Mezi další zvláštnosti SVJ patří, že si vlastníci jednotek musí hradit většinu nákladů na správu svého majetku z vlastních prostředků, které jsou od nich vybírány nejčastěji formou měsíčních krátkodobých a dlouhodobých záloh na správu. Mezi vlastníky jednotek a SVJ jako právnickou osobou potom vzniká celá řada zúčtovacích vztahů, tj. pohledávek a závazků, jejichž pochopení není jednoduché nejen pro vlastníky, ale občas i pro účetní SVJ.
Zvláštnosti účtování v SVJ – 4. část
Ing.
Naděžda
Klainová
Pochopení zúčtovacích vztahů mezi právnickou osobou SVJ a vlastníky jednotek hodně komplikuje nesprávné označování záloh na správu pojmem
„fond oprav“
. Podrobnosti k tomuto nešvaru najdete na stranách 13 a 14 časopisu UNES č. 2/2020. Zde jen malé připomenutí: Nesprávné pojmenování záloh na správu, převzaté od externích správců hlavně z řad bytových družstev a realitních kanceláří, používají nejen někteří účetní, ale i někteří autoři odborných knih, přispěvatelé do časopisů a někteří lektoři seminářů. S tzv. „fondem oprav“ je možné se setkat i v některých rozsudcích nebo v některých smlouvách o úvěru. Potom je skutečně velmi problematické se nesprávného označování záloh na správu zbavit.
Přitom si každý
pod tímto pojmem představuje něco jiného.
Někdo v něm vidí krátkodobé zálohy na správu, někdo dlouhodobé. Někteří zmatení účetní i vlastníci jednotek se ptají, jestli mohou čerpat fond oprav i na jiné náklady než na opravy, například na odměny. Připomínám tedy, že krátkodobé a dlouhodobé zálohy na správu
nemají
se skutečnými fondy SVJ vůbec nic společného. Fondy
představují vlastní zdroje SVJ,
zatímco zálohy na správu jsou pro SVJ cizími zdroji
, které musí SVJ vlastníkům vyúčtovávat jako každé jiné zálohy
. Pravidelně měsíčně vybírané zálohy na správu mohou být
dlouhodobé
(DZ) nebo krátkodobé
(KrZ). Kromě toho je možné v případě potřeby předepsat vlastníkům i jednorázové zálohy na správu.Pozor!
U záloh na správu se stejně jako u záloh na služby účtuje už o jejich předpisu, ne až o jejich přijetí. Tím se liší od poskytovaných záloh,
které se naopak účtují až jako přijaté
. Účtování předpisů záloh na správu pro připomenutí:
| Pol. | Text | MD | D | Kč |
| 1. | Předpis krátkodobých záloh na správu (KrZ 1) | 311-101 | 324-30 1 | 50 016,00 |
| 2. | Předpis krátkodobých záloh na vlastní správu (KrZ 2) | 311-101 | 324-30 2 | 45 000,00 |
| 3. | Předpis dlouhodobých záloh na správu (DZ) | 311-101 | 955-30 3 | 20 016,00 |
Použité účty:
311-101 Předpisy a úhrady záloh
324-
301
Předpisy a zúčtování (čerpání) krátkodobých záloh KrZ 1 – podle podílů324-
302
Předpisy a zúčtování (čerpání) krátkodobých záloh KrZ 2 na vlastní správu955-
303
Předpisy a zúčtování (čerpání) dlouhodobých záloh na správu (DZ) – výlučné užívání Zaúčtováním předpisu záloh na správu, ale i na služby, případně dalších,
vznikne SVJ jedním účetním zápisem současně pohledávka za vlastníky jednotek i závazek k nim.
Důvodem takovéhoto
nestandardního účtování
je skutečnost, že povinnost vlastníků hradit předepsané zálohy musí být evidována,
aby mohly být vymáhány, nejsou-li uhrazeny. V praxi je většinou pro evidenci pohledávek za vlastníky používán účet 311-xxx Předpisy a úhrady záloh. V některých SVJ dávají přednost účtové skupině 37 a pohledávky z předepsaných záloh účtují na účtech 378-xxx. Evidenci mimo účetní knihy zakazuje § 13 odst. 3 zákona o účetnictví. Praxe tento způsob účtování přijala bez ohledu na to, že nebyl celá léta popsán v účetních předpisech. Na písemný dotaz na odboru metodiky, proč neexistuje právní úprava účtování o předpisech záloh, když jde o zákonnou povinnost vlastníků jednotek je hradit, mi bylo písemně sděleno, že účtování o předpisech záloh nebylo nikdy nikým zakázáno. Od roku 2016 je možnost účtovat o předpisech záloh doplněna alespoň částečně v ČÚS č. 411 Zúčtovací vztahy.
Zůstatek podle jejich druhů a podle vlastníků se provádí většinou mimo účetnictví s využitím samostatných programů pro správu domu.
pohledávky SVJ
za vlastníky na účtu 311-101 je vykazován v aktivech rozvahy a představuje neuhrazené zálohy. Pohledávky
ze všech druhů předpisovaných záloh a jejich úhrady
mohou být účtovány na jednom společném účtu například 311-101.
Sledování neuhrazených zálohZávazek SVJ
k vlastníkům jednotek na účtech záloh 324-3xx a 955-3xx je vykazovánpovinnost SVJ jej vlastníkům vyúčtovat a vypořádat.
Závazky ze záloh účtované na straně Dal jsou už členěny podle druhů záloh.
Výše uvedená
ukázka účtování předpisů záloh
na správu byla převzata ze souvislého příkladu publikovaného v roce 2020, viz č. 4/2020 časopisu UNES, strana 27. Způsoby stanovení výše záloh
na správu na podkladě schválených rozpočtů nákladů na správu byly rozebrány v č. 3/2020 časopisu UNES na straně 11. Sestava předpisů záloh,
která je podkladem pro účtování záloh, je uvedena v časopisu UNES č. 3/2020 na straně 13. Pohledávky a závazky SVJ
ovlivní nejen účtování předpisů záloh, ale i účtování jejich úhrad a účtování čerpání záloh na správu. Nevyčerpané zálohy na správu
V celé řadě SVJ jsou předepisovány a vybírány zálohy na správu, aniž by vlastníci věděli,
na jaké budoucí náklady přispívají.
Některá SVJ rozpočty nesestavují, přestože podle § 1208 OZ patří jejich schvalování do působnosti shromáždění. Potom není divu, že mnohá SVJ vykazují vysoké zůstatky nevyčerpaných záloh.
Někdy jsou vykazovány naopak záporné zůstatky záloh.
Podle § 1208 OZ
mají vlastníci rozhodovat mimo jiné o vyúčtování nebo vypořádání nevyčerpaných příspěvků na správu.
Ustanovení není
pro přispívání formou záloh přesné,
protože zálohy na správu musí být jako všechny zálohy vyúčtovány vždy.
Vyúčtování záloh,
tj. porovnání záloh a skutečných nákladů na správu, dostávají vlastníci jednotek spíše výjimečně. Je to zřejmě proto, že nikde není uvedena předepsaná forma vyúčtování. Já nabízím vyúčtování formou přehledů o stavu a čerpání záloh na správu
. S možným způsobem vyúčtování záloh na správu pro dům i pro vlastníky se můžete seznámit v č. 5/2020 na s. 27.Zůstatek nevyčerpaných záloh bývá
automaticky převáděn do dalších let,
aniž by o tom rozhodovalo shromáždění nebo aniž by to bylo uvedeno ve stanovách SVJ. Vypořádání rozdílů
zjištěných při vyúčtování nemusí nutně znamenat výplatu nevyčerpaných záloh vlastníkům.
Nevyčerpané částky mohou zůstat na účtu
s tím, že z nich budou hrazeny předepsané zálohy v následujícím období nebo že mohou být převedeny například do fondu určeného na nákup dlouhodobého majetku apod. Ideální by bylo, kdyby někdo z výboru před rozhodnutím na shromáždění vlastníkům vysvětlil
možnosti
vypořádání nevyčerpaných záloh a případně doporučil nejvhodnější způsob.Příklad 1
K rozvahovému dni byly na účtech záloh na správu následující konečné zůstatky:
| Číslo a název účtu | Kč |
| 324-301 Předpisy a zúčtování KrZ 1 – podle podílů | 120 000,00 |
| 324-302 Předpisy a zúčtování KrZ 2 na vlastní správu | 7 000,00 |
| 955-303 Předpisy a zúčtování DZ na správu – výlučné užívání | 500 000,00 |
1. Nevyčerpané KrZ 1
20 vlastníků
s různými podíly
na společných částech domu a pozemku přispívá na provozně technické náklady správy podle podílů formou krátkodobých záloh KrZ. Nevyčerpané zůstatky záloh byly celé roky převáděny automaticky do dalšího roku. Průměrná částka nevyčerpaných záloh, připadající na jednoho vlastníka, činila za sledované období 6 000 Kč. To už je docela zajímavá částka pro rozhodování, co si s ní počít. Pro výplatu zůstatků vlastníkům byla menšina, schválena byla možnost ponechat peníze na účtu a v následujícím období je postupně čerpat na úhradu předepsaných záloh.
Převody nevyčerpaných záloh do dalšího účetního období se neúčtují, protože jsou zajišťovány automatizovaně podle ČÚS č. 402 Otevírání a uzavírání účetních knih.
2. Nevyčerpané zálohy na vlastní správu KrZ 2
Na vlastní správu přispívá každá
jednotka stejně.
Většina nákladů na vlastní správu se každým rokem opakuje. Rozpočty bývají stanoveny poměrně přesně a zůstatky nevyčerpaných krátkodobých záloh bývají tudíž nízké. Při rozhodování o jejich případné výplatě vlastníkům je vhodné posoudit efektivnost
takového způsobu vypořádání. V SVJ z příkladu připadá
na každou jednotku
nevyčerpaná záloha ve výši 350 Kč.
–
Kdyby se měla vyplácet
pouze tato částka,
a ne třeba podíl ještě na dalším zůstatku nevyčerpaných záloh, bylo by to dost neefektivní.
–
Pokud by se však vyplácely podíly i na dalších
zůstatcích záloh na správu,
je třeba si uvědomit, že na každém ze tří různých nevyčerpaných druhů záloh se podílejí vlastníci jiným způsobem.
Rozdělení mezi vlastníky jednotek by muselo být provedeno u každé zálohy samostatně
. 3. DZ na správu
byly určeny na opravu lodžií přístupných z bytů, které má ve výlučném užívání jen polovina vlastníků. Předpokládejme, že v SVJ vznikla úspora DZ použitím levnějšího materiálu, než který byl uveden v předběžné kalkulaci. Protože na opravu přispívali pouze někteří vlastníci, shromáždění rozhodlo, že jim bude zůstatek do dalších let by byl rozumný pouze v případě, že by byly naplánovány další opravy nebo rekonstrukce lodžií.
vyplacen.
Jeho převod| Pol. | Text | MD | D | Kč |
| Počáteční zůstatek | 955-303 | 500 000,00 | ||
| 1. | Převod zůstatku DZ na účet závazků SVJ k vlastníkům | 955-303 | 379-300 | 500 000,00 |
| 2. | Výplata nevyčerpaných záloh z běžného účtu | 379-300 | 221-100 | 500 000,00 |
Poznámka:
Výplata nevyčerpaných
záloh je pro SVJ i pro vlastníky, kteří nejsou podnikateli, ale využívají jednotky pro bydlení, bez daňových dopadů.
Proč je dobré vědět o možnosti vyplatit nevyčerpané zůstatky záloh na správu
Někdy bývají nevyčerpané zálohy na správu na účtech SVJ v řádech statisíců, někdy i milionů korun.
Důvodů, proč by o nich měli být vlastníci informováni, je více, například:
1.
Mají-li vlastníci
rozhodovat podle § 1208 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“), o vypořádání
nevyčerpaných záloh, měli by znát příčiny jejich vzniku, vědět, o jakých celkových částkách rozhodují i jaké jsou jejich podíly na nich. 2.
Podle § 1186 OZ
nevzniká při převodu
vlastnického práva k jednotce osobě odpovědné za správu domu, tedy SVJ, povinnost vypořádat příspěvky na správu domu
a zálohy na plnění spojená nebo související s užíváním bytu. Stává se, že vlastník prodává byt a nedostane ani informaci, kolik činí jeho podíl na nevyčerpaných zálohách na správu,
aby jej mohl promítnout do prodejní ceny. 3.
Hromadění
nevyčerpaných příspěvků
na správu, aniž by byl znám schválený způsob jejich použití, svádí některé typy volených orgánů ke zbytečnému utrácení, výjimečně i ke zpronevěře. Právo na rozhodování je třeba
dobře střežit.
V návrhu novely OZ z dílny Ministerstva pro místní rozvoj bylo toto právo původně z § 1208 vyjmuto. Nahrazeno bylo povinností převádět nevyčerpané zálohy do dalšího roku,
a to i v případě, že byla zrušena finančně náročná akce
, na kterou byly zálohy vybrány, čili i když pominul důvod
jejich držení na účtu SVJ.V rámci připomínkového řízení
k novele OZ, kterého jsem se rovněž zúčastnila, se návrh na zrušení tohoto práva vlastníků na rozhodování podle § 1208 OZ naštěstí nelíbil více připomínkovým místům. Právo nechat o příspěvcích na správu rozhodovat vlastníky zůstalo zatím
vlastníkům zachováno. Přečerpané zálohy na správu
K přečerpání záloh by
teoreticky nemělo docházet
. Co neexistuje, nemůže být přece čerpáno. Pro účetnictví SVJ tato logika občas neplatí a některá SVJ s vykazováním záporných zůstatků záloh nemají žádný problém. Příčiny
přečerpání záloh mohou být různé. Chybovat může výbor, ale i účetní, například v následujících situacích:–
Předseda výboru sleduje zůstatky peněz na běžném účtu. Když vidí, že jsou poměrně vysoké, objednává opravy a jiné služby pro správu, nakupuje materiál a vynakládá další náklady ve výši, kterou mu povolují stanovy bez schvalování shromážděním. Neví, že zůstatek peněz může představovat například vysoké přeplatky záloh na služby, které mají být vyplaceny vlastníkům. Účetní jej na nedostatečnou výši záloh na správu čerpání záloh účtuje až k rozvahovému dni, takže záporný zůstatek vidí pozdě
neupozorní
, protože.
–
Další příčinou přečerpání záloh může být nečekaná událost, například havárie nějakého technického zařízení, která musí být odstraněna bez ohledu na výši záloh na správu.
Záporný zůstatek
záloh, které jsou vedeny na účtech závazků SVJ (324, 955), vyjadřuje pohledávku.
Ta patří logicky na aktivní účet. Bez ohledu na příčinu přečerpání záloh na správu je třeba záporný zůstatek závazku SVJ k vlastníkům přeúčtovat.
Ponechání záporného zůstatku záloh na správu na účtu záloh by zkreslilo aktiva i pasiva rozvahy. Příklad 2
Zadání zůstává s výjimkou krátkodobé zálohy vybírané podle podílů, tj. KrZ 1, která byla přečerpána o 60 000 Kč. Na jednoho vlastníka připadá průměrný dluh ve výši 3 000 Kč.
K rozvahovému dni byly na účtech záloh na správu následující konečné zůstatky:
| Číslo a název účtu | Kč celkem |
| 324-301 Předpisy a zúčtování KrZ 1 – podle podílů | –60 000,00 |
| 324-302 Předpisy a zúčtování KrZ 2 na vlastní správu | 7 000,00 |
| 955-303 Předpisy a čerpání DZ na správu – výlučné užívání | 500 000,00 |
Záporný zůstatek zálohy byl přeúčtován z účtu 324-301 KrZ 1 na účet 378-3xx Pohledávky za vlastníky, kde zůstane
až do doby rozhodnutí shromáždění o způsobu úhrady této pohledávky SVJ.
O vypořádání přečerpaných záloh
se sice § 1208 OZ nezmiňuje, ale můžeme si odvodit, že pokud nemá SVJ uvedeny možné způsoby řešení přečerpaných záloh ve stanovách,Vlastníkům byly doporučeny dvě nejjednodušší možnosti:
–
Částku 60 000 uhradí všichni podle svých podílů na společných částech
formou jednorázové mimořádné zálohy
. –
Pohledávka SVJ bude splácena postupně ze zvýšených předpisů záloh.
Přeúčtování přečerpané zálohy a předpis jednorázové zálohy
| Pol. | Text | MD | D | Kč |
| Konečný zůstatek KrZ 1 před uzavřením účtů | 324-301 | –60 000,00 | ||
| 1. | Převedení přečerpané KrZ 1 na účet pohledávek za vlastníky | 378-300 | 324-301 | 60 000,00 |
| 2. | Úhrada jednorázové zálohy | 221-100 | 378-300 | 60 000,00 |
Vypořádání zůstatků nevyčerpaných a přečerpaných záloh s možností využití vzájemného započtení
V příkladech věnovaných účtování záloh bývají uváděny tři druhy záloh:
–
krátkodobé zálohy na správu KrZ 1 vybírané podle podílů na společných částech,
–
krátkodobé zálohy na vlastní správu KrZ 2 vybírané od každé jednotky ve stejné výši,
–
dlouhodobé zálohy na správu DZ – mohou být podle podílů i na každou jednotku stejné.
Pokud se stane, že je některý druh záloh přečerpán, zatímco u jiného druhu záloh existují vysoké přeplatky, je možné se souhlasem vlastníků jednotek provést jejich vzájemné započtení. Pokud jde o zálohy počítané různými způsoby, musí to být ve výpočtech zohledněno.
V závěru čtvrté části věnované zvláštnostem účtování v SVJ bych ráda čtenářům připomněla větu uvedenou hned na začátku první části: „Na jejich postupy účtování neexistují jednotné názory.“
Nemohou existovat, chybí-li právní opora. Moje doporučení účetních postupů je třeba vnímat jako možné postupy účtování, ne jako jediné správné postupy.
Zvláštnosti účtování v SVJ a variantní postupy účtování - 1. část
Zvláštnosti účtování v SVJ a variantní postupy účtování - 2. část
Zvláštnosti účtování v SVJ a účtování aktivace nákladů v SVJ - 3. část