Dne 13. 5. 2021 zveřejnil Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“) souhrnný materiál k prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů. Na dvanácti stranách je možné nalézt odpovědi např. na otázky komu, kdy a jakým způsobem musí člověk prokazovat svou totožnost, jaké osobní údaje přitom mohou být zaznamenány, kdo je oprávněn pořídit kopii průkazu totožnosti… ÚOOÚ již v minulosti publikoval několik stanovisek, kde se vyjadřoval k nakládání s průkazy totožnosti a s možností pořizování fotokopií. Právní předpisy, které upravují tuto oblast, se zásadně nezměnily, pravidla jsou však neustále porušována, a to zejména soukromým sektorem. Pochybení však vznikají i při činnosti obcí.
Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů
JUDr.
Eva
Janečková
Co je průkaz totožnosti
Co je průkazem totožnosti a tedy čím se člověk povinně prokazuje, není definováno žádným zákonem. Obecně je za průkaz totožnosti považován doklad, který obsahuje oficiálně potvrzené základní údaje o svém držiteli, obvykle zejména jeho celé jméno, fotografii a datum narození, ale může obsahovat i další údaje, jako třeba rodné číslo, adresu bydliště apod.
K prokázání totožnosti i dalších osobních údajů občana ČR je určen zejména občanský průkaz. Podle zákona o občanských průkazech je veřejnou listinou, kterou občan prokazuje své jméno, popřípadě jména, příjmení, podobu a státní občanství České republiky i další údaje v ní zapsané podle tohoto zákona. Skutečnosti zapsané v občanském průkazu není občan povinen prokazovat jiným způsobem, pokud tak nestanoví zvláštní právní předpis.
Jako průkaz totožnosti lze využít i cestovní doklad. Za předpokladu, že obsahuje i podobenku svého držitele a je to druhou stranou akceptováno, je možný také jiný doklad, např. průkaz řidičský nebo služební.
Samotné zjištění totožnosti fyzické osoby z předloženého průkazu ještě není zpracováním osobních údajů ve smyslu Obecného nařízení (GDPR), neboť nedochází k systematické činnosti a nejsou prováděny žádné operace. Zpracováním osobních údajů, které je v pravomoci Úřadu, je až uložení získaných údajů na nosič informací, prováděné za účelem jejich zpracování v evidenci.
Prokazování totožnosti jako povinnost občana
Obecně je povinnost prokázat svou totožnost vztahována zejména k pravomocím Policie ČR a obecní policie. Tato povinnost vyplývá přímo ze zákona. Oprávnění požadovat prokázání totožnosti však mají i další orgány veřejné moci, např. podle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů.
Občanské průkazy jsou předkládány také při vyřizování záležitostí na obecních (městských) úřadech, jestliže je nezbytné osobu jednoznačně určit a ztotožnit, k čemuž může dojít nejen při vyřizování agend, ale také například při návštěvě úřadu mimo úřední dny, kdy může být vedena kniha návštěv. Kniha návštěv se může také objevit v obecních bytových domech nebo jiných budovách.
„
Vlastník objektu (resp. provozovatel nebo správce) by měl vždy podle svých konkrétních podmínek zvážit nezbytnost zjišťování osobních údajů návštěvníků objektu a možnost variantního řešení (např. zřízení místnosti pro návštěvy u vstupu, doprovázení návštěvníka zaměstnancem apod.). Pokud je prokázání totožnosti nezbytné, kupř. jsou pro to dány bezpečnostní důvody, lze požadovat, aby návštěvník uvedl jméno navštívené osoby (příp. číslo kanceláře) a poskytl své identifikační údaje v rozsahu jméno, popř. jména, a příjmení. V případě pracovního jednání je důvodné vyžadovat i předložení služebního průkazu, jehož číslo včetně názvu vysílající instituce lze v této souvislosti taktéž zaznamenat, a pokud je návštěva vykonána mimo rámec pracovní či služební povinnosti, představuje takovýto doklad především občanský průkaz nebo cestovní doklad, případně i jiný, účelu návštěvy odpovídající dokument (např. předvolání), jehož číslo a druh lze opět v této souvislosti zaznamenat. Zpracování osobních údajů ve výše uvedeném rozsahu, a to za účelem následné identifikace návštěvníka pro případ mimořádné události přímo či nepřímo související s jeho pobytem v budově (např. majetková škoda nebo bezpečnostní incident), pak je v souladu s GDPR, neboť se bude jednat o zpracování osobních údajů nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce. Je zapotřebí zdůraznit, že je nezbytné v odpovídajícím rozsahu informovat návštěvníky budovy o tom, proč, jakým způsobem a po jakou dobu budou jejich osobní údaje zpracovávány. Evidence by neměla být vedena při vstupu do budov, kde jsou umístěny instituce návštěvám veřejnosti určené
.“1)Evidence by podle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů neměla být vedena při vstupu do budov, kde jsou umístěny instituce návštěvám veřejnosti určené, např. obchodní centrum, nádraží, odbory městských a obecních úřadů, restaurace nebo polikliniky či ordinace lékaře.
Pořizování kopií průkazu totožnosti
S rozvojem techniky se rozšířilo pořizování kopií listinných dokumentů včetně průkazů totožnosti jako důkazu, že osobní údaje byly z veřejné listiny zaznamenány správně. Ve většině případu by přitom mělo postačovat předložení originálu veřejné listiny a zaznamenání nezbytných údajů, případně včetně čísla průkazu totožnosti a kým byl vydán.2)
Častým argumentem osob, které si kopie osobních dokladů nebo veřejných listin pořizují a uchovávají, je skutečnost, že se tímto jednáním brání tlaku kontrolních orgánů nejrůznějších typů, kterým jako důkaz, že tvrzené skutečnosti byly ověřeny podle platného osobního dokladu nebo veřejné listiny, již nepostačuje pouhý záznam do příslušné dokumentace, ale vyžadují předložení kopie dokumentu nebo dokladu. Současně se lze často setkat s tvrzením, že se jedná spíše o ochranu osoby, jejíž kopie dokladu je zakládána, neboť se pak vykonávající úředník může více spolehnout na již existující fotokopie dokladů a porovnat tyto kopie vždy v případě předložení dokladů, což může pomoci odhalit možné falzifikáty těchto dokladů předkládané jinými osobami. Nicméně, mj. také s ohledem na dnešní technické možnosti pořízení dokonalých kopií osobních listin a dokladů a s ohledem na nárůst trestné činnosti páchané pomocí padělků osobních dokladů je nutné přijmout pravidla, kterými by se možnosti legitimního pořizování kopií osobních listin a dokladů minimalizovaly.
Zákon č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů, obsahoval a zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, ve znění pozdějších předpisů, stále obsahuje ustanovení, které zakazuje pořizovat kopie občanských průkazů nebo cestovních pasů bez souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz nebo cestovní doklad vydán, pokud zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouva, jíž je Česká republika vázána, nestanoví jinak. Ze zásady zákazu kopírování občanských průkazů a cestovních pasů platí tedy dvě výjimky, a to:
–
Souhlas držitele dokladu s pořízením kopie.
–
Pořizování kopie je stanoveno zvláštním právním předpisem nebo mezinárodní smlouvou, jíž je Česká republika vázána.
Pokud jde o podmínky souhlasu držitele osobního dokladu, bude muset ten subjekt, který hodlá kopírovat předložený osobní doklad, přesvědčit držitele dokladu o svém záměru zejména v tom směru, zda je pořízení kopie pro něj natolik potřebné a nezbytné, aby prováděný způsob zpracování osobních údajů uchováním kopie nesnižoval dosavadní úroveň ochrany soukromí subjektů – držitele dokladu, případně dalších osob, jejichž údaje jsou tímto způsobem současně zpracovány.3)
Podobné ustanovení obsahuje i nový zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů, který postupně nabývá účinnosti.4) V § 39 toho zákona je mimo jiné uvedeno, že se zakazuje:
a)
odebírat občanský průkaz při vstupu do objektů nebo na pozemky,
b)
přijímat občanský průkaz jako zástavu,
c)
pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele občanského průkazu,
d)
zpracovávat údaje uvedené v občanském průkazu a data pro elektronické využití občanského průkazu bez souhlasu držitele občanského průkazu; část věty před středníkem se nepoužije pro nahlédnutí do občanského průkazu v souvislosti s ověřováním totožnosti, které vyžaduje nebo umožňuje právní předpis.
Z uvedených informací je tedy zřejmé, že je třeba rozlišovat souhlas s pořízením kopie občanského průkazu a souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou na pořízené kopii obsaženy.
Podle občanského zákoníku platí, že je-li nějaká skutečnost potvrzena ve veřejné listině, zakládá to vůči každému plný důkaz o původu listiny od orgánu nebo osoby, které ji zřídily, o době pořízení listiny, i o skutečnosti, o níž původce veřejné listiny potvrdil, že se za jeho přítomnosti udála nebo byla provedena, dokud není prokázán opak. V souladu s touto zásadou proto orgány veřejné moci při kontrole totožnosti fyzické osoby zpravidla pořizovat kopii průkazu totožnosti nepotřebují a zákon jim takový postup neukládá. Zákonem stanovené pořizování kopií uvedených dokladů je spíše výjimečné (kopie občanského průkazu nebo cestovního dokladu se přikládá k žádosti o ověření rodného čísla podle zákona o evidenci obyvatel)5).
Pořizováním kompletních kopií dokumentů a jejich ukládáním do evidence může docházet k porušování zásady minimalizace, vzhledem k tomu, že dokumenty obsahují i další osobní údaje pro stanovený účel nikoli nezbytné. Porušení zásady minimalizace získáváním nepotřebných údajů je závažnější v případě kopií textových dokumentů (např. dědických usnesení) než v případě osobních dokladů, kde případně nadbytečně získané údaje jsou v poměru k údajům získávaným oprávněně spíše
marginální
. Možné porušení zásady minimalizace i v případě osobních dokladů bývá někdy řešeno pořízením kopie pouze části dokladu se zakrytím nepotřebných údajů, např. pomocí šablony, typicky, pokud je třeba jen předem stanovený omezený rozsah údajů. Použití šablony je akceptovatelné při uzavírání soukromoprávních smluv, avšak dokládání nutných údajů orgánům veřejné moci má být jednoznačně upraveno zákonem, nemá záviset na individuálním posouzení nebo na dohodě s držitelem dokumentu. Zákony, pro jejichž účely je pořizování kopií dokumentů požadováno, by tak měly upravovat i konkrétní postupy, jak zde zásadu minimalizace údajů dodržet.6)1) Stanovisko č. 3/2016 – Evidence návštěvníků při vstupech do budov a kopírování dokladů, https://www.uoou.cz/stanovisko-c-3-2016-evidence-navstevniku-pri-nbsp-vstupechdo-nbsp-budov-a-nbsp-kopirovani-dokladu/d-203.
2) Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů, viz https://www.uoou.cz/assets/File.ashx?id_org=200144&id_dokumenty=50175.
3) Bartík, V., Janečková, E. Ochrana osobních údajů v aplikační praxi (vybrané problémy). Praha, Wolters Kluwer, 2016, ISBN 978-80-7552-141-5.
4) Tento zákon nabývá účinnosti dnem 2. 8. 2021, s výjimkou:
a) ustanovení § 72 odst. 4 a 5, která nabývají účinnosti prvním dnem po jeho vyhlášení,
b) ustanovení § 73 bodů 2 a 26, která nabývají účinnosti dnem 1. 2. 2022,
c) ustanovení § 37 odst. 7 a § 41 odst. 1 písm. f) a j), která nabývají účinnosti dnem 2. 8. 2023,
d) ustanovení § 41 odst. 2, které nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2025.
5) Ustanovení § 17b odst. 2 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech.
6) Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů, viz https://www.uoou.cz/assets/File.ashx?id_org=200144&id_dokumenty=50175.