupiny přichází v úvahu měsíční paušál spočítaný za týden a násobený čtyřmi, tj. prakticky za pondělí a pátek počítané náhrady stravného podle doby trvání pracovní cesty a náhrady jízdních výdajů a za úterý, středu a čtvrtek stravné za celé kalendářní dny – tuto částku musíme násobit čtyřmi, protože kalendářní měsíc má 4 týdny;
3.
u třetí skupiny bude počítáno obdobně jako u druhé skupiny, jen násobeno bude dvěma.
V souvislosti s tím je třeba zdůraznit ještě další povinnost pro zaměstnavatele, totiž krátit stanovený paušál za každý den, kdy zaměstnanec nevykonává práci, tj. např. po dobu nemoci nebo dovolené nebo jiného důvodu – stanovený paušál se bude krátit vždy o přepočítanou částku na odpracovaný den. Pozor však ještě na jednu významnou skutečnost, totiž že zaměstnavatel musí mít pro každý stanovený paušál doložitelný perfektní způsob jeho výpočtu pro všechny kontrolní orgány i samotné zaměstnance.
A na závěr je třeba ještě také připomenout, že podle § 182 odst. 2 ZP je pro zaměstnavatele stanovena povinnost, že pokud bude zaměstnanec požadovat předložit mu k nahlédnutí všechny doklady, na základě kterých byla paušální částka určena (spočítána), musí tak zaměstnavatel učinit.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021.