Zaměstnavatelé a používání kódů při plnění oznamovací povinnosti ve zdravotním pojištění

Oznamování příslušných skutečností je řešeno v ustanovení § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 48/1997 Sb.“), které ukládá povinnosti:

V dalším textu bych se zaměřil na plnění oznamovací povinnosti zaměstnavateli.

V případě, že žena ukončí mateřskou dovolenou, rodičovskou dovolenou nebo pobírání rodičovského příspěvku a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U“ ukončení povinnosti státu platit pojistné. Při opětovném nástupu do zaměstnání se nepoužívá kód „P“, neboť žena byla tímto kódem přihlášena již dříve a pracovněprávní vztah trvá.

Jestliže na mateřskou dovolenou (pobírání peněžité pomoci v mateřství) bezprostředně – tedy bez přerušení – navazuje výplata rodičovského příspěvku nebo rodičovská dovolená, nemusí zaměstnavatel v této souvislosti oznámení provádět. Oznámí kódem „U“ až ukončení buď pobírání rodičovského příspěvku, nebo ukončení rodičovské dovolené podle toho, která kategorie končí později, neboť v obou případech je za osobu plátcem pojistného stát. Kdyby však tyto kategorie na sebe plynule nenavazovaly, použil by zaměstnavatel kódy „U“ a „M“.

Zaměstnavatel se informaci o žádosti zaměstnance o starobní důchod dozví zpravidla tehdy, kdy je mu Českou správou sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“) nebo žádajícím zaměstnancem předložen k vyplnění tiskopis Potvrzení zaměstnavatele podle § 83 zákona č. 582/1991 Sb., o provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. V tomto tiskopise bývá uvedeno datum výplaty starobního důchodu, požadované zaměstnancem. Datum uvedené na tiskopise signalizuje, ke kterému datu je o přiznání výplaty důchodu žádáno, ovšem rozhodující je datum uvedené na důchodovém výměru. Pro účel splnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem je akceptovatelná i možnost získání data z tiskopisu ČSSZ. Pokud by byl následně důchod přiznán k jinému datu, podal by zaměstnavatel opravné hlášení. Například, kdyby zaměstnavatel oznámil přiznání důchodu kódem „D“ k datu 18. 3., přičemž by poté zjistil, že důchod byl přiznán až k 26. 3., použil by na jednom formuláři kód „H“ s datem 18. 3. a současně kód „D“ s datem 26. 3.

Přijme-li zaměstnavatel do zaměstnání osobu celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku a zúčtuje-li jí příjem zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění, provede u příslušné zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele následující:

Zaměstnavatel neoznamuje zdravotní pojišťovně skutečnost, že se jedná o osobu splňující podmínky celodenní osobní a řádné péče. Aby však mohl v případě příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ 13 350 Kč odvádět pojistné bez dopočtu do tohoto ­zákonného minima, musí mu zaměstnanec vystavit čestné prohlášení, že dle § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů, podmínky celodenní osobní a řádné péče splňuje.

Pokud student například končí brigádu (anebo i zaměstnání) a nadále pokračuje ve studiu, oznámí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně ukončení pracovního poměru kódem „O“. V těchto případech zaměstnavatel nepoužívá kód „F“, kterým by ukončil evidenci pojištěnce v kategorii osob, za které je plátcem pojistného stát.

Z praktického hlediska slouží kód „F“ k oznámení ukončení nezaopatřenosti, například v souvislosti s tzv. posledními prázdninami. Kdyby student úspěšně maturoval v květnu, v dalším studiu by již nepokračoval a následně by nastoupil do zaměstnání od 2. 7., použil by za­měst­navatel:

To znamená, že ještě v červenci by byl tento bývalý student ve zdravotním pojištění nezaopatřeným dítětem – osobou, za kterou platí pojistné stát.

U členů statutárních orgánů rozhoduje, zda je za výkon funkce poskytována odměna či nikoli. Je-li členem statutárního orgánu osoba, která vykonává funkci bezplatně, nebo se jedná o čestnou funkci apod., pak se zaměstnavatel problematikou placení pojistného a plnění oznamovací povinnosti nezabývá, neboť taková osoba není ve zdravotním pojištění zaměstnancem, resp. nevzniká z pohledu zdravotního pojištění zaměstnání. V případech, kdy je již předem známo, že za výkon funkce bude odměna zúčtována, stává se tato osoba ve zdravotním pojištění zaměstnancem se všemi souvisejícími povinnostmi zaměstnavatele.

Kdyby byla osoba zvolena (jmenována) členem statutárního orgánu například ke dni 13. 8. s tím, že odměna bude zúčtována až do prosince, postupuje zaměstnavatel následovně:

Pokud by došlo k situaci, že subjekt (dlouhodobě) ne­uvažuje o vyplácení odměn, přesto však je posléze členovi statutárního orgánu nějaká odměna zúčtována, přihlásí jej zaměstnavatel k 1. dni kalendářního měsíce, do kterého byla odměna zúčtována. I kdyby již žádná další odměna této osobě vyplacena nebyla, může odhlášení proběhnout až ke dni skončení výkonu funkce [blíže viz § 8 odst. 2 písm. i) zákona č. 48/1997 Sb.].

Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní kategorie“, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia na brigádu v období prázdnin (kódy „P a „G“), nebo zaměstnávání poživatele některého z důchodů (kódy „P“ a „D“), případně ženy na rodičovské dovolené (kódy „P“ a „M“). K nástupu zaměstnance vedeného u úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel současně kódy „P“ a „I“. Jestliže takový zaměstnanec skončí zaměstnání a zároveň je vyřazen z evidence uchazečů o zaměstnání, použije zaměstnavatel k příslušnému datu kódy „O“ a „J“.

Pokud žena nastupuje na mateřskou dovolenou a zároveň končí pracovní poměr, použijí se současně kódy „M“ a „O“. V případě pokračování pracovního poměru oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M“.

Je-li zaměstnanci přiznán důchod a současně rozváže pracovní poměr, použije zaměstnavatel k oznámení ukončení zaměstnání kód „O“ a na dalším řádku oznámí kódem „D“ začátek povinnosti státu platit pojistné.

Pokud končí zaměstnání poživatel důchodu z českého systému důchodového zabezpečení, oznamuje zaměstnavatel pouze ukončení zaměstnání.

Plnění oznamovací povinnosti za zaměstnance pracujícího na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce je zakotveno v ustanovení § 8 odst. 2 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb. V souladu s tímto ustanovením přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody o pracovní činnosti začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána.

Zpravidla se jedná o osobu, která nemá odpracovaný potřebný počet let. Pokud nemá zaměstnavatel rozhodnutí o přiznání důchodu, není důvod k použití kódu „D“, současně však nemusí být u této osoby provádět dopočet a doplatek do minima. Zaměstnanec by měl mít doklad od České správy sociálního zabezpečení, ze kterého vyplývá, že o důchod požádal, ale z uvedeného důvodu mu nebyl přiznán.

Je pravdou, že pro oznámení některých skutečností neexistuje na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele příslušný kód, kdy se například ve smyslu ustanovení § 7 odst. 1 písm. g) zákona č. 48/1997 Sb. jedná o:

Zaměstnavatel na základě zaměstnancova oznámení sděluje zdravotní pojišťovně počátek povinnosti státu platit pojistné, tudíž by měl vhodným a srozumitelným způsobem popsat nárok zaměstnance zařazení do této „státní kategorie“, nejlépe s přiložením kopie dokladu z Úřadu práce – v takových případech není na škodu kontaktovat (pro jistotu) zdravotní pojišťovnu.

Pokud se zaměstnavatel se sídlem nebo trvalým pobytem na území České republiky rozhodne zaměstnávat osoby ze zahraničí, pak musí ve zdravotním pojištění primárně vycházet ze skutečnosti, zda se jedná o osobu z některého ze států, na které se vztahuje působnost dále uvedených koordinačních nařízení Evropské unie nebo bude zaměstnávat cizince z tzv. „třetí“ země.

Bude-li český zaměstnavatel zaměstnávat osoby ze států Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska nebo ze Švýcarska (všechny tyto státy jsou v dalším textu souhrnně uváděny pod zkratkou EU), postupuje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004, o koordinaci systémů soci­álního zabezpečení, včetně prováděcího nařízení č. 987/2009. Tato Nařízení představují základní a závazné normy, které jsou postaveny nad národní právní předpisy jednotlivých států.

Při praktické aplikaci koordinačních pravidel Evropské unie se na osoby, které nemají trvalý pobyt na území ČR, vztahují v případě jejich jediného zaměstnání v ČR právní předpisy platné v českém systému veřejného zdravotního pojištění, proto musí být pojistné odvedeno například alespoň z minimálního vyměřovacího základu, platného pro zaměstnance. Taková osoba je považována za zaměstnance po celou dobu zaměstnání, resp. výkonu funkce (funkčního období).

Zakládá-li pracovněprávní vztah osoby bez trvalého pobytu na území ČR účast na zdravotním pojištění, považuje se tato osoba za zaměstnance. Za této situace se zaměstnanec stává pojištěncem veřejného zdravotního pojištění v ČR a na jeho zaměstnavatele se vztahují stanovené zákonné povinnosti, zejména pak oznamování veškerých změn a povinnost odvádět za tohoto zaměstnance pojistné. Pokud si zaměstnanec sám nezvolil zdravotní pojišťovnu, plní zaměstnavatel oznamovací povinnost u místně příslušných úřadoven VZP ČR. Každý zahraniční zaměstnanec obdrží od zvolené zdravotní pojišťovny bezplatně průkaz pojištěnce, a to ­prostřednictvím zaměstnavatele, který odpovídá za správnost údajů na tomto průkazu.

Kód „E“ použije zaměstnavatel namísto kódu „P“ pro první přihlášení zaměstnance bez trvalého pobytu, občana EU. Do místa vyčleněného pro číslo pojištěnce se uvede pohlaví (M, Z) a datum narození. Má-li zaměstnanec nezaopatřené rodinné příslušníky (manželka, děti), upozorní jej zaměstnavatel na povinnost jejich přihlášení ke zdravotnímu pojištění.

Funkce kódu “A“ spočívá v jeho použití v případech, kdy se tímto kódem zaměstnavatel přihlašuje u zdravotní pojišťovny k platbě pojistného za své zaměstnance – občany EU. Kód „A“ se používá při druhém a dalším nástupu do zaměstnání u zaměstnance ze země EU. Pouze pro první přihlášení takového zaměstnance se použije kód „E“, vygeneruje se číslo pojištěnce, při každém dalším přihlášení se pak používá kódu „A“. Další oznámení již provádí zaměstnavatel pod přiděleným číslem pojištěnce.

Kód „C“ se používá při prvním přihlášení zaměstnance – cizince ze země mimo EU, který nemá trvalý pobyt na území ČR.

Pokud zaměstnanec přihlášený pod kódy „P“ „A“ „E“ nebo „C“ ukončí zaměstnání, použije zaměstnavatel pro tento účel „univerzálního“ kódu „O“. Tímto kódem se oznamuje zdravotní pojišťovně ukončení zaměstnání, ukončení pojištění v České republice, případně přestup pojištěnce k jiné zdravotní pojišťovně.

Průkaz pojištěnce pro občana ze země EU se liší od průkazu cizince ze zemí mimo EU, ale je shodný s průkazem pro pojištěnce s trvalým pobytem v ČR. Po skončení účasti na pojištění, což u občana ze země EU nemusí znamenat ukončení zaměstnání (tato osoba může být v ČR ještě pojištěna například po dobu pobírání nemocenských dávek odvozených z výkonu zaměstnání), jsou zaměstnanec i jeho nezaopatření rodinní příslušníci povinni vrátit průkaz pojištěnce příslušné zdravotní pojišťovně, což může být provedeno i prostřednictvím zaměstnavatele.

Situace je složitější tehdy, jedná-li se o posuzování souběžných příjmů ze zaměstnání ve více státech ve smyslu výše uvedených Nařízení EU. Jestliže má osoba zaměstnaná u zaměstnavatele v České republice současně příjmy ze zaměstnání v jiném státě EU a předloží-li českému zaměstnavateli zahraniční formulář A1, je tímto deklarována skutečnost, že osoba podléhá právním předpisům (všem systémům sociálního zabezpečení) státu, který tento formulář vystavil, tedy včetně zdravotního pojištění.

Předloží-li tedy občan s trvalým pobytem například na území Německa (země pojištění) českému zaměstnavateli německý formulář A1, vstoupí český zaměstnavatel neprodleně v kontakt se zdravotní pojišťovnou (institucí provádějící zdravotní pojištění), u které je tento zaměstnanec ve své zemi pojištěn. U příslušné (kontaktní) pobočky se přihlásí český zaměstnavatel k placení pojistného a dále bude vůči této instituci plnit všechny zákonné povinnosti, vyplývající z legislativy tohoto státu v oblasti zdravotního pojištění, které zaměstnavatel na základě dané skutečnosti podléhá. Aby mohl český zaměstnavatel řádně plnit vůči zdravotní pojišťovně německého občana svoje povinnosti, musí nejprve získat informace o aktuálně platné právní úpravě včetně získání potřebných formulářů. Pro tento účel je nejvhodnější využít například různých internetových adres včetně následné e-mailové komunikace. Pojistné se pak odvádí podle německých právních předpisů, v německé měně a na příslušný příjmový účet instituce provádějící v této zemi zdravotní pojištění.

Není-li zahraniční formulář A1 českému zaměstnavateli doručen, odvádí se pojistné české zdravotní pojišťovně.