20842/25/7700-50123-010450 k postupu dle čl. 8 odst. 8 Spisového řádu Finanční správy České republiky ZPRACOVÁVÁNÍ A POTVRZOVÁNÍ DOŠLÝCH E-MAILOVÝCH ZPRÁV

I------------------------------------I---------------------------------------I
I Účinnost                           I 16. 6. 2025                           I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Důvod přijetí                      I změna legislativy                     I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Oblast úpravy                      I 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění    I
I                                    I p.p. (dále jen                        I
I                                    I "daňový řád")                         I
I                                    I Spisový řád Finanční správy České     I
I                                    I republiky (dále jen "spisový řád")    I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Agenda                             I Přijetí podání, doručování            I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Základní ustanovení                I Čl. 8 spisového řádu                  I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Předcházející metodické materiály  I Metodický pokyn k postupu dle čl. 8   I
I                                    I odst. 8 Spisového řádu Finanční       I
I                                    I správy České republiky - Zpracovávání I
I                                    I a potvrzování došlých e-mailových     I
I                                    I zpráv č. j. 16640/22/                 I
I                                    I 7700-10123-010450                     I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Související metodické materiály    I                                       I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Technické postupy v IS/Úlohy IS    I                                       I
I ADIS                               I                                       I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Přílohy                            I                                       I
I------------------------------------I---------------------------------------I
I Judikatura, literatura             I                                       I
I------------------------------------I---------------------------------------I  

Metodický pokyn upravuje postup dle čl. 8 odst. 8 spisového řádu při přijímání datových zpráv doručených na e-mailové adresy orgánů Finanční správy ČR (zejména adresy e-mailových podatelen: podatelna@fs.gov.cz nebo podatelnaxxxx@fs.gov.cz) a služební e-mailové adresy zaměstnanců orgánů Finanční správy ČR.

Zaměstnanci podatelen a všichni ostatní zaměstnanci orgánů Finanční správy ČR, kteří jsou vybaveni služební e-mailovou adresou.

Metodický pokyn upravuje postup dle čl. 8 odst. 8 spisového řádu, tj. postup a orgánů Finanční správy ČR (dále jen "") při přijímání datových zpráv doručených na e-mailové adresy orgánů Finanční správy ČR (zejména adresy e-mailových podatelen: podatelna@fs.gov.cz nebo podatelnaxxxx@fs.gov.cz) a služební e-mailové adresy zaměstnanců orgánů Finanční správy ČR.

V případě nevyžádané pošty a nezpracovatelných či antivirovým programem odstraněných příloh se postupuje dle čl. 8 odst. 4 a 5 spisového řádu.

1. Podatelna datovou zprávu přijatou do e-mailové schránky podatelny zaeviduje (jako došlý dokument).

Dále podatelna postupuje dle níže uvedeného postupu.

2. Podatelna bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději v první pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení, zašle do e-mailové schránky odesílatele potvrzení o přijetí zprávy, tj. uplatní funkci poštovního klienta "Odpovědět" (funkce "RE"). V textu odpovědi ponechá došlý text datové zprávy a do odpovědi uvede tento text:

Vaše datová zpráva byla dne DD. MM. RRRR v HH:MM [tj. uvedení data a přesného času doručení] doručena do e-mailové schránky [zde uvedení názvu orgánu finanční správy, popř. též územního pracovitě a adresy e-mailové schránky, např.: Finančního úřadu pro hlavní město Prahu - Územního pracoviště pro Prahu 1: podatelna2001@fs.gov.cz.].

Tato informace je pouze potvrzením o doručení Vaší datové zprávy do uvedené e-mailové schránky. Nejde o potvrzení ani vyhodnocení toho, zda Vámi zaslaná datová zpráva je či není účinným podáním (Vaše datová zpráva může být účinným podáním pouze při splnění zákonných podmínek, více informací naleznete zde: https://financnisprava.gov.cz/cs/informace-podle-zakona-c-106-1999-sb/postup-pri-vyrizovani-podani).

(například na úřední hodiny, kontakty či si chcete domluvit návštěvu na našem úřadu), je tato forma podání dostatečná.

K zasílání elektronických podání Vám (dále jen "") , oboje dostupné na .

bohužel s výjimkou přihlášky k registraci, oznámení o změně registračních údajů a žádosti o zrušení registracea o změně dalších souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

, ve znění pozdějších předpisů, jsou jejími povinnými náležitostmi mimo jiné:

(který jí na podatelnu přeposlal),

- v případě, že je podatelna již při přijetí e-mailu schopna vyhodnotit povahu úkonu podatele nebo jeho případnou neúčinnost a tedy poučit podatele konkrétněji, případně zároveň odpovědět¹⁾, není vyloučeno, aby zaslala podateli odlišný text, který bude přizpůsobený povaze konkrétního úkonu. Vždy však musí uvést přinejmenším tento text:

Vaše datová zpráva byla dne DD. MM. RRRR v HH:MM [tj. uvedení data a přesného času doručení] doručena do e-mailové schránky [zde uvedení názvu orgánu finanční správy, popř. též územního pracovitě a adresy e-mailové schránky, např.: Finančního úřadu pro hlavní město Prahu - Územního pracoviště pro Prahu 1: podatelna2001@fs.gov.cz.].

a podatel nebyl o této skutečnosti vyrozuměn v rámci textu e-mailu potvrzujícího přijetí datové zprávy, je žádoucí, aby příslušná úřední osoba podatele na tuto skutečnost neformálně upozornila. O tom pořídí úřední záznam.

bez zbytečného prodlení²⁾ předá zprávu obsahující podání, přijatou do své e-mailové schránky, podatelně za použití funkce poštovního klienta "Předat dál" (funkce "FW"). Jedná-li se o datovou zprávu opatřenou elektronickým podpisem³⁾, je nutné takovou datovou zprávu předat dál v původní podobě jako přílohu přeposílaného e-mailu. K tomu je možné využít mj. funkci poštovního klienta "Předat dál jako přílohu" pod tlačítkem "Další akce odpovědi".

postupuje podle bodu (výše), tj. e-mailovou zprávu zaeviduje (jako došlý dokument) a zašle odesílateli potvrzení o přijetí zprávy.

Za den, kdy bylo učiněno podání ve smyslu § 73 daňového řádu, je v případě doručení datové zprávy, obsahující podání do e-mailové schránky konkrétního zaměstnance, považován až ten den, kdy je zpráva obsahující podání předána do e-mailové schránky podatelny, a to s přihlédnutím k tomu, že e-mailová schránka konkrétního zaměstnance není elektronickou adresou podatelny správce daně ve smyslu § 56 odst. 1 písm. b) daňového řádu. Proto i případnou lhůtu k vyřízení takového podání je nutno počítat až ode dne, kdy bylo toto podání, resp. zpráva jej obsahující, předána do e-mailové schránky podatelny.

Zpráva potvrzující doručení na adresu elektronické pošty (e-mailová schránka podatelny) se zasílá na e-mailovou adresu, ze které byla zpráva odeslána, a to zpravidla nejpozději v první pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení⁴⁾ do e-mailové schránky podatelny (viz výše). Pokud tedy odesílatel neobdrží v relevantním čase potvrzení o doručení a nevyvine žádnou aktivitu, aby si informaci o doručení ověřil jinak, nemůže následně efektivně ani namítat nečinnost správce daně, ani rozporovat případné nedodržení lhůty stanovené pro učinění podání.

Tímto metodickým pokynem se zrušuje Metodický pokyn k postupu dle čl. 8 odst. 8 Spisového řádu Finanční správy České republiky - Zpracovávání a potvrzování došlých e-mailových zpráv č. j. 16640/22/7700-10123-010450 ze dne 22. 3. 2022.

                                                    I-------------------------------I
                                                    I     Elektronicky podepsáno    I
                                                    I           05.06.2025          I 
                                                    I       Mgr. Ladislav Henáč     I
                                                    I         ředitel sekce         I
                                                    I-------------------------------I