Administrativní zátěž účetních pracovníků v obcích

Podívejme se na termínový kalendář jedné paní účetní z obce o velikosti kolem tří tisíc obyvatel nacházející se v blízkosti Prahy, abychom viděli, jak je problém zvládán v praxi. Jako ukázku jsme vybrali z jejího kalendáře jen oblast finančního účetnictví .

 I----------------------------------------------------------------------------I I                           Termíny v roce 2016                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  10. 01.  I Výplaty                                                        I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  13. 01.  I 
Konsolidace
 - seznam jednotek (CSÚIS)                          I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  20. 01.  I Pojistné přehledy a odvody - OSSZ + zdravotní pojišťovny       I I           I (VZP, OZP a ZPMV ČR)                                           I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  25. 01.  I DPH IV. Q - FÚ                                                 I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  27. 01.  I FIN 2-12 M - prosinec - CSÚIS                                  I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 01.  I Výkaz práce - ČSÚ                                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 01.  I Zákonné pojistné - Kooperativa                                 I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 01.  I Monitoring - ČMZRB                                             I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 01.  I Informace o realizaci za rok 2015 - ČMZRB                      I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 01.  I Přiznání k dani z nemovitosti                                  I  I-----------I----------------------------------------------------------------I I  01. 02.  I Silniční daň - FÚ                                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  05. 02.  I ISP (Informační systém o platech)                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  05. 02.  I Finanční vypořádání dotací se státním rozpočtem - KÚ           I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  10. 02.  I Výplaty                                                        I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  15. 02.  I Rozvaha, výsledovka a příloha IV. Q - CSÚIS                    I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  15. 02.  I FKSV (Zprávy o výsledcích finančních kontrol)                  I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  15. 02.  I Finanční vypořádání poskytovatelům dotací                      I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  20. 02.  I Pojistné přehledy a odvody - OSSZ + zdravotní pojišťovny       I I           I (VZP, OZP a ZPMV ČR)                                           I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  25. 02.  I Kontrolní hlášení DPH - FÚ                                     I  I-----------I----------------------------------------------------------------I I  28. 02.  I KB - roční výkazy                                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  01. 03.  I Vyúčtování zálohové daně - FÚ                                  I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  10. 03.  I Výplaty                                                        I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  13. 03.  I FIN 2-12 M - leden a únor - CSÚIS                              I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  18. 03.  I Výkaz VI 1-01 - ČSÚ                                            I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  20. 03.  I Pojistné přehledy - OSSZ, VZP, OZP a ZPMV ČR                   I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  25. 03.  I Kontrolní hlášení DPH - FÚ                                     I I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 03.  I Přiznání daně z příjmů právnických osob za rok 2015            I  I-----------I----------------------------------------------------------------I I  31. 03.  I Výkaz ŽP 1-01 - ČSÚ                                            I I-----------I----------------------------------------------------------------I 

Všimněte si, prosím, že z 63 pracovních dní se jedná o 25 dní s termínovými úkoly. Když si přičtete přípravu rozpočtu, jeho projednání ve finančním výboru, na radě, v zastupitelstvu, zveřejnění, přípravy rad a zastupitelstva, rozpis rozpočtu a jeho pořízení a další a další práci, kterou mají účetní v obci začátkem roku, zjistíte, že výpadek účetní v obci v prvním čtvrtletí roku může ohrozit hospodaření obce. Nemusíme asi upozorňovat, že v případě, že by např. paní účetní nestihla vypořádat dotaci od úřadu práce, že na ni obce plně ztrácí nárok (víceméně obdobný postih platí u všech vypořádání dotací). Hrozí sankce za pozdní daňová přiznání, správní delikty za chyby ve zveřejňování nebo nezpracování podkladů k rozpočtovému hospodaření, rizika z neplatných právních úkonů při nedostatcích ve zveřejňování a schvalovacích povinnostech, což je většinou vše úkolem účetních nebo hospodářských pracovníků na obcích.

Z celého konkrétního kalendáře termínů pro rok 2016 bez rozpočtového hospodaření se v oblasti mezd a finančního účetnictví u naší paní účetní jedná o z 253 pracovních dnů. Mezi jednotlivými termíny nenajdete více než 7 pracovních dnů po sobě jdoucích, ve kterých nemá paní účetní nějaký povinný termín k plnění hlášení nebo jiného úkonu ve vztahu k druhým subjektům. Jak pak tato obec plní zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého má každý zaměstnanec nárok na 14 dní pracovní dovolené v celku? A nejde jen o dovolenou, pracovnice účtáren si nemohou dovolit onemocnět, nemohou si naplánovat lékařské zákroky, lázně, nemohou být dlouho doma s nemocnými dětmi... Vzhledem k tomu, o jak rozšířený problém se jedná, je mu věnována malá pozornost. Např. šest let se upozorňovalo na to, že účetní v obci si nemůže vzít o letních prázdninách dva týdny v kuse dovolenou, až bylo dosaženo ústupku, a byla zrušena povinnost předávat výkaz FIN 2-12M za měsíc červenec. Když vešlo toto malé vítězství v platnost, tak se půl roku nato objevila povinnost měsíčního kontrolního hlášení pro účely DPH, takže nakonec nebylo dosaženo ničeho.

řešení .

První z nich je efektivnější správa obcí v odborných oblastech, mezi které finanční účetnictví patří. Pomohla by např. „centra služeb“, účelově založené dobrovolné svazky obcí, služby střediskových obcí v tom, že by v nich mohli být zaměstnáni dva až tři odborníci na určité oblasti pro více obcí. Tím by se řešila odbornost, specializace i zastupitelnost, takové uspořádání by bylo pravděpodobně i hospodárné, účelné a efektivní. Touto cestou se zabývá několik let svaz měst a obcí, získal i na meziobecní spolupráci, ale jak tomu u dotací bývá, lze předpokládat, že až skončí financování z dotací, tak bez návaznosti programů spousta poctivé práce, příprav a dílčích výsledků zapadne. Vedení obcí i zastupitelstva mají z centralizace odborné pomoci obavy, nechtějí omezit právo na svou samosprávu, mají nedobré zkušenosti se zásahy úředníků. Přesto si myslíme, že do určité meze se rozhodně nejedná o nesprávný směr.

Druhá cesta, kterou je nezbytné již otevřít, je vyhodnocení účelnosti administrativní zátěže v obcích především pro účetní a hospodářské pracovníky. Na našich odborných kurzech jsme předali účastníkům v roce 2016 žádost o soupis prací, které považují za zbytečné nebo které je významně zatěžují. V tomto článku bychom rádi na některé z jejich postřehů upozornili - viz níže.

Velmi byl kritizován systém opatrovnictví. Obce se musejí starat o opatrovance, přitom k tomu nemají potřebné sociální odborné znalosti. Musejí jim vést účty, řešit jejich spory, právní pomoci, daňová přiznání, jednat se svěřenými osobami, spravovat jejich majetek, účastnit se soudů, ale i třeba přímo nákupů a hygienické péče o nesvéprávné nebo svěřené osoby. V lokalitách s větším počtem opatrovanců je situace v obcích nezvladatelná. Některé účetní byly požádány i o aplikace injekcí... Nemůžeme si odpustit poznámku, že kdo neslyšel vyprávění o činnosti pracovníků obcí, ale třeba i přímo starostů, snad ani nemůže uvěřit, co vše je možné. Zde by se měl opravdu někdo zamyslet, zda vůbec taková činnost patří do poslání obcí, většina z účastníků diskuse byla přesvědčena, že jim správa opatrovnictví profesně vůbec nepřísluší. Jednoznačně jde o činnost, která obce velmi zatěžuje.

V oblasti finančního účetnictví byl samozřejmě kvůli vysoké pracnosti a časové náročnosti nejvíce kritizován pomocný analytický přehled. O něm a jeho diskutabilním přínosu jsme již napsali více příspěvků, ale tento článek má za úkol řešit především zoufalou situaci menších obcí (pomocný analytický přehled vykazují obce až od tří tisíc obyvatel), tak se jím zde nebudeme podrobněji zabývat.

Z hlediska termínů je zatěžující povinné měsíční zpracování výkazu o plnění rozpočtu FIN 2-12 M. Zpracovává se desetkrát do roka (mimo leden a červenec) a musí být odevzdán ve velmi krátkém termínu, zpravidla do 10. dne následujícího měsíce. Tento náročný termín někdy příslušné kraje ještě krátí za účelem získání svého času na kontrolu výkazu. Zde všichni pochybují, že má informace o měsíčním plnění rozpočtu u malých a středních obcí pro stát přínos. Někdy ani příjmy a výdaje všech obcí z celého kraje nedosáhnou příjmů a výdajů krajského města, nemůže se jednat a ani se nejedná o významnou informaci. Čtvrtletní zpracování by mělo být z informačního hlediska dostatečné. Termínová náročnost výkazu byla mnohokrát řešena - zpravidla zamítnutím z důvodu potřeby měsíční vzájemných převodů mezi veřejnými rozpočty, což by však šlo technicky vyřešit velmi snadno.

Od roku 2016 se termínová náročnost zvýšila především u obcí, které jsou čtvrtletními plátci DPH, a to o povinnost zpracovat měsíční kontrolní hlášení. Měsíční zpracování je však pro obce, které mají málo plnění na výstupu, opravdu zbytečnou administrativní zátěží, dostatečné by bylo čtvrtletní hlášení při zpracování přiznání. Jedná se o dalších osm povinných termínů pro podání hlášení, která mají pro stát minimální přínos.

Opět byly kritizovány časté kontroly z ústředních a nadřízených orgánů v obcích. Obce jsou v pozici snad nejvíce a nejčastěji kontrolovaných subjektů. Větší obce si stěžovaly na velkou zátěž při kontrolách s přenesenou působností. Je značně kritizován dohled nad prováděním přezkoumání hospodaření obcí, kde kontroloři vyžadují podklady za tři roky, a od těchto kontrol nemají obce žádné zpětné vazby. Kontroly prováděné v obcích jsou samozřejmě náročné na přípravu podkladů a čas pracovníků. Systémy, kdy i jedna oblast (především ) je kontrolována několika různými institucemi, tj. někdy i třikrát a vícekrát, jsou pro obce nepochopitelné. Kontroly jsou vždy stresující záležitostí a v situaci obcí, kdy jsou i za malé nedostatky udíleny nepřiměřeně vysoké sankce, o to více.

Stížnosti byly vzneseny i na e-mailovou korespondenci, dost často ve vztahu ke krajům, které obcím bez jakéhokoliv odborného výběru přeposílají vše, co požaduje ústředí, a to i v případech nepovinného zpracování. V menších obcích stráví odpovědní pracovníci, ale i starostové hodně času jenom zkoumáním, zda se přeposlaný dotazník, průzkum nebo povinnost hlášení vůbec obce týkají. V praxi jsme se setkali i s přeposláním požadavku na informování ústředí, kdy byly podklady obcím rozeslány v angličtině (24 stran anglického textu -- za 14 dní přišly znovu, již přeložené do češtiny).

Jako vždy byla připomenuta v souvislosti s administrativní náročností i povinná statistická hlášení. Je to nenáviděná činnost všech povinných subjektů a je to pochopitelné. Jedná se o časově náročnou činnost, ale účastníci statistických zjišťování nevidí konkrétní výstup z ní, prospěch, účel, přínos... Obce skoro vůbec neznají výsledky ze statistických zjišťování a nikdo s výstupy nepracuje ve prospěch činnosti obce.

To je velký problém současné doby ve všech oblastech - ve finančním účetnictví, rozpočtovém hospodaření a v daňové problematice je však již dávno za únosnou mezí. V roce 2016 dokonce novela k vyhlášce č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů, vyšla (ve prospěch Ministerstva financí se dá říci, že se to stalo poprvé) až v únoru s okamžitou účinností v průběhu roku - s následkem potřebných změn do již schválených nebo připravených rozpočtů. Vydávání novel zákonů s účinností při vyhlášení je vždy velký problém, v roce 2015 jsme to u obcí zažili u novely zákona č. 250/2000 Sb., která se týkala dotací a zasáhla do schvalovacích procesů. Vznikla vysoká právní nejistota.

Daňové zákony jsou měněny i třikrát do roka. Není čas na seznámení se s novelami, pracovníci se musí účastnit školení, soustavně se vzdělávat a studovat, což také není levné, a opět je to časově náročné. Navíc hrozí finanční dopady ze sankcí, pokud se nová řádně nezavede do praxe.

U předpisů v oblasti účetnictví, rozpočtování i daňové oblasti panuje vysoká právní nejistota. Postupy nejsou sjednocené, existuje mnoho variantních řešení, nedostatečné výklady, případně jsou výklady protichůdné.

Nejvíce jsou v oblasti účetnictví kritizovány pro nejasnost nebo neúčelnost tyto účetní metody:

Závěrem bychom chtěli zdůraznit, že by se administrativní náročností u malých a středních obcí měly odpovědné orgány vážně zabývat.

Účetní a hospodáři v malých obcích jsou skoro nenahraditelní, mají opravdu hodně naloženo a přitom každá, i malá chyba bývá nepřiměřeně sankcionována. Práce je časově náročná, velmi stresující, pokud není vyžadováno vysokoškolské vzdělání, tak jsou požadavky na odbornou činnost tak vysoké, že je přinejmenším vyžadováno vysokoškolské myšlení. Jakékoliv zmírnění byrokratických požadavků by mohlo pomoci. Kvůli odlehčení ponurého vyznění článku bychom rádi zmínili, že výše zmínění pracovníci, na které jsou kladeny požadavky na značné vzdělání, po večerech provádějí slavnostní výzdoby prostor a jejich úklidy po akcích, dělají biletářky, šatnářky, roznášejí poštu, kreslí pamětní listy, vyšívají dárky pro vítání občánků a občas jsou starostou požádáni i o úklid toalet v restauraci, kde si nájemce není schopen úklid zajistit sám. Při podprůměrném odměňování a s ohledem na to, že ani jejich práci se nedostává zaslouženého uznání, je až s podivem, že ještě nějací účetní v obcích jsou.

Měli bychom čestně zmínit, že byrokratické požadavky, často neúčelné, značně zatěžují i starosty obcí a neumožňují jim zabývat se plněním jejich volebních programů, jsou spíše v pozici sloužících úředníků než volených zástupců.