Inventarizace majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech je jedním ze základních procesů úzce spojených s účetní závěrkou všech účetních jednotek. Správné provedení inventarizace má přímý vliv na vykazované skutečnosti v rámci účetnictví a na podání věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Kvalitně provedená inventarizace, spolu s výstupy z ní, slouží i jako zásadní podklad při prokazování skutečností v případě revizní činnosti, auditu či při daňové kontrole. K zajištění řádného průběhu inventarizace u vybraných účetních jednotek slouží jednak dodržování ustanovení prováděcí vyhlášky 1) o inventarizaci majetku a závazků ve vybraných účetních jednotkách (dále jen „VÚJ“) a jednak kvalitně zpracované vnitřní akty řízení, které řeší základní pravidla a podmínky celého procesu inventarizace a personální zajištění jejího provádění.
Inventarizace u vybraných účetních jednotek
Ing.
Alena
Kochová
Činnosti v závěru účetního období u VÚJ
Inventarizace
Nástroj věcné správnosti
Základním nástrojem pro zajištění
věcné správnosti
účetních informací je inventarizace majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech. Povinnost jejího provádění je dána ustanovení § 6 odst. 3 zákona o účetnictví. Inventarizace jako důležitý a nenahraditelný prvek kontroly a cenný nástroj k objevování chyb je i předpokladem bezproblémové daňové kontroly, neboť správně provedená inventarizace je také základem správně vyčíslené daňové povinnosti. Logickým úkolem inventarizace je také i ochrana majetku.Inventarizace a její vyhodnocení, zejména pak řádná inventarizace, to jsou činnosti, kterou jsou významnou součástí účetních závěrečných prací, přičemž vlastní inventarizace je zahajována na jejich počátku a končí fakticky s posledním zápisem do účetních knih před sestavením účetní závěrky účetní jednotky. V případě neprovedení inventarizace je klasifikováno účetnictví účetní jednotky jako neprůkazné. Základní pravidla pro inventarizaci upravují § 29 a 30 zákona o účetnictví2) (dále jen „zákona o účetnictví“). Vzhledem k tomu, že pro vybrané účetní jednotky je účetním obdobím výhradně kalendářní rok, sestavují účetní závěrku a zjišťují skutečný stav majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech k rozvahovému dni, kterým je 31. 12. běžného roku.
VÚJ při inventarizaci:
a)
zjišťují skutečný stav veškerého majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech a ověřují, zda tento zjištěný stav odpovídá stavu majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech v účetnictví.
Je tedy zřejmé, že rozhodující je skutečný stav
, s tím souvisí také účtování o zúčtovatelných rozdílech; b)
zjišťují, zda s přihlédnutím k předvídatelným rizikům a možným ztrátám jsou majetek, závazky, jiná aktiva, jiná pasiva a skutečnosti účtované na podrozvahových účtech správně oceněny, případně zda je nutno provést úpravu výše ocenění, např. prostřednictvím opravných položek k majetku nebo přehodnocením odpisového plánu apod.;
c)
posuzují výši reálných hodnot, zbývající dobu užívání dlouhodobého majetku a zbytkovou hodnotu dlouhodobého majetku.
Obecná ustanovení zákona o účetnictví, ale ani prováděcí vyhláška o inventarizaci nedávají praktické návody na konkrétní provádění inventur, a tak je třeba v praxi přizpůsobit tuto činnost na specifické podmínky konkrétní účetní jednotky. Samotná
organizace a průběh inventarizace záleží pak na velikosti účetní jednotky, druhu její činnosti a rozsahu inventarizovaných položek
. Inventurní soupisy a úschova inventarizačních písemností
Podle § 8 odst. 4 zákona o účetnictví je
účetnictví účetní jednotky průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci
. Jak jsem již konstatovala výše, neprovedená inventarizace se rovná neprůkaznému účetnictví
účetní jednotky se všemi možnými důsledky, např. v podobě možných pokut, popř. doměření daně podle pomůcek apod.V souvislosti s inventarizací je vhodné připomenou, že účetními záznamy jsou ve smyslu § 4 odst. 11 zákona o účetnictví mj. také
inventurní soupisy vč. zjednodušeného
, do nichž je nutné zaznamenat zjištěné skutečné stavy majetku, závazků, jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných na podrozvahových účtech v účetnictví, jinými slovy to znamená provést inventuru.
Povinné náležitosti inventurních soupisů jsou definovány v § 30 odst. 7 zákona o účetnictví.Při průběžné inventarizaci3) mohou být inventurní soupisy nahrazeny
průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů
. Je třeba zdůraznit, že i z těchto záznamů musí být zřejmé, jak a kdy inventarizace probíhala a jakým způsobem byly vyúčtovány případné inventarizační rozdíly. Charakter a nejlépe i vzor pro takové účetní záznamy si určí účetní jednotka ve svém vnitřním aktu řízení, přičemž musí zajistit především srozumitelnost a průkaznost ve vztahu k prováděné inventarizaci.VÚJ musí inventarizovat veškerý majetek a závazky, které vede v účetnictví, včetně skutečností, které se účtují na podrozvahových účtech
. Zde je nutno připomenout, že pro VÚJ je podrozvaha stejně důležitá jako rozvaha. Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použije také pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv. Pod jinými aktivy jsou obecně míněny náklady příštích období, příjmy příštích období, příp. dohadné položky aktivní, pod jinými pasivy výdaje příštích období, výnosy příštích období, příp. dohadné položky pasivní a rezervy. Předmětem inventarizace je však i jmění účetní jednotky a upravující položky, fondy účetní jednotky a pak výsledek hospodaření předcházejících účetních období. Předmětem inventarizace není
výsledek hospodaření běžného účetního období.V neposlední řadě jsou
stavy inventarizovaných položek zaznamenané v inventurních soupisech významným dokladem pro kontrolu
ze strany kontrolních orgánů (NKÚ, správce daně, auditorů), pro případné právní spory, ale zejména pro ochranu majetku proti případným snahám o jeho zcizení a pro správné účtování v následujícím účetním období. Dobu, po kterou má účetní jednotka povinnost prokázat provedení inventarizace
v případě kontroly, stanoví zákon v § 29 odst. 3, a je to pět let po jejím provedení
. Po tuto dobu je třeba uschovávat veškeré inventarizační písemnosti.V ustanovení § 30 odst. 3 je uvedeno, že při fyzické inventuře mohou účetní jednotky využívat také účetní
záznamy prokazující existenci majetku
. Těmi jsou zpravidla dokumenty prokazujíc