Seriál pro začínající účetní, 2. část - Problémy v oblasti pohledávek a závazků

Vydáno: 26 minut čtení

Ve druhé části seriálu pro začínající účetní se budeme zabývat problematickými oblastmi při účtování pohledávek a závazků. Z poměrně rozsáhlé problematiky účtování pohledávek a závazků jsme vybrali několik okruhů, ve kterých nejenom začínající účetní nepostupují úplně optimálně či při účtování souvisejících účetních případů často a opakovaně chybují. K těmto problémům a chybám dochází především tehdy, kdy pohledávka, resp. závazek, nejsou z nějakého důvodu standardně uhrazeny a je třeba provádět některé ne zcela běžné operace (tvorba a čerpání opravných položek, odpisy pohledávek, zápočty pohledávek a závazků, dodaňování neuhrazených závazků apod.). Optimálně se však nepostupuje ani při samotné evidenci pohledávek a závazků, chybuje se při jejich zachycení v účetní závěrce (dohadné položky, členění v rozvaze, inventarizace) atd.

Problémy v oblasti pohledávek a závazků
Ing.
Miroslav
Bulla
S některými zde zmíněnými účetními případy se sice začínající účetní ( junior účetní, účetní asistentky) ještě příliš do styku nedostávají (opravné položky, dodaňování neuhrazených závazků) či se s nimi setkávají spíše jen okrajově. Nicméně nebude jistě na škodu se i o nich zmínit. I tito nyní začínající účetní se s nimi budou určitě brzy ve své praxi setkávat častěji.
 
EVIDENCE POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ
Základním předpokladem pro minimalizaci chyb v oblasti pohledávek, ale vlastně i pro minimalizaci objemu pohledávek s obtížnou vymahatelností, je jejich
kvalitní evidence během doby jejich existence
. A právě v této evidenci pohledávek (a závazků) mají účetní jednotky v praxi mnohdy velké rezervy. Nejde samozřejmě pouze o záležitost účetního oddělení, ale vliv na tuto evidenci pohledávek mají i např. prodejní oddělení, obchodníci atd. Ze strany účetních je třeba v každém případě v této souvislosti mimo jiné dodržovat následující pravidla pro práci s pohledávkami:
*
Je důležité mít stále k dispozici
aktuální přehled o pohledávkách
. Tj. účetní musí včas a správně účtovat bankovní výpisy, pokladní doklady, zápočty vzájemných pohledávek a závazků apod. tak, aby příslušné osoby (obchodníci, vedení společnosti apod.) měly k dispozici seznamy neuhrazených faktur pro další práci s nimi (informování dlužníků, vymáhání pohledávek atd.).
*
Důležitá je totiž již
prevence
nedobytných pohledávek, tj. získávání informací o solventnosti stávajících i nových zákazníků (kterým subjektům nedodávat zboží na fakturu), kvalita obchodních smluv, promyšlené objednací, dodací a platební podmínky atd. A právě k tomu by měly napomáhat i aktuální a kvalitní výstupy z účetnictví.
*
V případě neplacení pohledávek pak účetní mohou (ve spolupráci s obchodním oddělením) napomoci i ke
snížení objemu pohledávek po splatnosti
. Jde v první fázi především o pravidelné zasílání upomínek dlužníkům (jako informací o neuhrazených pohledávkách), navrhování zápočtů vzájemných pohledávek a závazků (viz níže), případně i vystavování penalizačních faktur.
*
Je tedy špatné, když účetní dají do pořádku evidenci neuhrazených pohledávek až v rámci uzávěrkových prací. Evidence pohledávek (i závazků) musí být aktuální po celé účetní období.
*
Již v úvodní části tohoto seriálu článků, kterou jsme otiskli v časopisu Účetnictví v praxi č. 3/2012, jsme se obšírněji zmiňovali o důležitosti vedení
saldokontní evidence
pohledávek a závazků. V praxi se totiž často stává, že zůstatky příslušných pohledávkových a závazkových účtů (např. 311, resp. 321)