Cestovní náhrady na přelomu roku 2011/2012

Přelom roku 2011/2012 bude navíc výjimečný v tom směru, že po dlouhých pěti letech, kdy se základní pravidla pro poskytování cestovních náhrad téměř neměnila, dochází překvapivě k jejich změně. Připomeňme, že od roku 2007 jsou pravidla pro poskytování cestovních náhrad (náhrad cestovních výdajů) upravena v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), který nahradil do konce roku 2006 samostatný zákon o cestovních náhradách. A doplňme, že úprava v ZP je natolik dobrá, že s výjimkou drobných změn od 1. 1. 2008 nebyla dosud potřeba cokoliv měnit. To však již nemusí platit, neboť s účinností od 1. 1. 2012 jsou připraveny poměrně zásadní změny, dané novelou připravovanou v rámci sněmovního tisku č. 411.

Pro pochopení základní filosofie poskytování cestovních náhrad je třeba nejprve vysvětlit princip vztahu těchto příjmů zaměstnanců k daním z příjmů ze závislé činnosti. Za tímto účelem si musíme pracovně rozdělit zaměstnavatele na tzv. státní organizace a na ostatní zaměstnavatele.

Označení používáme coby pracovní název pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP, tj. pro:

V čem je rozdíl? Princip, na kterém jsou náhrady cestovních výdajů v ZP práce postaveny, spočívá v nastavení určitých minimálních hranic náhrad, které musí zaměstnavatel zaměstnanci vyplatit vždy. Cestovní náhrady však lze poskytnout i vyšší, přičemž ostatní zaměstnavatelé (nestátní organizace) nejsou shora nijak limitováni. Omezení vyplácených náhrad shora ZP stanoví pouze pro státní organizace, čímž si vlastně stát upravuje podmínky v jím spravovaných organizacích.

Aby však nebylo toto omezení shora diskriminujícím pro zaměstnance státních organizací oproti jiným zaměstnancům, stanoví zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), pro zaměstnance rovné podmínky pro zdanění či nezdanění cestovních náhrad. Podle úpravy v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP totiž platí, že předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti nejsou náhrady cestovních výdajů, pokud jsou poskytnuty:

K příkladu ještě doplňme související kdy platí, že:

Uvedený rozbor je podstatný i pro popis změn očekávaných od roku 2012. I když se totiž tyto změny týkají v převážné míře jen ustanovení pro státní organizace, tím že bude omezena výše náhrad, které mohou získat státní zaměstnanci, bude zároveň nově nastaven limit pro zdanění či nezdanění všech zaměstnanců!

Změny v případě tuzemského stravného se týkají případů, kdy je tj. takové jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá.

Jelikož ZDP bezplatné stravování poskytované v rámci pracovních cest nepovažuje za předmět daně z příjmů ze závislé činnosti [podle již zmíněného § 6 odst. 7 písm. a) ZDP bez ohledu na hodnotu takového bezplatného stravování], bylo až dosud možné poskytnout zaměstnanci při tuzemské pracovní cestě zároveň bezplatné stravování a zároveň stravné, aniž by zaměstnanec cokoliv danil (za předpokladu, že bylo stravné poskytnuto do limitu pro zaměstnance státních organizací).

Pochopitelně ZP umožňoval zaměstnavateli v takových případech stravné zkrátit – dokonce i pod zákonné minimum – a to za každé takové jídlo:

ale slůvko „až“ způsobilo, že krácení nebylo povinné a záleželo tak pouze na zaměstnavateli, zda zkrátí stravné či nikoliv. Z praxe je však známé, že zaměstnavatelé většinou stravné nekrátili a zaměstnanci tak obdrželi docela zajímavý zaměstnanecký benefit.

Zákonodárci se však rozhodli tomuto ve státních organizacích zamezit a tak úprava plánovaná od roku 2012 předpokládá za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

Navíc je doplněno, že stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu:

To ale vyplývá z předchozího automaticky, neboť např. dvě bezplatná jídla při pracovní cestě 5 až 12 hodin znamenají krácení o 2 x 70 % = 140 %, tj. zaměstnanec nedostane žádné stravné (zkrátit lze přirozeně jen do 100 %).

Jak už bylo řečeno, i když se nejedná přímo o změnu ustanovení pro nestátní organizace a jejich zaměstnance, skrze režim zdanění bude takto znevýhodněn každý zaměstnanec. A aby se snad zaměstnavatel nespletl a nemusel zaměstnance dodaňovat v případě, kdy výši krácení zaměstnancům před nástupem na pracovní cestu nesdělí, zákon se v tomto směru mění pro všechny zaměstnavatele, kdy nově bude platit, že:

Doplňme ještě, že výši krácení je možné upravit:

Nikoho jistě nepřekvapí, že se má zavést i Zde však dochází ještě k jedné významné změně, kterou je Tato změna, kterou ukazuje detailně následující tabulka, se týká jak státních organizací, tak ostatních zaměstnavatelů:

 +-------------------------------------------+---------------------------------------------+ | Aplikace sazeb v roce 2011                | Aplikace sazeb v roce 2012                  | +-------------------------+-----------------+--------------------------+------------------+ | Délka zahraniční cesty  | Sazba stravného |  Délka zahraniční cesty  | Sazba stravného  | +-------------------------+-----------------+--------------------------+------------------+ | déle než 12 hodin       | nekrácená sazba | déle než 18 hodin        | nekrácená sazba  | | nad 6 hodin do 12 hodin | 1/2 výše sazby  | nad 12 hodin do 18 hodin | 2/3 výše sazby   | | od 1 do 6 hodin         | 1/4 výše sazby  | od 1 do 12 hodin         | 1/3 výše sazby   | | méně než 1 hodina       | není nárok      | méně než 1 hodina        | není nárok       | +-------------------------+-----------------+--------------------------+------------------+

Z tabulky vidíme, že u cest trvajících nad 6 hodin do 18 hodin se náhrady sníží, pouze u cest od 1 do 6 hodin se náhrada zvýší. Pochopitelně za předpokladu, že vyhláškové sazby roku 2012 zůstanou v úrovni těch, které platí pro rok 2011 (což v době vzniku tohoto textu nebylo známo). Doplňme rovněž, že se jedná o posuzování cesty strávené mimo území České republiky individuálně pro každý den a že zatímco zaměstnanci státních organizací vycházejí ze sazeb určených pro každý rok vyhláškou Ministerstva financí, ostatní zaměstnavatelé mohou rozhodnout o poskytnutí sazeb ve výši nižší až o 25 % než je tato vyhlášková sazba. Toto zůstává v platnosti beze změny i pro rok 2012.

Pro rok 2012 se ještě předpokládá (úprava v § 170 odst. 3 ZP), že stravné ve výši 1/3 sazby by se poskytlo u zahraniční pracovní cesty trvající déle než pět hodin tehdy, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na tuzemské stravné, ale tato změna je do ZP vpravena natolik nesmyslným způsobem, že ji v praxi zřejmě ani nebude možné aplikovat.

Nyní se vraťme k povinnému krácení, které je pro státní organizace od roku 2012 formulováno tak, že pokud bylo zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty v zahraničí poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší mu zahraniční stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

A dále že zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu:

Čili opět zakončené stejným nadbytečným ustanovením jako v případě tuzemských pracovních cest.

Také u zahraničního stravného byla změněna filosofie pro případ, kdy by nebyla výše krácení zaměstnanci oznámena před vysláním na zahraniční pracovní cestu – stravné se v takovém případě zkrátí o maximum.

A ještě jedno je třeba zmínit: kapesné se i nadále poskytuje (podle úpravy pro státní organizace) do výše 40 % nárokového stravného, a to před případným krácením, takže na výši kapesného by změna neměla mít vliv.

Oproti v předchozím popsaným změnám se ostatní novinky v cestovních náhradách jeví jako bezvýznamné. Přesto se o nich na závěr zmíníme. Jde zejména o vymezení případů, kdy zaměstnancům nárok na náhradu cestovních výdajů vzniká.

Podle § 151 ZP je to:

Doplňme, že se rozumí možnost výkonu práce pro jiného zaměstnavatele na základě dohody mezi zaměstnancem a jeho zaměstnavatelem. Tato dohoda musí být písemná a může být uzavřena nejdříve 6 měsíců po vzniku pracovního poměru. Hlavním rysem je však to, že zaměstnavatel, který dočasně přidělí zaměstnance jinému zaměstnavateli, nesmí za toto přidělení inkasovat žádnou odměnu, což je rozdíl oproti agenturnímu zaměstnávání zaměstnanců (doposud jediné možnosti, jak zaměstnance „půjčit“). Pochopitelně zaměstnavatel, k němuž bude zaměstnanec dočasně přidělen, musí nést náklady spojené se mzdou a pojistným zaměstnance a rovněž tak musí hradit i cestovní náhrady. Výše náhrad cestovních výdajů u dočasného přidělení by byla shodná jako v případě přeložení zaměstnance (viz § 165 ZP).

U náhrady jízdného za použití místní hromadné dopravy se má doplnit, že zaměstnanci tato náhrada nepřísluší, pokud mu zaměstnavatel zajistí použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá.

A zbývá už „jen“ změna filosofie celé úpravy náhrad cestovních výdajů, která spočívá v tom, že všude tam, kde se dosud říkalo, že se text změní na To však nic nemění na skutečnosti, že zaměstnavatel i nadále povinnost vyplácet náhrady má a bude mít.