Využití Excelu v praxi, 6. část

Tabulkový procesor Excel má pro všechny buňky na novém listu přednastaven jako defaultní (výchozí) tzv. obecný formát buňky. Znamená to, že číselné hodnoty se neformátují a zarovnávají se doprava, text doleva. Excel umí poznat zadaný datum a přiřadí tak buňce, do které zapíšeme datum (např. pomocí teček nebo lomítek - 1.6.2014 či 1/6/2014), automaticky formát data. Pokud chceme, aby buňka zobrazovala hodnotu, text, datum v jiném formátu, můžeme využít některé z nabídek předvolených formátů na kartách v panelech nástrojů (např. můžeme vybrat na záložce › kartu › a zvolit symbol „“, a tím zajistit, že uvedená hodnota v buňce bude v procentech), popř. využít další přednastavené možnosti. Vlastním formátem pak docílíme takové úpravy formátu buňky, kterou sami potřebujeme. Nejrychlejší přístup je přes pravé tlačítko myši na vybrané buňce či vybrané oblasti buněk, z nabídnutého menu vybrat položku „Formát buněk“ a na záložce „Číslo“ zvolíme položku „Vlastní“.

Při zadávání vlastního formátu buňky je mnohdy praktické vyjít z přednastavených kódů. Klikneme-li nejprve na položku „Text“ a poté zpět na „Vlastní“ bude v řádku „Typ:“ zapsán znak „@“, který označuje text. Pro účetní bude praktické zejména využít přednastavený druh formátu „Měna“ nebo „Účetnický“.

Pomocí zapisovaného kódu můžeme nastavit až 4 různé formáty jedné buňky (oblasti buněk), kód se odděluje středníkem, a to v tomto pořadí: formát pro kladné číslo; formát pro záporné číslo; formát pro nulu; formát pro text.

Dále lze v rámci kódu kombinovat číslo a text, což je v praxi časté a užitečné, protože v buňce se sice text díky formátu vedle čísla zobrazí, avšak Excel buňku stále chápe jako hodnotu a lze s ní tak provádět výpočty. Text je nutno i v kódu zapsat s uvozovkami (např. takto: 0 „litrů“). Dokonce si můžeme v rámci kódu zvolit i některé barvy písma, a to tak, že námi určenou barvu zapíšeme do hranatých závorek před formát (škála barev je omezená - červená, modrá, azurová, zelená, bílá, žlutá, purpurová, černá, fialová). Pro nuly, které nechceme zobrazit (nevýznamné) použijeme znak „#“ (klávesová zkratka ALT+35).

Častým problémem práce s účetními daty v Excelu bývají účty (event. účtové skupiny) účtové třídy 0. Jednoduché řešení pro zobrazení počáteční nuly je nastavením vlastního formátu v tomto tvaru: 0## (nebo tvar 000) pro syntetické účty a podle míst pro analytické např. ve tvaru: 0##### (nebo tvar 000000).

Opačný problém - skrytí nul - může být také v řadě případů žádoucí, jak bylo uvedeno výše, stačí pouze nastavit formát pro nulu znakem „#“ a sloupce či řádky plné výsledků s hodnotou nula nebudou zobrazovat žádný znak.

Neopomineme také zmínit znak „x)-“, který v rámci vlastního formátu způsobí opakování znaku uvedeného za ním až do zaplnění šířky sloupce. Např. tento formát: x)-.# ###,00 Kč způsobí, že tečka před částkou v penězích bude opakována v celé šíři sloupce, což může tvůrcům tabulek dosáhnout takovýto efekt:

Závěrem uveďme ještě jeden tip pro zadávání vlastního formátu s horním indexem. Připravujeme-li si například v Excelu podklady pro přiznání k dani z nemovitých věcí, kde počítáme s plochami uvedenými v metrech čtverečních, lze zobrazení řešit jednoduše spojením textu a čísla: 0 „m2“, kde se ovšem číslice 2 nezobrazí jako horní index. Řešením je vložení symbolu horního indexu 2 pro metry čtvereční ze sady symbolů (záložka Vložení › karta Symboly › Symbol). Výsledek vlastního formátu vypadá takto:

Jak bylo řečeno v úvodní části našeho seriálu, jednou z možností editace buněk je text. V řadě případů neobsahují naše tabulky právě čísla či vzorce s výpočtem hodnot, ale pracují s textovými řetězci. Mnohým účetním se okamžitě vybaví seznamy majetku, zaměstnanců, skladových položek, středisek, zakázek, evidence smluv či jiných dat z účetních agend. Excel umí také převádět číselné hodnoty na různě formátovaný text a opačně text na číslo, čímž lze často docílit rychlého a efektního výsledku některých úloh (např. při práci s datem, jak bude vysvětleno dále). Opět musíme dodržet základní pravidla právě pro práci s textovými řetězci:

Spojení textu převzatého z různých buněk v rámci jedné buňky můžeme provést pomocí zmíněného operátoru “&“ nebo funkce CONCATENATE.

Stejného výsledku docílíme zápisem =A2&“ “&B2&“ “&C2. Vložení mezery mezi jednotlivá slova je nutno zadat také do uvozovek, jako prázdný textový řetězec (ve vzorci znakem “&“; ve funkci jako samostatný argument oddělený středníkem).

V rámci jedné buňky lze slučovat nejen textové řetězce z jiných buněk, ale také s různými výpočty a dalšími texty. Vždy však musíme mít na paměti, že výsledek, který Excel do buňky vrátí, bude textem a tudíž jako takový nemůže bez dalších úprav vstupovat do dalších navazujících výpočtů. Slučování textu a výpočtů je tedy spíše vhodné pro různá záhlaví či zápatí tabulek, případně pro tiskové formuláře se zobrazovací a nikoli výpočetní funkcí. Stejně tak textový formát buňky, ve které slučujeme textové řetězce, může činit potíže u slučování textů s buňkami obsahujícími datum, které Excel chápe jako číslo, a dále se slučováním s různě naformátovanými čísly. Jak na to si ukážeme v následujícím příkladu: