Zajistit správné vedení účetnictví patří mezi základní povinnosti každé společnosti. A to nejen z důvodů legislativních, ale hlavně proto, že účetnictví je jedním z hlavních zdrojů informací pro strategické rozhodování podniku. Interní účtárna s vlastními zaměstnanci není jediným možným řešením, jak vést účetnictví. Stále častěji se přechází na tzv. outsourcing účetnictví, kdy účetnictví vede externí účetní firma či účetní – OSVČ. Společnosti – účetní jednotky tak často řeší, jakým způsobem povedou své účetnictví, zda prostřednictvím svých zaměstnanců (samostatná účetní či účetní oddělení) či si najmou externí účetní či účetní firmu. Tyto varianty mají samozřejmě svoje výhody a nevýhody. V tomto příspěvku bych rád uvedl několik tipů, které mohou pomoci v rozhodování, zda zaměstnat účetní či si účetní firmu najmout. Účetní firmy nabízející své služby uvádí ve svých nabídkách zpravidla pouze výhody externího vedení účetnictví, já si dovolím být poněkud objektivnější a zmíním se i o nevýhodách externího vedení účetnictví. V tomto příspěvku budu zúčastněné subjekty zpravidla označovat jako „účetní jednotky“ (kdo potřebuje vést své účetnictví) a „účetní firmy“ (kdo nabízí vedení účetnictví) včetně externích účetních – OSVČ.
Outsourcing účetnictví – ano či ne?
Ing.
Miroslav
Bulla
Začněme poněkud obecněji – co se vlastně rozumí interním a externím vedením účetnictví, jaké jsou základní odlišností těchto možností, jak vést účetnictví.
Interní vedení účetnictví
Účetní jednotka vede účetnictví prostřednictvím svého zaměstnance (účetní) či několika zaměstnanců (účetní oddělení). Pro tento způsob vedení účetnictví musí účetní jednotka zajistit:
–
mzdy zaměstnanců včetně odvodů a další benefity (stravenky atd.),
–
potřebné programové vybavení – účetní SW, mzdový SW včetně jeho upgrade (instalace, správa systému),
–
materiálové vybavení – kancelář, počítačová technika, kancelářské potřeby,
–
zajištění školení a odborné literatury pro pracovníky účtárny s ohledem na časté změny v legislativě,
–
příp. i služby daňového poradce, právního poradce atd.
Účetní bývá často vytížen v rámci své funkce i jinými ekonomickými pracemi (mzdové účetnictví, finanční řízení, další administrativa nesouvisející s účetnictvím atd.). Tento typ vedení účetnictví předpokládá kvalifikovaného pracovníka s přiměřenou mzdou, pokud toto není zajištěno, hrozí problém s kvalitou a správností účetnictví a daňových záležitostí.
Externí vedení účetnictví
Při externím vedení účetnictví přebírá většinu účetních prací za účetní jednotku jako klienta účetní firma. Účetní firmy zajišťují programové vybavení (včetně upgrade), pro své zaměstnance doplňková školení, výpočetní a kancelářskou techniku. Účetní firmy většinou přebírají odpovědnost za případné chyby při vedení účetnictví.
Základní postup při tomto typu vedení účetnictví je následující:
–
Předání účetních dokladů
– účetní jednotka předává účetní firmě doklady k zaúčtování (fyzicky či elektronicky).–
Zpracování dokumentů
– účetní firma zpracuje dodané podklady zpravidla na svém účetním SW, ten může být přístupný i pro účetní jednotku (k nahlížení, příp. i k účtování některých typů účetních případů podle vzájemné dohody). –
Vytvoření výstupů
– účetní firma postupně vytváří výstupy z účetnictví v podobě přiznání k DPH, kontrolního hlášení, měsíčních reportů, přiznání k dani z příjmů, účetní závěrky atd.Výhody interního, resp. externího vedení účetnictví
Oba přístupy vedení účetnictví mají své výhody, které je třeba brát v potaz při rozhodování, jakým způsobem zajišťovat účetnictví.
Výhody interního vedení účetnictví
–
účetní je součástí účetní jednotky, výhodou je jejich každodenní přítomnost na pracovišti, majitel nebo manažer společnosti s ním může vše řešit osobně,
–
tato účetní má větší přehled o tom, co se v účetní jednotce děje, rychleji zjistí potřebné informace k jednotlivým účetním případům, zpravidla rychleji reaguje na dotazy managementu účetní jednotky,
–
veškerý pracovní čas věnuje účetním záležitostem dané účetní jednotky,
–
je zde nižší riziko zneužití citlivých dat o hospodaření účetní jednotky a jejich zaměstnancích,
–
má více času zabývat se detaily (čištění saldokonta), sledování vnitropodnikového účetnictví atd.
Výhody externího vedení účetnictví
–
náklady na účetní software, školení či IT vybavení si platí účetní firma sama, účetní jednotce odpadají starosti o tyto záležitosti,
–
není třeba řešit zastupitelnost pro případ nemoci či dovolené v interní účtárně (pro menší účetní jednotku může být jediná účetní rizikem v případě její nepřítomnosti), jde o záležitost účetní firmy (samozřejmě problém může nastat v případě externí účetní – OSVČ),
–
účetní firma by měla mít uzavřeno pojištění odpovědnosti, přebírá riziko za vedení účetnictví (toto pojištění není povinné jako třeba u daňových poradců, je třeba upravit smluvně),
–
účetní firmy zpravidla provádějí účetní práce ve vyšší kvalitě, díky lepšímu vzdělávání, větším zkušenostem, spolupráci s odborníky (daňovými poradci, právníky),
–
nehradí se měsíční mzda + odvody bez ohledu na vykonanou práci, ale je nastaven paušál nebo platba podle množství zaúčtovaných dokladů, což lze nastavit a příp. i měnit v závislosti na potřebách účetní jednotky,
–
účetní firmy jsou schopny zajistit i vedení mzdové agendy, zprostředkovat daňové poradenství atd.,
–
na firmu jsou schopny nahlížet s větším nadhledem, poradit v otázkách zefektivnění administrativy i podnikových financí.
Externí účetní umožní firmě soustředit se na klíčové oblasti jejího podnikání. Menší firmy mají vedení, které rozumí činnosti firmy, přesně ví, co dělá a co chce, ale nemusí rozumět účetnictví, daním ani personalistice. Externí účetní na sebe přebírá rizika za správnost účetní a daňové agendy.
Výhody externího vedení účetnictví se projeví pouze v případě, že účetní jednotka spolupracuje se seriózní účetní firmou. Nezkušená externí účetní, nekvalitní účetní firma, či velmi levná účetní firma výše zmíněné výhody přinášet nemohou.
Externí vedení účetnictví
Zatímco velké společnosti mají obvykle k dispozici celé oddělení zpracovávající jejich účetnictví, v malých společnostech se obecně vyplatí spíše externí vedení účetnictví. Otázkou je, kde je ona hranice, do které je vhodnější najmout si externí účetní, tj. kde je hranice, kdy je finančně náročné a neefektivní zaměstnávat na tyto práce vysoce kvalifikovaného a tím i nadprůměrně placeného zaměstnance.
Jde často o individuální záležitost, může záležet i na oboru, ve kterém účetní jednotka podniká, na způsobu práce, který je s její činností spojen, na stupni automatizace, na používaném systému pro vedení účetnictví nebo řízení celé firmy, jak moc je na systému firma závislá atd. Svou roli hrají i konkrétní potřeby firmy a způsob, jakým je dokáže naplnit interní účetní a jak účetní firma. A také to, zda má firma ve svém středu již z dřívější doby šikovnou účetní či nikoliv a takové se hledají na pracovním trhu poměrně těžko.
Nicméně trendem posledních let je pokles účetních zaměstnaných na hlavní pracovní poměr v podnikatelských subjektech mimo účetní firmy. Firmy zjišťují, že je vhodnější si najmout účetní firmu, než zaměstnávat poměrně kvalifikovanou účetní s nadprůměrnými mzdovými náklady či naopak zaměstnávat nepříliš kvalifikovanou účetní.
Ostatně outsourcing se netýká pouze účetních prací, podnikatelské subjekty svěřují i další podpůrné (obslužné, vedlejší) činnosti externím dodavatelům (úklid, ostraha, IT služby, doprava atd.).
Kdy je vhodné volit externí vedení účetnictví
O vedení účetnictví prostřednictvím externí účetní firmy či externí účetní – OSVČ je vhodné uvažovat především v těchto případech:
–
účetní jednotka není dost velká, aby využila interní účtárnu, resp. aspoň jednu účetní,
–
příp. již existující účetní oddělení nefunguje ke spokojenosti vedení, např. nespokojenost s odbornými znalostmi účetních, problémy se zastupitelností interních účetních (nemoc, dovolená apod.),
–
účetní jednotka nenašla vhodného zaměstnance na pozici účetní / mzdové účetní,
–
účetní jednotka se chce zajistit proti rizikům plynoucím z nesprávně vedeného účetnictví (na zaměstnanci lze požadovat náhradu škody jen v omezeném rozsahu), což lze řešit spoluprací s účetní firmou,
–
účetní jednotka chce zajistit vyšší diskrétnost zpracovávaných údajů (mzdy, provize), tj. nechce, aby se o těchto údajích vědělo uvnitř firmy,
–
vhodnou oblastí pro outsourcing je zpracovávání mezd; personální oblast vyžaduje speciální odbornost v dané oblasti, navíc se jedná o nárazovou práci (pár dnů v měsíci), která vyžaduje vyšší nasazení pracovníků v krátkém časovém úseku (zpracování měsíčních mezd, uzávěrkové mzdové práce).
Rizika spojená s externím vedením účetnictví
V současnosti nabízí své služby různé celkem velké účetní firmy za poměrně nízké sazby (on-line účetnictví, svoz dokladů), relativně často s nimi získávají účetní firmy negativní zkušenosti tohoto typu:
–
na vedení účetnictví se střídá několik zaměstnanců účetní firmy, těžko se pak s nimi jedná o nějakých službách na míru, o konkrétních záležitostech, jde pak spíše o účetní automaty,
–
účetnictví nevedou vždy dostatečně kvalifikované účetní, nejsou schopny si z účetní jednotky vyžádat doplňující informace, nedokážou naplnit individuální požadavky účetních jednotek,
–
účetnictví je často plné různých nedořešených účetních případů (nespárované platby, chybějící předpisy plateb atd.),
–
po ukončení spolupráce dochází k problémům typu nepředání účetnictví (účetní databáze v elektronické podobě, výstupy z účetnictví, účetní závěrky atd.), v praxi může být proto někdy výhodné, aby účetní jednotka měla účetní SW ve svém vlastnictví na svém serveru, aby jí v případě ukončení spolupráce s externí účetní zůstala účetní data v plném rozsahu k dispozici,
–
tento způsob vedení účetnictví pak často končí ztrátou iluzí o externím vedení účetnictví ze strany účetní jednotky.
Samozřejmě ne každá účetní (ať už interní, externí účetní – OSVČ nebo účetní firma) je dobrá účetní. Kvalita zpracování účetnictví je hodně o lidech, kvalitně vedené účetnictví se po určité době pozná podle různých detailů, čištění saldokonta (čištění haléřových rozdílů), popisů účetních případů (překlepy, chyby), nereálných zůstatků v pokladně (v haléřích, záporné stavy, stavy v řádu několika sta tisíců); nutná je automatizace procesů (elektronická komunikace), systém v nastavení předkontací, členění DPH atd.
Důležitou záležitostí je vhodně vytvořená
smlouva o vedení účetnictví
, zde je třeba upravit mj. oblast pojištění odpovědnosti, výpovědní doby, předání účetnictví po skončení spolupráce (písemné dokumenty i účetní databáze v elektronické podobě pro další zpracování), aby se účetní jednotka nestala až příliš závislá na účetní firmě.Aby mohlo být účetnictví vedeno kvalitně, je třeba jeho zpracovatele dobře zaplatit, není optimální za málo peněz vyžadovat „hodně muziky“, a to ať už účetnictví dělá interní či externí účetní.
Finanční hledisko při rozhodování
Při rozhodování, zda účetnictví vést interně či externě, je důležité porovnání nákladů, které tyto dvě varianty přinášejí (peníze jsou až na prvním místě).
Náklady interního vedení účetnictví
V
interní účtárně
je třeba počítat nejen s osobními náklady na účetní (mzdy, odvody z mezd, benefity), ale i s dalšími náklady, které jsou spojené se samotnou účetní pozicí. Ať už jde o počítač a telefon, programové vybavení (účetní a mzdový SW + pravidelné aktualizace), odborná školení účetních, pracovní místo (nájem, nábytek) atd.Náklady externího vedení účetnictví
Cena za
externí vedení účetnictví
se tvoří různými způsoby od měsíčních paušálů po ceny za položku/doklad, u mzdového účetnictví podle počtu zaměstnanců, příp. u některých činností hodinovou sazbou. V praxi převládají různé měsíční paušály, příp. v kombinaci s platbou za vykonanou práci (např. cena za zpracování mzdy za zaměstnance). Nicméně odměna účetní firmy se samozřejmě musí vždy odvíjet od objemu zpracovaných dat. Cena fakturovaná účetní firmou příslušné účetní jednotce musí účetní firmě pokrýt veškeré výše zmíněné náklady (osobní náklady, technické vybavení, programové vybavení, vzdělávání, kancelář atd.). Předpokládá se však, že účetní firma svou činnost jako specialista v oboru s většími zkušenostmi vykonává efektivněji, s větší mírou automatizace (vytěžování dokladů, elektronický přenos dat, lepší nastavení účtování), má zkušenosti, zaměstnanci účetních firem se věnují výhradně účetnictví, zaúčtují toho více, resp. nemají tolik prostojů jako nevytížená interní účetní, účetní firma využívá levnější multilicence účetních SW. Díky těmto „úsporám z rozsahu“ se účetní firmě vložené náklady vrátí a realizuje i přiměřený zisk.
Účetní jednotka pak realizuje úsporu tím, že nemusí hradit nevyužitou pracovní dobu své účetní (např. účetní na plný úvazek, práce pouze na 80 %), její neefektivní práci (např. ruční zpracování dat místo automatizovaného), náhrady mzdy při nepřítomnosti (dovolená, nemoc) apod. Nelze očekávat, že ceny za služby účetní jednotky budou pouhým zlomkem ceny interního účetnictví, je však oprávněným požadavkem očekávat za stejnou či nižší cenu kvalitnější služby.
Podoby spolupráce účetní jednotky a účetní firmy
Spolupráce účetní jednotky a účetní firmy může mít různé podoby:
–
Tradiční typ spolupráce je předávání veškerých dokladů v papírové podobě osobně či poštou v předem stanovených termínech.
–
Nyní se účtuje zpravidla on-line, kdy účetní jednotka i účetní firma mají on-line přístup do účetní databáze; je třeba řešit oběh dokladů, tj. jak budou předávány.
–
Doklady lze zasílat elektronicky v různých podobách, ať už v PDF tvaru, či účetní jednotka zadává některé typy dokladů přímo do účetního SW (např. faktury vydané), příp. posílá účetní firmě data „vytěžených“ dokladů (z naskenovaných faktur či ze zaslaných PDF faktur).
–
V úvahu přichází i docházka externí účetní do kanceláře účetní jednotky a zpracování účetnictví zde prostřednictvím výpočetní techniky účetní jednotky. Rozsah práce externí účetní závisí na dohodě obou stran (jeden den v týdnu, ale klidně i v rozsahu plného úvazku – pozor na švarcsystém!).
–
Dokumenty, jejichž adresátem jsou orgány státní správy (FÚ, OSSZ, zdravotní pojišťovny), se posílají dnes již takřka výhradně elektronicky přímo od účetní firmy (prostřednictvím datové schránky účetní firmy či klienta či elektronického certifikátu zplnomocněné účetní firmy).
S rozvojem moderních technologií, nabídky různých softwarů (práce prostřednictvím vzdáleného přístup – on-line), které umožňují přenos veškerých dokladů elektronicky, se odbourává účetnictví v papírové podobě. Některé typy dokladů se v papírové podobě vyskytují už pouze minimálně (vydané faktury, bankovní výpisy, skladové doklady atd.). K urychlení procesu elektronizace účetnictví přispěly i letošní nouzové stavy v době epidemie koronaviru (všechno zlé je k něčemu dobré).
Kompromisní varianta (kombinace interního a externího účetnictví)
Úspěšně se využívá naznačená kombinace interního a externího účetnictví, kdy si účetní jednotka pořizuje sama některé druhy prvotních dokladů (vydané faktury, přijaté faktury, pokladna, skladové doklady, příp. banka apod.), jejichž zpracování není tak odborně náročné a nemusí je provádět zkušená účetní. Tyto doklady tak může pořizovat méně kvalifikovaná pracovní síla (fakturantka, recepční apod.). Účetní firma zajišťuje nastavení tohoto pořizování dokladů (nastavení předkontací, členění DPH atd.), kontrolu pořizování a účtování, účtuje složitější účetní případy (interní doklady, ostatní pohledávky a závazky, příp. banku), sestavuje přiznání k DPH a kontrolní hlášení, vede mzdovou agendu, vyhotovuje výstupy, zpracovává roční (měsíční) závěrky apod.
Tento typ vedení účetnictví spojuje výhody interního a externího vedení účetnictví, účetní jednotku stojí nekvalifikované práce méně než práce kvalifikované. Účetní jednotka se např. připojuje k účetnímu SW vzdáleně, takže všichni pracují s on-line daty.
Ve všech typech spoluprací mezi externí účetní a klientem je základem dobré spolupráce vzájemná kvalitní komunikace. Obě strany si musí být schopny sdělit, jaké informace od sebe potřebují a musí být schopny a ochotny si včas tyto informace vzájemně poskytovat. Jednou z podmínek pro úspěšnou spolupráci je i vzájemná důvěra.
Příklad
Systém zpracování účetnictví v menší firmě
Společnost zabývající se poskytováním právních služeb má 10 zaměstnanců, spolupracuje při vedení účetnictví s účetní firmou, ta pro společnost zpracovává i personální a mzdovou agendu a podává veškerá daňová přiznání (vše elektronicky na základě plné moci). Účetnictví je vedeno v účetním SW na serveru účetní firmy, o jeho správu a aktualizaci se stará účetní firma.
Činnost účetní jednotky
Účetní jednotka si sama vystavuje vydané faktury (cca 300 ks měsíčně, posílá je svým klientů e-mailem), pořizuje přijaté faktury (cca 500 ks měsíčně, většinu přijímá e-mailem) a přijaté zálohové faktury, naskenované doklady jsou přiloženy v účetním SW k pořizovaným přijatým fakturám, takže je má k dispozici i účetní firma. Tyto doklady zpracovává zaměstnankyně účetní jednotky, která nikdy jako finanční účetní nepracovala a provádí ve firmě i jiné práce (kancelářské práce, asistentka vedení). Má vzdálený přístup do účetnictví svého zaměstnavatele, stejně jako vedení firmy.
Jde však o šikovnou paní, která tyto 3 typy dokladů pořizuje na základě detailních pokynů účetní firmy, tj. ví, jak vyplňovat datum u faktur (datum účtování, DUZP – datum přijetí dokladu, datum splatnosti), jaké zadávat předkontace, jak členit DPH atd. Má přitom od účetní firmy nastaveno několik typů předkontací pro různé typy faktur. Účetní firma provádí jednou týdně kontrolu těchto pořízených faktur, upozorňuje tuto paní na nedostatky, těch je čím dál méně, protože paní již ví, co se po ní chce. Vedení firmy dle potřeby sestavuje platební příkazy k úhradě závazků (faktury, mzdy, ostatní závazky), hradí se elektronicky. Sleduje také platební morálku klientů a rozesílá upomínky.
Činnost účetní firmy
Účetní firma jednou týdně stahuje a účtuje bankovní výpisy, čistí saldokonto. Měsíčně zpracovává mzdy, sestavuje přiznání k DPH a kontrolní hlášení (posílá prostřednictvím své datové schránky), pořizuje pokladní doklady (výběry z bankomatu, drobná vydání). Podle potřeby pak provádí zápočty pohledávek a závazků, pořizuje opravné daňové doklady, ostatní závazky (nájem, daňové povinnosti, leasing) a účtuje o dalších méně častých účetních případech (nákup stravenek, pracovní cesty, pořízení dlouhodobého majetku + evidence majetku atd.). Ročně pak provádí závěrkové práce, přiznání k silniční dani, uzávěrkové práce v oblasti personalistiky, přiznání k dani z příjmů atd.
Vzájemná spolupráce
Pokud účetní firma narazí na nedostatky v účetnictví, např. v saldokontu (chybějící doklady – úhrady bez předpisu, nevyúčtované zálohy apod.), informuje o těchto problémech zaměstnankyni pořizující faktury či vedení firmy, nedostatky jsou pak následně řešeny.
Komunikace mezi účetní jednotkou a účetní firmou probíhá především prostřednictvím e-mailů či telefonicky. K osobní návštěvě účetní jednotky dochází jednou měsíčně (předání podkladů ke mzdám, předání pokladních dokladů, příp. i dalších dokumentů). Účetní firma účetní jednotce dále doporučuje možnosti daňové optimalizace, zefektivnění účetní práce, upozorňuje na legislativní změny (např. protikrizová opatření v letošním roce) apod.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2020. Zveřejněno v časopise Účetnictví v praxi 11/2020.