Náhrada při zahraničních pracovních cestách

1. Zaměstnanec se vrací ze zahr.služební cesty z PL kde spal v hotelu, překročení hranic má 18:05 a ukončení v CZ v 23:45. Zároveň má poskytnutou snídani v zahraničí a večeři v CZ. Má nárok na stravné z obou zemí, tj. plné stravné ze zahraničí + 1/3 tuzemského stravného, tj: 37,50EUR (plná zahr.dieta krácená o 25%) + 53,10CZK (1/3tuzemské diety krácená o 70%)? 2. Zaměstnanec je vyslán na služební zahraniční cestu a vykonává zde práci v pátek a pondělí. Musí tedy zůstat v zahraničí o víkendu kdy ovšem nepracuje, má samozřejmě poskytnuté ubytování. Náleží mu za víkend i stravné? 

Zaměstnanec má přidělené firemní auto i pro soukromé účely. Vstupní cena auta se mu přidaňuje ke mzdě. Také se mu přidaňuje měsíčně částka za ujeté soukromé km, protože zaměstnavatel nechce jejich úhradu, a k tomu směřuje můj dotaz. Do kalkulace této částky zahrnujeme průměrnou cenu za 1 litr nafty, kterou počítáme ze všech účtenek za čerpání nafty do tohoto automobilu v příslušném měsíci. Teď poprvé měl zaměstnanec na dva dni náhradní auto z půjčovny v ČR, protože jeho auto bylo v autoservisu. Měla by se do kalkulace soukromých km zahrnout i cena za 1 litr z účtenky na čerpání do auta z půjčovny? A byl by nějaký rozdíl, pokud by auto bylo půjčené v zahraničí a používáno jenom tam při zahraniční pracovní cestě (což je u něj častý případ u leteckých cest)? 

Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu na Slovensko, pracovní cesta trvala 8,5 hodin. Stravné by mělo být 1/3 z 35 EUR. Můžeme poskytnou zaměstnanci i kapesné a v jaké výši? Bude vše daňově uznatelné a u zaměstnance osvobozené? 

Jednatel spol. s r.o. (dle smlouvy má nárok na cestovní náhrady jako zaměstnanec) jel s obchodním partnerem na prezentační akci na Slovensko (cesta Praha-Bratislava). První den odjeli pozdě odpoledne, přespali v Bratislavě a druhý den se konala prezentace, po které odjeli zpět do Prahy, přejezd hranic byl v 17:30, pracovní cesta ukončena v Praze ve 22:00. Během dne obdržel jednatel dvě bezplatná jídla v Bratislavě (snídani v hotelu a oběd v rámci prezentační akce), po návratu do Prahy ještě pozval obchodního partnera na večeři do restaurace a tedy obdržel třetí bezplatné jídlo (večeři). Za tento den má jednatel nárok na zahraniční stravné za 17,5 hod. strávených v zahraničí a nemá žádný nárok na tuzemské stravné (pouze 4,5 hod. v tuzemsku). Vypočtená částka zahraničního stravného bude pokrácena o bezplatná jídla. Můj dotaz je, zda o dvě, resp. zda se zahraniční stravné zkrátí pouze o dvě bezplatná jídla poskytnutá v zahraničí, nebo se musí zohlednit i to třetí bezplatné jídlo poskytnuté v tuzemsku. Jedná se mi o to, zda uvažuji správně, že za tu večeři by se krátilo pouze tuzemské stravné, ale protože není, není co krátit. 

Rodiče, jednatelé a jediní vlastníci s. r. o. poslali na letní jazykový kurz do Kanady svoji dceru, která ve firmě pracuje prozatím na DPP (stále studuje VŠ) a připravuje se na převzetí firmy. Angličtina je pro firmu důležitá, jelikož stále více zákazníků hovoří pouze anglicky. Předpokládám, že s uznáním jazykového kurzu do daňově odčitatelných nákladů nebude problém, ale jedná se mi o všechny náklady s tím spojené, zda vše, co se za dceru zaplatí bude možné daňové odepsat. Faktura je vystavená na s. r. o. od agentury, která studium v zahraničí zajišťuje. Konkrétně se tedy jedná o: 1. jazykový kurz, 2. letenka, 3. doprava taxi z a na letiště, 4. učební materiály, 5. pojištění storna a zdravotní pojištění, 6. registrační poplatky účtované školou, 7. ubytování v rodině včetně polopenze. Především bod 7, neumíme odlišit částku ubytování od jídla cena je souhrnně, je to potřeba nějak řešit nebo lze celé uznat jako nákladovou položku jednou částkou? A pak ještě dotaz zda lze do nákladů uznat další stravné, které si dcera bude hradit sama?

Na jaký nákladový účet účtovat roční cestovní pojištění jednatele? Jednorázové účtujeme na 512. 

Česká firma zaměstnala Slováka z Prešova. Místo výkonu práce má v sídle firmy v ČR. Nyní má služební cestu za klientem z Prešova do Prahy a zpět (což není do sídla firmy). Nejsem si jista, jak správně spočítat cestovné. Dobu na Slovensku v eurech dle sazeb zahraničního stravného a v Čechách dle tuzemského v korunách? Dále bude zaměstnanec jezdit na služební cesty z místa svého bydliště, tj. Slovensko, různě po EU. Pracovní cesta bude začínat v místě jeho bydliště na Slovensku a budu počítat zahraniční stravné, jako u ostatních českých zaměstnanců?

Plánujeme poskytnout našim zaměstnancům stálou provozní zálohu na úhradu výdajů při služebních cestách, drobné nákupy do kanceláře apod. Záloha bude poskytnuta v CZK bankovním převodem na soukromý účet zaměstnance. Vyúčtování bude probíhat okamžitě na základě doložených účtenek. Doložené výdaje budou zaměstnancům proplaceny rovněž v CZK, čímž dojde k dorovnání poskytnuté zálohy do původní výše. 1. V případě výdajů v cizích měnách doloží zaměstnanec výši nákladů v CZK např. screenshotem z bankovního účtu v případě, kdy zaplatí soukromou bankovní kartou. Jaký kurz ale použít v případech, když zaměstnanec zaplatí v cizí měně v hotovosti, aniž by předtím např. vybíral z bankomatu (kurzem ČNB ke dni vyúčtování, ke dni nástupu na pracovní cestu, platným účetním kurzem)? 2. Musí být tato stálá záloha na konci roku vyúčtována a vrácena nebo ji lze zaměstnanci poskytnout na libovolně dlouhou dobu, např. na celou dobu trvání pracovního poměru? 3. Existují ještě nějaká další úskalí spojená s tímto postupem (zdanění, úročení apod.)?

Zaměstananec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu na Slovensko. Doba strávená na Slovensku činila 5 hodin-nárok na stavné vnikl ve výši EUR 11,66. Zaměstnavatel proplácí stravné v měně EUR. Může nárok na výplatu staravého zaokrouhlit na EUR 12 nebo musí proplatit částku přesně, tj. EUR 11,66? Je možné vyplatit EUR 11 v měně EUR a 0,66 EUR přepočíst kurzem ČNB platným v den nástupu na zahraniční pracovní cestu a 0,66 EUR po přepočtu na koruny vyplatit v korunách?

Zaměstnanec byl na služební cestě v Anglii. Cestovní náhrady chce vyplatit v eurech. Je možné vyplatit cestovní náhrady v měně jiné než je měna země, ve které pracoval? Firma nemá librový účet.

Pohyb osob v rámci Evropské unie upravují dva základní právní předpisy: - nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 ze dne 29. 4. 2004 o koordinaci systémů sociálního zabezpečení a - nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 987/2009 ze dne 16. 9. 2009, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 883/2004 o koordinaci systémů sociálního zabezpečení. Tato nařízení se vztahují na občany a instituce ze států Evropské unie včetně Norska, Islandu, Lichtenštejnska, Švýcarska a také Velké Británie a Severního Irska. Pro všechny tyto státy, na které se režim uvedených koordinačních pravidel (dále jen „Nařízení“) vztahuje, budeme v dalším textu používat pojem „členský stát“.

Ministerstvo práce a sociálních věcí předložilo vládě návrh zákona, kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), a zákon č. 435/2004 Sb. , o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zaměstnanosti “). Důvodem pro předložení návrhu zákona je transpozice nových pravidel pro vysílání zaměstnanců, které zavedla směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/957 ze dne 28. 6. 2018, kterou se mění směrnice 96/71/ES o vysílání pracovníků v rámci poskytování služeb. Lhůta pro provedení transpozice směrnice je stanovena do 30. 7. 2020, kdy by měl zákon zároveň nabýt účinnosti.

Při uplatňování skutečně vynaložených výdajů spojených s pracovními cestami poplatníků s příjmy podle § 7 zákona č. 586/1992 Sb. , o daních z příjmů (dále jen „zákon o daních z příjmů “), tj. ze samostatné činnosti, se vychází ze zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), s tím, že zákon o daních z příjmů stanoví v § 24 odst. 2 písm. k) některé výjimky. Jedná-li se o uplatňování výdajů spojených s pracovními cestami zaměstnanců, může podnikatel – zaměstnavatel, uplatnit do daňových výdajů výdaje podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů . Je-li na pracovní cestu vyslán zaměstnanec, a to automobilem vlastním nebo automobilem, který si zaměstnanec sám pořizuje formou finančního leasingu nebo automobilem vypůjčeným, je daňovým výdajem zaměstnavatele sazba základní náhrady a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty, které je povinen vyplatit zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce . Jde-li však o pracovní cestu zaměstnance vozidlem, které zaměstnanci poskytl zaměstnavatel, nelze zaměstnanci vyplatit sazbu základní náhrady, ani náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty (pokud zaměstnanec zaplatil hotově ze svého v průběhu pracovní cesty nakoupené pohonné hmoty, zaměstnavatel mu je proplatí).

Kompletní platnou právní úpravu pro poskytování náhrad cestovních výdajů obsahuje od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), a to v zásadě jeho sedmá část v souvislosti s dalšími ustanoveními.

S účinností od 1. 1. 2018 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Jedná se o vyhlášku č. 463/2017 Sb. , o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, ze dne 15. 12. 2017, a vyhlášku č. 401/2017 Sb. , o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2018, ze dne 23. 11. 2017.

Stejně jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2017 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Jedná se o vyhlášku ze dne 20. 12. 2016 č. 440/2016 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (dále jen „vyhláška č. 440/2016 Sb.“), a vyhlášku ze dne 3. 11. 2016 č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017 (dále jen „vyhláška č. 366/2016 Sb.“).

Problematika poskytování náhrad cestovních výdajů představuje nepochybně jenu z nejfrekventovanějších oblastí každodenní praxe, a snad právě proto permanentně vyvstávají menší či větší chyby a nejasnosti při aplikaci platné právní úpravy. V tomto článku bude zaměřena pozornost na ty nejčastější.