Když zaměstnavatel přijímá zaměstnance

Přihlášením zaměstnance dává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně na vědomí, že se za něj od příslušného data stává plátcem pojistného. K tomuto účelu slouží na tiskopisu Hromadné oznámení zaměstnavatele kód „P“, používaný typicky u zaměstnanců s trvalým pobytem na území České republiky. Za den nástupu zaměstnance do zaměstnání se u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do práce. Dodržení tohoto postupu je totiž důležité nejen pro zaměstnavatele, ale i pro samotného zaměstnance. Pokud by nastala situace, kdy by zaměstnavatel tuto svoji povinnost nesplnil, tedy by zaměstnance u zdravotní pojišťovny nepřihlásil (zapomněl by), mohlo by se u pojištěnce objevit časové období, které by se z hlediska řešení jeho pojistného vztahu jevilo jako nekryté a zdravotní pojišťovna by se pak v dané věci obracela nikoli na zaměstnavatele, ale přímo na pojištěnce.

V souladu s ustanovením § 34 odst. 1 písm. c) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), a § 36 zákoníku práce se v případě pracovního poměru považuje za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den, který je takto uveden v pracovní smlouvě. Jelikož lze jako den nástupu do práce sjednat i den pracovního klidu, považuje se pro účely zdravotního pojištění za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den vzniku pracovního poměru, uvedený v pracovní smlouvě. To znamená, že například v případě sjednání pracovního poměru od 1. 1. 2020 vzniká účast na zdravotním pojištění tímto dnem a k tomuto datu přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny – bez ohledu na to, který den zaměstnanec skutečně začne pracovat.

Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní kategorie“, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia na brigádu v období prázdnin, anebo i do trvalejšího zaměstnání (kódy „P a „G“), nebo zaměstnání poživatele důchodu (kódy „P“ a „D“), případně zaměstnání ženy na rodičovské dovolené (kódy „P“ a „M“).

K nástupu zaměstnance vedeného na Úřadě práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel v tzv. nekolidujícím zaměstnání (tj. s příjmem do poloviny minimální mzdy) současně kódy „P“ a „I“. Pokud však dojde k vyřazení zaměstnance z evidence uchazeče o zaměstnání, přičemž zaměstnání nadále trvá, doporučuji zaměstnavateli, aby si třeba formou čestného prohlášení zaměstnance ošetřil, že mu zaměstnanec tuto skutečnost do osmi dnů sdělí. Totiž, pokud by se jednalo o jediné zaměstnání, pak by pro zaměstnavatele (mimo výjimek) nastupovala povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, jak je dále popsáno. Podotýkám, že v rámci tzv. nekolidujícího zaměstnání již nelze sjednávat dohody o provedení práce.

Za „normálních“ okolností odvádí zaměstnavatel v roce 2020 pojistné na zdravotní pojištění za své zaměstnance nejméně z vyměřovacího základu 14 600 Kč, tedy alespoň z minimální mzdy, pokud zaměstnání trvá celý kalendářní měsíc. Tato podmínka platí pro zaměstnance, na kterého se povinnost placení pojistného alespoň ze zákonného minima vztahuje. Naproti tomu však existuje poměrně početná skupina osob – zaměstnanců, u kterých naopak minimum nemusí být dodrženo a vyměřovacím základem je skutečně dosažený příjem. Proto si musí zaměstnavatel v této souvislosti ověřit, zda přijímaný zaměstnanec nepatří mezi osoby vyjmenované v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 592/1992 Sb.“). Nejčastěji se bude jednat o osoby, za které je plátcem pojistného i stát (poživatelé důchodu, ženy na mateřské a osoby na rodičovské dovolené, příjemci rodičovského příspěvku, studenti apod.). Aby zaměstnavatel skutečně nemusel u těchto osob dodržet minimální vyměřovací základ, musí mít ve své mzdové evidenci založen příslušný doklad, který jej bude k takovému postupu opravňovat – například se bude jednat o rozhodnutí o přiznání důchodu, potvrzení o studiu či pobírání rodičovského příspěvku, čestné prohlášení osoby celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do patnácti let věku, potvrzení o odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu jiným zaměstnavatelem a další. Je pravdou, že správně prováděný odvod pojistného ze skutečné výše příjmu nižšího než minimální mzda (tedy bez dopočtu) je z finančního hlediska výhodný jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, a také je předmětem zájmu kontrolních orgánů zdravotní pojišťovny.

Může nastat situace, že nově přijímaný pracovník bude mít příjem nižší, než je aktuální výše minimálního vyměřovacího základu – minimální mzdy. Například bude sjednán pracovní poměr na zkrácený pracovní úvazek nebo půjde o práci podle některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, přičemž se bude jednat o jediné zaměstnání. Pokud:

Z uvedeného vyplývá, že v takové situaci, tedy když nastupující zaměstnanec bude mít příjem nižší než minimální vyměřovací základ a aby zaměstnavatel nemusel řešit odvod pojistného z minima, musí zaměstnavatel (mzdová účetní) primárně ve svém vlastním zájmu položit zaměstnanci tyto dotazy:

Pokud zaměstnanec nastoupí do zaměstnání v průběhu kalendářního měsíce, přičemž se na něj (a tedy i na jeho zaměstnavatele) povinnost dodržet zákonné minimum vztahuje, musí zaměstnavatel odvést pojistné nejméně z poměrné části minimálního vyměřovacího základu, a to v přímé vazbě na počet dnů trvání zaměstnání v příslušném měsíci dle příkladu:

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci neplacené volno nebo mu vykáže neomluvenou absenci, pak bez ohledu na rozsah těchto nepřítomností zaměstnance v zaměstnání platí tyto podmínky:

Ať už zaměstnanec pracuje po celý kalendářní měsíc nebo jen po jeho část, započítává jej zaměstnavatel do celkového počtu zaměstnanců, uváděných za příslušný kalendářní měsíc na podávaném Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele.

Z pohledu zdravotního pojištění řeší zaměstnavatel situace, kdy zaměstnává zaměstnance na:

Pouze tyto částky příjmu zakládají u příslušných dohod povinnost platit pojistné včetně přihlašování (a odhlašování) těchto osob jako zaměstnanců. Ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele. Zdůrazňuji, že pokud se jedná u téhož zaměstnavatele o stejný typ dohody, pak se sčítají všechny příjmy.

Také platí, že u obou typů dohod musí být případně dodržen minimální vyměřovací základ, eventuálně jeho poměrná část. Podmínkou pro použití tohoto postupu je dosažení potřebné částky příjmu, tedy alespoň 3 000 Kč u dohody o pracovní činnosti nebo více než 10 000 Kč u dohody o provedení práce.

U obou dohod však musí zaměstnavatel věnovat pozornost i situacím kdy výše příjmu účast na zdravotním pojištění nezakládá, nicméně z příjmu dodatečně zúčtovaného na základě takové dohody může účast na zdravotním pojištění (tj. zaměstnání) zpětně vzniknout.

Plnění oznamovací povinnosti za zaměstnance pracujícího na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce je zakotveno v § 8 odst. 2 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb. V souladu s tímto ustanovením přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal zaměstnanec vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána.

Kdyby zaměstnanec začal na dohodu o provedení práce pracovat dne 15. 12. 2019 a první příjem na tuto dohodu by převýšil 10 000 Kč až při zúčtování mzdy za duben 2020, přihlásil by zaměstnavatel osobu jako zaměstnance k datu 1. 4. 2020.