Účetnictví spolků, 1. část

Do hlavní činnosti spolku lze zahrnout i některé výdělečné aktivity, avšak pouze za splnění dvou předpokladů, že:

Hospodářskou činností spolku se rozumí zejména činnost doplňková, vedlejší, podnikatelská a jiná činnost. Podmínkou pro realizaci hospodářské činnosti je výhradně podpora činnosti hlavní a hospodárné využití majetku spolku. Pokud vznikne nějaký zisk, musí být použit k dalšímu rozvoji spolku, nelze jej rozdělit mezi zakladatele či členy spolku.

K 1.1.2014 vznikl veřejný rejstřík spolků, který nahradil dosavadní evidenci sdružení podle zákona č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů - zrušen. Spolkový rejstřík dnes vedou rejstříkové soudy; funguje na obdobném principu jako obchodní rejstřík.

Účetnictví spolků se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který byl s účinností od 1.1.2016 (dále jen „ZÚ“) významně novelizován zákonem č. 221/2015 Sb., který reflektuje požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2013/34/EU ze dne 26. června 2013.

Zásadní změny novelizovaného ZÚ se dotýkají například:

Účetní jednotky se člení do 4 skupin podle toho, zda převýší alespoň dvě ze tří kritérií:

I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I
I 
Kategorie
 I 
K rozvahovému dni
  I   
Celková
   I  
Čistý obrat
  I  
Průměrný
   I
I           I                    I   
aktiva
    I               I    
počet
    I
I           I                    I   
(netto)
   I               I 
zaměstnanců
 I
I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I
I 
Mikro
     I Nepřekračuje 2 ze  I  9 mil. Kč  I  18 mil. Kč   I     10      I
I           I 3 kritérií         I             I               I             I
I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I
I 
Malá
      I Nepřekračuje 2 ze  I 100 mil. Kč I  200 mil. Kč  I     50      I
I           I 3 kritérií         I             I               I             I
I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I
I 
Střední
   I Nepřekračuje 2 ze  I 500 mil. Kč I 1 000 mil. Kč I     250     I
I           I 3 kritérií         I             I               I             I
I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I
I 
Velká
     I Překračuje alespoň I 500 mil. Kč I 1 000 mil. Kč I     250     I
I           I 2 ze 3 kritérií    I             I               I             I
I-----------I--------------------I-------------I---------------I-------------I

Podle toho, do které kategorie příslušná účetní jednotka patří, stanovuje ZÚ rozsah a způsob sestavování účetní závěrky, případně konsolidované účetní závěrky.

V prvním účetním období po svém vzniku nebo zahájení činnosti postupuje účetní jednotka podle právní úpravy pro takovou kategorii účetních jednotek a kategorii skupin účetních jednotek, u níž lze důvodně předpokládat, že splní její podmínky k rozvahovému dni prvního účetního období.

Jestliže ve dvou po sobě následujících rozvahových dnech řádných účetních závěrek účetní jednotka překročí nebo naopak přestane překračovat 2 hraniční hodnoty své kategorie, změní se kategorie účetní jednotky od počátku bezprostředně následujícího účetního období.

Pro účetní období 2016 jsou povinny účetní jednotky postupovat podle právní úpravy pro takovou kategorii účetních jednotek, jejíž podmínky naplnily k rozvahovému dni bezprostředně předcházejícího účetního období (tj. účetního období 2015).

Zveřejňování účetních závěrek občanských sdružení (transformovaných do spolků) před rokem 2014 bylo založeno na bázi dobrovolnosti. Od roku 2016 však přibyla spolkům nová administrativní povinnost zveřejňovat účetní závěrku uložením do Sbírky listin ve veřejném rejstříku, ve kterém je spolek zapsán.

Ve Sbírce listin se zveřejňuje účetní závěrka s následujícími výjimkami:

Zvláštní situace nastává v případě spolků, které vedou jednoduché účetnictví, neboť i ty mají povinnost účetní závěrku zveřejňovat. Účetní závěrka v jednoduchém účetnictví zahrnuje přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích, avšak neobsahuje přílohu v účetní závěrce, která je standardní součástí účetní závěrky účetnictví podvojného. Vzory přehledů jako součástí účetní závěrky jednoduchého účetnictví je možné najít v prováděcí vyhlášce č. 325/2015 Sb. (příloha 1 a 2) a je jistě možné se těmito vzory inspirovat i pro období předcházející roku 2016. Dokumenty je nutné zasílat rejstříkovému soudu pouze podepsané. Právě s podpisy dokumentů nastávají určité problémy.

Spolky mají možnost zaslat dokumenty účetní závěrky do Sbírky listin následujícími způsoby:

Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokáta, účetní firmy atd.), musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem a musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, případně plná moc autorizovaně konvertovaná dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

V případě nesplnění povinnosti zveřejnit účetní závěrku hrozí spolku pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč. Při opakovaném neplnění povinnosti může soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení spolku s likvidací. Rejstříkový soud však má povinnost spolek na tuto skutečnost nejprve upozornit a poskytnout přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků. Je třeba také vzít v úvahu § 106 odst. 2 rejstříkového zákona, podle kterého statutární orgán spolku (nejčastěji předseda), který neplní povinnost zveřejňování účetní závěrky uložené mu zákonem, porušuje péči řádného hospodáře s příslušnými právními důsledky.

Nový občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb. s účinností od 1.1.2014) v § 228 a následujících zavedl právní úpravu tzv. pobočného spolku, který představuje organizační jednotku spolku s právní subjektivitou, jež je odvozena od mateřské organizace, tj. od hlavního spolku. Pobočný spolek může existovat jen po dobu existence a trvání hlavního spolku, nabývá práv a povinností v rozsahu určeném stanovami hlavního spolku a je zapsán ve veřejném rejstříku. Musí naplňovat požadavek vlastní spolkové samosprávy. Pobočné spolky vedou účetnictví samostatně ode dne svého vzniku do svého zániku, a to takové, jaké vede spolek hlavní.

Jednoduché účetnictví („JÚ“) mohou vést spolky transformované z bývalých občanských sdružení s právní subjektivitou, která vznikla před 1.1.2014, pokud jejich celkové příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 mil. Kč.

Od 1.1.2016 mohou vést dále JÚ všechny spolky včetně nově vzniklých, avšak za předpokladu, že:

Nově založený spolek může od svého vzniku vést JÚ, pokud se dá důvodně předpokládat, že splní uvedené podmínky k poslednímu dni prvního účetního období (tj. k rozvahovému dni). Jestliže spolek přestane během účetního období splňovat podmínky pro vedení JÚ, musí k 1. dni následujícího účetního období přejít na účetnictví podvojné.

Pokud spolek před 1.1.2016 vedl podvojné účetnictví, může i za předpokladu splnění výše uvedených podmínek, přejít na JÚ pouze v případě, kdy vedení podvojného účetnictví trvalo minimálně 5 let.

Spolky, které vedou JÚ:

Klíčovou záležitostí pro vedení JÚ (potažmo i účetnictví podvojného) je vytvoření směrnice pro členění výdajů a příjmů na hlavní a vedlejší hospodářskou činnost v souladu se statutem, stanovami či zakladatelským dokumentem spolku. Z tohoto požadavku vyplývá nutnost střediskového vedení účetnictví. Hlavní činnost spolku je většinou ztrátová, částečně nebo plně financovaná z dotací, od třetích osob, z darů, příspěvků či prostřednictvím zisku z vedlejší hospodářské činnosti. Naopak vedlejší hospodářská činnost má stejný režim jako u podnikatelských subjektů s tím, že zde neexistuje možnost rozdělení zisku mezi vlastníky společnosti (resp. členy spolku).

Účetní závěrku v JÚ představují následující dokumenty:

Sestavené přehledy poskytují komplexní informace o příjmech, výdajích, stavu majetku a závazcích (dluzích) spolku. Přehledy je nutné vyhotovit nejpozději do 6 měsíců po skončení účetního období, tj. do 30. 6. následujícího kalendářního roku. Před sestavením přehledů se provádí inventarizace majetku a závazků podle § 29 a 30 ZÚ. Přehledy musí být uschovány po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

S účinností od 1.1.2016 platí vyhláška č. 325/2015 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení ZÚ, pro účetní jednotky, které vedou JÚ (dále jen „vyhláška č. 325/2015 Sb.“). Vymezuje povinnost vést v JÚ následující účetní knihy:

Do peněžního deníku se účtují (§ 2 vyhlášky č. 325/2015 Sb.):

Do peněžního deníku je nutné operace zapisovat chronologicky na základě 3 účetních dokladů:

Jak již bylo uvedeno, účtování je třeba provádět se zřetelem na členění příjmů a výdajů za hlavní činnost a za jednotlivé doplňkové činnosti tak, aby po skončení účetního období bylo zjistitelné, jaké jsou rozdíly mezi příjmy a výdaji za účetní období v členění na hlavní a vedlejší hospodářskou činnost. Dále je třeba zjistit výsledky hospodaření spolku za jednotlivé akce, projekty a činnosti.

Peněžní deník musí poskytovat informace o příjmech a výdajích v členění nezbytném pro (§ 2 odst. 2 vyhlášky č. 325/2015 Sb.):

Na konci účetního období je třeba do peněžního deníku doplnit údaje o kursových rozdílech peněžních prostředků v hotovosti a na bankovních účtech. Ke konci každého kalendářního měsíce a při uzavírání peněžního deníku na konci účetního období se v peněžním deníku evidují součty příjmů a výdajů v hotovosti a na bankovních účtech.

Pohledávky a závazky (dluhy) se vedou v knize pohledávek a závazků (§ 3 vyhlášky č. 325/2015 Sb.), která je určena ke sledování pohledávek podle jednotlivých dlužníků a dluhů podle jednotlivých věřitelů v chronologické posloupnosti. Obsahuje například informace o:

Do knihy pohledávek a závazků se provádějí účetní zápisy na základě účetních dokladů:

Jestliže má spolek pohledávky a dluhy v cizí měně, musí být zachyceny v knize pohledávek a závazků v české měně. Přepočet na českou měnu se provádí ke dni jejich vzniku prostřednictvím směnného kursu devizového trhu vyhlašovaného Českou národní bankou. Pohledávky a dluhy se ke dni uzavření účetních knih nepřeceňují.

Neuhrazené dluhy a pohledávky, tj. zůstatky pohledávek a závazků, se uvádějí v Přehledu o majetku a závazcích.

Spolek je povinen v souladu s § 4 odst. 2 vyhlášky č. 325/2015 Sb. vést také další pomocné knihy, v nichž se vede evidence o:

Pomocnými knihami jsou například:

majetku by měla dle vyhlášky č. 325/2015 Sb. obsahovat minimálně následující údaje:

V případě neodpisovaného dlouhodobého majetku je nutné vést evidenci na inventární kartě obdobným způsobem, kromě údajů týkajících se daňových odpisů a zvoleného způsobu daňového odepisování.

Samostatně je třeba evidovat i majetek najatý formou finančního pronájmu s následnou koupí. Karta najatého majetku by měla přinášet následující informace:

Evidence zásob, ke které se nejčastěji používají tzv. skladové (skladní) karty, obsahuje minimálně následující údaje:

Evidence zásob slouží k prokázání stavu zásob k datu, ke kterému je zjišťován skutečný stav (tj. nejčastěji ke konci účetního období), a k ocenění zásob stanoveným způsobem.

Zásoby, které spolek skladuje a které jsou určeny k opravám nebo dalšímu zpracování, se na skladových kartách neevidují, ale vedou se v knize pohledávek a závazků.

Mzdy zaměstnanců je třeba evidovat v souladu s pracovněprávními předpisy na mzdových listech, případně dalších písemnostech, ze kterých musí vyplývat:

K základním náležitostem mzdového listu patří:

Mzdové listy spolek vede pro každého zaměstnance zvlášť za každý kalendářní rok.

Rezerva na opravy hmotného majetku se tvoří pouze na opravy majetku, který je zahrnut v souladu s přílohou č. 1 ZDP do 2. až 6. odpisové skupiny. Tyto tedy k majetku:

Výše rezervy se vypočte jako podíl rozpočtu nákladů na opravu a počtu let, které uplynou od zahájení tvorby rezervy do předpokládaného termínu zahájení opravy. Zákon o rezervách (č. 593/1992 Sb.) stanoví minimální i maximální počet let, po které je možné rezervy tvořit.

Evidence jízd představuje pomocnou evidenci při používání automobilu, a to bez ohledu na to, zda je automobil zahrnutý v obchodním majetku spolku, vypůjčený, v nájmu či nezahrnutý v obchodním majetku, například jde o soukromý automobil zaměstnance. Evidence jízd by měla obsahovat:

V případě potřeby může spolek zavést další knihy pro vedení evidence, například pro evidenci finančního majetku, pro evidenci cenin, pokud využívá stravenky, kolky, poštovní známky apod.