Využití Excelu v praxi, 2. část

Příklady v úvodní části našeho pojednání o využití Excelu nám posloužily jako demonstrace základních výpočetních možností Excelu, nyní začneme tyto možnosti výrazně rozšiřovat, čímž opustíme spíše seznamovací teoretické pole a budeme se věnovat problémům čistě účetně praktickým. Pokud jsme vzorce přirovnali k srdci Excelu, pak funkce jsou něco jako srdeční tepny. Excel sám o sobě obsahuje více než 200 vestavěných funkcí (podle verze), zkušení uživatelé mohou psát i vlastní funkce, my si však v našem příspěvku bohatě vystačíme s funkcemi, které nám vývojáři připravili.

Vestavěné funkce jsou předdefinované vzorce a vkládáme je podobně jako vzorce zápisem do buňky s úvodním "" nebo můžeme využít tlačítka které nám otevře průvodce vkládání funkce, čímž zajistíme správný zápis tak, aby Excel mohl funkci vyhodnotit - tzv. Ne vždy je nutné vyplňovat všechny argumenty funkce.

Pro součet nám Excel nabídne funkci SUMA, která patří k nejpoužívanějším.

 +---------+---------------------------+-------------------------------+ | Funkce  |        Syntaxe            |           Poznámka            | +---------+---------------------------+-------------------------------+ | SUMA    | =SUMA(číslo1; číslo2;...) | Můžeme zadat až 255 argumentů | |         |                           | (platí pro E2010 a E2007)     | +---------+---------------------------+-------------------------------+

Funkci SUMA lze určitě doporučit jako náhradu za prosté sčítání buněk (=A1+B1), protože ignoruje případné textové řetězce v součtu, tedy neobjeví se nám chybová hláška ;HODNOTA!, vyskytuje-li se v oblasti součtu text. Pokud by došlo k situaci, že nám nepostačuje počet argumentů, toto jednoduše prolomíme tak, že při dosažení maxima argumentů nahradíme jeden z argumentů funkce opět funkcí SUMA. Tato malá lest vypadá tedy takto (hodí se zejména u verzí Excelu nižších než 2007, protože tam funkce SUMA počítá pouze se 30 argumenty:

Alternativou také může být zápis:

=SUMA(A2;B2)+SUMA(C2;D2)

Různým zaokrouhlováním se to zejména v daňových zákonech jenom hemží. Logika a jednotnost v tom není, všechny to zatěžuje, tak si pojďme ukázat, jak to řešit. Nepochybně totiž mnohý čtenář, účetní odborník, při pohledu na předchozí příklady namítne, že výpočet mzdy není přesný, protože při výpočtu měsíční mzdy je vždy nutno:

Na základě této oprávněné námitky si ukážeme, jakým způsobem se s tímto faktem vypořádat v Excelu, a to pomocí vestavěných funkcí pro zaokrouhlování. Do našeho vzorce si tedy přidáme funkci ZAOKROUHLIT a ROUNDUP pro zaokrouhlování čísel matematicky a směrem nahoru. Excel pracuje s patnáctimístnými číselnými hodnotami, a proto si v oblasti účetnictví a daní bohatě při zaokrouhlování vystačíme s těmito třemi funkcemi, které doporučuji používat, protože

 +--------------+-------------------------------+-----------------------------------------+ |   Funkce     |           Syntaxe             |                Poznámka                 | +--------------+-------------------------------+-----------------------------------------+ | ZAOKROUHLIT  | =ZAOKROUHLIT(číslo; číslice)  | Zaokrouhluje matematicky                | | ROUNDUP      | =ROUNDUP(číslo; číslice)      | Zaokrouhluje nahoru na zvolenou číslici | | ROUNDDOWN    | =ROUNDDOWN(číslo; číslice)    | Zaokrouhluje dolů na zvolenou číslici   | +--------------+-------------------------------+-----------------------------------------+

Parametr "číslice", na kterou chceme zaokrouhlit, pak zadáváme jednotně pro všechny tyto 3 funkce, a tak namísto zdlouhavého vysvětlování si uvedeme následující shrnující tabulku:

     ZAOKROUHLOVÁNÍ                                                               Stejná syntaxe i pro tyto fce +------------------+------------+--------------+------------------------------+------------+------------+ |     Způsob       |   Číslo    | ZAOKROUHLIT  |        Zápis vzorce          |  ROUNDUP   | ROUNDDOWN  | +------------------+------------+--------------+------------------------------+------------+------------+ | na 2 des. místa  | 100 521,49 | 100 521,49   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; 2)   | 100 521,49 | 100 521,49 | | na 1 des. místo  | 100 521,49 | 100 521,50   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; 1)   | 100 521,50 | 100 521,40 | | na koruny        | 100 521,49 | 100 521,00   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; 0)   | 100 522,00 | 100 521,00 | | na desetikoruny  | 100 521,49 | 100 520,00   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; –1)  | 100 530,00 | 100 520,00 | | na stokoruny     | 100 521,49 | 100 500,00   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; –2)  | 100 600,00 | 100 500,00 | | na tisíce        | 100 521,49 | 101 000,00   | =ZAOKROUHLIT(100521,49; –3)  | 101 000,00 | 100 000,00 | +------------------+------------+--------------+------------------------------+------------+------------+ 

Pojďme v následujícím příkladu spojit dovednosti, které jsme si ukázali v předchozím textu a vytvořme si název, který bude definován pomocí vestavěné funkce: