Spotřební materiál představuje v i v organizacích veřejného sektoru položky aktiv, které jsou v průběhu rozpočtového období postupně spotřebovávány, a to buď bez vytvoření další hodnoty (slouží k provoznímu chodu organizace), nebo jsou spotřebovávány k produkci výrobků nebo služeb, které s přidanou hodnotou buď slouží organizaci samé, nebo mohou být určeny k dalšímu prodeji. Podstatou obou pojetí je, že dané aktivum bude dříve, nebo později spotřebováno.
Spotřební materiál v organizacích veřejného sektoru (OSS a ÚSC) - I.část
Mgr.
Pavel
Bláha
Část tohoto oběžného majetku může být produkována vlastní činností organizace ve formě zásob vlastní výroby. Některá aktiva spotřebního charakteru mohou být ve formě zboží určena k dalšímu prodeji. Z uvedeného plyne, že z účetního hlediska nejde o aktiva dlouhodobého charakteru, jejichž doba použitelnosti (nebo setrvalosti) v organizaci by byla delší než jeden rok. Přesto se může stát, že určité konkrétní spotřební aktivum v organizaci nebude během roku spotřebováno ani jako zboží prodáno a i přes roční limit v organizaci zůstane.
Na oblast spotřebního materiálu v OSS a ÚSC se vztahuje poměrně velké množství právních předpisů. Pokusme si je rozdělit s ohledem na charakter úpravy:
Nakládání s finančními zdroji na pořízení a výnosy z prodeje
nastavují v obecné rovině rozpočtová pravidla veřejných subjektů: Zákon č. 218/2000 Sb.,
o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, se týká hospodaření OSS a státních příspěvkových organizacích a dalších státních subjektů: *
rozpočet, pravidla jeho sestavení a nakládání s ním + rozpočtové příjmy a výdaje,
*
rozpis rozpočtu u správců rozpočtových kapitol státního rozpočtu,
*
vázání rozpočtu, rozpočtové změny a opatření,
*
odpovědnost za výkon finanční kontroly,
*
hospodaření OSS a státních příspěvkových organizací.
Zákon č. 250/2000 Sb.,
o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, se vztahuje se na ÚSC (obce, kraje, Hlavní město Prahu, dobrovolné svazky obcí, Regionální rady, rozpočtové a příspěvkové organizace a další subjekty zřizované ÚSC): *
rozpočet, pravidla jeho sestavení a nakládání s ním + rozpočtové příjmy a výdaje,
*
rozpis rozpočtu neprodleně po schválení zastupitelstvem,
*
odpovědnost za výkon finanční kontroly,
*
hospodaření ÚSC, organizačních složek, příspěvkových organizací, regionálních rad a svazků obcí,
*
hlavní a hospodářská činnost ÚSC (na tu se nevztahuje rozpočtové třídění).
Zatřídění rozpočtových položek organizací veřejného sektoru v hlavní
(nepodnikatelské) činnosti
popisuje vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů. Popisuje mimo jiné druhové třídění (základní systém, který klasifikuje veškeré transakce veřejných rozpočtů) podle toho, zda se jedná o: *
Inkaso
(prodej spotř. materiálu) x Platbu
(pořízení spotřebního materiálu/zboží)*
Nenávratnou
(pořízení spotř. materiálu) x Návratnou
*
Domácí
(pořízení a prodej spotř. materiálu v ČR) x Zahraniční
(pokud by spotřební materiál pocházel, nebo byl distribuován do zahraničí)*
Opětovanou
(dostane protihodnotu = pořízení spotř. materiálu) x Neopětovanou
*
Povinnou
x Dobrovolnou
(pořízení spotř. materiálu/zboží je dobrovolné rozhodnutí)*
Běžná
(materiál nebo zboží se pořizuje ke spotřebě nebo prodeji) x Kapitálová
*
Týkající se pasiv
x Aktiv
(spotřební materiál a zboží jsou oběžná aktiva)*
Pro účely rozpočtové politiky
x Řízení likvidity
Konkrétní zatřídění zohledňuje skutečné okolnosti transakce se spotřebním materiálem, nebo zbožím. Týká se však výhradně transakcí z hlavní činnosti (veřejné služby) subjektu veřejného sektoru. V rozpočtové skladbě lze najít charakteristiky druhů spotřebního materiálu ve třídě 5 běžné výdaje.
Týká se zejména podseskupení položek:
*
513-Nákup materiálu
(Potraviny 5131; Ochranné pomůcky 5132; Léky a zdravotnický materiál 5133; Prádlo, oděv, obuv 5134; Učebnice a škol. potřeby 5135; Knihy, pomůcky a tisk 5136; DDHM 5137; Zboží za účelem prodeje 5138; Nákup materiálu jinde nezařazený 5139) *
515-Nákup vody paliv a energie
(Studená voda 5151; Teplo 5152; Plyn 5153; El. energie 5154; Pohonné hmoty a maziva 5155; Teplá voda 5156; Nákup ostatních paliv a energie 5157) *
517-Ostatní nákupy
(Opravy a udržování 5171; Programové vybavení 5172; Ostatní nákupy jinde neuvedené 5179) *
518-Poskytnuté zálohy, jistiny, záruky.
(Ostatní poskytované zálohy na neinvestiční výdaje 5189) V rámci uvedených rozpočtových položek najdeme veškerý materiál spotřebního charakteru. Do některé musí být vždy zatříděn.
Do těchto položek (4 místný kód) je rozepsán rozpočet a zobrazuje se na nich i jeho čerpání. Čtyřmístný kód může být ještě podrobnější o podpoložky (např. položka 5139 nezařazený materiál se může dělit na podpol: 001 - materiál pro výpočetní techniku; 002 - papír pro tisk a množení; 003 - kancelářské potřeby; 004 - úklidové prostředky; 005 - propagační materiál; 006 - autoprovoz; 009 - ostatní všeobecný materiál). Dle konkrétní potřeby organizace se podrobnější členění rozpočtové položky využívá i u dalších položek.
Jednotlivé položky se vztahují ke konkrétnímu výdajovému účtu (syntetickému - SU/ s analytickým členěním - AU) např. 223 0010 - výdajový neinvestiční účet a na něm se v průběhu roku obratově promítají, a to včetně označení položek (podpoložek) dle rozpočtové skladby.
Schvalování,
č.: kompetence
a odpovědnost upravují v obecné rovině zákony*
o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů, (státní organizace - § 47 Osoby, které z titulu svých funkcí ... činí právní a jiné úkony).
*
č. 128/2000 Sb.,
o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, a o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů. Úprava § 84 a 85 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obdobně viz zákon č. 129/2000 Sb., o krajích a zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze) svěřuje rozhodovací pravomocí obce kolektivnímu orgánu - zastupitelstvu obce + rada + vazba na zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, (resp. jeho prováděcí vyhl. č. 416/2004 Sb.) - PO3), SR4) a HÚ5). *
č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů,
(resp. jeho prováděcí vyhl. č. 416/2004 Sb.). Ten lze z několika ohledů považovat za zásadní, protože v obecné rovině určuje povinnost vedoucích orgánů veřejné správy určit konkrétní vedoucí zaměstnance odpovědně za nakládání s konkrétními příjmy a výdaji po stránce věcného chválení PO, po stránce nakládání s rozpočtem SR a po stránce účetního zachycení a vyjádření HÚ. Krom toho by vedoucí orgánu veřejné správy měl předem stanovit kriteria účelnosti
(k jakému účelu bude materiál nebo zboří pořízen a zda je potřebný a zda odpovídá náplni orgánu veřejné správy), efektivnosti
(zvážit cenu pořizovaného materiálu ve vazbě na jeho potřebnou užitnou hodnotu) a hospodárnosti
(pořizovat materiál co nejlaciněji). Vedoucí orgánu veřejné správy a jeho vedoucí zaměstnanci by měli průběžně identifikovat a
K tomu by měl sloužit smysluplně nastavený eliminovat
rizika oblasti spotřebního materiálu a zboží.vnitřní kontrolní systém oblasti s potřebního materiálu. Systém
pořízení spotřebního materiálu a zboží a nakládání s ním by měl být podrobován kontrolním činnostem
v režimech řídící kontroly, případně Kontrolním výborem ÚSC, zkoumán auditem (interním i příp. externím v režimu přezkumu hospodaření ÚSC), případně dalšímu externími kontrolními orgány. Odpovědnost zaměstnanců řeší zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
(dále jen „ZP“): *
Odpovědnost zaměstnanců za hodnoty svěřené k vyúčtování,
formální a věcné předpoklady pro naplnění odpovědnosti. I spotřební materiál a zboží, pokud nejsou účtovány přímo do spotřeby, nýbrž je vedeno skladové hospodářství, lze považovat z pohledu ZP za hodnoty, které mohou být svěřeny zaměstnancům s tím, že je musí vyúčtovat. Pokud tak organizace hodlá učinit, musí s dotčeným zaměstnancem v pracovní smlouvě sjednat vedení skladové evidence jako požadovanou práci. Dále je třeba, aby s dotčeným zaměstnancem, starším 18 let sjednala písemnou dohodu o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování, ve kterém konkrétně tyto hodnoty vymezí. A na těchto hodnotách před předáním odpovědnému zaměstnanci musí být provedena inventarizace s přesným vyčíslením předávaných hodnot. Déle musí organizace zajistit a průběžně „hmotně“ odpovědnému zaměstnanci vytvářet podmínky, aby s těmito svěřenými hodnotami mohl po celou dobu nakládat. Způsob pořízení materiálu, zboží a jeho souvislosti řeší:
*
zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
(dále jen „ZvZ“)Zabývá se způsobem a formou pořízením materiálu (v pojetí ZvZ se jedná o tzv. dodávky). Dále řeší, princip součtu nebo nesčítání hodnot předmětu VZ (spolu související plnění). ZvZ obecně nastavuje princip, že v průběhu účetního období musí zadavatel sčítat předpokládané hodnoty spolu souvisejících plnění a dle konečné předpokládané hodnoty zvolit správný druh výběrového řízení s ohledem na konečný limit veřejné zakázky (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu). Pro dodávky však existuje určitá výjimka z povinnosti hodnoty obdobných spolu souvisejících plnění sečítat. Týká se těch dodávek, které si zadavatel pořizuje opakovaně dle své aktuální potřeby a jejichž hodnota je v průběhu účetního období proměnlivá. Pro tento případ zadavatel hodnoty zakázek v průběhu účetního období sčítat nemusí. Popsaný případ se týká většiny běžně pořizovaného spotřebního materiálu veřejného subjektu. To však neznamená, že jejich pořízení nemusí být transparentní, nediskriminační vůči dodavatelům a že by zadavatel nemusel ctít zásadu rovného zacházení. Pořízení spotřebního materiálu, pokud je zajišťováno na základě písemné smlouvy (totéž splňuje i písemná objednávka a její písemné přijetí dodavatelem), za kterou zadavatel zaplatí, od 1 Kč výše zůstává veřejnou zakázkou (viz § 7 odst. 1 ZvZ). *
zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, nebo zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
-
druh a náležitosti smlouvy, objednávky,
-
práva a povinnosti smluvních stran,
-
dodání a převzetí materiálu nebo zboží,
-
záruční podmínky obecně a vady zboží.
*
zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů
-
odpovědnost dodavatele za vady zboží,
-
nárok odběratele na opravy zboží, resp. jeho vrácení, a vrácení peněz.
Účetní zachycení operací souvisejících s oblastí spotřebního materiálu a zboží:
*
předpisy:
-
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“),
-
vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 410/2009 Sb.“),
-
České účetní standardy České účetní standardy 701-707,
-
vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků,
*
povinnost vést řádné s správné účetnictví a inventarizovat majetek (materiál a zboží),
*
povinnost řádně a správně oceňovat majetek (spotřební materiál a zboží),
*
povinnost vést řádnou a správnou účetní a skladovou evidenci stavu a pohybu zásob (způsob A), nebo průběžnou spotřebu materiálu (způsob evidence B) a jejich správné (časově i cenově) promítnutí (zaúčtování) do nákladů, účetní postupy materiálu,
*
zvláštnosti účtování zásob vlastní výroby - na základě výše uvedených účetních předpisů:
-
účtový rozvrh organizace v členění syntetické účty/analytické účty (dle druhů materiálu a zásob; i analytická evidence může být dobrým zdrojem informací o tom, jaké všechny položky spotřebního materiálu byly v organizaci pořizovány a jaký byl jejich počáteční stav, jeho změny a konečný zůstatek),
-
interní směrnice pro inventarizaci,
-
oběh účetních dokladů,
-
stanovení norem přirozených úbytků zásob „do normy x nad normu“,
-
stanovení míry a hranice „závažnosti“.
Co předpisy neupravují:
*
Konkrétní kriteria
pro účelnost, hospodárnost a efektivnost pořízení spotřebního materiálu a zboží. V mnohých případech se setkáváme se stavem, že ani žádná kritéria pro výdaje veřejných prostředků na spotřební materiál a zboží stanoveny v subjektech veřejného sektoru nejsou. Oblast je považována za natolik nevýznamnou, že se vedoucím zaměstnancům zdá určování kriterií zcela zbytečné. Na jednu stranu to může být pravda. Jednotlivý kus spotřebního materiálu opravdu může mít hodnotu zcela zanedbatelnou. Orgán veřejné správy by však měl sledovat, jaké celkové množství daného materiálu za sledované období používá. Může se jednat o palety papíru do tiskáren, stovky tonerů do tiskáren, desítky a stovky položek kancelářských potřeb. Z tohoto úhlu pohledu pak samozřejmě celková pořizovací cena nebude rozhodně zanedbatelná. A organizaci by se pak určitě vyplatilo jednak zjistit a znormovat skutečnou spotřebu a její zbytnost nebo nezbytnost. Dále stanovit potřebnou kvalitu potřebného materiálu, sumarizovat požadavky a vhodným výběrem dodavatelů dosahovat výrazných úspor. *
Praktické zásady, nastavení a fungování vnitřního kontrolního systému
a jeho nastavení na základě identifikovaných a ohodnocených rizik. Znamená to sledovat nezbytnost používání materiálu a nastavit kriteria jeho pořizování na počátku. A dále zvládnout celý proces od požadavků na pořízení materiálu, přes jeho sumarizaci a určení parametrů, zvládnout výběrová řízení, dodávky a převzetí materiálu, jeho výdej do spotřeby nebo přijetí na sklad, skladovou evidenci a sledování spotřeby, včetně správného ocenění a účetního vyjádření. V neposlední řadě dostatečné správné provedení inventur spotřebního zboží. Z popisu vidíme, že se jedná o mix systémových, organizačních a výkonových parametrů a postupů. Přinejmenším by se mělo jednat o vyjádření osobní odpovědnosti nejen PO, SR a HÚ, ale i kontrol věcné, formální, početní a číselné správnosti a legality. Systém by zároveň měl popsat četnost, místa, periody kontrol, oprávnění a odpovědnost kontrolujících a jejich informační povinnosti - ROLE PRO MANAGEMENT: Management orgánů veřejné správy by se měl zaměřit na hlavní cíle a ošetřit zásadní rizika oblasti spotřebního materiálu, resp. zboží, v organizaci.
Týkají se zejména následujících okruhů:
1.
Specifikace materiálu a zboží:
*
Zda objednávky byly zaslány na základě řádně zdůvodněných, zdokladovaných a schválených požadavků.
*
Zda povaha zboží včetně objednaných množství věcně odpovídají potřebám organizace - opodstatněnost požadavků na nákup. Jde také o to zda objednávky byly parametricky a matematicky správné a byly schvalovány oprávněnými osobami a v rámci nastavených kriterií.
2.
Zboží za správnou cenu:
*
Zda nákupčí využívají všechny konkurenční nabídky na všechny produkty, stanovené maximálním limitem částky a parametry požadovaných zásob.
*
Zda dochází k porovnání konkurenčních nabídek. Jestli byly vyžádány a pro potřeby výběru využity k porovnání parametrů (zajištění co nejvýhodnějších podmínek nákupu).
3.
Materiál nebo zboží ve správný čas:
*
Jde o to, aby uživatelé připravili požadavky v takovém termínu, aby nákupčí mohli využít všechny postupy pro hospodárné zajištění požadovaného zboží nebo služby.
4.
Materiál nebo zboží ve správném množství:
*
Smyslem je nastavit systém, aby organizace nenakupovala nadbytečný materiál a suroviny. V první řadě by měli odpovědní vedoucí zaměstnanci organizace veřejné správy zmapovat skutečné potřeby ve vazbě na výkon organizace a nastavit parametry pořizovaných zásob:
*
Kvalitativní parametry
Jde o to vyhodnotit adekvátní požadavky na kvalitu pořizovaných zásob s ohledem na jejich využitelnost. Aby se např. nenakupoval sice levný, ale do používaných tiskáren a kopírek ne zcela použitelný papír, jehož velká část bude znehodnocena bez užitku, nebo znehodnotí používanou techniku. *
Kvantitativní parametry
Jde o to pořizovat jen to vyhodnocené množství zásob, které bude co nejpřesněji korespondovat se skutečnou spotřebou. Do kvantitativních parametrů se může zařadit i vědně a finančně zdůvodněné předzásobení s využitím výhodných, akčních nebo slevových cen. *
Periodické parametry
V průběhu roku může mít potřeba materiálu kolísající úroveň např. v důsledku sezónních period použitelnosti. Tzn. jeho pořízení by tomu mělo odpovídat. Je zbytečné se s výjimkou skutečně výhodných podmínek dodání se předzásobovat, zásoby skladovat a případně vynakládat i další náklady na jejich uskladnění i použití. Současně záleží i na koordinaci systému od požadavku, přes výběr, objednávku, dodání po spotřebu a zda jsou parametry používány při stanovení množství a kvality materiálu a zboží, které má být nakoupeno. 5.
Materiál nebo zboží ve správné kvalitě:
*
Jde o kontrolu dodávek materiálu a zboží a toho, zda a do jaké míry odpovídá požadavkům na jejich kvalitu. Je nutné přijímat pouze zásoby a zboží, které splňují požadovanou specifikaci. Tomu by měla napomoci skutečná věcná i formální kontrola přebíraného materiálu odborně zdatným zaměstnancem, který bude mít k dispozici buď objednávku nebo příslušnou obchodní smlouvu s dodacími podmínkami.
6.
Materiál nebo zboží na správném místě:
*
Smyslem uvedených požadavků je, aby probíhal příjem materiálu a zboží na sklad výhradně na správných a požadovaných místech. Aby byly rovněž určeny postupy a náležitosti žádosti o výdej zásob a zboží a jejich vydání. Smyslem je, aby nedocházelo ke zbytečným průtahům při předávání informací a průběhu systému.
7.
Příjem zboží:
*
Smyslem tohoto požadavku je přijímat pouze objednané zboží. Musí být tedy systémově a i hlediska praktického výkonu nastaveno porovnávání záznamů ze skladu s množstvím matriálu nebo zboží uváděným ve dodacích listech nebo příjemkách.
8.
Úhrada dodavatelských faktur:
*
Cílem požadavku je hradit pouze faktury na řádně nasmlouvaný, nebo objednaný a v množství, kvalitě a čase skutečně dodaný materiál a zboží. Zároveň je třeba položit důraz na náležitosti faktur a jejich soulad s příslušnou smlouvou, objednávkou a dodávkou. Důležitá je i správnost početních údajů a shoda v čísle účtu dodavatele.
Postupy organizace by měly vykazovat tyto charakteristické znaky:
*
Systematičnost
- v tom, že se v organizaci někdo zabývá vnitřní situací organizace v oblasti pořizování spotřebního materiálu a zboží. Že někdo řeší základní manažerské cíle a aktivity jak směrem dovnitř organizace, tak k jejímu okolí, tzn. především k dodavatelům. *
Periodičnost
- protože oblast pořizování a spotřeby materiálu by měly být podrobena běžným periodickým kontrolám a ověřování (vnitřní kontrolní systém, schvalování, interní audit, ...) periodicky, nikoliv když nastane určitá krizová situace. Organizace by měla ošetřit administrativní rizika
oblasti zásob. Měla by si vytvořit, zavést, aktualizovat a kontrolovat organizační schéma pro nákupní úsek. Aby bylo zřejmé který nákupčí odpovídá za konkrétní produkty nebo služby. Tomuto účelu by měl sloužit manuál nákupního úseku
(schválený postup pro práci nákupčích). *
Manuál by měl popsat existující ucelený systém operativního řízení zásob. Do něj by měl patřit zejména:
-
jednotný číselník materiálu,
-
limit zásob,
-
likvidace nepotřebných nebo nepoužitelných zásob,
-
závazná norma postupu a norma přirozených úbytků zásob; zda jsou normy aktuální a aktualizované,
-
formy zajištění ochrany spotřebního materiálu,
-
periodu, způsob a provedení inventarizací dle zákonných požadavků a namátkových kontrol dle interních norem,
-
správnost postupů při likvidaci došlých faktur,
-
spolupráci odborných útvarů, vzájemnou informovanost zúčastněných, spokojenost s plněním objednávek.
*
Jaké problémy v této oblasti vznikají, co je jejich příčinou a jak jsou řešeny.
-
Kdo sleduje reklamace, vyřizuje je a způsob vyřizování reklamací?
-
Jak je do procesu nákupu zapojena výpočetní technika? Ideální je SW propojený systém požadavků na pořízení, jejich sumarizace a specifikace, soutěže při výběru, objednávek, dodávek, příjmu, fakturace, reklamací a jejich vyřizování a to včetně platební části?
-
Kdo eviduje problémy, které v oblasti nákupu vznikají, kdo hodnotí jejich příčiny a kdo a s jakým oprávněním rozhoduje o jejich řešení?
-
Příjemky a výdejky zboží, jejich náležitosti, způsob vydávání a archivace?
-
Jak je zajištěna ochrana zásob? Jsou sjednány dohody o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování přesně dle ZP? Mají věcné i formální náležitosti? Zajistila organizace všechny požadavky, aby sjednané dohody mohly být vymoženy? Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení zásob?
V manuálu nastavený systém musí zajistit jasné stanovení oběhu výchozího dokumentu i operace, které se s ním uskutečňují (žádanky na služby, na zboží; správnost postupů při evidence požadavků, příjemek, likvidace došlých faktur, reklamací, výdejek, archivace dokladů) a dále archivaci dat a dokladů oblasti zásob.
Kontrolní mechanismy oblasti zásob nastavené ve vnitřním kontrolním systému
Kontrolní mechanismy by měly minimálně ctít zásady, které jsou dále uvedeny. Jedná se o následující požadavky:
*
Je nutno zamezit stavu, aby jednotlivé organizační úseky mohly jednat přímo s dodavateli.
*
Kontrolní mechanismy by měly průběžně ověřovat, jakým způsobem se iniciuje potřeba nákupu i všechny operace, které se na jeho základě uskutečnily.
*
V žádankách by měl být dostatečně přesně specifikován požadavek na nákup a lhůty. Musí existovat přesná evidence požadavků (žádanek). Systém by měl zabezpečit zpětnou vazbu pro žadatele.
-
Jednotlivé podpisy pověřených zaměstnanců musí být v souladu s platným pověřeními a podpisovými vzory.
-
Úsek řízení nákupu musí odpovídat za dodržení požadované lhůty na nákup i za požadavky na potřebnou kvalitu pořizovaného materiálu.
*
Systém by měl zajistit, aby nákupy materiálu a zásob za hotové byly považovány pouze za výjimečné, a byly povoleny pouze v nezbytně nutných případech.
Za zásadní parametr pořízení zásob a materiálu je nutno považovat
systém výběru dodavatelů.
Měl by důsledně vycházet z hodnocení dodavatelů, kvalitativní a cenové úrovně jejich dodávek. Aby při zadávání veřejných zakázek byli oslovováni (pokud to příslušný druh výběrového řízení připouští) zejména ti pro organizaci nejvýhodnější a byl zajištěn rovněž soulad s platnou legislativou. Zejména jde o dodržení zásad rovného zacházení, zákazu diskriminace a transparentnost všech úkonů. Veřejnou soutěží dle uvedených parametrů lze dosáhnout významných úspor. Organizační zajištění procesu pořízení materiálu a s tím spojená rizika
1.
Organizační zajištění procesu by jednoznačně mělo odpovídat struktuře a rozvrstvení organizace, a musí z ní vycházet. V některých, zejména malých organizacích, mají vedoucí odborných úseků stanoven limit na nákup materiálu a zajišťují jej vlastními silami. Pro evidenci a přehlednost systému se jedná o nejhorší variantu, která by měla být doplněna vysokou mírou kontrolních mechanismů minimálně při stanovení a přehodnocování limitů potřebnosti, schvalování operací, spotřebě a zaúčtování jednotlivých operací.
2.
Většina organizací veřejné správy má proces nákupu a výdeje materiálu do spotřeby nastaven tak, že požadavky na pořízení iniciují jednotlivé odborné úseky a vlastní pořízení, evidenci a výdej materiálu do spotřeby zajišťuje ekonomický úsek (při další náplni ekonomického nebo účetních charakteru). Jedná se o model často dobře fungující, protože úkony od pořízení materiálu po zaúčtování spotřeby spravuje jeden útvar, který si všechny fáze odborně pohlídá. Rizika se mohou vyskytovat nejspíše ve fázi schvalování (aby potřeba pořízení byla řádně odůvodněna skutečnými požadavky, správně určena a parametrizována).
3.
V některých případech u větších organizací existuje dokonce specializovaný nákupní úsek. Toto uspořádání je možno v subjektech veřejné sféry považovat za často nedostupný ideál. Když však existuje, je třeba zajistit správný přenos skutečných potřeb na materiál, fázi schvalování (odůvodnění a parametry) a zejména fázi výběru. Rizikem zde často bývá „navázanost“ příslušných referentů na konkrétní dodavatele a snaha zadat požadavek přímo dotčeným dodavatelům často bez řádných a objektivních výběrových řízení. Tím může dojít k nárůstu nákladů na pořízení materiálu. Další rizika lze spatřovat v cestě dokladů, které mají vstoupit do účetnictví (jejich včasnost, úplnost a správnost).
4.
U všech variant organizace existují rizika „neřádné správy“ pořízeného materiálu, nadspotřeby, pořizování nepotřebného materiálu, nesprávných výběrových řízení, ztráty a zneužívání spotřebního materiálu.
5.
Rizika můžeme spatřovat i v oblasti nesprávných, neúplných, popř. jinak „vadných“, dodávek. Zda organizace řádně uplatňuje možné a sjednané přirážky, pokuty a sankce.
Dalším rizikem může být neprovádění analýzy a zpětné kontroly v nákupu. Často neexistuje
zpětná vazba informací, ani statistika. Organizace nevěnují dostatečnou pozornost nákladům, zásobám, kvalitě nákup! Bývá prováděn další nákup materiálu a nejsou prováděny korekce ve vztahu k zásobám a účelnosti uspokojení potřeby. Rizikem bývá i situace v personálním zabezpečení nákupu. Struktura a rozmístění pracovníků v nákupu po stránce kvantitativní i kvalitativní často neodpovídá potřebám organizace.
*
Někdy nejsou vhodně a dostatečně ošetřeny vazby nákupu na rozpočet organizace, není zajištěna kontrola nepřekročení plánovaných výdajů, zodpovědnosti za sledování, řízení a za včasné předávání správných a úplných podkladů. Často chybí doklad o seznámení pracovníků s legislativními předpisy, interními předpisy, oprávněními, odpovědností a postupy.
*
Výrazným rizikem bývá často zejména
způsob pořízení
(na základě objednávky, smlouvy, za hotové). Nejsou stanoveny priority. Existuje nedůvodně vysoký podíl nákup za hotové na celkových nákladech. Právě pořizování materiálu „za hotové ad hoc“ způsobem bývá zdrojem častého plýtvání. V daných případech nikdo zpravidla odkazem na nutnost potřeby neaplikuje ani neprověřuje pravidla účelnosti, hospodárnosti a efektivity konkrétního výdaje. *
Samotný způsob pořízení materiálu skýtá mnohá rizika spojená s nesprávnou aplikací nebo nedodržováním příslušných ustanovení ZVZ.
*
Za riziko svébytné povahy je třeba považovat i poskytování stálých záloh zaměstnancům na pořízení materiálu. Je třeba dbát na to, aby existovala přímá vazba pracovní smlouvy nebo pracovní náplně dotčeného zaměstnance obsahující úkony pořizování materiálu. Dále podle rozpočtových pravidel musí být s dotčeným zaměstnancem sjednána Dohoda o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování. Sjednání dohody, aby byla hodnota následně vyložitelná musí naplňovat příslušná ustanovení ZP (písemná, s osobou starší 18 let a před předáním hodnot provedení inventury + vytvoření odpovídajících podmínek pro manipulaci s hodnotami).
Základní úprava účetního vykazování spotřebního materiálu a zboží
*
ZU
-
§ 25 odst. 1 písm. c), d), j) a odst. 4 a 5 (oceňování), 26 odst. 1 (přecenění ceny zásob na základě zjištění při inventarizaci)
-
§ 29 odst. 2 (průběžná inventarizace u zásob)
*
vyhláška č. 410/2009 Sb.
-
§ 20 - Vymezení jednotlivých druhů zásob
-
§ 21 - Opravné položky k zásobám
-
§ 33 odst. 1 - Spotřeba jednotlivých druhů zásob; odst. 5 manka a škody u zásob
-
§ 37 odst. 2 písm. b), c) a d) - Výnosy ze změny stavu zásob.
-
§ 43 - Položky v přehledu o peněžních tocích
-
§ 57 - Způsob oceňování zásob a vymezení nákladů souvisejících s pořízením zásob
-
§ 66 odst. 7 písm. d) - Neodepisování zásob
-
§ 68 odst. 1 písm. c) - Možnost vzájemného zaúčtování rozdílů zásob zaviněných prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů zjištěných při inventarizaci
a dále od 1. 1. 2011:
*
ČÚS č. 706
Opravné položky - část vztahující se k materiálu, zboží a zásobám*
ČÚS č. 707
Zásoby - vymezení, obecná pravidla účtování, oceňování zásob a způsoby účtování způsobem A a způsobem B Vyhláška č. 410/2009 Sb., Rozdělení materiálu a zboží v Rozvaze - položky B1
+------------------------+----------------------------+------------------+ | Číslo položky rozvahy | Název položky rozvahy | Syntetický účet | +------------------------+----------------------------+------------------+ | B.I.1 | Pořízení materiálu | 111 | | B.I.2 | Materiál na skladě | 112 | | B.I.3 | Materiál na cestě | 119 | | B.I.4 | Nedokončená výroba | 121 | | B.I.5 | Polotovary vlastní výroby | 122 | | B.I.6 | Výrobky | 123 | | B.I.7 | Pořízení zboží | 131 | | B.I.8 | Zboží na skladě | 132 | | B.I.9 | Zboží na cestě | 138 | | B.I.10 | Ostatní zásoby | 139 | +------------------------+----------------------------+------------------+
Položka Zásoby obsahuje materiál do okamžiku spotřeby, jimiž jsou:
Účtová skupina 11 - Materiál
Do materiálu náleží:
*
Suroviny,
které při výrobním procesu přecházejí zcela nebo zčásti do výrobku a tvoří jeho podstatu. *
Pomocné látky,
které přecházejí také přímo do výrobku, netvoří však jeho podstatu, například lak na výrobky. *
Látky,
kterých je zapotřebí pro zajištění provozu účetní jednotky, například mazadla, palivo, čisticí prostředky. *
Náhradní díly
*
Obaly a obalové materiály,
pokud nejsou účtovány jako dlouhodobý majetek nebo zboží. *
Další movité věci
s dobou použitelnosti jeden rok a kratší bez ohledu na výši ocenění. *
Další movité věci
nesplňující podmínky podle § 14 odst. 6 (DDHM6) a movité věci) s dobou použitelnosti delší než jeden rok. *
111-Pořízení materiálu
Obsahuje částky pořízeného materiálu do okamžiku jeho převzetí na sklad. *
112-Materiál na skladě
Materiál na skladě obsahuje pořízený materiál převedený na sklad do okamžiku spotřeby. *
119-Materiál na cestě
Materiál na cestě obsahuje materiál, který ještě nebyl do účetní jednotky dodán. Účtová skupina 12 - Zásoby vlastní výroby
*
121-Nedokončená výroba
Nedokončená výroba
obsahuje produkty, které již prošly jedním nebo několika výrobními stupni a nejsou již materiálem, ale také nejsou ještě hotovým výrobkem. Pod pojem nedokončená výroba se zahrnují rovněž nedokončené výkony jiných činností, kde nevznikají hmotné produkty. *
122-Polotovary vlastní výroby
Polotovary vlastní výroby
obsahují produkty, které dosud neprošly všemi výrobními stupni a budou dokončeny nebo zkompletovány do hotových výrobků v dalším výrobním procesu účetní jednotky. *
123-Výrobky
Výrobky
obsahuje předměty (věci) vlastní výroby určené k prodeji nebo ke spotřebě uvnitř účetní jednotky. Účtová skupina 13 - Zboží a ostatní zásoby
*
131-Pořízení zboží
Částky pořízeného zboží do okamžiku jeho převzetí na sklad.*
132-Zboží na skladě
*
138-Zboží na cestě
Zboží na skladě a Zboží na cestě obsahují movité věci nabyté za účelem prodeje, pokud účetní jednotka s těmito věcmi obchoduje. Položky obsahují výrobky vlastní výroby, které byly aktivovány a předány do vlastních prodejen. Položky obsahují též nemovitosti, které účetní jednotka nakupuje za účelem prodeje a sama je nepoužívá, nepronajímá a neprovádí na nich technické zhodnocení. *
139-Ostatní zásoby
Ostatní zásoby obsahují zásoby, které neobsahují položky B. I.1. až B. I.9., zejména mladá chovná zvířata, zvířata ve výkrmu a dále například kožešinová zvířata, ryby, včelstva, drůbež (hejna slepic, kachen, krůt, perliček, hus na výkrm), psy, služební koně, veškerá zvířata v zoologických zahradách bez ohledu na jejich pořizovací cenu. Analytická evidence (dále i „AE“) o zásobách
Analytickou evidenci je vhodné vést se zohledněním předmětu činnosti účetní jednotky, např. podle druhů, skupin, hmotně odpovědných osob. Obecné zásady pro členění analytických účtů stanoví ČÚS č. 701 v části 3. Analytická evidence slouží k identifikaci zásob a obsahuje označení příslušné položky zásob, datum pořízení, datum vyskladnění, ocenění, údaje o množství. Analytická evidence se často ztotožňuje s pojmem skladové karty zásob, nejedná se však o totéž. AE by měla minimalizovat možnost záměny zásob a tím i případných rozdílů zjištěných při inventarizaci, které vznikly neúmyslnou záměnou [viz ustanovení § 68 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 410/2009 Sb., o možnosti vzájemného zaúčtování rozdílů zjištěných při inventarizaci, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů …] před zjištěním inventurních rozdílů.
Význam analytické evidence stoupá při způsobu vedení zásob B. Účetní jednotka je povinna kdykoliv v průběhu účetního období s ohledem na průkaznost prokázat stav konkrétního druhu zásob, což bez analytické evidence (zejména aby nedocházelo k záměnám jednotlivých druhů zásob) a skladových karet (údaje o aktuálním stavu příslušné komodity zásob) nelze.
Účtová skupina 18 - Opravné položky k zásobám
*
181-Opravné položky k materiálu
*
182-Opravné položky k nedokončené výrobě
*
183-Opravné položky k polotovarům vlastní výroby
*
184-Opravné položky k výrobky
*
185-Opravné položky ke zboží
*
186-Opravné položky k ostatním zásobám
Opravné položky k zásobám se uvádějí v rozvaze ve sloupci „Korekce“ u příslušné položky zásob. Výjimku představují položky „B. I.1. Pořízení materiálu“, „B. I.3. Materiál na cestě“, „B. I.7. Pořízení zboží“ a „B. I.9. Zboží na cestě“, u kterých se opravné položky netvoří.
Pokračování v dalším vydání časopisu UNES.
3 Příkazce operace
4 Správce rozpočtu
5 Hlavní účetní
6 Drobný dlouhodobý hmotný majetek