Nákup pohonných hmot pro soukromé účely zaměstnance – účtování, DPH

Plné znění otázky

Firma hradí PHM měsíční souhrnnou fakturou. Jedno z vozidel má přidělené zaměstnanec i k soukromým účelům. Tento zaměstnanec nakupuje PHM pro soukromé účely kartou zaměstnavatele, tak jako pro služební účely. V únoru vyšlo výpočtem z knihy jízd, že zaměstnanec pro svoje soukromé účely použil PHM včetně DPH za 726 Kč, které byly zaplaceny firemní kartou. Firma má dohodu, že hodnotu PHM pro soukromé účely strhne zaměstnanci měsíčně jako srážku ze mzdy.

Firma účtuje o srážce ze mzdy 726 Kč MD 331/D 379xxx.

Pro odpočet DPH z PHM si vybrala metodu, že uplatní celou DPH z dokladu a vystaví 1× měsíčně doklad o použití, kde nárokovanou DPH připadající na soukromé km vrátí.

Nákup PHM účtuje MD 501, 343 /D 321 a tu část PHM připadající na soukromé kilometry zaměstnance účtuje 600 Kč MD 379xxx/D 321 a DPH 126 Kč jako MD 343/D 321. Doklad o použití zaúčtuje 126 Kč MD 379xxx/D 343. Účet 379xxx se tímto vynuluje.

Je způsob účtování možný? Případně jak tomto PHM pro soukromé účely mělo účtovat jinak? Je obhajitelné skrz administrativní úsporu, že každý měsíc bude zaměstnanci paušálně strhávána ze mzdy za soukromé kilometry paušální částka sjednaným odhadem např. 700 Kč podle minulého výsledku. A i DPH bude paušálně odváděna na základě odhadu dokladem o použití spotřebované PHM pro soukromé účely (základ daně 578 Kč + DPH 122 Kč). A až na konci roku se vypočte z knihy jízd přesný poměr kilometrů a provede se vyúčtování srážek, kde zaměstnavatel výsledný rozdíl srazí nebo doplatí zaměstnanci a dále zaměstnavatel udělá konečný doklad o použití, kde koriguje odvod DPH za celý rok dle knihy jízd oproti měsíčním odhadům.