Okamžikem uskutečnění účetního případu se rozumí den, kdy došlo ke skutečnosti, která je předmětem účetnictví (účetnímu případu). Z účetního i daňového hlediska se jedná o významný okamžik se zvláštním zřetelem vztahujícím se k přelomu účetních období. V § 11 odst. 1 písm. e) zákona č. 563/1991 Sb. , o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictví “) se uvádí, že okamžik uskutečnění účetního případu je povinnou náležitostí účetního dokladu; tento okamžik může být totožný s okamžikem vyhotovení dokladu. Je však třeba mít na paměti, že okamžik uskutečnění účetního případu není dnem (datem), kdy se o účetním případu účtuje.
Okamžik uskutečnění účetního případu v účetnictví podnikatelů
Ing.
Jiří
Koch
Interní pravidla účetní jednotky
Vymezení okamžiků uskutečnění účetních případů týkajících se účetní jednotky je
významnou součástí interního předpisu účetní jednotky o oběhu účetních dokladů,
který je jedním ze základních vnitřních předpisů účetní jednotky. Lhůty vymezené ve vnitřním předpisu účetní jednotky však nemohou být v rozporu s § 6 odst. 1 a 2 zákona o účetnictví; tzn., že nastal-li okamžik uskutečnění účetního případu, jsou z hlediska účetnictví irelevantní jakékoliv subjektivní lhůty vymezené vnitřním předpisem účetní jednotky pro zaúčtování účetních případů.Obecně platí, že
při určení okamžiku uskutečnění účetního případu účetní jednotka posoudí,
zdaa)
nastala určitá právní skutečnost, například došlo k právnímu úkonu učiněnému buď účetní jednotkou, nebo jinou osobou,
b)
byla s touto právní skutečností účetní jednotka seznámena nebo je možné oprávněně požadovat po účetní jednotce, aby se s touto skutečností seznámila,
c)
je informace o této skutečnosti významná a
d)
náklady na získání informace nepřevyšují přínos plynoucí z této informace.
Některé okamžiky uskutečnění účetního případu jsou uvedeny v účetních pravidlech.
Nejde však o taxativníÚčetní standardy a doporučení
Český účetní standard pro podnikatele č. 001 Účty a zásady účtování na účtech (dále jen „ČÚS“) v bodě 2.4.3. poskytuje určitý návod pro stanovení okamžiku uskutečnění účetního případu a uvádí některé příklady, které podrobněji komentuji.
Tímto okamžikem je den, ve kterém dojde:
–
ke
splnění dodávky, tj. dodání zboží nebo poskytnutí služby
. Za dodání zboží se považuje okamžik, kdy příjemce může se zbožím nakládat jako vlastník, a pokud jde o služby, např. u oprav, se za poskytnutí služby považuje den převzetí opravené věci. V řadě případů je den splnění dodávky zřejmý například podpisem dodacího listu zákazníkem nebo vystavením akceptačního protokolu. Akceptační protokol je potvrzením právního aktu objednatele (zákazníka), který tímto potvrzuje dokončení díla nebo části díla a jeho správnost a kvalitu, s výjimkou výhrad v protokolu uvedených. Den splnění dodávky se týká i účtování o výnosech (tržbách). Složitější případy musí být popsány a řešeny v interní směrnici účetní jednotky (prodloužená záruka, povinný servis po určitou dobu, dílčí plnění apod.). Ve vztahu k zákonu o DPH je datum uskutečnění zdanitelného plnění u vydaných dokladů (např. faktur – daňových dokladů) většinou shodné s datem uskutečnění účetního případu. Datum uskutečnění zdanitelného plnění u přijatých dokladů může být v některých případech dříve než datum uskutečnění účetního případu.Účetní doklady a smlouvy
Pokud jde o vlastní uzavření smlouvy, je třeba zdůraznit, že
smlouva zpravidla není samostatným účetním dokladem.
Například smlouva kupní obsahuje závaznou dohodu o nákupu zboží. Účetní doklady však začnou vznikat až následně – příjemka zboží při jeho dodání, faktura na úhradu přijatého zboží, popřípadě následně při naplnění určitých podmínek – dobropis při reklamaci, vyúčtování smluvní pokuty či úroků z prodlení aj. Obdobně tomu bude u smlouvy nájemní, rámcové kupní, příkazní smlouvy poradců či advokátů nebo i pracovní a manažerské smlouvy. Smlouva však zcela jistě zabezpečí průkaznost účetního záznamu. Není nezbytně nutné, aby byla jeho součástí, účetní doklad může obsahovat přímý odkaz na existenci smlouvy, např. spisové číslo, pod nímž je smlouva v účetní jednotce vedena. Je však žádoucí, aby účetní pracovník měl možnost se s obsahem smlouvy seznámit, neboť jen tak může účetní případ správně zachytit. Optimálním řešením je elektronické úložiště, kde všichni odpovědní pracovníci mohou se skeny smluv pracovat. V neposlední řadě úložiště také bude sloužit pro případnou kontrolu ze strany správce daně.