Poskytnutí stálé zálohy zaměstnancům

Plné znění otázky

Plánujeme poskytnout našim zaměstnancům stálou provozní zálohu na úhradu výdajů při služebních cestách, drobné nákupy do kanceláře apod. Záloha bude poskytnuta v CZK bankovním převodem na soukromý účet zaměstnance. Vyúčtování bude probíhat okamžitě na základě doložených účtenek. Doložené výdaje budou zaměstnancům proplaceny rovněž v CZK, čímž dojde k dorovnání poskytnuté zálohy do původní výše.

1. V případě výdajů v cizích měnách doloží zaměstnanec výši nákladů v CZK např. screenshotem z bankovního účtu v případě, kdy zaplatí soukromou bankovní kartou. Jaký kurz ale použít v případech, když zaměstnanec zaplatí v cizí měně v hotovosti, aniž by předtím např. vybíral z bankomatu (kurzem ČNB ke dni vyúčtování, ke dni nástupu na pracovní cestu, platným účetním kurzem)?

2. Musí být tato stálá záloha na konci roku vyúčtována a vrácena nebo ji lze zaměstnanci poskytnout na libovolně dlouhou dobu, např. na celou dobu trvání pracovního poměru?

3. Existují ještě nějaká další úskalí spojená s tímto postupem (zdanění, úročení apod.)?