Účetnictví nestátních neziskových organizací v otázkách a odpovědích

Dotazy na druh účetnictví, které musí nestátní neziskové organizace vést jsou poměrně časté. Nejčastěji bývá zmiňována daňová evidence, kterou však nestátní neziskové organizace (protože jsou právnické osoby) nemohou vést. Úprava totiž vychází z § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění, tedy části zákona, která je vyhrazena pouze fyzickým osobám.

Pro nestátní neziskové organizace (dále jen „NNO“) zůstává možnost vést jednoduché a podvojné účetnictví.

Jednoduché účetnictví je upraveno § 38a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen „ZÚ“). Podle něj mohou občanská sdružení, jejich organizační jednotky, které mají právní subjektivitu, církve a náboženské společnosti nebo církevní instituce, které jsou církevní právnickou osobou, a honební společenstva mohou vést jednoduché účetnictví, a to podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 117/1994 Sb., zákona č. 227/1997 Sb., zákona č. 492/2000 Sb., zákona č. 353/2001 Sb. a zákona č. 437/2003 Sb. Podmínkou pro vedení jednoduchého účetnictví je, že jejich celkové příjmy za poslední uzavřené účetní období nepřesáhnou 3 mil. Kč. Jednoduché účetnictví je vedeno podle právního stavu, který platil k 31. 12. 2003.

Podvojné účetnictví je druhou možností. Jeho podoba vychází z platného znění ZÚ a následné vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. K provedení podvojného účetnictví vydalo Ministerstvo financí ČR také České účetní standardy. Samotný ZÚ dává nestátním neziskovým organizacím možnost rozhodnout se, zda budou vést podvojné účetnictví v plné či zjednodušené podobě (podle § 9 odst. 1 ZÚ vést v plném rozsahu a nebo podle téhož paragrafu, odst. 3 ve zjednodušeném rozsahu).

Přechod z podvojného na jednoduché účetnictví není explicitně právními předpisy řešen, není zakázán. Přejít zpět na jednoduché účetnictví se tedy může (NNO musí splnit podmínky uvedené v přechodném ustanovení - viz výše). Zde je však třeba upozornit, že právní předpisy žádným způsobem neupravují způsob „konverze“ rozvahy do počátečních stavů majetku a závazků tak, jak je vnímá jednoduché účetnictví. V praxi se zpětný přechod na jednoduché účetnictví může ukázat jako neřešitelný, neboť některé z položek podvojného účetnictví nemají v jednoduchém účetnictví svůj ekvivalent a mohlo by konverzí dojít ke zkreslení či změně údajů, což je v zásadním rozporu se ZÚ.

Tato problematika se týká Zásad vlády pro poskytování dotací ze státního rozpočtu ČR nestátním neziskovým organizacím (pro rok 2011 schválené dne 1. 2. 2011, usnesení vlády číslo 92). Ze zásad vyplývá povinnost poskytovateli ze státního rozpočtu (např. ministerstvu), aby v rozhodnutí o poskytnutí zavázal příjemce (NNO), že musí vést podvojné účetnictví v souladu se ZÚ. Z uvedeného logicky nevyplývá žádná oznamovací povinnost NNO vůči poskytovateli.

V případě, že se nejedná o dotaci ze státního rozpočtu (jde např. o krajský nebo obecní rozpočet), pak tato povinnost nevzniká.

V praxi je však problematické přejít z např. jednoduchého účetnictví na podvojné účetnictví k jinému, než rozvahovému dni (většinou k 31. 12.). Dokonce ani poskytovatelé v rozhodnutích neprovedli doplnění a povinnost vést podvojné účetnictví neuvádějí.

Každá účetní jednotka je povinna vést účetnictví ode dne svého vzniku do dne svého zániku. Ustanovení ZÚ je třeba naplňovat i v případě, že za rok došlo pouze k jednomu účetnímu případu.

Tazatel má v tomto případě možnost rozhodnout, zda povede podvojné nebo jednoduché účetnictví. Proto splňuje podmínky přechodného ustanovení a s ohledem na počet účetních případů může vést jednoduché účetnictví. V tomto případě je třeba zavést peněžní deník a knihu pohledávek a závazků, byť s jediným záznamem.

Je třeba si uvědomit, že i úhrada oné vydané faktury musí být provedena za pomoci účetního dokladu (příjmový pokladní doklad nebo výpis z účtu). Tento musí být také zaúčtován do účetní knihy - peněžního deníku.

Jak dlouho musíme ukládat naše účetnictví? Jsme občanské sdružení s ročním obratem přibližně 200 000 Kč (příjem a výdej) za rok.

Zvláštní úpravou je archivace záznamů o pracovnících a mzdách, které se archivují 30 let (viz § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, platném znění).

Pokud jste příjemci ze státního rozpočtu, tak se lhůta prodlužuje na 10 let [lze dovodit z § 44 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), platném znění].