Uplatnění DPH, archivace dokladů

Fyzická osoba, plátce DPH - kolik let zpětně lze uplatnit DPH na vstupu a uplatnit výdaj do nákladů?

Fyzická osoba, neplátce DPH - jak dlouho musí archivovat doklady, přiznání, veškerou dokumentaci týkající se účetní jednotky? Jaký je rozdíl v archivaci u plátce DPH?

Související předpisy:

Odpověď z hlediska DPH

K prvnímu dotazu: Plátce je oprávněn uplatnit nárok na odpočet daně nejdříve za zdaňovací období, ve kterém jsou splněny podmínky stanovené v § 73 odst. 1 zákona o DPH. Například podmínkou pro odpočet daně u tuzemských zdanitelných plnění, kdy daň uplatnil jiný plátce, je mít (držet, vlastnit) daňový doklad.

Nárok na odpočet daně pak nelze uplatnit po uplynutí lhůty, která je tři roky, tato lhůta začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po zdaňovacím období, ve kterém nárok na odpočet daně vznikl. Nárok na odpočet daně přitom vzniká okamžikem, kdy nastaly skutečnosti zakládající povinnost daň přiznat, tj. dnem, kdy se zdanitelné plnění uskutečnilo nebo byla přijata úplata (záloha) před datem uskutečnění zdanitelného plnění.

K druhému dotazu: Podle § 27 odst. 1 zákona o DPH je plátce povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně.

V odstavcích 2 až 4 jsou pak stanoveny povinnosti plátce týkající se převedení daňových dokladů z listinné do elektronické podoby a dále uchování daňových dokladů (včetně místa), pokud se místo uchování dokladů nachází mimo tuzemsko.

Výše uvedená ustanovení § 27 (odst. 1 až 4) se vztahují i na právního nástupce plátce při uchovávání daňových dokladů rozhodných pro stanovení daňové povinnosti plátce a na osoby povinné k dani nebo právnické osoby, které nebyly založeny nebo zřízeny za účelem podnikání, při uchovávání přijatých daňových dokladů. Jiné povinnosti týkající se uchování daňových dokladů nejsou ani pro plátce, ani pro neplátce zákonem o DPH stanoveny.

Ing. Ladislav Pitner

Odpověď z hlediska účetnictví

Úschovu účetních záznamů upravuje zákon o účetnictví v části šesté. Na základě těchto ustanovení uschovávají účetní jednotky:

Zákon řeší i přechod povinností spojených s úschovou účetních záznamů v případě zániku účetní jednotky, u fyzické osoby v případě jejího úmrtí.

Zákon rovněž upozorňuje na povinnosti ukládané účetním jednotkám předpisy o archivnictví.

Pokud účetní jednotka použije účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestní činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí doby stanovených zákonem přímo, dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

Účetní jednotka může jako účetní doklady, po doplnění přepsaných náležitostí účetního dokladu, i jiné doklady předepsané jinými předpisy. Jde například o mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních předpisů (např. sociální zabezpečení, penzijní připojištění). Úschova takto vzniklých účetních dokladů se rovněž řídí zákonem o účetnictví, jak jsme je výše uvedli, ale zároveň je nutno dodržet i ustanovení příslušného zákona. Například mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, jsou organizace povinny uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají (zákon č. 582/1991 Sb.), nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného se musí uschovávat po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají (zákon č. 589/1992 Sb.).

Účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt nebo reklamačních řízení se uschovávají po zákonem stanovenou dobu, a dále po dobu, po kterou lhůty a řízení trvají.

Pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či neuhrazenému závazku po lhůtě předepsané pro úschovu účetních záznamů, uschovává uvedený účetní záznam i nadále až do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Závěrem můžeme shrnout, že účetní záznamy se uschovávají po dobu stanovenou zákonem o účetnictví a pokud účetní záznamy se používají i k jiným účelům, uschovávají se po dobu stanovenou příslušným předpisem, pokud je doba v těchto předpisech stanovena delší než doba uschování podle zákona o účetnictví.

Úschova účetních záznamů je důležitá zejména pro potřeby jakékoliv následné kontroly (externí či interní). Umožní zpětně posoudit vývoj příslušné účetní jednotky. Proto je třeba úschově účetních záznamů věnovat patřičnou pozornost.

Ing. Antonín Jeřábek