Kontroly v účetnictví

Vydáno: 27 minut čtení

Konečně jsou tu dlouho očekávané letní měsíce, kdy většina z nás účetních má to největší stresové období závěrek a daňových přiznání za sebou. Teď nastává krátké, i když příjemné, období klidu, ve kterém se málo fakturuje, není tolik účetních dokladů ke zpracování („okurková sezona“ účetních), a tak uklízíme své pracovní stoly, archivujeme doklady z předchozího účetního období, nebo naopak skartujeme doklady, které již uchovávat nemusíme. V tomto klidnějším čase proto vyvstává otázka, proč si neudělat trochu „fóra“ na následující hektické období kolem konce roku a začátku roku následujícího, které je zasvěceno zdárnému sestavení účetní závěrky a daňového přiznání. Proč si teď neudělat pár průběžných kontrol tak, aby při uzávěrce účetnictví nás kontroly nestály tolik času a nervů? Tento článek si klade za cíl ani ne tak seznámit, jako si spíše zopakovat pár kontrolních mechanismů, které nám pomáhají se ubezpečit, že účetnictví, které celý rok vedeme, je správné a úplné, a to nejen na konci roku, ale i v jeho průběhu. Popsány budou kontroly běžně používaných účtů s pominutím atypických účetních případů, které by mohly článek přehltit informacemi a učinit ho tak nepřehledným a nečitelným. Nicméně níže popsané kontroly je možné aplikovat i na jiné účty dle logického uvážení.

Kontroly v účetnictví
Ing.
Zuzana
Pšeničková
Přestože bilanční rovnice
Aktiva - Cizí zdroje = Vlastní
kapitál
nebo ještě jednodušeji
Aktiva = Pasiva
je naprostý základ a do nedávna jsem si myslela, že to nemá smysl ani kontrolovat, praxe mne přesvědčila o opaku. Bohužel jsem se setkala i se závěrkou, kdy se v rozvaze nerovnala Aktiva Pasivům, a to výrazně. Kdyby to byl pouze 1 tis. Kč, tak nad tím mávnu rukou, to se může stát. Účetní si v té přemíře všech možných čísel nevšimla, že jí zaokrouhlení rozhodilo bilanční rovnici. Bohužel se mi jednou dostala do ruky i rozvaha, která neseděla o desetitisíce. Nicméně sestavování výkazů je až vrcholem účetnictví, ke kterému celý rok směřujeme, dovolím si proto tuto nejdůležitější rovnici a její kontrolu přesunout až na konec článku a začít od běžných průběžných kontrol, které bychom měli dělat pravidelně během účetního období. Následně bych přistoupila k ročním kontrolám, které má smysl dělat pouze při roční závěrce a až úplně nakonec se vrátím ke kontrolám v rámci sestavování účetních výkazů.
 
BĚŽNÉ KONTROLY PROVÁDĚNÉ MĚSÍČNĚ
V průběhu účetního období je vhodné si periodicky kontrolovat hlavně zůstatky některých rozvahových účtů, čistit si případná salda, která se na účtech sledují, a případně prověřovat výši obratů na některých výsledkových účtech. Budou-li rozvahové účty v pořádku, je velká pravděpodobnost, že na výsledkových účtech bylo účtováno správně. Těmito průběžnými kontrolami si významně ušetříme čas při roční uzávěrce, protože nebudeme muset dohledávat nejasnosti a rozdíly za celý rok na několika listech účetních záznamů, ale budeme řešit maximálně pár posledních měsíců. Jistě mi dáte za pravdu, že řešení „kostlivců ve skříni“, kteří jsou tam schovaní celý rok, je vždy mnohem náročnější, než jejich vytažení na denní světlo a zlikvidování okamžitě v době, kdy vznikli. Kolegyně a kolegové, kteří pracují v mezinárodních společnostech a musí mít uzávěrky, a v podstatě i sestavení výkazů závěrky, hotové hned v první polovině ledna, mi jistě dají za pravdu, jak moc důležité je zpracovávat průběžné kontroly.
Průběžné kontroly zůstatků rozvahových účtů je účelné provádět u níže uvedených běžně používaných účtů:
Účty účtové skupiny 04 - Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a pořizovaný dlouhodobý finanční majetek a účtové skupiny 05 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek
Zůstatek těchto účtů je vhodné kontrolovat pravidelně, a to ve frekvenci, která odpovídá velikosti účetní jednotky a množství a obvyklosti pořizování dlouhodobého majetku. Důvodem je předcházení opomenutí účetního převedení dlouhodobého majetku do užívání, a tím i případnému pozdnímu zahájení odpisování. Pokud máte příliš dlouho nějaký zůstatek na těchto účtech bez dalšího vývoje, tzn. bez účtování dalších výdajů, pak je vhodné zjistit, zda nebyl majetek dokončen a zda již nebyl uveden do užívání, pouze do účtárny nebyl předán protokol o zařazení do užívání. Častěji bych doporučovala kontrolovat tyto účty v menších společnostech, kde není pořizování dlouhodobého majetku obvyklé, protože v tom případě může mnohem častěji docházet k pochybení v rámci oběhu dokladů a předávání informací ohledně pořizování majetku. Pokud jste ovšem účetní jednotka, kde s tokem informací není problém, pak je možná kontrola až na konci roku.
07 - Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku a 08 - Oprávky k dlouhodobému hmotnému majetku a účet 551-Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku
Účtujete-li o účetních odpisech měsíčně, je vhodné si na konci měsíce zkontrolovat, že byly odpisy skutečně proúčtovány a tedy obr