Seriál článků, jehož první část právě začínáte číst, je určen především pro začínající účetní. Budeme se v něm zabývat situacemi, ve kterých se tyto účetní často dopouštějí chyb, či je neřeší úplně optimálně. Snad ale tento seriál bude přínosný i pro zkušenější účetní, které již praxe lecčemu naučila. V první části tohoto seriálu se nebudeme příliš zabývat konkrétními účetními případy, ale spíše obecnějšími předpoklady pro správné vedení účetnictví. Dovolíme si přidat i nějaká doporučení pro vedení účetnictví a práci s účetním softwarem. Nepůjde zde tedy tolik o konkrétní chyby při účtování, jako spíše o doporučení pro efektivní vedení účetnictví. V dalších pokračováních seriálu se pak již budeme věnovat nedostatkům při účtování konkrétních účetních případů, a to z oblasti dlouhodobého majetku, zásob, pohledávek, závazků, nákladů, výnosů atd.
Seriál pro začínající účetní
Ing.
Miroslav
Bulla
Jak už jsme se zmínili, budeme se v tomto příspěvku zabývat různými předpoklady pro správné vedení účetnictví. To jest jak sestavit účtovou osnovu, jak si nastavit účetní software, jaké využívat způsoby elektronické komunikace apod. Pravdou však je, že začínající účetní (často na pozici junior účetní) nemají zvláště ve větších účtárnách zrovna příliš možností, jak tato nastavení a v účetní jednotce zavedené postupy při účtování ovlivňovat. Nicméně není na škodu se s těmito možnostmi seznámit a být připraven postupně tato nastavení a určování, jakým způsobem se účetnictví bude vést, i aktivně ovlivňovat.
ZÁKLAD ÚČTOVÁNÍ – ÚČTOVÁ OSNOVA
Jedním ze základních předpokladů pro správně vedené účetnictví je vhodně nastavená
účtová osnova
. Účetní jednotka zřizuje účty podle § 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – dále jen „ZU“ (Směrná účtová osnova a účtový rozvrh) a § 46 vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – dále jen „VPU“ (Směrná účtová osnova). Je třeba účtovou osnovu sestavovat a účty analyticky členit mimo jiné i následujícím způsobem: *
Při vedení účetnictví je primární, aby účetnictví bylo věrným zobrazením skutečnosti a mohla být sestavena účetní závěrka, tj. rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha v členění předepsaném VPU. Je tedy třeba mimo jiné členit bankovní úvěry, pohledávky a závazky atd. na krátkodobé a dlouhodobé, členit opravné položky podle jednotlivých druhů aktiv (opravné položky ke krátkodobým, resp. dlouhodobým pohledávkám, opravné položky k jednotlivým druhům hmotného či nehmotného majetku atd.). Tomu je třeba přizpůsobit účtovou osnovu.
*
Přestože účetnictví by nemělo mít charakter pouze „daňového“ účetnictví, je vhodné náklady a výnosy členit pokud možno na
daňově účinné a daňové neúčinné
. Usnadní se tím výrazně zjišťování daňového základu vymezeného zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), pro účely sestavování přiznání k dani z příjmů. Poněkud obtížnější je situace např. u odpisů (účet 551) a zůstatkové ceny prodaného majetku (účet 541), ale i s tím si většina účetních softwarů dokáže poradit.*
Je vhodné účty členit i tak, aby byla usnadněna kontrola zůstatků účtů na analytickou evidenci, tj. aby šlo zůstatky majetkových účtů kontrolovat na stav majetku v evidenci majetku (např. analytické členění dle umístění majetku, dle druhu majetku), zůstatky pohledávkových resp. závazkových účtů na stav neuhrazených vydaných resp. přijatých faktur (analytické účty dle měny, typu faktur), pokladních účtů na pokladní knihu, bankovních účtů na jednotlivé řady bankovních výpisů atd. (co pokladna, to jiná analytika). Účetní si často nastavením účtů v účtové osnově tuto kontrolu znemožní či ji velmi znesnadní.
*
Je vhodné rozčlenit účty
343-DPH
tak, aby bylo možné kontrolovat pohyby na účtu 343 na sestavené Přiznání k DPH. To jest členit účet 343 podle sazeb DPH, odděleně vstup a výstup, reverse charge, zúčtování s finančním úřadem atd. Kontrola Přiznání k DPH na účty 343 bývá často opomíjena a zůstatek účtu 343 tak nebývá v souladu s daňovým závazkem či pohledávkou z titulu DPH (podrobněji viz níže).*
Z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky je důležité, aby bylo možné získávat detailní informace pro potřeby řízení účetní jednotky (podklady pro provádění analýzy hospodaření a finančního řízení, kontrola nákladů atd.). Zde musí účetní spolupracovat s dalšími vnitropodnikovými útvary.
*
Účtovou osnovu je třeba v jednotlivých účetních obdobích aktualizovat, aby byla v souladu s platnou legislativou, je třeba případně doplňovat nové účty v případě změn v legislativě a podle potřeb účetní jednotky (nové typy účetních případů, zvyšování přehlednosti atd.).
*
Účty je třeba členit i podle požadavků externích uživatelů údajů z účetnictví, aby bylo usnadněno zjišťování údajů, které je třeba poskytovat těmto subjektům (banky, burza, Český statistický úřad).
*
Je třeba zvolit přesné a výstižné názvy účtů. Nepůsobí příliš dobře, když jsou v obratové předvaze a ve výsledovce v názvech účtů různé nejasné zkratky a překlepy.
NEVYUŽÍVÁNÍ MOŽNOSTÍ ÚČETNÍHO SOFTWARU
Doporučuji maximálně využívat možností používaného účetního softwaru a usnadnit si tak svou práci. Je ideální, pokud má účetní možnost, resp. je schopná si dle potřeby průběžně nastavovat a „přizpůsobovat“ používaný účetní software. Samozřejmě začínající účetní je zpravidla v pozici junior účetní, kdy se musí spíše ona přizpůsobovat účetnímu softwaru resp. postupům účtování v dané účetní jednotce a nemá oprávnění zasahovat do nastavení účetního softwaru, i když některá uživatelská nastavení zpravidla provádět může. Nicméně je vhodné, aby se s účetním softwarem maximálně seznámila a porozuměla mu do té míry, aby byla schopna si sama provádět alespoň některá uživatelská nastavení zjednodušující práci a seznamovala se s principy účtování v používaném účetním softwaru.
Účetní software je možné si obecně „přizpůsobovat“ např. následujícími způsoby:
*
Je třeba si nastavit
předkontace
pro jednotlivé účetní případy, aby se co nejvíce účetních případů účtovalo automatizovaně a účetní ručně účtovala či upravovala zaúčtování pouze některých specifických účetních případů. Mnohdy se však spousta účetních operací účtuje zbytečně ručně, i když lze nastavit automatizované zaúčtování daného typu účetních případů (např. přijaté faktury za materiál MD 111, 343/D 321).*
Práci usnadní i vhodně zvolené
číselné řady
, tj. vhodné označení a názvy číselných řad či deníků. Důležité je vhodné rozčlenění číselných řad dle t
ypu účetních případů. Zvyšuje se tak přehlednost a orientace v účetnictví. Například vydané faktury a interní doklady lze členit následujícím způsobem: +-------------------+---------------------------------------------------------------------------------+ | Číselná řada | Název | +-------------------+---------------------------------------------------------------------------------+ | 2012 1 001 až 999 | Faktury vydané – tuzemské | | 2012 2 001 až 999 | Faktury vydané – zahraniční | | 2012 8 001 až 999 | Faktury vydané – opravné daňové doklady | | 12MZD 001 až 999 | Interní doklady – mzdy | | 12UHR 001 až 999 | Interní doklady – úhrady (zápočty, zaokrouhlení) | | 12PDP 001 až 999 | Interní doklady – přenesení daňové povinnosti (šrot, stavební a montážní práce) | | 12ID 001 až 999 | Interní doklady – ostatní | +-------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
*
Je vhodné využívat různých možností vystavování
opakujících se dokladů
všeho druhu, např. kopírováním z předchozích období či jejich automatické generování ze vzorových dokladů. Například u přijatých faktur opakujících se každý měsíc stačí zkopírovat předchozí fakturu, upravit datum, variabilní symbol, případně částku a faktura je pořízena během několika vteřin.*
Účetní softwary zpravidla umožňují nastavit předpisy tzv.
opakovaných plateb
, jde o různé pravidelné, opakující se platby (např. zálohy na silniční daň, splátky leasingů, nájemné, zálohy na daň z příjmů atd.). V příslušném měsíci se pak automaticky vygenerují předpisy těchto plateb, které pak lze zahrnout do příkazu k úhradě. Snižuje se tak riziko opomenutí úhrady těchto plateb.*
Důležité je i vhodné nastavení
členění DPH
, tak aby se správně a jednoduše sestavilo Přiznání k DPH. To je důležité hlavně v současnosti, kdy je problematika DPH rok od roku složitější – viz přenesení daňové povinnosti u obchodování s partnery z Evropské unie, obchodování se šrotem, stavební a montážní práce atd.*
V úvahu přichází využívání různých exportů a importů dat, např. zasílání dat ve formátu PDF či XLS (pro vedení, pro obchodní partnery, zasílání vydaných faktur v PDF), propojení účetního softwaru s e-mailem (automatické vložení příslušného dokladu či sestavy jako přílohy e-mailu) apod.
*
Dále si lze definovat různé filtry a výběry z dat, vyhledávat požadované položky atd. pro usnadnění práce (např. faktury jednoho odběratele, nevyčerpané zálohy, nedaňové náklady atd.).
*
Zpravidla si lze i upravit či nadefinovat své vlastní výstupy z účetnictví na míru, tj. faktury, jiné doklady, sestavy (např. vlastní formuláře vydaných faktur, upomínek, zápočtů atd.).
*
Většina účetních softwarů umožňuje po zadání IČO odběratele či dodavatele do adresáře firem v účetním softwaru automaticky natahovat údaje o této firmě z internetu z informačního systému ARES. Není pak třeba u daného obchodního partnera zadávat jeho název, adresu atd. Dále je možné si takto ověřovat platnost DIČ (z informačního systému VIES), ověřovat si odběratele v insolvenčním rejstříku apod.
Účetní software, který tyto zcela standardní funkce neumožňuje, může být zastaralý a je vhodné uvažovat o jeho změně za nějaký modernější účetní software. U některých účetních prací se totiž dá při použití efektivnějších postupů a vhodného nastavení účetního softwaru zkrátit jejich časová náročnost třeba i na polovinu či třetinu dosavadního času (stahování elektronických výpisů z banky, generování opakujících se faktur atd.).
REZERVY VYUŽÍVÁNÍ ELEKTRONICKÉ KOMUNIKACE
Poměrně velké rezervy ve finančních účtárnách jsou v oblasti využívání různých způsobů elektronické komunikace. Účetní jednotky elektronickou komunikaci využívají méně, než by bylo potřeba. Spousta údajů, které lze pořizovat či přenášet mnohem efektivněji elektronicky, se pak pořizuje ručně případně i duplicitně. A právě začínající, zpravidla mladé účetní, by měly využít své lepší počítačové gramotnosti a větší chuti učit se něco nového, než je tomu u většiny jejich starších kolegyň a kolegů, a více využívat výhod elektronické komunikace (časová úspora, menší chybovost, uživatelské pohodlí, úspora poštovních poplatků a nákladů na tisk atd.). To znamená snažit se o „modernizaci“ účtárny a zavádění nových pořádků v účtárně.
Prakticky každá finanční účtárna by měla využívat minimálně následující způsoby elektronické komunikace:
*
Elektronické podání
Přiznání k DPH
na finanční úřad (bez nutnosti jejich tisku a zasílání poštou). To lze provést např. odesláním Přiznání k DPH přímo z účetního softwaru, dále prostřednictvím aplikace EPO, datové schránky atd. Od 1. 1. 2012 nelze Přiznání k DPH posílat prostřednictvím Portálu veřejné správy (PVS), na to bohužel některé účetní softwary ještě nestačily zareagovat. Většina účetních softwarů však tyto způsoby podávání Přiznání k DPH podporuje, trestuhodně stále málo plátců DPH toho využívá.*
Ostatně některá hlášení pro finanční úřad týkající se DPH je již nyní nutné podávat
pouze elektronicky
a nelze je tedy podávat v tištěné podobě. Jedná se o přílohy k přiznání k DPH, např. Souhrnné hlášení k DPH, Výpis z evidence pro daňové účely podle § 92a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů – dále jen „ZDPH“ (tj. přenesení daňové povinnosti – šrot, nově stavební a montážní práce apod.).*
Elektronické bankovnictví
, tj. export platebních příkazů k úhradě z účetního softwaru do banky a import bankovních výpisů z účtu z banky do účetního softwaru a jejich automatizované zaúčtování. Využívání elektronického bankovnictví je již dnes naštěstí standardem prakticky ve všech účtárnách. V úvahu ale přicházejí i další způsoby elektronické komunikace:
*
Velmi užitečnou službou pro účetní fungující již několik let je i tzv.
daňová informační schránka
(DIS). Tato služba umožňuje získávat informace ze spisů vedených daňovou správou týkajících se daného poplatníka. Umožňuje poplatníkovi zjišťovat on-line přes internet např. informace o stavech a obratech daňových účtů poplatníka, přehledu písemností doručených na finanční úřad či odeslaných z finančního úřadu včetně podrobných informací o písemnosti příp. i jejich opis.*
Elektronická fakturace
, kdy se k přenosu faktur mezi obchodními partnery nevyužívá papír, ale faktury se přenáší elektronicky (e-fakturace). Využívá se mnoho způsobů elektronické fakturace (formáty EDI, ISDOC, XML atd.) se zaručeným elektronickým podpisem či elektronickou značkou. Na straně odběratele se pak přijatá faktura nemusí pořizovat ručně, není ji třeba ani tisknout a archivovat v listinné podobě.Poznámka:
Faktury se čím dál častěji zasílají i
e-mailem ve formátu PDF
bez elektronického podpisu či značky. Tento způsob zasílání faktur se za elektronickou fakturaci nepovažuje. Jde v podstatě o zaslání „běžné“ faktury elektronicky (e-mailem) s tím, že se pouze místo vytištění odběratelem a zaslání klasickou poštou dodavateli pošle poštou elektronickou a vytiskne si ji až sám odběratel (a pro svou potřebu i dodavatel). Faktury takto samozřejmě zasílat lze, a to i bez souhlasu odběratele, ač se tomu mnohé účetní stále brání. Tento souhlas je třeba podle § 26 odst. 4 ZDPH pouze při vystavování daňového dokladu v elektronické podobě (přenos dat bez speciální aplikace u odběratele v nečitelném tvaru), a to se v tomto případě neděje. Odběratel pak na tuto fakturu standardním způsobem doplní náležitosti účetního dokladu (vlastnoruční podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování apod.).*
Elektronická komunikace s dalšími institucemi – Českým statistickým úřadem (statistické výkazy), celní správou (Intrastat, elektronické celní řízení), finančním úřadem – daňová přiznání k ostatním daním (daň z příjmů, z nemovitostí, z převodu nemovitostí, spotřebním daním) atd.
Tyto jednotlivé způsoby elektronické komunikace by měly vést k výraznému zjednodušení náročné práce ve finanční účtárně (ekonomickém úseku apod.) každé firmy a k velké časové úspoře. Naopak nevyužívání těchto výhod elektronické komunikace může být v dnešní době doslova hazardováním s finančními prostředky i časem pracovníků těchto podnikových útvarů.
NEDOSTATKY V SALDOKONTNÍ EVIDENCI
Při vedení účetnictví je nanejvýš vhodné využívat
saldokontní evidenci příslušných účtů
a provádět během účetního období průběžně „párování“ saldokontních položek a „čištění“ saldokonta. Saldokonto plní významnou kontrolní funkci v účetnictví a upozorňuje na některé chybně zaúčtované účetní operace. Dobrý účetní se, podle mého názoru, pozná i podle toho, v jakém stavu udržuje saldokonto. Přesto však je saldokonto u některých účetních jednotek často ve velmi špatném stavu. Někde se vůbec nesleduje, jinde se sice sleduje, ale pouze zcela formálně, tj. „nečistí“ se, při roční závěrce se vytiskne bez ohledu na obsah. V saldu se často vyskytují například následující nedostatky:
*
Nesouhlasí zůstatky saldokonta účtů pohledávek a závazků (311 resp. 321) na účetnictví případně na stav neuhrazených vydaných resp. přijatých faktur v knize vydaných resp. přijatých faktur. Podobně je tomu i u jiných saldokontních účtů.
*
Saldokontní položky se několik let přetahují z jednoho roku do druhého, přestože již byly dávno vyrovnány. Nebyly spárovány např. z důvodu haléřových rozdílů, nejednotnosti párovacích údajů (účet, variabilní symbol, párovací symbol, IČO atd.). Některé z nich jsou již zcela neidentifikovatelné (staré záležitosti atd.).
*
Některé účty se v saldokontu vůbec nesledují, i když by to bylo vhodné (např. 04x, 111, 131, 261, 38x atd.).
*
Naopak jako saldokontní se občas sledují i účty, u nichž to není vhodné, tj. které se nikdy nepárují (předpisy a jejich úhrady v různé výši u některých partnerů, vzájemné půjčky a jejich splátky v různé výši atd.).
Při vedení účetnictví je vhodné využívat možnosti
saldokontní evidence
příslušných účtů a provádět během účetního období průběžně „párování“ saldokontních položek a „čistit“ saldokonto. Účetní jednotka má pak i během účetního roku informace o tom, z jakých položek se vlastně skládají zůstatky jednotlivých saldokontních účtů (např. 04x, 111, 131, 261, 3xx). Na konci roku pak nevznikají problémy s masovým pátráním po nespárovaných položkách a rozsáhlým čištěním saldokonta, účetní uzávěrka pak nemusí být tak časově náročná. Pravdou však je, že některé účetní softwary saldokontní evidenci příliš neusnadňují. Velmi těžko se v nich provádí čištění saldokonta, saldokontní sestavy vyjíždí pomalu, v nevyhovujícím členění atd. Práce se saldokontem je tak vizitkou nejen samotných účetních, ale i účetního softwaru.
KONTROLNÍ MECHANISMY V ÚČETNICTVÍ
Účetnictví má v sobě zabudováno velké množství vnitřních kontrolních vazeb, kterých je možné během účetního období a v průběhu provádění účetní uzávěrky využívat při kontrole, zda účetnictví neobsahuje nějaké chybné postupy účtování, početní chyby, překlepy atd. Rovněž je možné provádět i různé logické kontroly. O některých z těchto kontrol jsem se již zmínil v předchozí části příspěvku. Každá účetní si tak může (samozřejmě pouze do jisté míry) ověřit, zda je účetnictví vedeno v souladu s účetními předpisy.
Přestože tyto kontroly samy o sobě nemohou zaručit soulad účetních dat se skutečným stavem, je vhodné tyto kontroly při vedení účetnictví využívat jako jeden z prvků vnitřního kontrolního systému. Jsou-li tyto kontrolní a logické vazby porušeny, pro zkušenějšího uživatele účetních informací pak může být na první pohled zřejmé, že účetnictví není úplně v pořádku. Jde například o následující kontrolní vazby a logické kontroly:
*
Aktiva by měla být v rozvaze rovna pasivům, pokud tomu tak není, je v účetnictví o některých operacích chybně účtováno, či spíše je špatně definován výkaz rozvaha (např. chybějící účty, chybná analytika účtů, duplicitní zahrnutí účtů, chybné znaménko u účtu). To se stává např. tehdy, když se v účetnictví začne používat nový účet a ten není nadefinován v rozvaze.
*
O chybném účtování či špatném nastavení výkazů svědčí rovněž nesoulad hodnot v řádku výsledek hospodaření běžného účetního období v rozvaze, v řádku výsledek hospodaření za účetní období ve výkazu zisku a ztráty a výsledek hospodaření z výsledovky.
*
Významnou kontrolní funkci plní již zmíněná saldokontní evidence (viz výše). Spousta chyb v účetnictví se zjistí právě v saldokontu, kde některé chybně zaúčtované účetní případy vyjedou jako nespárované a upozorní účetní na nesrovnalosti v účetnictví. Je třeba se saldokontem pracovat pravidelně, aby účetní měla přehled o jeho stavu a dobře se v něm orientovala.
*
Korunová pokladna by měla mít zůstatek v celých korunách (např. 18 254 Kč nikoli např. 13 458,70 Kč), haléřové mince již neexistují, přesto stále mnohé účetní jednotky mají pokladnu s haléřovými zůstatky.
*
Zůstatky na účtech jednotlivých pokladen (např. 211) by měly souhlasit se zůstatky jednotlivých pokladních knih a samozřejmě se skutečným stavem hotovosti v příslušné pokladně. Nesoulad může být způsoben chybným zadáním počátečního zůstatku k 1. 1., nezaúčtováním některých pokladních operací, účtováním na analytický účet jedné pokladny v pokladně jiné či dokonce mimo pokladní knihu atd.
*
Totéž platí i pro zůstatky na účtech bank, tzn. příslušný účet 221 by měl souhlasit na výpis z příslušného bankovního účtu. Nesoulad bývá zpravidla způsoben absencí účtování o některých dosud nejasných pohybech na bankovním účtu. Tyto nejasné či nedohledané položky je vhodné účtovat na nějaký účet plateb k dohledání (např. 378 900), aby byl v účetnictví správně zachycen stav bankovního účtu. Položky z tohoto účtu se pak postupně dohledávají a účtují se dodatečně.
*
Účty pořízení zásob (např. 111, 131) by měly mít k rozvahovému dni nulový zůstatek. V případě potřeby je proto třeba na konci účetního období účtovat o zásobách na cestě (např. MD 119/D 321) či o nevyfakturovaných dodávkách, tj. dohadných položkách pasivních (např. MD 111/D 389).
*
Zůstatky na účtech zásob (112, 132) by měly souhlasit se stavem zásob ve skladové evidenci, k rozvahovému dni pak samozřejmě i se skutečným stavem zjištěným při inventarizaci. Nesrovnalosti jsou obvykle způsobeny účtováním na účty 112 a 132 mimo skladovou evidenci, výdeje zásob do mínusu, špatným použitím softwaru, ve kterém se vede skladová evidence a účetnictví atd.
*
Stav neuhrazených přijatých resp. vydaných faktur z knih analytické evidence (kniha přijatých resp. vydaných faktur) by měl sedět na zůstatky příslušných účtů (321 resp. 311) a také na zůstatky saldokonta těchto účtů. Nesrovnalosti jsou opět způsobeny chybným nastavením počátečních stavů (např. zůstatky saldokonta k 1. 1.), pohyby na účtech 321 a 311 mimo knihy analytické evidence atd.
*
U plátců DPH by při správném účtování o DPH a evidenci DPH měl zůstatek účtu 343 odpovídat výši závazku z titulu DPH vůči finančnímu úřadu (příp. pohledávky při nadměrném odpočtu DPH) za poslední zdaňovací období. Bohužel provádění této kontroly se značně zkomplikovalo od 1. 4. 2011, od kdy lze nárok na odpočet DPH na vstupu uplatnit až za zdaňovací období, ve kterém plátce obdrží daňový doklad. Při provádění této kontroly je tedy třeba brát v úvahu, že přijatá zdanitelná plnění jsou účtována do jiného účetního období (např. prosinec), než ve kterém je uplatněn odpočet DPH (např. leden). I přesto je vhodné kontrolu stavu účtu 343 na přiznání k DPH provádět. Často přitom zůstatek účtu 343 není v souladu s daňovými přiznáními k DPH, a to např. vlivem chybného účtování v předchozích letech, které se přetahuje do let následujících.
OSTATNÍ DOPORUČENÍ
Na závěr si dovolím přidat i některá další doporučení, a to nejenom pro méně zkušené účetní:
*
Účetnictví je u nás stále poměrně často chápáno především jako daňové, tj. zaměřené primárně na zjištění daňového základu. Z tohoto důvodu jsou pak často podceňovány a opomíjeny operace, které nemají bezprostřední vliv na daňový základ (účetní opravné položky, účetní odpisy atd.). Podobně je tomu i u operací, jejichž cílem je zajistit časovou a věcnou srovnatelnost (dohadné položky, nedokončená výroba, časové rozlišení atd.). V obou těchto případech je však zapomínáno na skutečnost, že základní účetní zásadou je
zásada věrného zobrazení skutečnosti
, tuto zásadu však není možné dodržet bez účtování o zmíněných operacích. Této problematice se budeme poměrně podrobně věnovat v dalších částech tohoto seriálu.*
Všem účetním bych si dovolil doporučit provádět veškeré práce s dostatečným předstihem, např. práce související s účetní uzávěrkou pokud možno
průběžně v delším časovém intervalu
, aby těsně před sestavením účetní závěrky či před uplynutím lhůty pro podání daňového přiznání nedocházelo k časové tísni, a tím ke stresům z velkého množství nakumulovaných uzávěrkových prací. To se týká i jiných prací, např. vyhotovování přiznání k DPH, k dani z příjmů atd. Tento spěch a s ním spojený stres pak může vést k výraznému zvýšení rizika chyb a omylů, tomu je přece jen vhodnější se vyhnout. Nemělo by tedy platit, že „deadline“ je okamžik, kdy na projektu začínáme opravdu pracovat.*
Doporučuji provádět pravidelnou
archivaci účetní databáze
(zálohu dat). Na nutnost dodržování tohoto pravidla se přijde často až příliš pozdě, až když o data přijdeme. Zálohování dat tedy může ušetřit spoustu práce a rovněž zamezit finančním ztrátám, vůbec se nemusí vyplatit tuto oblast podceňovat. Zálohovat je třeba alespoň na dvě media umístěná na dvou místech (např. na lokální počítač, server, flashdisk, externí paměť), a to minimálně 1x až 2x týdně, ve větších účtárnách pak denně. Lze samozřejmě zpravidla nastavit automatizované zálohování.*
Na škodu určitě není namátkově si ověřovat různé výpočty prováděné účetním softwarem, např. přepočítat si daňové a účetní odpisy dlouhodobého majetku a porovnat je s odpisy vygenerovanými v evidenci majetku. Vhodné je si kontrolovat předepsané úroky z půjček a bankovních úvěrů, ověřovat mzdové výpočty (vede-li účetní i mzdovou evidenci) atd. To je nutné především v době legislativních změn v dané oblasti k ověření funkčnosti účetního softwaru, ale třeba i pro ověření svých vlastních schopností a znalostí.
*
Naprostou nezbytností by také mělo být, aby se účetní po celou dobu své praxe
vzdělával
. V účetnictví a především v oblasti daní a příp. i mzdové evidence totiž dochází každoročně k poměrně velkému množství legislativních změn. Účetní tak prostě musí pravidelně číst odborné časopisy a jiné publikace, sledovat odborné portály (např. www.ucetnikavarna.cz), číst různé odborné newslettery, příp. se zapojovat do odborných diskusí na internetu, navštěvovat vzdělávací semináře atd. Podle mého názoru je pro další odborný růst začínajících účetních nesmírně důležité,
do jaké účetní jednotky, pod vedení jaké hlavní účetní (hlavního účetního) se mladá (mladý) účetní dostane
. Pokud začne pracovat v účetní jednotce s dobře vedeným účetnictvím, pod kvalitní hlavní účetní, získá zpravidla správné účetní návyky a dobré zkušenosti pro další kariéru, které pak může dále rozvíjet. Naopak, když se učí v prostředí špatně vedeného účetnictví, bez odborně zdatných kolegů, příliš užitečných a pozitivních zkušeností získat nemůže a naopak toto špatně vedené účetnictví pak může považovat svým způsobem za standardní.Závěrem lze říct, že pro kvalitní a bezchybné účtování je třeba mít k dispozici dobrý účetní software, co nejvíce využívat elektronickou komunikaci. Důležité také je, vytvořit si své vlastní postupy práce, svůj vlastní systém zefektivňující činnost (např. různé excelovské tabulky jako podklady pro účtování, filtry a sestavy v účetním softwaru atd.) a hlavně udržovat účetnictví v dobré kondici i během roku (čištění saldokonta, provádění vlastních kontrol atd.). Pokud jsou tyto předpoklady splněny, účetnictví je v dobrém stavu, pak i náročná účetní práce může účetní/ho bavit a přinášet uspokojení.
Nicméně, k chybám různého charakteru dochází při provádění v podstatě jakékoliv lidské činnosti, nikdo není dokonalý a zcela dokonalí nejsou dokonce ani pracovníci účtáren. Účetní a rovněž i daňová problematika je bohužel natolik rozsáhlá a složitá, že vyvarovat se chyb je nesmírně obtížný a jen těžko splnitelný úkol. Při vedení účetnictví tak může docházet a samozřejmě i občas dochází k větším či menším chybám. Může jít například o opomenutí zaúčtování účetní operace, zaúčtování jedné operace vícekrát, zaúčtování chybné částky, zaúčtování operace do špatného období, použití chybného účtu či jiné chyby. Na většinu těchto chyb se, upřímně řečeno, ani nikdy nepřijde. Pokud přece jenom ano, je vždy možné se s těmito chybami nějakým způsobem v souladu s účetními předpisy vypořádat a opravit je.
V příštím pokračování tohoto seriálu se budeme věnovat nedostatkům vyskytujícím se v praxi při účtování pohledávek a závazků. Budeme se zabývat tvorbou opravných položek k pohledávkám, zápočty pohledávek a závazků, dohadnými položkami, vykazováním pohledávek a závazků v účetní závěrce atd.