Doručování do datových schránek správcem daně a pokyn GFŘ-D-71

Informační systém datových schránek byl spuštěn v roce 2009 a dnes zaujímá čelní místo při komunikaci nejen s orgány veřejné moci, ale stále častěji se prosazuje i v soukromoprávní oblasti.

Nezpochybnitelné místo mají datové schránky také při postupech dle daňového řádu, to znamená v řízeních vedených správcem daně. S účinností od 1. února 2026 byl vydán pokyn GFŘ-D-71 k doručování do datových schránek fyzických osob, který stanoví adekvátní volbu komunikace správcem daně, aby mohly nastat účinky doručení, včetně použití doručovací . To zahrnuje i skutečnost, že daňový subjekt – fyzická osoba může mít zpřístupněno i několik datových schránek současně.

Informační systém datových schránek (ISDS) zahrnuje k 27. 4. 2026 více než 4,2 milionu aktivních datových schránek. Za celou dobu existence jím prošlo již více než 1,5 miliardy zpráv, v současné době je to kolem 500 tisíc denně. Přitom až doposud mi není znám ani jediný případ selhání systému nebo chybného doručení, a to je ve světe informačních technologií skutečně unikátní parametr.

Významný nárůst počtu schránek byl díky legislativní úpravě zaznamenán v roce 2023, kdy se mezi subjekty s zřizovanou datovou schránkou zařadily všechny právnické a podnikající fyzické osoby. Nicméně mezi aktivními uživateli je dnes i 1,3 milionu nepodnikajících fyzických osob, kterým byla datová schránka zřízena dobrovolně na žádost.

Na poslední veřejné konzultaci k ISDS pořádané v listopadu 2025 Digitální a informační agenturou, která plní úlohu správce datových schránek, byly souhrnně uvedeny novinky z poslední doby, mezi něž patří především:

Vraťme se nyní ke klíčovému tématu a tím je doručování do datové schránky ze strany orgánů veřejné moci, především pak správců daně. Stěžejní zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, je v tomto ohledu jednoznačný a doručení prostřednictvím datové schránky stanoví po doručení na místě, či veřejnou vyhláškou jako prioritní, pokud to nevylučuje povaha dokumentu nebo znepřístupnění datové schránky příjemce (§ 17 zákona č. 300/2008 Sb.).

Zákon č. 280/2009 Sb. daňový řád upravuje doručování v § 39 velmi lakonicky:

Teprve následně je v odstavci 2 upraveno doručování písemnosti provozovatelem poštovních služeb, úřední osobou anebo jiným orgánem.

Pro případ elektronického doručování je zákonná úprava daňového řádu ještě stručnější a představuje ji jediná věta § 42 s odkazem pod čarou na výše uvedený zákon č. 300/2008 Sb.:

Zdálo by se tedy, že výchozí právní rámec je jasný a pokud má daňový subjekt zpřístupněnu datovou schránku, může zcela vyloučit, že by s ním správce daně komunikoval v materiální, tedy papírové podobě listinou. Nasvědčuje tomu i názor Nejvyššího soudu vyjádřený v usnesení z 6. 11. 2013:

Reálná praxe se ale ukázala složitější a vyžaduje vyšší míru zvažování, jak vyplývá i ze zmíněného pokynu GFŘ-D-71.

Velmi brzy po zprovoznění ISDS se objevily soudně řešené spory ohledně správného doručení orgánem veřejné moci. Zdaleka nejčastěji jsou v této souvislosti posuzovány situace fyzické osoby s jednou či více zpřístupněnými datovými schránkami. Do hry vstoupily argumenty „postavení osoby“, ve kterém se nachází v daném řízení, a na straně orgánů veřejné moci byl ukotven požadavek na správné posouzení „role“ účastníka řízení a tomu odpovídajícího způsobu doručování včetně volby datové schránky. Velmi dobrým ilustrativním příkladem je např. usnesení Nejvyššího soudu ze dne 6. 9. 2016 rozlišující postavení advokáta:

„

Obdobně v rozsudku Nejvyššího soudu čj. z 24. 4. 2018 je definován požadavek, aby orgány veřejné moci posoudily, zda je doručováno podnikateli v souvislosti s jeho činností anebo nepodnikající fyzické osobě:

Další reálnou komplikaci pak představuje fakt, že účastník může být v řízení zastoupen zmocněncem, a v takovém případě musí správce daně zvažovat i to, jestli se jedná o advokáta nebo daňového poradce s příslušnou „profesní“ datovou schránkou podnikající fyzické osoby, aby do ní mohl doručovat písemnosti jiného daňového subjektu. Z rozsudku Nejvyššího správního soudu čj. z 21. 11. 2013:

Zásadním faktorem v případě pochybení orgánu veřejné moci při volbě způsobu doručování, včetně výběru adekvátní datové schránky, je nemožnost uplatnění doručení po uplynutí desetidenní lhůty od okamžiku dodání do datové schránky příjemce.¹⁾

Určitým změkčením nároků na orgány veřejné moci je aplikace materiální funkce (zásady) doručení, kdy primárním je posouzení daných okolností, zda měl účastník řízení možnost se s písemností seznámit. Pokud se lze důvodně domnívat, že ano, nehraje již žádnou roli, zda byl k doručení použit neadekvátní způsob. Shrnutí této, mnohokrát potvrzené zásady, lze ilustrovat právní větou z rozsudku Nejvyššího správního soudu j. ze 6. 3. 2009:

Ústavnost materiální zásady doručení opakovaně potvrdil také Ústavní soud, např. v nálezech z 1. 12. 2011 nebo z 28. 2. 2012:

Z výše uvedeného je každopádně zřejmé, že úvaha správce daně vedoucí k volbě správného a obhajitelného způsobu doručení je jednou z podstatných náležitostí a pilířů řádného průběhu řízení.

Koncem roku 2011 byl publikován pokyn Generálního finančního ředitelství D-7, který upravoval postupy správců daně při doručování do datových schránek. Sloužil jako metodická pomůcka a plnil tak pomocnou návodnou funkci, ovšem s vývojem legislativy a judikatury byly některé závěry problematické. Po skokovém zvýšení počtu daňových subjektů s povinně zřízenou datovou schránkou v roce 2023 se pak objevila potřeba tento pokyn aktualizovat nebo nahradit.

Komora daňových poradců ČR má se zástupci GFŘ a Ministerstva financí nastaven dlouhodobě fungující mechanismus setkání, jedná se o tzv. koordinační výbory, na kterých jsou projednávány aktuální problematické nebo sporné otázky. V září roku 2023 byl pod číslem 609/03.05.23 probírán obsáhlý příspěvek z oblasti správy daní, ve kterém byla navržena pravidla pro elektronické doručování a podání dle daňového řádu, především ve vztahu k datovým schránkám. I když jsme se nedokázali se zástupci Finanční správy plně sjednotit na navržených principech, panovala u většiny závěrů shoda, a to včetně nutnosti zrušit pokyn D-7 a nahradit jej aktuálnější úpravou. A tou je právě pokyn GFŘ-D-71 účinný od 1. 2. 2026.

Pokyn Generálního finančního ředitelství upravuje doručování do datových schránek fyzických osob a jako základní princip stanoví posouzení ve vztahu k typu zpřístupněné datové schránky. Rozlišuje z toho důvodu písemnosti na:

Písemnosti týkající se podnikatelské činnosti fyzické osoby budou doručovány do datové schránky podnikající fyzické osoby (kód 30). Pokud ji fyzická osoba nemá, ale je držitelem některé z tzv. profesních datových schránek, bude doručováno do této profesní schránky zřizované ze zákona, to se týká např. auditorů, soudních znalců, překladatelů a tlumočníků, architektů, zeměměřičů anebo již zmíněných advokátů a daňových poradců.

Specifickou skupinou jsou podnikající fyzické osoby nezapsané v základním registru osob (nemají přiděleno IČO), např. výkonní umělci, kteří si mohou zažádat o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby (kód 50), do níž jim budou doručovány písemnosti týkající se podnikání.

Písemnosti, které nemají souvislost s podnikáním fyzické osoby, budou doručovány do datové schránky nepodnikající fyzické osoby, zřízené na žádost, pokud má takovou datovou schránku zpřístupněnu (kód 40). Jestliže datovou schránku tohoto typu fyzická osoba nemá, bude jí doručováno listinou.

Jedná se o zákonem vymezenou skupinu podnikajících fyzických osob, které mají svěřenu působnost pro výkon veřejné moci, tedy notáře, soudní exekutory a insolvenční správce. Díky tomu je pro ně zřizována datová schránka zvláštního typu (kód 15), která ale může být využita pouze pro doručování písemností souvisejících s výkonem veřejné moci.

Správce daně je někdy postaven před rozhodnutí, jak doručit písemnost, která souvisí s podnikatelskou činností fyzické osoby jen částečně. Pokud má např. daňový subjekt dílčí daňové základy pro daň z příjmů nejen dle § 7, ale i podle § 8 nebo § 9, spadá výzva ohledně údajů v jeho přiznání do kategorie smíšených písemností a pokud má daňový subjekt více datových schránek, není jednoznačně dáno, která je pro doručení ta jediná správná. V takovém případě správce daně zvolí datovou schránku dle svého úsudku ohledně toho, jaký je převažující charakter písemnosti. Obecně ale v případě smíšených písemností nastávají účinky doručení při volbě kterékoli z datových schránek fyzické osoby.

V případech, kdy má fyzická osoba zpřístupněnu jednu datovou schránku a nenachází se v postavení orgánu veřejné moci, bude doručováno následujícím způsobem:

Typ datové schránky (kód)	Povaha doručované písemnosti
	Souvisí s vlastní podnikatelskou činností	Souvisí s přímým výkonem vybrané profese (daň, poradce, advokát apod.	Nesouvisí s podnikáním ani vybranými profesemi
Nepodnikající fyzická osoba (40)	Listina	-	Datová schránka nepodnikající FO
Podnikající fyzická osoba (30)	Datová schránka podnikající FO	-	listina
Podnikající FO_profesní (31, 32)	Datová schránka podnikající FO_profesní	Datová schránka podnikající FO_profesní	listina

V případech, kdy má fyzická osoba, která se nenachází v postavení orgánu veřejné moci, zpřístupněno vícero datových schránek, bude doručovací postup následující:

Typ datové schránky (kód)	Povaha doručované písemnosti
	Souvisí s vlastní podnikatelskou činností	Souvisí s přímým výkonem vybrané profese (daň. poradce, advokát apod.	Nesouvisí s podnikáním ani vybranými profesemi
Nepodnikající FO (40) a Podnikající FO (30)	Datová schránka podnikající FO	-	Datová schránka nepodnikající FO
Nepodnikající FO (40) a Podnikající FO_profesní (31,32)	Datová schránka FO_profesní	Datová schránka FO_profesní	Datová schránka nepodnikající FO
Podnikající FO_a Podnikající FO profesní (31, 32)	Datová schránka podnikající FO	Datová schránka FO_profesní	listina
Nepodnikající FO (40), Podnikající FO (30) a Podnikající FO_profesní (31,32)	Datová schránka podnikající FO	Datová schránka FO_profesní	Datová schránka nepodnikající FO

V článku V. pokynu GFŘ-D-71 je fyzické osobě, která má zpřístupněno vícero datových schránek, dána možnost, aby určila jednu z nich jako „centrální“ doručovací místo, kam bude správce daně doručovat veškeré písemnosti fyzické osoby, stejně jako písemnosti zastoupených daňových subjektů. V případě advokátů a daňových poradců ale může tuto úlohu plnit pouze profesní datová schránka podnikající fyzické osoby daňového poradce nebo advokáta (kódy 31 a 32).

Taková volba je pak účinná vůči všem orgánům Finanční správy ČR a může zahrnovat veškeré písemnosti, tedy včetně takových, které by jinak dle výše uvedeného schématu byly doručovány v listinné podobě.

Pravidla stanovená pokynem GFŘ-D-71 se nepoužijí pro doručování písemností dle některých ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Jedná se konkrétně o:

Na postupující digitalizaci veřejné správy musí reagovat i procesy orgánů veřejné moci, včetně Finanční správy. Pokyn GFŘ-D-71 stanoví srozumitelně mantinely při adresaci písemností do datových schránek, a zvyšuje tak právní jistotu při doručování písemností správcem daně. Přestože mohou v praxi vznikat sporné případy, právní účinek doručení nastane ve většině situací, včetně doručení. Pro držitele datových schránek tím více platí letité podotknutí Ústavního soudu z usnesení sp. zn. ze dne 1. 12. 2011: