Skutečné vs. paušální výdaje na provoz motorových vozidel

Hlavním zákonem, který se zabývá zdaněním provozu motorových vozidel, je zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“). Tento zákon se zabývá obecným popisem a podmínkami zdanění provozu automobilů, nejedná se však o jediný právní předpis, který je nutné v rámci této problematiky sledovat. Dalším důležitým předpisem je zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH“), který stanoví podmínky uplatnění odpočtu daně z přidané hodnoty a rovněž povinnosti, které musí podnikatel v souvislosti s užíváním motorových vozidel k podnikatelské činnosti naplnit.

Každý podnikatel má dvě možné cesty, kterými se může vydat, a to buď uplatnění skutečných výdajů, nebo využití tzv. paušálních výdajů na dopravu, které blíže specifikuje ustanovení § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP. Pro zjednodušení a zpřehlednění následujícího textu jsou dále užívány pouze pojmy paušální a skutečné výdaje a není tak dále výslovně rozlišováno mezi výdaji a náklady. Paušální výdaje na dopravu lze uplatnit v maximální výši 5 000 Kč na jedno vozidlo za každý kalendářní měsíc, kdy bylo vozidlo užíváno k podnikatelské činnosti. Pokud si podnikatel pořídí automobil v průběhu měsíce, je možné použít paušální výdaj na dopravu i za tento měsíc, je však nutno jej krátit s přesností na kalendářní dny. Výhodou paušálních výdajů na dopravu je jejich nižší administrativní náročnost, což však neznamená, že by podnikatel neměl povinnost vést nějakou evidenci. Zákon o daních z příjmu sice nestanoví prakticky žádné administrativní povinnosti pro podnikatele, který uplatňuje paušální výdaje, avšak ZDPH vyžaduje vedení knihy jízd nehledě na způsob uplatnění výdajů. Pokud je tedy podnikatel plátcem DPH, pak je nutné, aby knihu jízd vedl. Nelze opomenout, že důkazní břemeno leží na straně poplatníka, který se musí řídit veškerými příslušnými právními předpisy. Zmíněná kniha jízd je tedy pro plátce DPH nezbytnou nutností. Výše zmíněná povinnost vedení knihy jízd u plátců DPH je v praxi často opomíjená, a to především kvůli nesouladu zákonů. Zákonodárce se v případě ZDP snaží podnikatelům paušálními výdaji ulehčit od administrativního zatížení, čemuž naznačuje i skutečnost, že ustanovení o paušálních výdajích cílí především na menší podnikatele vzhledem k omezení možnosti využití paušálních výdajů co do počtu automobilů, jak je popsáno níže. Toto administrativní ulehčení však nereflektuje ZDPH. Nezbývá tedy než doufat, že se v budoucnu dočkáme novelizace, která by zajistila podnikatelům, kteří jsou plátci DPH, možnost uplatnit paušální výdaje na provoz motorových vozidel bez nutnosti evidence každé uskutečněné cesty. Uplatňování paušálních výdajů má na úkor snížené administrativy jiná úskalí, a to konkrétně striktní podmínky, za kterých lze paušální výdaje uplatnit. Základním pravidlem je maximální počet motorových vozidel, na které lze uplatnit paušální výdaje, a to pouze tři vozidla. Tato maximálně tři vozidla musí být užívána k dosažení, zajištění a udržení příjmů a nesmí být přenechána k užívání jiné osobě, přičemž toto pravidlo se nevztahuje na použití zaměstnancem nebo spolupracující osobou za účelem služební cesty. Paušální výdaje zároveň nelze uplatnit v případě, kdy je zaměstnanci poskytnuto vozidlo i k soukromým účelům, nehledě na skutečnost, že zaměstnanec takovéto užití automobilu pro osobní účely zdaní na základě ustanovení § 6 odst. 6 ZDP. Pokud nejsou uplatňovány paušální výdaje, musí se podnikatel vydat cestou uplatňování výdajů skutečných, které upravuje ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP. Zcela logicky se jedná o administrativně náročnější variantu, avšak ve dvou případech jsou skutečné výdaje poměrně jednoznačnou volbou, a to pokud má podnikatel vysoké výdaje na provoz automobilu, které překračují paušální výdaje, nebo ke své podnikatelské činnosti užívá automobily, které přenechává k užívání jiné osobě. Na první pohled se může zdát, že evidence skutečných výdajů není oproti výdajům paušálním výrazně administrativně náročnější, je však nutné si uvědomit, že vysoká náročnost evidence vzniká především v případě, kdy je vozidlo podnikatelem užíváno i k soukromým účelům. V takovém případě je nutné, aby podnikatel sledoval, v jakém poměru automobil používá pro své podnikání a pro soukromé účely. Nejosvědčenější způsob, jak tento poměr zjistit, je evidence ujetých kilometrů pro konkrétní účel. Ve zjištěném poměru pak musí podnikatel krátit své výdaje, přičemž jejich daňově uznatelná část se váže k jízdám uskutečněným pouze k ekonomické činnosti. Jednou z mála výhod této, v praxi poměrně zdlouhavé administrativy je její použitelnost i pro účely DPH, podnikatel tedy může tuto evidenci využít jak při stanovení daňově uznatelných výdajů pro účely daně z příjmů, tak při stanovení správné výše odpočtu DPH.

Na první pohled se může zdát, že v případě uplatnění paušálních výdajů nelze uplatnit jako daňově uznatelné žádné jiné výdaje vynaložené na provoz motorového vozidla, avšak není tomu tak. Ustanovení § 25 odst. 1 písm. x) ZDP explicitně vyjmenovává, jaké výdaje nejsou daňově uznatelné v případě použití paušálních výdajů na dopravu. Součástí paušálních výdajů tak jsou výdaje na pohonné hmoty a krátkodobé parkovné. Znamená to tedy, že si podnikatel k paušálním výdajům může uplatnit jako další výdaj opravu, servis či jiné služby týkající se provozu automobilu. Důležité je rovněž nepřehlédnout, že se jedná o krátkodobé parkování, které je zahrnuto v paušálních výdajích. Dlouhodobý pronájem parkovacího místa je tedy samostatně uznatelným výdajem nad rámec paušálu. V případě, že si podnikatel není jistý, jaký způsob uplatnění výdajů pro něj bude výhodnější, může se rozhodnout až zpětně ve chvíli, kdy podává daňové přiznání. Je však nutné připomenout, že v tomto případě je nezbytné, aby podnikatel vedl evidenci, jako kdyby uplatňoval skutečné výdaje, tedy měl veškeré doklady, účtenky atd., a zejména vedl knihu jízd, i když není plátcem DPH, pro případ, že by nakonec neuplatnil paušální výdaje.

Pokud podnikatel používá vozidlo pro své soukromé účely, je možné využít tzv. kráceného paušálu, kdy je uplatněno pouze 80 % výše paušálu, tedy 4 000 Kč měsíčně. Toto pravidlo se uplatní pouze u jednoho automobilu bez ohledu na skutečný stav. Pokud má podnikatel tři automobily a dva používá pro své soukromé účely, uplatní se krácený paušál pouze u jednoho automobilu, přičemž na skutečný poměr mezi použitím k soukromým účelům a k ekonomické činnosti se tak u paušálních výdajů nehledí. Tato úprava je tedy velmi výhodná pro podnikatele, kteří často používají automobil pro své soukromé účely. V praxi je pak bohužel často opomíjeno krácení i ostatních souvisejících výdajů. Jak již bylo zmíněno, mimo paušální výdaje lze uplatnit i výdaje na opravy, servis, mytí a jinou údržbu motorového vozidla, přičemž tyto výdaje je nezbytné rovněž podrobit 80% krácení. Je tedy nutné, aby poplatník u daného vozidla, které používá i k soukromým účelům, vyloučil 20 % nákladů, které jsou uplatněny navíc k paušálu jako daňově neuznatelné.

Velkou výhodou paušálních výdajů je skutečnost, že je podnikatel může uplatnit nejen u vlastního vozidla, ale i u pronajatého automobilu. Pozor si však poplatníci musí dát na dnes již ne tak častý finanční leasing, u kterého paušální výdaje nelze uplatnit. Mnohem častější je dnes financování pořízení vozidla prostřednictvím úvěru, u něhož je možné uplatnit paušální výdaje v případě, kdy došlo k převodu vlastnického práva. K této situaci dochází nejčastěji splacením úvěru. Je však možné, že se podnikatel stane vlastníkem ještě před splacením úvěru, a v takovém případě je ze strany podnikatele nutné analyzovat jeho právní vztah k danému vozidlu, které je úvěrem financováno.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2022. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 1/2022.