Úschova dokladů

Vydáno: 22 minut čtení

1)Na rozhraní účetních období všichni jistě řešíme, kam přesuneme doklady z uzavíraného účetního období. Prostory určené pro archivaci nejsou většinou nafukovací, a proto je nutné zároveň vyřešit, která období je již možné „zlikvidovat“, příp. které doklady z likvidovaných účetních období ještě ponechat a jak dlouho. Protože doba úschovy dokladů je stanovena v jednotlivých zákonech týkajících se dané oblasti, ve které doklad vznikl, klade si tento článek za cíl poskytnout vám přehled o minimální době archivace jednotlivých typů dokladů týkajících se naší účetní praxe.

Úschova dokladů
Ing.
Zuzana
Pšeničková,
CAE
 
ZÁKON O ARCHIVNICTVÍ
Předně je třeba si uvědomit, že nad všemi právními úpravami minimální doby úschovy dokumentů stojí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“). Tento zákon definuje, co jsou to archiválie, jak se mají uchovávat a kdo se tímto zákonem musí řídit. Mimo organizačních složek státu, ozbrojených sil, bezpečnostních složek státu, státních podniků a různých typů státních i nestátních neziskových organizací a zdravotních pojišťoven, ukládá tento zákon povinnost uchovávat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 a umožnit výběr archiválií za podmínek tohoto zákona i všem obchodním korporacím a družstvům kromě bytových družstev. To znamená, že téměř všechny právnické osoby se musí řídit zákonem o archivnictví v případě archivace dokumentů vzniklých z jejich činnosti a musí umožnit archivům přístup k níže uvedeným dokumentům, aby provedly výběr archiválií před jejich zničením. Těmito dokumenty jsou:
1)
Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce
(původce je ten, z jehož činnosti dokument vznikl):
a)
zakladatelské dokumenty,
b)
statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
c)
dokumenty o přeměnách právnických osob,
d)
dokumentace o zrušení a zániku.
2)
Dokumenty o řízení původce:
a)
protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
b)
výroční zprávy,
c)
zprávy o auditu.
3)
Dokumenty o majetku původce:
a)
mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
b)
smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitým věcem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitým věcem,
c)
dokumentace zápisu