Uchovávání dokladů daňovými subjekty

Vydáno: 37 minut čtení

Každý daňový subjekt je v rámci své činnosti původcem různých dokladů, u nichž je právními předpisy stanovena konkrétní uschovací doba, a proto se nevyhne řešení otázky, jaké doklady má povinnost uchovávat, po jak dlouhou dobu, a které právní předpisy mu uvedenou povinnost ukládají. Vzhledem ke skutečnosti, že jeden doklad v mnoha případech slouží k více účelům, nevztahuje se na něj ve věci jeho uchovávání pouze jeden právní předpis. Tento článek proto obsahuje nejen přehled těch nejdůležitějších právních předpisů, jež stanoví uschovací doby pro konkrétní doklady, ale i bližší vysvětlení včetně příkladů.

Uchovávání dokladů daňovými subjekty
Ing.
Pavel
Matějka
 
Obecně o povinnosti uchovávání dokumentů
Povinnost uchovávání dokumentů obecně stanoví zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví a spisové službě“). Podle § 3 zákona o archivnictví a spisové službě mají povinnost uchovávat dokumenty veřejnoprávní původci a soukromoprávní původci. Povinnost uchovávat dokumenty mají také právní nástupci dále uvedených veřejnoprávních a soukromoprávních původců, a to za podmínky, že jde o dokumenty, k jejichž uchování měli právní předchůdci povinnost.
Veřejnoprávní původci:
-
organizační složky státu,
-
ozbrojené síly,
-
bezpečnostní sbory,
-
státní příspěvkové organizace,
-
státní podniky,
-
územní samosprávné celky,
-
organizační složky územních samosprávných celků,*
-
právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky,*
-
vysoké školy,
-
školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
-
zdravotní pojišťovny,
-
veřejné výzkumné instituce,
-
právnické osoby zřízené zákonem.
* Vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu o archivnictví a spisové službě.
Soukromoprávní původci:
-
obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev,*
-
politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti,
-
notáři.*
Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev, s výjimkou bytových družstev, vymezuje příloha č. 1 k zákonu o archivnictví a spisové službě a člení je do pěti skupin. Dále tato příloha vymezuje i dokumenty vzniklé z činnosti notářů, přičemž tyto člení do dvou skupin. Pro doplnění je důležité zmínit, že některé dokumenty vymezené v příloze č. 1 k zákonu o archivnictví a spisové službě mohou mít i veřejnoprávního původce.
Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev, s výjimkou bytových družstev:
-
dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce,
-
dokumenty o řízení původce,
-
dokumenty o majetku původce,
-
finanční dokumenty,
-
dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce.
Za
dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce
se považují zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob a dokumentace o zrušení a zániku. Mezi
dokumenty o řízení původce
patří protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy a zprávy o auditu.
Dokumenty o majetku původce
zahrnují mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev, s výjimkou bytových družstev. Dále sem pat