Archivování
V roce 2023 a 2024 jsme vystavili faktury na zahraničního zákazníka, který se nyní ozval, že potřebuje, aby tyto doklady měli v položce faktury odběratele jiný název, než co byl na fakturách let 2023, 2024. Jak bychom nyní měli postupovat? Lze to změnit?
Manažeři společnosti, kteří mají k dispozici firemní platební kartu, kterou hradí benzín, drobnou režii, občerstvení v rámci schůzek s partnery dodávají firmě do účetnictví doklady za tyto platby. Dotaz je, zda by postačovalo, kdyby doklady naskenovali do PDF a firmě poslali vždy za měsíc soubor s naskenovanými doklady?
Oni posílají doklady většinou poštou, jelikož jsou rozptýleni po celé ČR. Zda by takovéto doklady byly pro účetnictví akceptovatelné a originály by poté mohli vyhodit a nemuseli již posílat?
Firma natáčí TV pořady, které nejsou určeny primárně k prodeji, vysílají se v TV programu. Jsou uloženy poté v archivu, případně mohou sloužit i jako předmět prodeje pro jiné televize. Dosud firmě vznikaly pouze náklady při natáčení, ale domníváme se, že by zároveň měly být zařazeny jako aktivum - archiv pořadů. Jakým způsobem by se dalo účetně provést, případně i zpětně za uplynulé roky tyto pořady ocenit a proúčtovat ?
Jsme základní škola, která doposud byla hlavním zaměstnavatelem i pro místní dvě mateřské školky. Od 1.9.25 se mateřské školky osamostatní a vznikne nový jeden subjekt přípspěvkové organizace se svým sídlem a novým IČem. Zaměstnanci školek tudíž budou spadat pod tuto novou organizaci a veškeré smluvní dohody a práva přecházejí automaticky na nového zaměstnavetele. My jako původní zaměstnavatelé budeme předávat personální podklady novému subjektu a proto se chci zeptat: zda můžeme složky zaměstnanců MŠ předat novému subjektu kompletně celé v originále od počátku zaměstnaneckých svazků a my si je ponechaly pouze v kopii? Nebo je nutné, abychom (pracovní smlouvy, platové výměry, dotazníky a další podklady) předávali novému subjektu v kopii a my pro případ kontroly měly archivovány všechny originály dokumentů u nás v ZŠ?
Může být do účetnictví zaevidován jako vystavený zjednodušených daňový doklad souhrnný závěrkový doklad z pokladního systému, kde je patrné, že bylo vystaveno 1000 paragonů, 800 jich bylo hrazeno hotově, 100 kartou a ještě je vše rozpadnuté na základ DPH a DPH v patřičné sazbě, je tam IČ, DIČ....i všechny ostatní zákonné náležitosti. Není nutné paragony tisknout a shromažďovat? Mohou být uchovávané jen v pokladním systému?
Jsme státní příspěvková organizace, dle § 63 zákona č. 499/2004, podléháme povinnosti vést spisovou službu. Ale v jakém rozsahu ? Je nutné zaznamenat ve spisové službě se všemi náležitostmi (přidělení čísla jednacího atd.) i například faktury došlé, odeslané, objednávky atd.? Lze za součást spisové služby považovat např. účetní systém, v kterém jsou doklady evidovány nebo je nutné vést paralelní evidenci i v sytému spisové služby?
OSVČ, plátce DPH, zemřela před 42 měsíci. V podnikání nikdo z dědiců nepokračoval. Ihned po úmrtí podány poslední přiznání na FÚ a vše ukončeno. OSVČ byla bez zaměstnanců. OSVČ používala výdajové paušály. Evidovala příjmy a doklady k DPH. Je nutné tyto doklady ještě archivovat nebo je možné již vše zlikvidovat?
Pokud účetní jednotka skenuje všechny doklady, je potřeba originální odklady archivovat? Můžeme vše evidovat v el. podobě? Nemusíme např. k paragonu ani tisknout výdajový pokladní doklad? Stačil by případným kontrolám jen sken dokladu a v účetním programu ostatní náležitosti?
Dobrý den, chtěla bych se zeptat, jak dlouho je zaměstnavatel povinen archivovat předložené docházky od zaměstnanců (evidenci odpracované doby). Na mzdovém semináři lektorka řekla, že na základě GDPR je to pouze 3roky a pak je musíme skartovat. Je to tak správně?
A jak je to se skartací exekučních příkazů na zaměstnance, které jsou již zastavené (bylo splněno oddlužením). Můžeme již skartovat?
Děkuji za odpověď.
Rádi bychom se dotázali, zda se na společnosti poskytující služby účetní, daňové a mzdové agendy vztahují nějaké povinnosti v oblasti archivace a skladování dokumentů jejich klientů (pracovněprávní dokumety, daňové)? Standardně je tato služba zahrnuta ve smlouvě, ve které se poradenská společnost zavazuje tyto dokumenty uchovat a na žádost klienta, případě při ukončení spolupráce jí je vrátit.
Poznámka: Jsme přesvědčeni, že nebudeme skladovat žádné archiválie plnící funkci kulturního dědictví, jak uvádí zákon o archivnictví.
Jsme střední škola, příspěvková organizace, zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takž většinu dokumentů archivujeme 10 let. Prosím, jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelna např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod.
Účetní jednotka provádí pravidelnou inventarizaci k rozvahovému dni 31. 12.
Inventurní soupis k 31. 12. 2018 vyhotovený dne 25.2.2019 musí být archivován 5 let.
Počítá se se pět let od 31. 12. 2018 tzn. lhůta končí dne 31. 12. 2023 nebo je to 5 let až od data vyhotovení inventurního soupisu?
Platí stále, že daňová kontrola kontroluje 3 roky zpětně a archivace dokladů je 10 let?
V § 33 odst. 3 zákona o účetnictví je uvedeno, že je možné provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné formy s tím, že je pro splnění průkaznosti je třeba, aby účetní jednotka předložila účetní záznam v původní a v nové formě. Zároveň k tomuto je v tomto odstavci uvedeno, že splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Můžete prosím objasnit, jak je možné splnit povinnost jiným způsobem a co znamená nezpochybnění žádné z osob, které s převedeným záznamem pracují?
Prosím o vyjádření, jak obecnou lhůtu pro archivaci daňových dokladů ovlivní ohlášení (probíhající) daňová kontrola, ať už na vybranou problematiku (např. transfer pricing) nebo kompletní daň z příjmů. Některé kontroly mohou trvat velmi dlouho, po rozhodnutí správce daně může následovat odvolání, příp. obnova řízení. Jakým způsobem to ovlivní lhůtu pro archivaci dokladů po ukončení daňové kontroly i v návaznosti na další zdanitelná období.
Společník k 30. 6. 2022 prodává svůj podíl. Jak je to s doklady za minulé období 2013 až 2020 – mají se předat novému majiteli firmy, nebo je za ně odpovědný starý majitel a mají se u něj uchovávat dle zákona o archivaci?
Jak dlouho se musí archivovat pracovní smlouvy? Je to 10 let od ukončení pracovního poměru?
Má zaměstnavatel povinnost uschovávat výplatní pásky zaměstnanců? Pokud ano, který předpis mu to stanoví a musí být tyto výplatní pásky podepsané zaměstnancem?
Ve firmě máme zaměstnance, který u nás pracoval v lednu a únoru na HPP. Ke konci února došlo k ukončení PP. Pán nastoupil ke dni 1. 3. 2020 na DPP jako technik na pár hodin týdně. Dne 1. 11. 2020 s ním byla uzavřena druhá DPP na činnost řidič vozidel nad 3,5 tuny (příležitostně, cca 1 x týdně, pouze v rámci ČR). Používám program účto2000, kde mi napsali, že zaměstnanec bude mít vlastně tři mzdové listy - jeden na HPP, druhý na první DPP a další na druhou DPP?Je to tak, nebo musí mít zaměstnance pouze jeden mzdový list, kde by mělo být vše shrnuto? Jedná se mi o to kvůli kontrole z OSSZ.