V následující části seriálu se po krátkém seznámení se směrnou účtovou osnovou zaměříme na správu domu. Nové členění činností správy stejně jako nová možnost přispívat na správu i jinak než formou záloh se promítají do vícestupňového členění příspěvků na správu. Tuto skutečnost řeší účetní různě. Jednou z možností je využití analytického trojčíslí účtů příspěvků na správu i účtů nákladů z nich hrazených.
Účetnictví společenství vlastníků jednotek – 2. část
Ing.
Naděžda
Klainová
Účtový rozvrh, směrná účtová osnova
Před zahájením účtování musí být k dispozici účtový rozvrh. Je to
seznam účtů
potřebných k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky. Podkladem pro sestavení účtového rozvrhu je
směrná účtová osnova,
která je uvedena v příloze č. 3 vyhlášky č. 504/2002 Sb. Účtových tříd je 10, každá z nich se dělí na účtové skupiny.
Dále jsou uvedeny jen
nejpoužívanější účtové třídy a účtové skupiny,
v jejichž rámci smějí být účty tvořeny. Ostatní účtové skupiny si můžete prohlédnout přímo v příloze č. 3 k vyhlášce. Účtové třídy 0 – Dlouhodobý majetek a 1 – Zásoby bývají používány spíše výjimečně.
Účtová třída 4 je volná, v SVJ se nepoužívá.
Účtové třídy 7 a 8 se mohou používat podle vnitřních předpisů, ale zatím jsem jejich použití nikde neviděla.
Nejpoužívanější účtové skupiny:
Účtová třída 2 – Finanční účty
21 – Peněžní prostředky v pokladně
22 – Peněžní prostředky na účtech
23 – Krátkodobé úvěry
24 – Jiné krátkodobé finanční výpomoci
26 – Převody mezi finančními účty
Účtová třída 3 – Zúčtovací vztahy
31 – Pohledávky
32 – Závazky
33 – Zúčtování se zaměstnanci a institucemi
34 – Zúčtování daní, dotací a ostatní zúčtování
37 – Jiné pohledávky a závazky
38 – Přechodné účty aktiv a pasiv
Účtová třída 5 – Náklady
50 – Spotřebované nákupy
51 – Služby
52 – Osobní náklady
53 – Daně a poplatky
54 – Ostatní náklady
59 – Daň z příjmů
Účtová třída 6 – Výnosy
60 – Tržby za vlastní výkony a za zboží
64 – Ostatní výnosy
69 – Provozní
dotace
Účtová třída 9 – Vlastní jmění, fondy, výsledek hospodaření, rezervy, dlouhodobé úvěry, zápůjčky, závěrkové a podrozvahové účty
90 – Vlastní jmění
91 – Fondy
93 – Výsledek hospodaření
95 – Dlouhodobé úvěry a závazky
96 – Závěrkové účty
97 – 99 – Podrozvahové účty
V rámci předepsaných účtových skupin je možné tvořit účty
syntetické a analytické.
Rozdíly mezi nimi si ukážeme na příkladu členění nákladových účtů v účtové skupině 51 – Služby.
V účtové skupině 51 jsou účtovány
náklady na služby pro správu domu.
Patří sem náklady na opravy, revize, vedení účetnictví, poradenství, právní služby, kopírování, poštovné, nájemné a další. Jde o jiné služby, než které jsou dodávány vlastníkům jednotek v souvislosti s bydlením. Jak je vidět, nejsou služby jako služby.
Do roku 2004, kdy bylo předepsáno číselné i slovní označení syntetických účtů, byly pro účtovou skupinu 51 – Služby předepsány pouze tyto syntetické účty:
–
511-Opravy a udržování
511-Opravy a udržování
–
512-Cestovné
512-Cestovné
–
513-Náklady na reprezentaci (v SVJ se nepoužívá)
513-Náklady na reprezentaci (v SVJ se nepoužívá)
–
518-Ostatní služby
518-Ostatní služby
Číselné označení 514, 515, 516, 517 a 519 nemohlo být využito.
Povinné číselné a slovní označení účtů převzali i programátoři do svých účetních programů.
Řada účtů je tak označována v různých SVJ stejně i po letech, přestože jsou od roku 2005 povinné jenom účtové skupiny uvedené ve směrné účtové osnově.
Pokud chce někdo členit náklady na služby podrobněji nebo pokud je podrobnější členění předepsáno účetními předpisy, vytvářejí se k některým syntetickým účtům podrobnější
analytické účty
. K rozlišení se používají třímístné analytické koncovky.
K syntetickému účtu 518-Ostatní služby
mohly být a mohou být stále do účtového rozvrhu zařazeny např. tyto analytické účty: –
518-301 Vedení účetnictví
–
518-302 Právní služby, poradenství
–
518-303 Nájem
–
518-304 Revize, prohlídky apod.
Poznámka: Pro náklady správy mám v účtovém rozvrhu vyčleněnou první analytickou číslici 3 (pro služby je to číslice 2).
Analytické účty se vytvářejí podle potřeb účetní závěrky, podle požadavků právních předpisů a podle potřeb účetní jednotky viz § 31 odst. 4 vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví (dále jen „vyhláška č. 504/2002 Sb.“),
Jak bylo uvedeno v předmluvě, ideální by bylo, kdyby se členové orgánů na podrobnosti členění účtů s účetními dohodli a kdyby byly účty pojmenovávány podle jejich obsahu. Není-li obsah účtu zřejmý z jeho názvu,
měl by být v účtovém rozvrhu uveden.
Ostatně to přikazuje i § 31 vyhlášky č. 504/2002 Sb. v odst. 3: „Při vedení účetnictví v plném rozsahu účetní jednotka stanoví v účtovém rozvrhu uspořádání a
obsah
syntetických účtů v rámci účtových skupin.“Správa domu a pozemku
Činnosti správy
Činnosti správy se podle nařízení vlády č. 366/2013 Sb., o úpravě některých záležitostí souvisejících s bytovým spoluvlastnictvím (dále jen „NV“), dělí do dvou skupin:
1.
Činnosti provozně technické,
jako např. provoz, údržba, opravy, stavební úpravy a jiné změny společných částí, revize, údržba pozemku a další činnosti vyjmenované v § 7 NV. 2.
Činnosti vlastní správy, např. zajišťování administrativní a správní činnosti, vedení technické a provozní dokumentace SVJ, stanovení záloh na příspěvky a jejich vyúčtování a vypořádání, vedení účetnictví a další činnosti uvedené v § 8 NV.
Formy a způsoby přispívání na správu dříve a dnes
Do konce roku 2013 bylo přispívání na správu upraveno zákonem č. 72/1994 Sb., o vlastnictví bytů:
–
Na náklady na správu se přispívalo
pouze formou záloh,
nesprávně označovaných jako „fond oprav“.
–
Nebylo-li dohodnuto jinak,
přispívali
vlastníci na náklady správy podle spoluvlastnických podílů na společných částech.
Dohoda o jiném přispívání musela být podle převládajících názorů v odborném tisku písemná a musela být podepsaná všemi vlastníky jednotek.Přispívání formou záloh
přetrvává dosud ve většině SVJ
. Postupy účtování o nákladech na správu a o jejich úhradách ze záloh na správu se v průběhu let téměř neměnily. V odborném tisku byly mnohokrát popsány. Místo jejich opakování se podívejme, jaké škody páchalo a dosud páchá označování záloh na správu nesprávným pojmem „fond oprav“.
Za to, že se tento pojem používá pro označení záloh na správu, mohou
externí správci z řad bytových družstev a realitních kanceláří.
Ti zasílali a oprávněně dosud zasílají
družstevníkům a nájemníkům přehledy o fondu oprav
. Tam bylo a je označení „fond oprav“ v pořádku. Přehledy o „fondu oprav“ však začali zasílat i společenstvím, která časem převzali do externí správy. Názvy přehledů však bohužel nezměnili, „fond oprav“ v názvu přehledů ponechali.
Nesprávný název převzali
i mnozí autoři
odborných článků a publikací a lektoři seminářů
k účetnictví SVJ. Důsledkem nesprávného označování záloh na správu bylo a je matení pojmů:
–
Začínající účetní mi už léta posílají dotazy, jestli mohou hradit z „fondu oprav“ i odměny, nájemné, pojištění a další náklady, které nejsou opravami.
–
Někteří si pod pojmem „fond oprav“ představují dlouhodobé zálohy na správu, někteří krátkodobé a třetí skupina obojí. Všichni zastánci nesprávného pojmenování záloh na správu však tvrdí, že „přece každý ví, o co se jedná“.
–
Bankovní úředníci, soudci a právníci na ministerstvech
nemají pro používání pojmu „fond oprav“ pro zálohy na správu žádnou oporu v právních předpisech, ale i oni se stačili nakazit. Pojem „fond oprav“ se objevuje ve smlouvách o úvěru, v rozsudcích i v nejrůznějších textech právníků
k právním předpisům.–
Členům orgánů SVJ a vlastníkům jednotek, kteří se zajímají o hospodaření SVJ,
ztěžuje nesprávný název „fond oprav“ orientaci v rozvaze
. Zůstatek nevyčerpaných záloh hledají v položce Fondy, kde najdou místo našetřených mil. Kč na zateplení jenom pár korun, např. z přijatých úroků ve fondu ze zisku. –
Popletení jsou úředníci
Ministerstva pro místní rozvoj
(dále jen „MMR“). Od roku 2014 dostali možnost podílet se částečně na právní úpravě účetnictví SVJ viz NV č. 366/2013 Sb., ale účetní znalosti jim chybí. Nerozlišují vlastní a cizí zdroje, příjmy a výnosy, náklady a výdaje aj. účetní pojmy. –
Při korespondenci s
MMR
o zálohách na správu jsem se dokonce dozvěděla, že zálohy na správu nejsou
z právního hlediska
žádnými zálohami, které musí být nutně vyúčtovány a vypořádány. Klidně by prý mohly být zrušeny.
–
Zrušení zálohového přispívání je možné, i když by se účetním asi nelíbilo, že se musí učit nové postupy účtování. Příspěvky do fondů právní předpisy umožňují, ale muselo by jít o
skutečné fondy,
účtované jako vlastní zdroje SVJ. –
Ministerstvo pro místní rozvoj
se snaží zajistit pojmu „fond oprav“ v SVJ nesmrtelnost
i do budoucna. Iniciovalo totiž vznik profese administrativního pracovníka SVJ,
který musí prokázat svoji způsobiloststandardem profesní kvalifikace.
Ke stažení je nabídnut i kvalifikační standard,
z něhož je možné zjistit, že administrativní pracovník SVJ musí mimo jiné:
–
Charakterizovat
fond oprav,
jak se tvoří a používá. –
Prakticky předvést evidenci vkladu finančních prostředků
do fondu oprav
a čerpání z fondu oprav.
Poznámka:
V materiálu jsou i další perly. SVJ se mohou těšit na opravdové odborníky. Například mezi
požadavky na odbornou způsobilost
autorizovaných osob, které mají budoucí administrativní pracovníky zkoušet, je mimo jiné,
že jim stačí mít pět let odborné praxe na pozici domovníka
. (Toho smajlíka jsem si nedokázala odpustit).Nastal čas opustit „fond oprav“ a věnovat se
změnám v přispívání na správu,
které přinesl zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“), ve svém § 1180.Změny v přispívání na správu od roku 2014
–
Formy přispívání na správu:
Na náklady na správu může být nadále přispíváno
formou záloh,
ale přispívat se může i jinými formami, např. přímo do výnosů SVJ,
což se už v některých SVJ děje. Vyloučeno není ani přispívání
do účelových fondů
na úhradu nákladů správy. Tato forma se už v SVJ využívá, zatím však ojediněle. Přitom např. při tvorbě zdrojů na pořizování dlouhodobého majetku (DM) do vlastnictví SVJ by bylo přispívání do fondu na pořízení DM nejlepší volbou. Ke zdůvodnění se dostaneme později. –
Způsoby přispívání na správu
Tradiční způsob přispívání
podle podílů
na společných částech (dále také „SČ“) doplňuje podle § 1180 OZ možnost, aby na náklady vlastní správy
přispívala každá jednotka stejnou částkou
. –
Zohlednění výlučného užívání některých společných částí
Při stanovení příspěvků na správu je navíc nutné zohlednit
výlučné užívání
některých společných částí pouze některými vlastníky jednotek. Rozhodnutí, u kterých činností správy předepisovat k úhradě nákladů příspěvky podle podílů a kdy na každou jednotku stejné, usnadňuje výše uvedená část NV č. 366/2013 Sb., věnovaná činnostem správy.
Vícestupňové členění příspěvků na správu
Nové formy a způsoby přispívání na správu vyvolaly potřebu členit účty příspěvků ve více stupních.
V prvním stupni
jsou příspěvky na správu členěny podle formy,
tj. na přispívání: a)
formou záloh,
b)
do výnosů SVJ,
c)
do fondů SVJ na úhradu nákladů správy.
Ve druhém stupni
jsou příspěvky na správu členěny podle činností správy.
Ve třetím stupni
mohou být příspěvky na provozně technické činnosti navíc členěny s ohledem na výlučné užívání
některých společných částí. Stejným způsobem
musí být členěny i náklady na správu,
které jsou těmito příspěvky hrazeny, aby mohlo být sledováno čerpání jednotlivých druhů záloh a aby mohly být zjištěny zůstatky nevyčerpaných záloh. V dalším textu budou příspěvky podle činností správy kompletovány s náklady, které jsou z nich hrazeny,
prostřednictvím analytického členění účtů,
viz tabulka na s. 16. Využity mohou být i jiné možnosti přiřazování nákladů na správu k párovým příspěvkům na správu. Některé účetní programy je prý nabízejí.
Krátkodobé zálohy
(KrZ
) i dlouhodobé zálohy na správu (DZ)
můžeme ve druhém stupni
rozlišovat pomocí analytických koncovek účtů záloh 1 a 2.
Pro výlučné užívání
některých společných částí jsem zvolila analytickou koncovku 3.
Příklady analytického značení účtů záloh na správu a odpovídajících účtů nákladů
Poznámka k účtování nákladů na opravy a udržování:
Na rozdíl od některých jiných autorů jsem zastáncem účtování nákladů na opravy hrazené z příspěvků na správu na účtu 511-3xx Opravy a udržování. Vím o § 26 odst. 1. písm. c) vyhlášky č. 504/2002 Sb., podle kterého tak smí účtovat pouze účetní jednotky, které mají vlastnické nebo jiné právo k majetku, ale naštěstí existuje § 7 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který umožňuje odchylné použití předepsaných metod, pokud se tak lépe zajistí věrný a poctivý obraz skutečnosti. Rozvahové účtování o nákladech na opravy doporučuji výjimečně, např. při úhradě nákladů na opravy z úvěru.
Podle podílů mohou být z DZ 1 hrazeny např. opravy střechy, zatímco z DZ 2 může hradit opravy v kanceláři SVJ každá jednotka stejnou částkou.
Jsou-li v domě výluční uživatelé lodžií přístupných pouze z bytů, mohou být DZ 3 na opravu lodžií hrazeny pouze vlastníky lodžií. Opravy lodžií by byly účtovány např. na účtu 511-303.
Díky analytickému členění účtů je možné zjistit podíly jednotlivých vlastníků na nevyčerpaných zůstatcích
záloh 1 až 3
. Informovanost vlastníků o nevyčerpaných zůstatcích se vyplatí např.
při prodeji jednotky,
kdy je možné našetřenou částku, která přechází na nabyvatele, promítnout do prodejní ceny. Vyplatí se i při rozhodování o případném
vypořádání nevyčerpaných záloh podle § 1208 OZ
. Jinak budou vlastníci rozhodovat o korunových částkách a jinak o tisících korunách. V praxi existují i SVJ, v nichž jsou všechny zálohy soustřeďovány na jednom účtu 955-DZ na správu (nebo 955-Fond oprav).
Kolik tam má kdo našetřeno, se neřeší. Prý není důvod, stejně se všechno převádí do nového roku a při změně vlastníka se nesmí nic vyplácet.
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 1. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 2. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 3. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 4. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 5. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 6. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 7. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 8. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 9. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 10. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - dokončení