Spis

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 15/2025 ze dne 24. října 2025, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-73.

Jsme základní škola, která doposud byla hlavním zaměstnavatelem i pro místní dvě mateřské školky. Od 1.9.25 se mateřské školky osamostatní a vznikne nový jeden subjekt přípspěvkové organizace se svým sídlem a novým IČem. Zaměstnanci školek tudíž budou spadat pod tuto novou organizaci a veškeré smluvní dohody a práva přecházejí automaticky na nového zaměstnavetele. My jako původní zaměstnavatelé budeme předávat personální podklady novému subjektu a proto se chci zeptat: zda můžeme složky zaměstnanců MŠ předat novému subjektu kompletně celé v originále od počátku zaměstnaneckých svazků a my si je ponechaly pouze v kopii? Nebo je nutné, abychom (pracovní smlouvy, platové výměry, dotazníky a další podklady) předávali novému subjektu v kopii a my pro případ kontroly měly archivovány všechny originály dokumentů u nás v ZŠ? 

Jsme státní příspěvková organizace, dle § 63 zákona č. 499/2004, podléháme povinnosti vést spisovou službu. Ale v jakém rozsahu ? Je nutné zaznamenat ve spisové službě se všemi náležitostmi (přidělení čísla jednacího atd.) i například faktury došlé, odeslané, objednávky atd.? Lze za součást spisové služby považovat např. účetní systém, v kterém jsou doklady evidovány nebo je nutné vést paralelní evidenci i v sytému spisové služby?

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 7/2025 ze dne 13. června 2025, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-68 o umístění spisu nebo jeho příslušné části na finančníchúřadech a na územních pracovištích finančních úřadů.

…právu nahlížení do všech písemností vyjma části vyhledávací (za podmínek uvedených v § 66 odst. 3 daňového řádu ) je imanentní právo na soupis všech písemností správního spisu v materiálním smyslu, tedy právo mít přehled o existenci (nikoliv nutně o obsahu) každé písemnosti, která je do správního spisu zařazena. Z uvedené judikatury ani z § 66 odst. 2 daňového řádu však nevyplývá, že by soupis písemností obsažených ve vyhledávací části spisu (vedený v systému ADIS-EPI) měl obsahovat též údaj o počtu listů písemnosti a počtu listů příloh. Správci daně není možné vyčítat neúplnost údajů uvedených v soupisu písemností vyhledávací části spisu, jestliže mu zákon tyto údaje nepřikazuje evidovat.

Finanční úřady vedou na jednotlivé daňové subjekty osobní spisy. V praxi pak občas nastávají spory ohledně rozsahu a způsobu zpřístupnění písemností v nich uložených. Zajímavým rozsudkům z této oblasti je věnován dnešní výběr z judikatury správních soudů. Ústavní soud se v nálezu čj. IV. ÚS 179/01 ze dne 31. 8. 2001 týkajícího se dnes již zrušeného zákona o správě daní a poplatků („ZSDP “) zabýval možností nahlížení do „tajné“ tedy „vyhledávací“ části spisu. Správce daně by měl zpřístupnit v podstatě vše, co neohrožuje zájem třetí osoby (a i takové písemnosti lze anonymizovat například začerněním). Do platného daňového řádu oproti ZSDP státní správa prosadila možnost zatajit písemnost ve vyhledávací části spisu, pokud by mohl být ohrožen cíl správy daní (tedy správné zjištění a stanovení daní a zabezpečení jejich úhrady).

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 11/2024 ze dne 7. listopadu 2024, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-64 o umístění spisu na finančním úřadu.

Podle Nejvyššího správního soudu skutečnost, že požadovaná písemnost slouží výhradně pro potřeby správce daně, je ve smyslu § 65 odst. 1 písm. d) zákona č. 280/2009 Sb. , daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „daňový řád “), pouze zákonným důvodem pro zařazení této písemnosti do vyhledávací části spisu, a nikoli zákonným důvodem pro neposkytnutí této písemnosti k nahlížení. I do písemnosti z vyhledávací části spisu lze za splnění podmínek podle § 66 odst. 3 daňového řádu nahlížet. … Nejvyšší správní soud tedy shrnuje, že nepovolení nahlížení do úředního záznamu bez zákonného důvodu může představovat nezákonný zásah do veřejných subjektivních práv osoby souvisejících s evidencí daní ve smyslu § 82 s. ř. s.

S ohledem na argumentaci stěžovatele považuje Nejvyšší správní soud za nutné doplnit, že rozhodujícím hlediskem pro vyřazení určité písemnosti z vyhledávací části spisu ve smyslu § 65 odst. 2 daňového řádu je, zda tato písemnost v kontextu nynějšího daňového řízení „mohla být uplatněna jako důkaz“, tedy nikoliv zda jako důkaz skutečně uplatněna byla. Zdůrazňuje-li tedy stěžovatel opakovaně, že přeřadil všechny písemnosti, které byly v odvolacím řízení uplatněny jako důkaz, v anonymizované podobě do „nevyhledávací“ části spisu a že s těmito písemnostmi žalobce řádně seznámil, pomíjí zákonnou úpravu. Pro přeřazení písemností z vyhledávací části spisu není rozhodné, zda se o tyto písemnosti opírá stěžovatel ve svém rozhodnutí (využil je do své argumentace, jak uvádí v úředním záznamu na č. l. 10 odvolacího spisu), ale zda s ohledem na jejich obsah mají tyto písemnosti vypovídací hodnotu ve vztahu ke zjišťovanému skutkovému stavu. Jinými slovy, závěr, zda určitá písemnost „může být uplatněna jako důkaz“ ve smyslu § 65 odst. 1 písm. a) daňového řádu , má objektivní povahu. Pouze skutečnost, že stěžovatel dané písemnosti neosvědčil jako důkaz pro své rozhodnutí, neznamená, že tyto jsou „bez relevance ve vztahu k předmětnému odvolacímu řízení“, jak uvedl stěžovatel ve vyjádření k žalobě.

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 13/2023 ze dne 13. listopadu 2023, který obsahuje  .

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 8/2023 ze dne 20. června 2023, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-61 o umístění spisu na finančních úřadech.

V rámci probíhajícího odvolacího řízení proti platebního výměru na DPH jsme požádali našeho správce daně o seznam všech písemností z daňového spisu. Požádali jsme o opisy některých listin, ale bylo nám odpovězeno, že se jedná o písemnost sloužící výlučně pro potřeby správce daně, která je založena ve vyhledávácí, a tedy neveřejné části spisu. Jak prosím postupovat dále ? Přece máme právo vědět alespoň čeho se písemnost týkala a komu byla určena zvláště kdy nám Odvolací finanční ředitelství stanovilo lhůtů, abychom se vyjádřili k dosavadnímu kontrolnímu zjištění. 

Jakkoliv soud při vypořádání výše uplatněných žalobních bodů zjistil, že do práv žalobkyně nezpřístupněním dotčených písemností na spravedlivý proces zasaženo nebylo (a níže uvedený nedostatek tedy nezpůsobuje nevyužitelnost závěrů daňové kontroly pro další řízení), přesto je nutno uzavřít, že postup žalovaného při vedení soupisu písemností je nezákonný. Z přehledu, který žalovaný vede a žalobkyni poskytl (srov. bod 20 tohoto rozsudku a č. l. 43-44 soudního spisu), není o povaze dotčených písemností patrno téměř nic. Vysvětluje-li žalovaný vágní informování o povaze nepřeřazených dotčených písemností ve spisovém přehledu tím, že si to FAÚ vymínil, má soud za to, že si vykládá povinnost mlčenlivosti stanovenou v § 38 odst. 3 zákona č. 253/2008 Sb. , o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění účinném do 30. 4. 2021 (dále jen „zákon AML“), příliš extenzivním způsobem, který z výše uvedených důvodů zasahuje do práva žalobkyně na spravedlivý proces. Podle citované normy ve spojení s odst. 1 stejného ustanovení zákona AML je každý povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech týkajících se oznámení a šetření podezřelého obchodu, úkonů učiněných FAÚ nebo plnění (informačních) povinností stanovených v § 24 odst. 1 nebo § 31c zákona AML . Poskytnutím obecných informací o tom, že obdržel od FAÚ písemnosti, ze kterých plynou informace o některých blíže neupřesněných subjektech a o některých blíže neupřesněných bankovních účtech či operacích, a že tyto informace vyhodnocuje (např. způsobem jako v bodě 26 tohoto rozsudku), by žalovaný nikterak neprozradil informace chráněné citovaným ustanovením zákona o AML , neboť z uvedených obecných sdělení nikterak nevyplývá, zda FAÚ obdržel nějaký podnět a zda provádí šetření, natož pak kdo takový podnět či oznámení podal, koho a jakého obchodu se týká, popř. jaké úkony jsou činěny. Žalovaný tedy mohl a měl do spisového přehledu uvést alespoň rámcovou povahu nepřeřazených dotčených písemností.

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 7/2022 ze dne 26. dubna 2022, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-57 o umístění spisu nebo jeho příslušné části na finančních úřadech a na územních pracovištích finančních úřadů.

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 36/2021 ze dne 13. prosince 2021, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-51.