Jednatel společnosti s ručením omezeným jel na třídenní pracovní cestu do Německa – vlastním vozidlem s náhradou kilometrovného. Současně mu bylo přiznáno i kapesné ve výši 30 %. V průběhu jednání druhého dne mu byl poskytnut bezplatně oběd. Jednatel vyjel první den z Prahy v 10.30 hodin a vrátil se třetí den ve 20.30 hodin. Jaké cestovní náhrady mu náleží?
Otázky a odpovědi: Náhrady cestovních výdajů při pracovní cestě do Německa
JUDr.
Marie
Salačová
Náhrady cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců upravuje v podstatě sedmá část zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“). V souvislosti s tím je třeba také podotknout, že při několikadenních pracovních cestách se každý kalendářní den počítá samostatně.
Základní sazby zahraničního stravného stanoví pro kalendářní rok 2019 vyhláška Ministerstva financí č. 254/2018 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2019. Základní sazba zahraničního stravného pro Německo pro kalendářní rok 2019 činí 45 EUR.
Na jednatele společnosti s ručením omezeným se předmětná úprava zákoníku práce uplatňuje prostřednictvím § 6 odst. 1 a 2 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Jednatel společnosti s ručením omezeným se tím dostává do postavení zaměstnance.
Konkrétní náhrady cestovních výdajů si uvedeme na následujícím modelovém příkladu, s doplněním detailů služební cesty:
1. den: Odjezd z Prahy v 10.30 hodin – přechod česko-německé státní hranice ve 12.15 hodin.
Cesta po území ČR trvala 1 hodinu 45 minut, a tedy nenáleží tuzemské stravné (v tomto dni netrvala pracovní cesta v ČR alespoň 5 hodin).
Pobyt v Německu trval od 12.15 do 24.00 hodin, tj. 11 hodin 45 minut, a tedy přísluší zahraniční stravné z pracovní cesty trvající 12 hodin a méně avšak alespoň 1 hodinu ve výši 1/3, tj. 1/3 základní sazby – tedy 1/3 z 45 EUR, tj. 15 EUR.
2. den: Celý den pobyt v Německu, tj. doba strávená mimo území ČR trvala v kalendářním dni déle než 18 hodin – přísluší zahraniční stravné v plné výši základní sazby, tedy 45 EUR.
Přiznané zahraniční stravné musí být snížené za jedno bezplatně poskytnuté jídlo (oběd) o 25 % podle § 170 odst. 5 písm. c) zákoníku práce, tj. 45 EUR – 25 % = 45 – 11,25 = 33,75 EUR.
3. den: Zaměstnanec vyjel z Německa v 16.45 hodin – přechod německo-české státní hranice v 18.30 hodin.
Pobyt v Německu trval od 0.00 do 18.30 hodin, a tedy přísluší zahraniční stravné z pracovní cesty trvající déle než 18 hodin v kalendářním dni ve výši základní sazby, tj. 45 EUR.
Cesta po území ČR (ze státní hranice do Prahy) trvala 2 hodiny (od 18.30 do 20.30 hodin), a tedy ani v tomto kalendářním dni nenáleží tuzemské stravné.
Celkem při této zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši 15 + 33,75 + 45 = 93,75 EUR.
Při zahraniční pracovní cestě je možné fakultativně (dobrovolně) zaměstnanci přiznat také kapesné (na krytí nutných vedlejších výdajů osobního charakteru) podle § 180 zákoníku práce (poskytovaného zaměstnanci podle § 170 odst. 3 zákoníku práce). Pozor však na to, že kapesné se počítá ze zahraničního stravného vypočítaného podle skutečné doby pobytu v zahraničí (jak přímo vyplývá ze samotného znění zmíněného ustanovení § 180), tedy před případným snižováním z důvodu poskytnutí bezplatného jídla. V daném případě by náleželo zahraniční stravné, kdyby nebylo snižováno za bezplatně poskytnuté jídlo, ve výši 105 EUR (15 + 45 + 45). Z této částky tedy kapesné přiznané ve výši 30 % činí 31,50 EUR.
Dále přísluší zaměstnanci náhrada za použití silničního motorového vozidla. Zaměstnanec vykonal pracovní cestu, samozřejmě se souhlasem zaměstnavatele, svým silničním motorovým vozidlem Octavia s obsahem 2l.
Náhrada za použití silničního motorového vozidla za každý 1 km jízdy činí podle § 157 odst. 3 zákoníku práce sazbu základní náhrady a náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Zaměstnanci bude tedy náležet sazba základní náhrady za každý 1 km jízdy, která činí v letošním roce 2019 částku nejméně 4,10 Kč podle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 333/2018 Sb. (§ 157 odst. 4 zákoníku práce) a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu, která se počítá za pomoci spočítaného průměru z údajů o spotřebě uvedených ve velkém technickém průkazu použitého vozidla (ale to pouze v tom případě, kdyby v technickém průkazu nebyly uvedeny údaje podle předpisu Evropské unie, protože kdyby tam byl uveden předpis Evropské unie, náhrada by se počítala pouze s třetím údajem pro tzv. kombinovaný provoz – viz § 158 odst. 4 poslední a předposlední věta zákoníku práce).
V našem případě není v technickém průkazu uveden předpis Evropské unie, a proto se bude počítat průměr z uvedených údajů, tj. z 5,3 – 4,3 – 4,6, tedy 4,73.
Doložená cena nakoupené pohonné hmoty je 31,30 Kč/1 l.
Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu za 1 km jízdy tedy činí:
(31,30 x 4,73) / 100 = 148,049 / 100 = 1,48049 = 1,48 Kč.
Sazba základní náhrady je přiznána ve výši 4,10 Kč/1 km.
Náhrada za použití silničního motorového vozidla v tomto případě za 1 km jízdy tedy činí 1,48 + 4,10 = 5,58 Kč.
Zaměstnanec ve vyúčtování pracovní cesty uvedl, že ujel 420 km a žádal úhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v české měně, ta tedy činí 5,58 x 420 = 2343,60 Kč.
Celkově z této zahraniční pracovní cesty zaměstnanci (jednateli) přísluší zahraniční stravné a kapesné v částce 125,25 EUR (93,75 + 31,50) a 2 343,60 Kč (5,58 x 420) jako náhrada za použití silničního motorového vozidla.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2019.