V sérii článků o metodickém řízení účetnictví u podnikatelských subjektů se dnes zaměříme na zaměstnance. U některých zaměstnaneckých výhod uvedeme, jaké jsou závazné postupy stanovené právními předpisy platnými v ČR a jaké jsou možné postupy stanovené vnitřním předpisem.
Zaměstnanci (11. část)
Ing.
Zdenka
Cardová
Se zaměstnanci ve firmě je spojena celá řada právních předpisů. K nejvýznamnějším patří předpisy související se mzdovou problematikou, která zahrnuje nejen daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, ale i rozsáhlou oblast sociálního zabezpečení a všeobecného zdravotního pojištění. Mzdovou oblastí jako takovou se dále v textu zabývat nebudeme, jedná se o specifickou problematiku, kterou se v konkrétní firmě zabývá zpravidla specialista (mzdová účetní). Zaměříme se na poskytování určitých výhod zaměstnancům podnikatelských subjektů, jednak na tzv.
povinné zaměstnanecké výhody,
které v určitém rozsahu předepisují právní předpisy, a také na tzv. nepovinné zaměstnanecké výhody
(benefity), které umožňují právní předpisy, ale jejich využití není pro zaměstnavatele závazné.NEPOVINNÉ ZAMĚSTNANECKÉ VÝHODY (BENEFITY)
Základním principem poskytování zaměstnaneckých výhod (benefitů) je poskytování určitých plnění, která motivují zaměstnance, a zároveň jsou spojeny s úlevou na daňových odvodech a odvodech sociálního a zdravotního pojištění. Mezi konkrétní příklady nejčastějších zaměstnaneckých výhod (benefitů) patří například:
*
vzdělávání zaměstnanců,
*
stravování za zvýhodněnou cenu,
*
pojistné na soukromé životní pojištění,
*
příspěvek na penzijní připojištění a pojištění,
*
příspěvek na dovolenou,
*
služební vozidlo i pro soukromé účely,
*
půjčky a sociální výpomoci zaměstnancům,
*
dary zaměstnancům,
*
poskytnutí výrobků a služeb se slevou apod.
Zaměstnanecké benefity musí být
sjednány,
a to zejména:*
ve vnitřním předpise (vydává jednostranně zaměstnavatel),
*
v pracovní smlouvě (uzavírá zaměstnavatel se zaměstnancem),
*
v jiné smlouvě např. manažerské (uzavírá zaměstnavatel se zaměstnancem),
*
v kolektivní smlouvě (uzavírá zaměstnavatel s odborovou organizací).
Vždy je nutné sledovat vliv daňových odvodů a odvodů sociálního a zdravotního pojištění jak na straně zaměstnance, tak na straně zaměstnavatele.
PŘÍKLAD
Půjčky zaměstnancům
V souladu s podmínkami stanovenými zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, to může být:
*
bezúročná návratná půjčka na bytové účely do výše
100 000 Kč,
*
bezúročná půjčka do výše
20 000 Kč
k překlenutí tíživé finanční situace, *
návratná půjčka do výše
1 mil. Kč
na bytové účely zaměstnanci, který je postižen živelní pohromou, *
návratná půjčka do výše
200 000 Kč
k překlenutí tíživé finanční situace. Při splnění podmínek je plnění zaměstnanci spočívající v hodnotě obvyklého úroku od daně ze závislé činnosti osvobozeno. Z částky přesahující limit je zaměstnavatel povinen vypočítat úrok obvyklý v místě a čase poskytnutí půjčky a tento úrok připočítat do základu daně při ročním zúčtování mezd.
+----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Účetní případ | MD | D | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Poskytnutí půjčky z běžného účtu | 33(5) | 22(1) | | Zúčtování případných úroků | 33(5) | 66(2) | | Vrácená půjčka včetně úroků na běžný účet | 22(1) | 33(5) | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+
PŘÍKLAD
Sociální výpomoc
Zaměstnavatel může svému zaměstnanci poskytnout
částku až do výše 500 000 Kč
jako sociální výpomoc v přímé souvislosti s překlenutím jeho mimořádně obtížných poměrů v důsledku živelní pohromy, ekologické nebo průmyslové havárie. Z hlediska zaměstnance se jedná o příjem osvobozený do stanoveného limitu. Podmínkou je, aby sociální výpomoc z pohledu zaměstnavatele byla poskytnuta z daňově neúčinných nákladů.+----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Účetní případ | MD | D | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Sociální výpomoc – ze sociálního fondu | 42(7) | 22(1) | | Sociální výpomoc – z nerozděleného zisku | 42(8) | 22(1) | | Sociální výpomoc – z daňově neúčinných nákladů | 52(8) | 22(1) | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+
PŘÍKLAD
Náklady na školení a rekvalifikaci
Veškeré náklady na školení a rekvalifikace, pokud souvisí s předmětem činnosti zaměstnavatele, jsou daňově uznatelné. Na straně zaměstnance jsou tato plnění posouzena jako příjmy osvobozené od daně z příjmů ze závislé činnosti.
+----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Účetní případ | MD | D | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Doklad za školení, rekvalifikace zaměstnanců (souvisí s činností zaměstnavatele) | 51(8) | 32(1) | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+
Benefity jsou v praxi zaměstnavateli využívány hlavně z důvodů daňového zvýhodnění. V tomto smyslu je třeba
sledovat časté novely daňových předpisů.
Důležitým předpokladem možnosti poskytování určitých výhod je jejich sjednání,
zejména vnitřním předpisem, ale také jinými smlouvami.Poznámka redakce:
Zaměstnaneckým benefitům se budeme také podrobně věnovat v příštím čísle časopisu Účetnictví v praxi č. 8/2011.POVINNÉ ZAMĚSTNANECKÉ VÝHODY
Tato kategorie plnění ve prospěch zaměstnanců mnohdy není považována za benefit, neboť jejich poskytnutí nařizuje zaměstnavateli zákon nebo jiný platný předpis. Jedná se například o poskytování cestovních náhrad, ochranných pracovních pomůcek, ochranných nápojů apod. Tyto náhrady však může zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytovat i nad rámec svých povinností a toto nadlimitní plnění se již zpravidla nazývá benefitem.
Uveďme alespoň dva příklady plnění ve prospěch zaměstnanců, která vymezují právní předpisy. Na základě vymezení právními předpisy je však i v těchto případech nutností vydání vnitřního předpisu zaměstnavatelem.
Pracovní cesty, cestovní náhrady
Základní právní předpis, který vymezuje poskytnutí cestovních náhrad zaměstnancům, je s účinností od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“).
ZP (pro podnikatelské subjekty) stanoví pouze minimální cestovní náhrady, které zaměstnanec při splnění stanovených podmínek musí dostat.
Před vysláním zaměstnance na pracovní cestu
je nutno určit podmínky. Tyto podmínky (v rámci mantinelů stanovenými právními předpisy) vymezuje zpravidla vnitřní předpis vydaný zaměstnavatelem. Obvyklé základní body vnitřního předpisu: a)
Pracovníci, kteří jsou oprávněni k nařizování a schvalování pracovních cest.
b)
Možný způsob přepravy na pracovních cestách (firemní automobil, soukromý automobil, autobus, vlak, letadlo).
c)
Ubytování na pracovních cestách (kategorie hotelů apod.).
d)
Pravidla pro poskytování záloh na služební cesty. Zálohu v cizí měně nebo její část může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné v cizí měně i v jiné měně než stanovené vyhláškou Ministerstva financí pro příslušný stát.
e)
Lhůty zaměstnanců pro předložení vyúčtování pracovních cest.
f)
Lhůty zaměstnavatele pro vyúčtování.
g)
Formální podoba vyúčtování (cestovní příkaz).
Stanovené podmínky se odsouhlasí vypsáním cestovního příkazu (tím se mnohdy odstraní případné rozpory mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem). Konkrétní forma cestovního příkazu není žádným právním předpisem předepsána, ale měla by respektovat zejména výše uvedené podmínky pracovní cesty. Při vyúčtování pracovní cesty se přikládají doklady s pracovní cestou související. Stravné se nedokládá, neboť jejich výše vyplyne z vyplněného cestovního příkazu (počet hodin, dnů). V ZP jsou stanoveny i možnosti poskytování náhrad, pokud je zaměstnanec neprokáže.
PŘÍKLAD
Základní souvztažnosti poskytování cestovních náhrad
+----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Účetní případ | MD | D | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Cestovní náhrady zaměstnancům: | | | | * vyplacená záloha na pracovní cestu | 33(5) | 21(1) | | * vrácená záloha na pracovní cestu | 21(1) | 33(5) | | * vyúčtování cestovních náhrad | 51(2) | 33(3) | | * výplata cestovních náhrad | 33(3) | 21(1) | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+
Zaměstnavatel může poskytnout svému zaměstnanci náhrady, ke kterým se zaváže, bez jakýchkoli omezení. Cestovní náhrady poskytnuté zaměstnancům
nad stanovený limit
však představují zdanitelný příjem zaměstnance, který současně podléhá sociálnímu a zdravotnímu pojištění; zaměstnavatel si však může náklad v plném rozsahu daňově uplatnit.Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků
ZP (§ 104) stanoví povinnost zaměstnavateli
poskytovat
zaměstnancům, u nichž to vyžaduje ochrana jejich života a zdraví, potřebné osobní ochranné pracovní prostředky a mycí, čistící a dezinfekční prostředky, popřípadě též ochranné nápoje. Zaměstnavatel je povinen udržovat
osobní ochranné pracovní prostředky v použivatelném stavu a kontrolovat jejich používání.Osobní ochranné pracovní prostředky, mycí, čisticí a dezinfekční prostředky a ochranné nápoje poskytne zaměstnavatel zaměstnanci
bezplatně podle vlastního seznamu zpracovaného na základě vyhodnocení rizik
a konkrétních podmínek práce. Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků nesmí zaměstnavatel nahrazovat finančním plněním.
Vláda stanoví nařízením bližší podmínky poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů.
Z pravidel stanovených ZP je zřejmé, že zaměstnavatel je povinen sestavit vnitřní předpis, kde uvede zejména:
*
Seznam
osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů. *
Odpovědnost:
a)
za řádné přidělování pracovních prostředků,
b)
za řádné vedení evidence těchto prostředků,
c)
za kontrolu jejich používání,
d)
za objednávání potřebného množství,
e)
za předkládání návrhů na úpravy vydaného seznamu.
PŘÍKLAD
Základní souvztažnosti poskytování ochranných pracovních pomůcek
+----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Účetní případ | MD | D | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+ | Osobní ochranné pracovní pomůcky: | | | | * nákup (průběžný způsob A účtování o zásobách) | 11(2) | 32(1) | | * výdej do spotřeby | 50(1) | 11(2) | | * nákup (periodický způsob B účtování o zásobách) | 50(1) | 32(1) | +----------------------------------------------------------------------------------+-------+--------+
Poskytnutí ochranných pracovních pomůcek v souladu s příslušnými předpisy je
daňově uznatelný výdaj.
Pro zaměstnance tato forma příjmů není předmětem daně, a současně nevstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného.ZÁVĚR
Z celé řady zaměstnaneckých výhod byly v textu uvedeny pouze některé jejich ukázky.
V rámci metodického řízení účetnictví u podnikatelských subjektů v oblasti zaměstnaneckých výhod je třeba respektovat právní předpisy, ale je nutné zpracovat i kvalitní vnitřní předpisy, které z variantních řešení vyberou vhodné pro podmínky konkrétní firmy.