Problematika cestovních náhrad u NNO

Obecně ZP všechny dohody, kdy se zaměstnanec vzdává předem svých zákonných nároků, považuje za neplatné. Tedy nižší cestovní náhrady nelze se zaměstnancem předem (např. při nástupu do zaměstnání nebo před vysláním na pracovní cestu) sjednat. Pokud takovouto dohodu se zaměstnancem uzavřete, může po vás zaměstnanec stejně nárokovat cestovní náhrady v zákonné výši a pokud zaměstnanci na základě takovéto dohody vyplatíte nižší náhrady, vystavujete se nebezpečí postihu inspektorátu práce.

Možné však je, aby se zaměstnanec svých cestovních náhrad vzdal dodatečně. V praxi je, pro předejití jakýchkoliv následných sporů a nejasností, nejlepší postup, kdy se vyúčtování pracovní cesty provede v plné výši a zaměstnanec k vyúčtování připojí, že se této částky plně nebo částečně vzdává. K takovému řešení však nelze zaměstnance nutit.

U NNO může být pro obě strany výhodný i další postup, kdy zaměstnanec cestovní náhrady příjme, ale obratem peníze organizaci vrátí zpět v podobě peněžitého daru. Teoreticky při takovéto domluvě nemusí ani peníze proudit tam a zase zpět a je možné po dohodě započíst závazek organizace z cestovních náhrad s pohledávkou po zaměstnanci z darovací smlouvy. Pokud je NNO založena za účelem některého z prospěšných cílů vyjmenovaného v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), bude pro zaměstnance výhodou tohoto řešení dar uznatelný jako odčitatelná položka (pokud částka, které se vzdá, přesáhne v součtu za rok tisíc korun) a pro organizaci může být výhodou, případ, kdy náklad na cestovní náhrady uplatní při vyúčtování činnosti, kde potřebuje vykázat náklady (např. vyúčtování ), a inkasované prostředky z daru může použít na činnost jinou nebo vykázat jako vlastní spoluúčast.

Ač zaměstnavatel nemůže jednostranně přisoudit nižší cestovní náhrady, než mu stanovuje zákon, někdy jsou z neznalosti opomíjeny některé zákonné možnosti minimalizace cestovních náhrad:

Výši celodenního stravného určuje vyhláška č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012.

Základní sazbu uvedenou ve vyhlášce si může zaměstnavatel, který je NNO (stejně jako podnikatelský subjekt), snížit až o 25 %, částku denní sazby přitom musí zaokrouhlit na celé jednotky měny. Takže místo celodenní sazby 45 pro Německo, Rakousko a další státy, může poskytovat pouze 34 na den. Tuto skutečnost musí pouze předem oznámit zaměstnanci (např. formou vnitřního předpisu).

I když je možné zaměstnanci vyplácet 40 % ze stravného jako částku osvobozenou od daní a dalších odvodů (a to dle posledních vyjádření MPSV a MF dokonce z částky před krácením o poskytnutou stravu), nejedná se o povinnou položku cestovních náhrad a není nutné ji zaměstnanci poskytovat.

Pokud zaměstnanec chce na pracovní cestu jet vlastním vozidlem, může mu to zaměstnavatel povolit s výhradou, že cestovní náhrady obdrží jen do výše stanoveného prostředku hromadné přepravy. Pokud však zaměstnavatel povolí cestu vozidlem zaměstnance bez této výhrady, musí proplatit jak spotřebu pohonných hmot (dále jen „PHM“), tak amortizaci a pokud zaměstnanec předloží doklad o ceně PHM, pak musí spotřebu PHM proplatit v prokázané ceně a ne podle sazeb daných vyhláškou č. 429/2011 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

Dohoda, že by se zaměstnanci proplatily pouze PHM, nebo vnitřní směrnice, že se spotřebované PHM budou hradit v cenách dle uvedené vyhlášky, nejsou přípustné.

Nárok na cestovní náhrady mají pouze zaměstnanci v pracovním poměru. Pracovníci na dohody o provedení práce nebo o pracovní činnosti mají nárok pouze v případě, že je tomu tak v dohodě sjednáno. Pokud jsou však cestovní náhrady sjednány, musí je obdržet v plné výši jako zaměstnanci. Kompromis v podobě částečné úhrady není možné předem sjednat.

Pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci některé z hlavních jídel (např. snídani s ubytováním, oběd v rámci školení nebo večeři v rámci pracovního setkání s klienty), může, a od roku 2012 i musí, pokud nechce náhrady „dodaňovat“ (srazit z náhrad zaměstnanci daň z příjmu, sociální a zdravotní pojištění a odvést sociální a zdravotní pojištění za zaměstnavatele), stravné krátit. Krácení je u celodenního stravného 25 % za každé poskytnuté jídlo, u sazeb za 12-18 hodin 35 % částky stravného a u sazeb do 12 hodin 70 % za každé poskytnuté jídlo.

V uvedeném dotazu je pro posouzení daňových důsledků významná skutečnost, že člen měl v souvislosti s cestou výdaje, které mu sdružení následně proplatí, popřípadě, že nárokuje stravné, tj. že se skutečně jedná o náhrady placené v penězích.

Proplatit výdaje členovi občanského sdružení (dále jen „o. s.“), které mu vznikly v souvislosti s činností o. s., je možné. Toto rozhodnutí je plně v kompetenci organizace (valné hromady, nejvyšší orgánu nebo jiné osoby, kterému je tato svěřena). Otázkou je, jestli se bude jednat o cestovní náhrady ve smyslu definice pro účely daně z příjmu, tedy jestli budou proplacené částky osvobozeny od „dodanění“ u příjemce stejně, jak jsou osvobozeny cestovní náhrady proplácené do limitů stanovených ZP.

Nastat mohou následující případy:

Pro naši obecně prospěšnou společnost (dále jen „OPS") pracují bez nároku na odměnu dobrovolníci [nejedná se však o dobrovolníky ve smyslu zákona č. 198/2002 Sb., o dobrovolnické službě a o změně některých zákonů (zákon o dobrovolnické službě), ve znění pozdějších předpisů]. Pokud za ně uhradíme jejich cestovní náhrady (jízdenky, ubytování, občerstvení na cestě), je nutné toto nějakým způsobem daňově řešit?

V uvedeném dotazu je pro posouzení daňových důsledků významná skutečnost, že jsou výdaje hrazené za dobrovolníka, tedy nikoliv přímo jemu. Dobrovolník neobdržel peněžní prostředky, ale byla mu zajištěna doprava nebo ubytování, popřípadě strava v souvislosti s jeho dobrovolnou prací.

Předešlu, že nebudeme řešit legislativní problém výkonu závislé činnosti mimo pracovní poměr, který se ve světle novely zákona č. 434/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, jeví jako nelegální a příkazní smlouva, kterou některé organizace naivně sepisují, situaci neřeší.

Na rozdíl od minulého dotazu dobrovolník obdržel nepeněžní příjem. Pokud se jednalo o dopravu nebo ubytování, byl zároveň s činností dobrovolníka tento nepeněžní příjem spotřebován a nedošlo ke zvýšení majetku dobrovolníka, a proto není nutné příjem zdaňovat. Jediným sporným bodem by mohla být poskytnutá strava. Dle názoru autora podléhá darovací dani (nikoliv dani z příjmu), do 3 tis. Kč za dva roky je osvobozena od darovací daně dle § 19 odst. 4 písm. d) zákona č. 357/1992 Sb., o dani dědické, dani darovací a dani z převodu nemovitostí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDDPN“), a u obecně prospěšné společnosti, která nemá obchodní majetek je osvobozena do 20 tis. Kč za dva roky dle § 19 odst. 4 písm. a) ZDDPN.

Uvedené náklady v podobě dopravy a ubytování dobrovolníků budou daňově uznatelným nákladem, pokud práce dobrovolníků bude souviset se zdaňovanými příjmy organizace. Náklady na poskytnutou stravu a nápoje (s výjimkou neperlivé neochucené vody) daňově uznatelné nebudou.

Ano, zaměstnanci NNO (i zaměstnanci podnikatelského subjektu) lze poskytnout stravenky i ve dnech, kdy obdrží stravné na pracovní cestě. Rozhodnutí, ve kterých případech poskytnout zaměstnanci stravenku a kdy ne, je plně v kompetenci zaměstnavatele. Zákon pouze řeší daňové důsledky. Přitom navíc poskytnutá stravenka za den, kdy v průběhu pracovní doby vznikl nárok na cestovní náhrady, se u zaměstnance „nedodaňuje“, tato stravenka je pouze daňově neuznatelným výdajem zaměstnavatele v plné výši. Vzhledem k tomu, že NNO velmi často neuplatňuje stravenky jako daňově uznatelný náklad (výdaj na snížení základu daně), není nutné nad tímto problémem vůbec přemýšlet.

Rozhodně je však chybné neposkytnout zaměstnanci stravné (pokud mu na něj vznikl nárok) s tím, že obdržel stravenku. Nebo-li stravné musí zaměstnavatel poskytnout vždy, pokud vznikne nárok, zatímco o poskytnutí stravenky se může zaměstnavatel rozhodovat.