Účetnictví efektivně

Vydáno: 21 minut čtení

V tomto příspěvku si naznačíme postupy pro „efektivní“ vedení účetnictví, tj. jak účtovat, aby účetnictví bylo co nejméně pracné, a tedy co nejméně časově náročné. Přitom ale, aby bylo vedeno správně a poskytovalo veškeré potřebné výstupy pro všechny uživatele (výkazy, informace pro řízení atd.). Zmíníme se tedy o tom, jak využívat možností moderních účetních softwarů a elektronické komunikace, jak využívat vnitřních kontrolních vazeb v účetnictví k průběžné kontrole účtování atd.

Účetnictví efektivně
Ing.
Miroslav
Bulla
Účetnictví je samozřejmě nutné vést v souladu s účetními předpisy, účetní jednotky se však v běžné podnikatelské praxi při účtování logicky snaží (a musí snažit) šetřit své provozní náklady na vedení účetnictví a administrativu vůbec. Rovněž účetní firmy vedoucí externě účetnictví svým klientům se jistě snaží vést toto účetnictví v souladu s účetními předpisy, ovšem samozřejmě ho vedou (a musí vést) pokud možno co
nejefektivnějším
způsobem, aby i cenou za tuto službu uspěly v konkurenčním prostředí, realizovaly nějaký zisk a šetřily i náklady svých klientů na vedení účetnictví.
 
Nastavení účetního softwaru
Základním předpokladem pro efektivní vedení účetnictví je mít k dispozici kvalitní účetní software vhodný pro účetní jednotku, jejíž účetnictví účetní vede. Pro účetní firmu s větším počtem spíše
menších
účetních jednotek je zpravidla vhodnější nějaký jednoduchý (krabicový) účetní software, uživatelsky přístupný, který umožňuje operativnější práci, je jednoduše nastavitelný a samozřejmě výrobcem pravidelně aktualizovaný. Naopak například pro
větší
výrobní firmu je vhodnější již nějaký rozsáhlejší (a tím i dražší) účetní software nastavený účetní jednotce na míru s moduly pro sklady, prodej, obchod apod. Tento systém by zde měl umožnit automatizaci rutinních operací a zefektivnit provoz firmy.
Je vhodné využívat možností používaného účetního softwaru a usnadnit si tak svou práci. Je ideální, pokud má účetní možnost, resp. je schopen, si dle potřeby průběžně nastavovat a „přizpůsobovat“ používaný účetní software. U některých účetních prací se při použití efektivnějších postupů a vhodného nastavení účetního softwaru zkrátí jejich časová náročnost třeba i na polovinu či třetinu dosavadního času (stahování elektronických výpisů z banky, generování opakujících se faktur atd.).
Účetní software je možné si obecně „přizpůsobovat“ například následujícími způsoby:
Klíčové pro vedení kvalitního účetnictví je nastavení
účtového rozvrhu.
Mimo jiné je třeba jednotlivé účty nastavit tak, aby pohledávky a závazky byly rozčleněny na krátkodobé a dlouhodobé, opravné položky byly rozčleněny podle druhů aktiv, ke kterým jsou tvořeny. Především nákladové účty je třeba členit tak, aby bylo možné získávat požadované informace pro potřeby řízení účetní jednotky (především účty 501, 518 atd.).