Nejčastější chyby při zpracování a účtování mezd

Poplatník může přitom od zdaňovacího období 2014 podle § 36 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), zahrnout do svého základu daně v daňovém přiznání i příjmy (tj. příjmy z dohod o provedení práce), sražená daň z těchto příjmů se pak započte na celkovou daň (v daňovém přiznání se uvádí na ř. 87a). To může být výhodné např. pro zaměstnance s nižšími příjmy ze závislé činnosti pracující u jiného zaměstnavatele na základě dohody o provedení práce. Mohou tak docílit vrácení srážkové daně z příjmů.

Je proto vhodné, aby mzdové účetní zaměstnance pracující na základě dohody o provedení práce upozorňovaly na tuto možnost vrácení srážkové daně a „vnutily“ jim Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti plynoucích na základě dohody o provedení práce a o sražené dani vybírané srážkou a upozornily je na výhodnost podání daňového přiznání.

Dobu čerpání dovolené určuje podle § 217 odst. 1 ZP . Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance. Je tedy především na zaměstnavateli, kdy čerpání dovolené zaměstnancům určí (musí jim to však oznámit alespoň), neplatí tedy, že část dovolené si určuje zaměstnanec a část zaměstnavatel. Samozřejmě je ideální, pokud se dovolená poskytuje po vzájemné dohodě zaměstnance a zaměstnavatele tak, aby to vyhovovalo oběma stranám, a tak se i v praxi většinou děje.

Zaměstnanec má právo určit si čerpání dovolené pouze tehdy, není-li čerpání dovolené určeno nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku. Čerpání dovolené je pak zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení.

Dovolená se má poskytovat tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku. Poskytuje-li se dovolená v několika částech, musí alespoň jedna část činit , pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak, tak se ostatně v praxi děje.

Dovolenou by měl zaměstnavatel určit tak, aby byla vyčerpána do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. z naléhavých provozních důvodů či z důvodů překážek v práci (nemoc, narození dítěte atd.). V praxi se však přesto jedná o poměrně standardní situaci.

Náhradu mzdy (tj. proplacení) za nevyčerpanou dovolenou je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci . Nelze tedy nevyčerpanou dovolenou zaměstnancům „proplácet“, jako tomu bylo před několika lety (§ 222 odst. 2 ZP).

Pracovní volno není zaměstnavatel povinen poskytovat, jestliže zaměstnanec může zařídit záležitost (např. návštěva zubaře atd.), pracuje-li tedy např. zaměstnanec v odpolední směně, měl by si návštěvu lékaře plánovat na dopoledne. Zaměstnanec by neměl s návštěvami lékařů příliš taktizovat.

Náhrada mzdy se poskytuje vždy jen za , po kterou důvod nepřítomnosti trval. Např. k celodenní nepřítomnosti z důvodu návštěvy lékaře by mělo docházet jen zcela výjimečně v odůvodněných případech, pokud byl důvod nepřítomnosti v tomto rozsahu nezbytný (vzdálené specializované pracoviště) a návštěvu lékaře nebylo možné provést mimo pracovní dobu.

Rozhodně neplatí, že pokud se navštěvuje lékař v jiné obci, než kde se nachází místo bydliště, vzniká automaticky nárok na jeden den pracovního volna s náhradou mzdy, neplatí ani jiné limity. Pracovní volno s náhradou mzdy je zaměstnavatel povinen poskytnout jen za dobu nutnou k návštěvě zdravotnického zařízení zaměstnance. Pokud bylo vyšetření provedeno v jiném než nejbližším zdravotnickém zařízení (je samozřejmě na zaměstnanci, jakého lékaře si vybere), náhrada mzdy přísluší pouze za dobu, která by byla potřebná k návštěvě nejbližšího zdravotnického zařízení.

Při se pracovní volno s náhradou mzdy poskytne pouze na nezbytně nutnou dobu potřebnou k převozu manželky (družky) do zdravotnického zařízení a zpět. Na samotnou účast při porodu manželky (družky) se poskytuje pracovní volno již bez náhrady mzdy.

Pokud bylo zaměstnanci řádně poskytnuto pracovní volno pro důležité osobní překážky v práci, pro kterou je stanovena náhrada mzdy, je třeba tuto náhradu mzdy zaměstnanci poskytnout. Týká se to např. zaměstnanců s úkolovou mzdou, za návštěvu lékaře je jim třeba poskytnout náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku (zaměstnanec si v době nepřítomnosti při úkolové mzdě nic nevydělá, na rozdíl např. od zaměstnance s pevnou mzdou, pokud se mu při návštěvě lékaře nekrátí).

Evidenční listy důchodového pojištění (e - Podání ELDP) pro příslušnou OSSZ,

Oznámení o nástupu do zaměstnání, resp. skončení zaměstnání (e - Podání ONZ) pro příslušnou OSSZ,

Přehled o výši pojistného (e - Podání PVPOJ) pro příslušnou OSSZ,

Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti včetně příloh (tj. daně z příjmů odváděné zaměstnavatelem za zaměstnance formou záloh) pro příslušný finanční úřad,

Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně (tj. daně z příjmů odváděné zaměstnavatelem za zaměstnance formou srážek) pro příslušný finanční úřad.

Přestože lidé poskytují nemalou část ze svých příjmů na různé humanitární, charitativní a jiné sbírky, stále málo z nich využívá možnosti snížit si při splnění určitých podmínek (§ 15 odst. 1 ZDP) o darovanou částku daňový základ daně z příjmů fyzických osob. U zaměstnanců, kteří nemají povinnost podávat daňové přiznání, se daňové zvýhodnění nárokuje při ročním zúčtování záloh na daň z příjmů, které provádí zaměstnavatel. Zaměstnanci by si měli uvědomit, že o poskytnuté dary si mohou snížit daňový základ daně z příjmů fyzických osob a vyžadovat tak příp. od obdarovaných potvrzení o poskytnutí daru, které pak předají do mzdové účtárny pro účely provedení vyúčtování daně z příjmu za příslušné zdaňovací období.

Již několikrát jsem se setkal s tím, zaměstnanec neuplatňoval slevu na dani na manželku, resp. mzdová účetní ho na tuto možnost neupozornila, přestože na tuto slevu měl nárok. Zaplatil tak zcela zbytečně na dani až 24 840 Kč navíc. A to jde převážně o mladé rodiny s malými dětmi.

Setkávám se také s případy, kdy zaměstnavatel -mzdová účetní nevybízí zaměstnance k podpisu Prohlášení k dani a k uplatnění slev na dani, přestože je zřejmé, že zaměstnanec na stejné období kalendářního roku nepodepsal Prohlášení k dani u jiného plátce. Jde např. o důchodce, studenty, brigádníky pracující na základě dohody o provedení práce či zkrácený pracovní úvazek, ti pak zcela zbytečně odvádí srážkovou daň či zálohu na daň z příjmů ve výši 15 %. Prohlášení k dani lze podepsat příp. i dodatečně.

Některé mzdové účetní pak mají problémy při uplatňování nezdanitelných částí základu daně zaměstnanců z oblasti životního pojištění, penzijního připojištění, úvěrů na financování bytových potřeb, školkovného atd. Znemožňují pak zaměstnancům tyto položky uplatnit či je nutí, aby si daňové přiznání podávali sami.

Je vhodné závazky ze závislé činnosti k zaměstnancům, kteří jsou zároveň i , neúčtovat na stejný účet jako závazky vůči ostatním zaměstnancům. Tj. závazky z mezd zaměstnanců - společníků s. r. o. se účtují např. na účet 366, nikoliv na účet 331. Důvodem je mimo jiné i to, že závazky ke společníkům je třeba v rozvaze sledovat na jiném řádku než závazky k běžným zaměstnancům, a to i závazky plynoucí společníkům ze závislé činnosti.

Daňově účinným nákladem je pouze pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a pojistné na veřejné zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem, jen pokud byly zaplaceny nejpozději do konce měsíce následujícího po uplynutí zdaňovacího období, tj. zpravidla do 31. ledna. Pokud bylo pojistné zaplaceno později, daňově účinné není (v daňovém přiznání se příslušná část účtu 524 vylučuje na ř. 40). Výsledek hospodaření se však zvyšuje i o pojistné, které je povinen platit zaměstnavatel , ale zaměstnavatel je do 31. ledna neuhradil, toto pojistné se přitom neúčtuje do nákladů, účtuje se MD 331/D 336 (v daňovém přiznání se uvádí na ř. 30). Pokud jsou v následujícím zdaňovacím období obě tyto dlužné části pojistného uhrazeny, je možné o tyto částky pojistného výsledek hospodaření za toto zdaňovací období snížit (v daňovém přiznání ř. 160, resp. 111). Platí-li tedy zaměstnavatel zákonné odvody s podobným zpožděním, působí účetním (daňovým poradcům) značné problémy při sestavování daňového přiznání.

Pozornost je třeba věnovat vyplňování Prohlášení k dani. Dát pozor na uplatnění slev na dani v měsíci nástupu, kdy na počátku měsíce byl zaměstnanec zaměstnán u jiného zaměstnavatele a měl u něj pravděpodobně i podepsáno Prohlášení k dani. Pohlídat nahlašování změny zaměstnanců v jejich rodinných poměrech (ukončení studia dětí, dosažení 18 let, resp. 26 let). Mít k dispozici potvrzení o studiu a jiné dokumenty pro prokázání nároku na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňového zvýhodnění. Jde především o Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků (manželů) pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění, aby daňové zvýhodnění na své děti neuplatňovali oba manželé zároveň.

Od 1. 1. 2015 není třeba provádět doplatek pojistného na zdravotní pojištění za zmeškané dny při poskytnutí neplaceného volna nebo při neomluvené absenci zaměstnance v případě, že neplacené volno či neomluvená absence trvá pouze část kalendářního měsíce. Zaměstnavatel ale musí zabezpečit dodržení minimálního vyměřovacího základu zaměstnance (tj. aktuálně 9 900 Kč), resp. jeho poměrné části, pokud pro zaměstnance platí povinné minimum ve zdravotním pojištění. Před 1. 1. 2015 se k úhrnu příjmů započitatelných do vyměřovacího základu připočítával za každý kalendářní den, ve kterém trvalo neplacené volno či neomluvená absence, poměrná část minimální mzdy připadající na jeden kalendářní den v daném měsíci.

Každý zaměstnavatel (vyjma organizačních složek státu), který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance (podnikatelé - fyzické i právnické osoby bez ohledu na velikost a druh podnikání), je ze zákona účasten (§ 365 ZP, Vyhláška MF č. 125/1993 Sb.). Zaměstnavatelé tak jsou povinni příslušné pojišťovně (Kooperativa či Česká pojišťovna) odvádět čtvrtletně pojistné, hlásit pracovní úrazy atd. Někteří, především menší zaměstnavatelé na toto povinné pojištění zcela zapomínají či ho ignorují.

Při souběhu práce ve svátek, v neděli, přesčas atd. jsou případné nároky na jednotlivé příplatky upraveny samostatně (§ 114 ZP a násl.), poskytnutí jednoho z příplatků nijak neovlivňuje právo zaměstnance na další (souběžné) příplatky. Zaměstnanci tak přísluší kromě dosažené mzdy za vykonanou práci součet těchto příplatků.

Mzdové účetní se v dnešní době až příliš často spoléhají výhradně na automatické výpočty v mzdovém softwaru. Mzdová účetní však musí být schopna zaměstnancům či jiným subjektům vysvětlit a objasnit jakýkoliv údaj z výplatní pásky (např. odvody, čistá mzda, průměrný výdělek, srážky ze mzdy), musí být schopná zdůvodnit správnost výpočtu jak před zaměstnancem, tak před jeho zaměstnavatelem. To však dnes není úplně samozřejmé (především v případě průměrného hodinového výdělku a srážek ze mzdy).