Vnitřní předpis je písemně vyjádřené pravidlo, které řadíme mezi vnitřní organizační normy. Tyto normy předepisují chování určitého okruhu osob, které mají společné cíle a motivaci, a to v rámci konkrétní organizace. Obecně je úkolem těchto předpisů rozpracovat jednotlivé činnosti a vztahy uvnitř organizace, nastavit jednotný postup při řešení určitých situací a tím zajistit, aby organizační procesy fungovaly pružně a efektivně a v neposlední řadě v souladu s platnou legislativou.
Vnitřní předpisy podnikatelů s vazbou na účetnictví – v čem účetní jednotky chybují
Ing.
Jiří
Koch
Dobře zpracované vnitřní předpisy tvoří jeden ze základních předpokladů pro dobré fungování vnitřního kontrolního systému každé organizace, v našem případě účetní jednotky, která je podnikatelem.
Základní funkcí vnitřního kontrolního systému účetní jednotky je, pokud možno :
ex ante
–
zajistit jednotný metodický postup při sledování skutečností, které nastaly v účetní jednotce tak, aby bylo zajištěno zachování stejného postupu a stejného řešení obdobných situací,
–
nastavit funkční vnitřní kontrolní systém účetní jednotky,
–
předejít možnému vzniku chyb, omylů a nesprávností,
–
omezit možnost realizace nestandardních postupů, často vedoucích k podvodům.
Vlastní rozsah pravidel závisí na struktuře účetní jednotky, její velikosti, způsobu řízení atd. A pokud jsou vnitřní předpisy dodržované v průběhu účetního období, i návštěva auditora nebo kontroly správce daně či jiného dozorového orgánu může probíhat o poznání snáze, protože řada dotazů na metody a způsob účtování nebo dodržování dalších pravidel je dopředu zodpovězena. Pro úplnost je však třeba upozornit a zdůraznit skutečnost, že pokud účetní jednotka uvede ve svém vnitřním předpisu cokoli, co by bylo v rozporu s obecně platnou právní úpravou, pak je toto ustanovení automaticky neplatné a samozřejmě platí ustanovení platné legislativy.
Ve vnitřních předpisech se objevují časté chyby.
Uvedu nejprve ty společné, další možné chyby vyplývají z následného textu o základních zásadách při tvorbě konkrétních vnitřních předpisů.*
Nejvýraznějším problémem je
neexistence aktuálních vnitřních směrnic
. Dříve vytvořené směrnice nejsou pravidelně aktualizovány při novelách legislativních pravidel, při vnitřních organizačních změnách či změnách některých činností nebo zvolených postupů. –
Významné problémy a majetkové škody mohou nastat, pokud pro oblasti, které nejsou legislativně přímo upraveny nebo jsou upraveny jen rámcově,
vnitřní směrnice zcela chybí,
např. pokladní hotovost, hospodaření s vratnými obaly aj. –
Často se lze setkat s takovými směrnicemi, ve kterých jsou
pouze citovaná ustanovení právních předpisů
, někdy i se všemi možnými alternativami, aniž by bylo stanoveno, která z nich má být použita, nebo s odkazy na oblasti, které se v dané účetní jednotce nevyskytují
. –
Zásadní chybou jsou i
opsané a nekonkretizované směrnice
jiných účetních jednotek či typizované vzory bez konkretizace
na podmínky dané účetní jednotky.–
Dále ve vnitřních směrnicích
není sjednoceno názvosloví a výklad pojmů
, vyskytuje se používání zastaralých pojmů či vnitrofiremních zkratek
, zejména takových, které jsou známy jen užšímu okruhu pracovníků, a směrnice se tak stává pro ostatní obtížně srozumitelnou. Nerespektují se změny názvosloví
vyplývajících z nových právních přepisů nebo jejich novel.–
Vnitřní směrnice
postrádají systematičnost a logičnost uspořádání
, nejsou uspořádány stručně, jasně, výstižně a přehledně tak, aby byla umožněna snadná orientace.–
Zjevnou chybou jsou
jazykové nesprávnosti
, tj. vyskytující se gramatické chyby.–
Další chybou je
nesprávné uspořádání náležitostí
, nepřehledné a chaotické číslování a členění.–
Chybou je i absence určení konkrétní
osoby zodpovědné za tvorbu a aktualizaci směrnic.
Jednou z oblastí, kde se předpokládá i vyžaduje použití vnitřních směrnic, je
organizace a zpracování účetnictví
. Účetnictví jako ucelený systém informací o účetní jednotce poskytuje ekonomické informace různým skupinám vnějších a vnitřních uživatelů. Správné a srozumitelné nastavení vnitřních pravidel pro vedení účetnictví má pak zásadní význam nejen pro vnitřní řízení organizací, ale i pro dokazování v rámci daňového řízení, resp. při správě daní, a pro další povinnosti spojené například i s čerpáním prostředků z veřejných rozpočtů. Významnou úlohu hraje účetnictví a jeho výstupy též v rámci civilních řízení, exekučních a insolvenčních řízení, správních a trestních řízení. Při zpracování vnitřních účetních předpisů vychází účetní jednotka z platné legislativy a obecně uznávaných účetních předpokladů a zásad. Jsou to zejména následující
legislativní normy v platném znění
:-