V sedmé části našeho seriálu si dokončíme účtování o službách společenství vlastníků jednotek (dále jen „SVJ“) zaúčtováním závěrečných účetních případů týkajících se služeb, jak bylo avízováno v časopisu UNES č. 6/2020 na s. 23 v tabulce s časovým sledem účtování o službách.
Účetnictví společenství vlastníků jednotek – 7. část
Ing.
Naděžda
Klainová
Účtování skutečných nákladů (SN) na dohadných účtech pasivních (DÚP)
Zatímco o předepsaných a poskytnutých zálohách se účtuje
v průběhu sledovaného roku 2020,
o skutečných nákladech na teplo, vodu a elektřinu se účetní dozví z přijatých faktur od dodavatelů až na začátku roku 2021.
Jak už bylo uvedeno výše, účetní může zaúčtovat náklady na účtech
315-22x,
ale se souvztažným účetním zápisem na účtech 389-22x.
Náklady
jsou účtovány do roku 2020
podle vnitřního účetního dokladu (VÚD), na který
byla celková částka opsána
z přijaté faktury. Postup je v souladu s § 24 vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví (dále jen „vyhláška č. 504/2002 Sb.“), podle něhož obsahuje
položka DÚP
částky krátkodobých dluhů, které nejsou ke dni sestavení účetní závěrky doloženy veškerými potřebnými doklady
, a tedy není známa jejich přesná výše.Díky tomu, že jsou náklady známy až v následujícím roce, musí mít účetní po dobu, než dostane všechny faktury, které má účtovat do sledovaného roku,
otevřená dvě účetnictví.
Účtování nákladů na služby do sledovaného roku 2020
| Poznámka: Pokud by ale bylo nutné uzavřít účetnictví sledovaného roku dříve, než jsou k dispozici faktury se skutečnými náklady, potom by se na stejných účtech DÚP účtovaly k rozvahovému dni místo skutečných nákladů opsaných z přijatých faktur náklady spočítané nebo odhadnuté například podle odečtů z měřidel, podle údajů z minulých let apod. |
Po přijetí dodavatelských faktur v novém účetním období by musely být
dohadné částky
nákladů opraveny na skutečné.
Stavy účtů pohledávek a závazků ze služeb před jejich vzájemným zúčtováním
Po zaúčtování
poskytnutých a předepsaných záloh a skutečných nákladů na služby jsou na účtech
314-22x, 315-22x, 324-22x a 389-22x pohledávky a závazky SVJ, které neodpovídají skutečnosti, protože nezohledňují skutečnost,
že na úhradu nákladů na služby byly poskytovány zálohy
jednak dodavatelům služeb, a jednak od vlastníků. V účetnictví se říká, že jsou pohledávky i závazky „nabaleny“. Například na účtu 314-221 je
pohledávka
SVJ z poskytnuté zálohy dodavateli tepla
ve výši 56 000 Kč
a na účtu 389-221 je závazek
SVJ ke stejnému dodavateli ve výši 54 000 Kč
uhradit skutečné náklady za teplo. Ve skutečnosti
má SVJ k 31. 12. u dodavatele tepla pouze pohledávku – přeplatek záloh ve výši 2 000 Kč.
Díky neprovedenému zúčtování poskytnutých záloh
by byla
u dodavatele tepla z příkladu aktiva i pasiva rozvahy „nabalena“ (vyšší)
o 54 000 Kč. Ke
stejnému
„nabalení aktiv i pasiv“ o dalších 54 000 Kč
by u tepla došlo ještě jednou,
pokud by nebyly ve sledovaném roce zúčtovány pohledávky a závazky SVJ k vlastníkům jednotek, kde se porovnávají částky 58 056 Kč a 54 000 Kč.
Jen u dodávek
tepla
by bez vzájemného zúčtování SN a záloh byla nabalena aktiva a pasiva
108 000 Kč
. A to jde pouze o jeden druh
služeb z příkladu fiktivního mini SVJ,
které má jen 4 vlastníky a 6 jednotek, v němž účtujeme o velmi nízkých částkách. A jak to vypadá v praxi?
U malých
SVJ, které mají například 30 jednotek, bývají aktiva i pasiva vyšší cca o 700 000 Kč
, u větších SVJ už jde o milionové částky,
zkreslující finanční situaci SVJ. V cca 20 zveřejněných rozvahách, které jsem viděla,
nebyly
vykázány správné pohledávky a závazky ze služeb ani v jedné
! Podle § 7 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoÚ“),
má účetní závěrka mimo jiné podávat věrný a poctivý obraz i o finanční situaci SVJ,
aby na jeho základě mohly orgány SVJ činit ekonomická rozhodnutí.
Mezi ekonomická rozhodnutí patří například i
zajištění dostatečného množství disponibilních finančních prostředků
pro výplatu nedoplatků záloh dodavatelům služeb a přeplatků záloh vlastníkům jednotek. Občas se stává, že zvláště vlastníci jednotek musí na výplaty přeplatků záloh několik měsíců počkat, protože na ně SVJ prostě nemá na účtu peníze. Porušování § 7 ZoÚ
zatím
nikomu nevadí. Kdyby ale někdo kontroloval a
sankcionoval
nesprávné účetnictví podle § 37 odst. 1 písm. e) ZoÚ třemi % z hodnoty aktiv,
asi by se situace velmi rychle změnila. Jistě si každý umí spočítat rozdíl mezi 3 % sankcí z
milionových hodnot aktiv a z aktiv v desetitisících
až stotisících Kč. A za správnost účetnictví odpovídá podle §5 ZoÚ SVJ, ne účetní externího správce.
Zúčtování poskytnutých záloh se skutečnými náklady
Výše bylo vysvětleno, proč je třeba zařadit
vzájemné započtení skutečných nákladů a záloh do
účetnictví sledovaného roku.
Nyní si ukážeme, jak se vzájemné započtení poskytnutých záloh účtuje.
Pro připomenutí:
Faktura dodavatele za
teplo dodané v roce 2020
obsahovala mimo jiné údaje:
Závazek SVJ
k dodavateli uhradit SN na teplo je v roce 2020 na účtu 389-Dohadné účty pasivní.
Pohledávky
za dodavatelem jsou z titulu poskytnutých záloh na účtu 314-Poskytnuté zálohy.
Vzájemné zúčtování
závazků a pohledávek
tedy bude prováděno na účtech 389 a 314
. Takto je to u všech dodavatelů služeb. Na jednom z těchto účtů musí vzniknout
výsledný zúčtovací vztah
– pohledávka nebo závazek SVJ, který musí být stejný jako ten, ke kterému dospěl ve svém vyúčtování na své faktuře dodavatel. Rovnost SN a záloh je velmi nepravděpodobná. Pravidlo započtení nižší částky
Při
vzájemném zúčtování
poskytnutých záloh a skutečných nákladů je třeba na obou účtech zúčtovat nižší z obou částek
. U tepla i u vody byly
nižší skutečné náklady.
Výsledkem vzájemného zúčtování
je pohledávka SVJ
za dodavatelem tepla i vody, tj. konečný zůstatek na účtu 314-Poskytnuté
zálohy. Naproti tomu
u společné elektřiny
byly nižší poskytnuté zálohy
(1 800 Kč). SVJ tak zůstal závazek
k dodavateli, který je zatím na účtu 389 DÚP
. Na účet 321-Dodavatelé
může být tento závazek přeúčtován až v lednu roku 2021,
kdy bude doložen dodavatelskou fakturou. Pokud jste si účtovali předchozí účetní případy, tj. předepsané zálohy, poskytnuté zálohy a skutečné náklady na účtech „T“, můžete pokračovat podle dále uvedené ukázky. Rázem bude všechno jasnější.
Ukázka vzájemného zúčtování na účtech „T“
Legenda:
1.
Zúčtování skutečných nákladů na teplo
2.
Zúčtování skutečných nákladů na vodu
3.
Zúčtování poskytnutých záloh na společnou elektřinu
Záporné zůstatky pohledávek a závazků na účtech
Není-li
dodrženo „pravidlo zúčtování nižší částky“,
vzniká na účtech pohledávek nebo závazků ze služeb záporný zůstatek.
Účetní nechávají často záporné zůstatky pohledávek a závazků na účtech bez povšimnutí, a to je chyba. Měli by si uvědomit, že záporná pohledávka je závazek a záporný závazek, že je pohledávka. Ponechají-li záporné zůstatky na nesprávných účtech,
zkreslí (sníží) aktiva i pasiva rozvahy.
I zde je vidět, že je účtování o službách plné nástrah a není jednoduché se jim vyhnout…
Zúčtování předepsaných záloh se skutečnými náklady
Podobné zúčtování,
jaké bylo provedeno u záloh poskytnutých dodavatelům služeb,
je třeba provést i u záloh předepsaných vlastníkům jednotek
. Závazky SVJ
k vlastníkům jednotek jsou na účtech záloh
předepisovaných na jednotlivé druhy služeb na účtech 324-22x.
Jako pohledávky
za vlastníky jednotek byly účtovány skutečné náklady
na služby na účtech 315-22x.
Vzájemné zúčtování pohledávek a závazků bude nyní prováděno mezi účty
315-22x a 324-22x.
Při zúčtování předepsaných záloh a skutečných nákladů za dům se v praxi postupuje nejčastěji jedním z následujících dvou způsobů:
1.
Mezi účty
315-22x a 324-22x je vložen pomocný účet
např. 315-920-Zúčtování služeb v roce 2020
nebo:
2.
Zúčtování je prováděno přímo
mezi účty 315 a 324, tj. bez pomocného účtu.
1. Zúčtování předepsaných záloh a skutečných nákladů s využitím pomocného účtu
Legenda:
1.
Převod skutečných nákladů (SN)
2.
Převod předepsaných záloh
3.
Převod celkového závazku SVJ k vlastníkům na pasivní účet
Poslední účetní případ
se účtuje jen tehdy, je-li obrat strany Dal aktivního účtu 315-920 větší než obrat strany MD. Kdyby nebyl převod rozdílu zaúčtován na pasivní účet, vznikl by na aktivním účtu 315-920 konečný zůstatek na straně Dal nebo záporný konečný zůstatek na straně MD
. Obojí je stejně špatné
a obě chyby se vyskytují v účetnictví SVJ poměrně často.Záporná pohledávka je závazkem,
a tudíž musí být z aktivního účtu přeúčtována na pasivní účet, např. jako zde na účet 325-920-Zúčtování služeb – přeplatky. Po zúčtování SN a záloh s využitím
pomocného účtu
jsou k 1. 1. všechny účty
315-22x i 324-22x
vynulovány
. Výsledný vztah SVJ
k vlastníkům jednotek představuje závazek SVJ ve výši 4 236 Kč.
Jde o
souhrn
přeplatků a nedoplatků všech druhů služeb pro všechny vlastníky.
Představuje pravdivý obraz o finanční situaci SVJ k rozvahovému dni. Kdo chce vidět přeplatky a nedoplatky podle druhů služeb,
musí si je spočítat. Vlastníci se ale zajímají o své vlastní přeplatky a nedoplatky, ne o výsledky získané za celý dům. Podle druhů služeb
a podle vlastníků
bude zůstatek ve výši 4 236 Kč
rozepsán až ve vyúčtování služeb
podle zákona č. 67/2013 Sb. V praxi bývá vyúčtování služeb předáváno vlastníkům někdy v březnu až dubnu následujícího roku. Účtování v deníku s použitím pomocného účtu
2. Zúčtování předepsaných záloh a skutečných nákladů bez pomocného účtu 315-920
Některá SVJ
pomocný účet
nepoužívají a zúčtování provádějí přímo mezi účty 315-22x a 324-22x.
Při tomto způsobu vznikne na jednom z dvojice těchto účtů konečný zůstatek –
přeplatek nebo nedoplatek
. Aby vznikl
zůstatek na správném účtu
a na správné straně,
je třeba při vzájemném zúčtování opět uplatnit pravidlo nižší částky,
stejně jako tomu bylo při zúčtování poskytnutých záloh. V tabulce jsou nižší částky zvýrazněny. 
Vypočtené rozdíly se musí shodovat s konečnými zůstatky na účtech.
Legenda
: 1.
Zúčtování SN – teplo
2.
Zúčtování SN – studená voda
3.
Zúčtování záloh – společná elektřina
V některých SVJ se konečné zůstatky zruší až po provedeném finančním vyrovnání přeplatků a nedoplatků služeb.
Rozumnější je
převést všechny konečné zůstatky na jeden účet,
např. na už známý účet 325-920-Zúčtování služeb 2020, a finanční vyrovnání přeplatků a nedoplatků s vlastníky potom účtovat na něm viz dále účtování v deníku – poslední účetní případ. Účtování v deníku bez pomocného účtu
Rozhodnutí, jestli je lepší účtovat s využitím pomocného účtu nebo bez něj, ponechávám na účetních.
Každopádně by však měly být všechny postupy účtování, u nichž existuje více variant, popsány ve vnitřních směrnicích pro vedení účetnictví SVJ.
| Poznámka: V některých SVJ se vzájemné započtení provádí složenými účetními zápisy, kdy je částka na straně MD jednoho účtu rozúčtována na více stranách Dal jiných účtů a naopak. Účetnictví je potom velmi nepřehledné, kontrola správnosti účetnictví je ztížena . Proto používaní složených účetních zápisů při účtování o službách nedoporučuji . |
Vzájemné započtení (zúčtování) v právních předpisech
Právní předpisy dovolují vzájemné započtení pohledávek a závazků za dále stanovených podmínek.
Podle § 7 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny účtovat a vykazovat aktiva, pasiva, náklady a výnosy
bez jejich vzájemného zúčtování.
Vzájemné zúčtování mohou provádět jen v případech upravených účetními metodami
a jsou-li zúčtovávané částky uvedeny v příloze v účetní závěrce.
Vzájemné zúčtování patří mezi účetní metody upravené. viz odst. 2:
„(2) Za vzájemné zúčtování
se nepovažuje
účtování o započtení pohledávek a dluhů podle občanského zákoníku na rozvahových účtech, jedná-li se o pohledávky a dluhy s dobou splatnosti jednoho roku a kratší a ve stejné měně.“Budou-li do dalšího účetního období převedeny pouze
pohledávky a závazky po vzájemném zúčtování, tj. ty, které budou vyrovnány finančně, je vhodné uvést v příloze v účetní závěrce:
–
Skutečné náklady SVJ na jednotlivé druhy služeb.
–
Poskytnuté zálohy jednotlivým dodavatelům služeb.
–
Celkové předpisy záloh podle druhů služeb.
Zaúčtováním nákladů na služby na dohadných účtech pasivních a vzájemným započtením skutečných nákladů s poskytnutými a předepsanými zálohami byly zaúčtovány
závěrečné účetní případy i u služeb.
Připomeňme si, že u správy byly závěrečné účetní případy zaúčtovány už dříve. V časopisu UNES č. 4/2020 bylo účtováno čerpání záloh na správu a v časopisu UNES č. 5/2020 předpis daně z příjmů.
V jiných SVJ se mohly při účtování účetních případů týkajících se správy vyskytnout i
další závěrečné účetní případy,
např. účtování inventarizačních rozdílů, dohadných částek nákladů na opravy provedené v závěru roku 2020, ale dodavatelem do konce roku nevyfakturované, účtování odměn orgánů SVJ přiznaných za rok 2020 až v lednu roku 2021 a jiných dohadných částek nákladů, které nebyly do konce roku zdokladovány. Žádné dohadné částky, jejichž účtování patří rovněž mezi závěrečné účetní případy, se u správy v našem SVJ nevyskytovaly
.Máme-li zaúčtovány závěrečné účetní případy u správy i u služeb, nebrání nic sestavení účetní závěrky za rok 2020,
ke kterému se dostaneme v následujícím čísle časopisu.Zůstatky
neuhrazených pohledávek a závazků SVJ k dodavatelům služeb i k vlastníkům jednotek, které budou vykázány v rozvaze
sestavené k 31. 12. 2020, budou vypořádány na základě vyúčtování až v roce 2021. Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 1. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 2. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 3. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 4. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 5. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 6. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 7. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 8. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 9. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 10. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - dokončení